Tweet
Traduccions:
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
हिन्दी / Hindī
Italiano
Português
Română
اردو / Urdu
Altres pàgines:
Mòduls
Mapa de la web
Paraules clau
Contacte
Documents útils
Enllaços útils
SUPERVISIÓ, PLANIFICACIÓ I IMPLEMENTACIÓ
Integració de la supervisió en totes les fases
per Phil Bartle , PhD
traduït per Esperanza Escalona
Folletó per a taller
La supervisió és una part integral de tot projecte, de principi a fi
Un projecte és una sèrie d'activitats (contribucions) que tenen per finalitat resoldre problemes particulars dintre d'un període de temps donat i en un lloc concret. Les contribucions inclouen temps, diners i recursos humans i materials. Abans d'assolir els objectius, un projecte passa per diverses fases. La supervisió ha de portar-se a terme i estar integrada en totes les fases del cicle del projecte.
- Planificació del projecte (anàlisi de la situació, identificació del problema, definició de la meta, formulació d'estratègies, disseny d'un pla de treball, i definició del pressupost).
- Implementació del projecte (mobilització, ús i control del recursos i operacions del projecte).
- Avaluació del projecte.
La supervisió del projecte l'han de dur a terme tots els individus i institucions que tenen interès en el projecte (afectats). Per implementar un projecte de manera eficient, les persones que el planifiquen i l'implementen han de planificar totes les fases relacionades entre sí des de bon començament.
Al "Manual per a activistes", dèiem que les qüestions clau de la planificació i la gestió eres: (1) Què volem?, (2) Què tenim?, (3) Com utilitzem el que tenim per obtenir el que volem? i (4) Què passarà quan l'obtinguem? Les podem modificar, substituint "on" en comptes de "què" i els principis seran els mateixos.
- Les
qüestions, doncs, seran ara:
- On som?
- On volem anar?
- Com hi arribem? i
- Què passarà quan hi arribem?
Anàlisi de la situació i definició del problema:
Això respon a la pregunta "On som?" (Què tenim?)
L'anàlisi de la situació és un procés mitjançant el qual s'identifiquen les característiques i problemes generals de la comunitat. Implica la identificació i definició de les característiques i problemes específics de les diferents categories de les persones que formen la comunