Μεταφράσεις:

Άλλες σελίδες:

Ενότητες

Χάρτης Σελίδας

Λέξεις Κλειδιά

Επικοινωνία

Βοηθητικά Έγγραφα

Χρήσιμοι Σύνδεσμοι

ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ, ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ, ΕΦΑΡΜΟΓΗ

ενσωματώνοντας την παρακολούθηση σε όλα τα στάδια

από τον Δρ. Φιλ Μπαρτλ

μετάφραση Πολίνα Χατζηπαναγιώτου

Ενημερωτικό Φυλλάδιο Εργαστηρίου

Η παρακολούθηση αποτελεί αναπόσπαστο μέρος κάθε σχεδίου, από την αρχή μέχρι και το τέλος

Ενα σχέδιο αποτελείτε από μία σείρα δραστηριοτήτων (επενδύσεων) που στοχεύουν στην επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων εντός ενός χρονοδιαγράμματος και συγκεκριμένης τοποθεσίας. Οι επενδύσεις περιλαμβάνουν χρόνο, χρήμα, ανθρώπινό και υλικό δυναμικό. Πριν την επίτευξη των στόχων ενός σχεδίου, ένα σχέδιο περνα απο διάφορα στάδια Η παρακολούθηση θα πρέπει να γίνεται και να είναι ενσωματωμένη σε όλα τα στάδια του σχεδίου

Η παρακολούθηση θα πρέπει να γίνεται από άτομα και οργανώσεις/θεσμούς με συμφέρον σε αυτή την εργασία (φορείς). Η αποτελεσματική εφαρμογή μίας εργασίας : οι άνθρωποι που σχεδιαζουν και εφαρμόζουν τις εργασίες οφείλουν να έχουν ένα σχεδιαγράφημα για όλα τα συσχετιζόμενα στάδια από την αρχή.

Στο εγχειρίδιο του κινητοποιητή γίνεται αναφόρα στις ερωτήσεις κλειδιά όσον αφορά τον σχεδιασμό και την διαχείρηση, συγκεκριμένα : (2) Τί έχουμε; (3)Πώς να αξιοποιήσουμε αυτό που έχουμε για να αποκτήσουμε αυτό που θέλουμε; (4)Τι θα συμβεί όταν το αποκτήσουμε; Οι πιο πάνω ερωτήσεις μπορούν κάλλιστα να τροποποιηθούν αντικαθιστώντας το πώς/τι με το που, εντούτοις οι αρχές παραμένουν αμετάβλητες.

Οι ερωτήσεις τότε μετατρέπονται σε :

Πού βρισκόμαστε;

Πού θέλουμε να πάμε;

Πώς θα το επιτύχουμε;

Τι θα γίνει όταν το πραγματοποιήσουμε;

Ανάλυση Κατάστασης και Ορισμός Προβλήματος

Αυτὀ απαντάει στην ερώτηση "Πού είμαστε", "Τι έχουμε"

Η ανάλυση κατάστασης είναι μία διαδικασία μέσα από την οποία προσδιορίζονται τα γενικά χαρακτηριστικά και προβλήματα της Κοινότητας. Περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των χαρακτηριστικών και προβλημάτων που αφορούν συγκεκριμένες κατηγορίες ανθρώπων στην Κοινότητα. Τέτοιες κατηγορίες αποτελούν ατομα με ειδικές ανάγκες, γυναίκες,η νεολαία, αγρότες, έμποροι και τεχνίτες.

Η Ανάλυση Κατάστασης γίνεται με την συλλόγη πληροφοριών απαραίτητων για την κατανόηση της κοινότητας ως σύνολο, και τον καθένα ώς μέρος της Κοινότητας αυτής.῎ Οι πληροφορίες θα πρέπει να αναφέρονται στο τι συνέβη στο παρελθόν, τι συμβάινει τη παρούσα στιγμή και τι προβλέπεται να συμβεί στο μέλλον, βάσει την εμπειρία της Κοινότητας.

Πληροφορίες για την ανάλυση καταστάσεων και τον προσδιορισμό προβλημάτων θα πρέπει να συλλέγονται με την συμμετοχή των μελών της κοινότητας και με την χρήση τεχνικών. Αυτό γίνετε για να εξασφαλισθούν έγκυρες, αξιόπιστες και περιεκτικές πληροφορίες για την κοινότητα και τα μέλη της.

μερικές από τις τεχνικές αποτελούν οι παρακάτω :

• Ανασκόπηση εγγράφων
• Ερευνες
• Συζητήσεις με άτομα, συγκεκριμένες ομάδες και την κοινότητα ως σύνολο
• Συνεντεύξεις
• Παρακολουθήσεις
• Ακροάσεις ατόμων
• Ομαδική σύσκεψη για ανταλλαγή ιδεών
• Ανεπίσημες συζητήσεις
• καταγραφή των κοινωνικών πηγών, υπηρεσιών και ευκαιρίων
• εγκάρσιων μονοπάτιων , χαρτών
• και δέντρων προβλημάτων

Η ανάλυση καταστάσεων είνια ιδιαίτερα σημαντικό να γίνεται πριν τις προσπάθειες για επίλυση του προβλήματος επειδή

• παρέχει την ευκαιρία να κατανοήσουμε τη δυναμική της κοινότητας.
• Βοηθάει στο να διευκρινισθούν κοινωνικές, οικονομικές, πολιτιστικές και πολιτικές καταστάσεις.
• Παρέχει μια πρώτη ευκαιρία στον κόσμο να συμμετάσχει στις δραστηριότητες των εργασιών.
• Καθιστά δυνατό τον καθορίσμο των προβλημάτων της κοινότητας και των επιλύσεων αυτών.
• Παρέχει πληροφορίες απαραίτητες για τον καθορίσμο στόχων, πλάνων και εφαρμογών.

Η ανάλυση καταστάσεων οφέιλει να είναι αδιάκοπη ούτως ώστε να παρέχει τις απαραίτητες επιπλέον πληροφορίες κατα την διάρκεια εφαρμογής, παρακολούθησης και επανασχεδιασμού των εργασιών Η ανάλυση καταστάσεων και ο ορισμός των προβλημάτων θα πρέπει να παρακολουθέιτε για να εξασφάλισθει ότι ορθές και ενημέρωμένες πληροφορίες για την κοινότητα και τα προβλήματά της είναι παντά διαθέσιμες.

Εφόσον η παρακολουθηση δύναται να ενσωματώθεί σε όλες τις φάσεις και όψεις της διαδικασίας, ας δόυμε αναλυτικά κάθε φάση και ας δούμε τα πρόβληματα που προκύπτουν από τις παρακολουθήσεις σχετικά με κάθε φάση.

Ορισμός Στόχων και Επιδιώξεων

Ο ορισμός Στόχων ερωτεί "Που θα θέλαμε να πάμε;" "Τί θέλουμε;"

Πριν από οποιαδήποτε προσπάθεια εφαρμογής ενός σχεδίου, οι σχεδιαστές, υλοποιητές και ευεργέτες θα πρέπει να έχουν ήδη ορίσει στόχους και επιδιώξεις Βλέπε Συλλογική ανταλλαγή ιδεών για την συμμετοχίκη μέθοδο.

Στόχο αποτελεί μια γενική δήλωση για το τι θα πρέπει να γίνει για την επίλυση ενός προβλήματος Καθορίζει σε γενικές γραμμές τι αναμένεται από ένά πρότζεκτ. Οι στόχοι προκύπτουν από το πρόβλημα που χρείαζεται επίλυση και σηματοδοτεί την τελική απόληξη ενός πρότζεκτ. Οι στόχοι αποτελούν οριστικές υποκατηγορίες μιας γενικότερης επιδίωξης και θα πρέπει να είναι συγκεκριμένοι ούτως ώστε να είναι εφικτή η πραγματοποίησή τους.

Οι στόχοι πρέπει να είναι ευφυής Θα πρέπει να είναι :

συγκεκριμένοιξεκάθαροι για το τί, πού, πως, πότε και πώς μία κατάστασή θα μεταβληθεί.

Μετρήσιμοι να υπάρχει δηλαδή η δυνατότητα ποσοτικής μέτρησης των στόχων και πλεονεκτημάτων

Εφικτόι: να υπάρχει η δυνατότητα πραγματοποίησης τους

     (να έχουμε γνώση των πηγών και των δυνατοτήτων που έχει στη διάθεσή της η κοινότητα)

Ρεαλιστικοί:να υπάρχει η δυνατότητα πραγματοποίησης των αλλαγών όπως αυτοί αντικατοπτρίζουνται στους στόχους και τέλος να είναι

Εντός χρονικών ορίων: να υπάρχει δήλωση της χρονικής περιόδου για την πραγματοποίηση ενός στόχου

Για την επίτευξη των στόχων ενός προτζεκτ, είναι απαραίτητο Bλέπε Αποκαλυπτικές κρυμμένες πηγές.

Οι σχεδιαστές, υλοποιητές και τα μέλη της κοινότητας θα πρέπει επίσης να προσδιορίσουν τους περιορισμούς που πιθανότατα θα πρόκύψουν κατα την εκτέλεση του πρότζεκτ και τον τρόπο με τον οποίο θα ανταπεξέλθουν σε κάτι τέτοιο. Βἀσει το μέγεθος των περιορισμών και των θετικών παραγόντων οι υλοποιητές δύνανται να αποφασίσουν την συνέχιση ή κατάργηση ενὀς σχεδίου.

Οι στόχοι και οι επιδιώξεις παρέχουν μια βάση για την παρακολούθηση και την αξιολόγηση ενός πρότζεκτ. αποτελούν θεμέλιους λίθους πάνω στους οποίους η επιτυχία ή αποτυχία ενός σχεδίου μετριέται

Δημιουργώντας Δομές και Στρατηγικἐς

Αυτή η προοπτική απαντάει στο τρίτο ερώτημα κλείδι, Πώς επιτυγχάνουμε το στόχο μας; (πως θα αποκτήσουμε αυτό που θέλουμε με τα μέσα που διαθέτουμε;)

Οι σχεδιαστές και υλοποιητές των σχεδίων (της κοινότητας και των πραγματοποιητών) θα πρέπει να αποφασίσουν τον τρόπο με τον οποίο θα εφαρμόσουν ένα πρότζεκτ, ποια στρατηγική θα ακολουθήσουν. Η συμφωνία για την στρατηγικἠ περιλαμβάνει τον καθορισμό όλων των αντικειμένων που χρείαζονται για την εκτέλεση ενός σχεδίου, ορίσμο των διάφόρων ομάδων/ ατόμων και τον συγκεκριμένο ρόλο που θα έχουν στο πρότζεκτ. Οι ομάδες αυτές και τα άτομα που αναλαμβάνουν συγκεκριμένους ρόλους στό πρότζεκτ αποκαλούνται "Δράστες"

Ετσι η δημιουργία δομών και στρατηγικών περιλαμβάνει:

• Συζήτηση και συμφωνία στις δραστηριότητες που θα αναληφθούν κατα την εφαρμόγη ενός σχεδίου
• Καθορίσμος των διαφόρων δραστών εντός και εκτός κοινότητας, οι ρόλοι τους και
• καθορισμός και διανομή των κοστων και υλικών απαραίτητων για την εφαρμογή ενός σχεδίου

Επείτα από τη συμφωνία για την καταλληλοτητα των αποφάσεων, οι εκτελεστές θα πρέπει να συμφωνήσουν με τους δράστες για τον τρόπο εφαρμογής του σχεδίου Αυτό ονομάζεται σχεδιασμός πλάνου εργασιών (πώς θα αποκτήσουμε αυτό που θέλουμε;) πλάνο εργασιών είναι μια περιγραφή των απαραίτητων δραστηριοτήτων διεταγμένων σε στάδια με μια γενική ένδειξη χρονομέτρησης

Ενα καλό πλάνο απαιτεί οι υλοποιητές να :

• καταγράψουν όλα τα καθήκοντα απαραίτητα στην εφαρμογή του πρότζεκτ
• κατάταξη των καθηκόντων με σείρα εκτέλεσης,
• ενδειξη της κατανομής των υποχρεώσεων κάθε δράστη και
• παροχή της χρονικής περιόδου που θα αναλογεί σε κάθε δραστηριότητα

Το πλάνο εργασιών αποτελεί οδηγό για την εφαρμογή ενος πρότζεκτ και την βάση για την παρακολούθηση ενός τέτοιου σχεδίου Συνεπώς βοηθάει σε :

• Λήξη των εργασίων έντος των χρονοδιαγραμμάτων,
• Να γίνουν τα σωστά πράγματα στην σωστή σειρά,
• Ορισμός του ποιος θα είνια υπεύθυνος για ποια δραστηριότητα,
• Καθορισμός του πότε θα αρχίσει η εφαρμογή ένος πρότζεκτ

Σχεδιαστες και υλοποιητές θα πρέπει να συμφωνήσουν για τους δείκτες παρακολούθησης Οι δέικτες παρακολούθησης είναι ποσοτικόι και ποιοτικοι εκθέτες(κριτήρια) για την μέτρηση η αξιολόγηση των επιτευγμάτων των σχεδίων και των στόχων αυτών. Οι δείκτες θα εκθέτουν την ποσότητα διεκπεραίωσης των στόχων κάθε δραστηριότητας. Οι δείκτες παρακολούθησης θα πρέπει να είναι σαφής, συναφής και αντικειμενικά επαληθεύσιμοι

Οι δείκτες είναι τεσσάρων ειδών, συγκεκριμένα :

• Δεἰκτες εισαγωγής περιγραφή του τί γίνεται στο πρότζεκτ (π.χ ο αριθμός των τούβλων που αγοράσθηκαν και το πόσα χρήματα ξοδεύτηκαν)
• Δείκτες εξαγωγής περιγραφή της δραστηριοτητας στο πρότζεκτ,
• Δείκτες αποτελεσμάτων περιγραφή του προιόντος της δραστηριότητας (π.χ αριθμός των μαθήτων που παρευρέθηκαν στο σχολείο), και τέλος
• Δέικτες επίδρασης Μέτρηση των αλλαγών που επήλθαν στις συνθήκες της κοινότητας (π.χ μείωση του αναλφαβητισμού στην κοινότητα).

Η Καταγραφή των δομών και στρατηγικών βοηθάει στην παρακολούθηση του πρότζεκτ ένεκα του ότι συγκεκριμενοποιεί το τί θα γίνιε στο σχέδιο κατα την διαρκεια εφαρμογής του. Ο σχεδιασμός πλάνου θα πρέπει να υποδεικνύει τι χρήζει παρακολούθησης, ποιος θα διεξάγει την παρακολούθηση και πως θα διεκπεραιωθεί η παρακολούθηση.

Εφαρμογή

Η εφαρμογή της παρακολούθησης απαντά στο τέταρτο ερώτημα : Τι θα γίνει μετά την παρακολούθηση;

Η εφαρμογή είναι το στάδιο όπου όλες οι σχεδιασμένες δραστηριοτητες εκτελούνται. Πριν από την εφαρμογή ενός σχεδίου, οι εφφαρμοστές (καθοδηγούμενοι από την επιτροπή του πρότζεκτ ή τους δοιηκητές) θα πρέπει να προσδιορίσουν τις δυνάμες και τα αδύνατα σημεία τους (εσωτερικοι παράγοντες), τις ευκαιρίες και τις απειλές (εξωτερικοι παράγοντες).

Οι δυνάμεις και οι ευκαιρίες αποτελούν θετικούς παράγοντες οι οποίοι θα πρέπει να αξιοποιηθούν αποτελεσματικά κατα την εφαρμογή ενός σχεδίου. Τα αδύνατα σημεία και οι απείλες αποτελούν τα κωλύματα που δύνανται να εμποδίσουν την εφαρμογή ενός σχεδίου. Οι υλοποιητές θα πρέπει να βρουν τα απαραίτητα μέτρα για να ξεπεράσουν τυχόν κωλύματα.

Η παρακολούθηση είναι σημαντική σ'αυτό το στάδιο για να εξασφαλιστεί όπως το πρότζεκτ εκτελεστει κατά το πρόγραμμα. Είναι μια αδιάκοπη διαδικασία που θα πρέπει να ολοκληρωθει πριν αρχίσει η εφαρμογη του σχεδίου.

Ως τέτοιας φύσεως, οι δραστηριότητες παρακολούθησης οφείλουν να εμφανίζονται στο πλάνο εργασιών και να περιλαμβάνουν τους αρμόδιους φορείς. Σε περίπτωση που οι δραστηριότητεςδεν πάνε καλά, διευθετήσεις θα πρέπει να λάβουν χώρα ετσι ώστε να προσδιορίστεί το πρόβλημα και έπειτα να διορθωθεί.

Η παρακολούθηση είναι εξίσου σημαντικη όσον αφορά την εξασφάλιση του ότι οι δραστηριότητες θα εκτελεστουν κατα γράμμα. Αυτό βοηθάει ιδιαίτερα τους υλοποιητές να καταμετρούν το βαθμό επιτυχίας των στόχων τους. Αυτό βασίζεται κυρίως στην αντίληψη ότι η διαδικασία εφαρμόγης ενός σχεδίου έχει μεγάλη επίδραση στην χρήση, λειτουργία και διατήρηση της.

Σε περίπτωση που η εφαρμογή του σχεδίου βρεθεί εκτος πορέιας (στόχων) προκύπτει η ανάγκη όπως οι διαχειρηστές του σχεδίου να αναρωτήθούν "Πόσο καλα μπορούσαμε να πάμε;"

Σύνοψη της Σχέσης

Καμία απο τις τρεις δεν έχει την δυνατότητα να πραγματοποιηθεί μεμονομένα χώρις τις άλλες δύο δραστηριότητες. Σε περιπτώσεις όπου μόνο μία δραστηριότητα γίνεται οι σχεδιαστες και υλοποιητές οφείλουν να μεριμνούν και για τις υπόλοιπες.

Παρακολουθώντας την κινητοποίηση και οργάνωση

© Πνευματικά δικαιώματα 1967, 1987, 2007 Φιλ Μπαρτλ
Σχεδιασμός Ιστοσελίδας: Lourdes Sada

––»«––

Τελευταία ενημέρωση: 29.01.2012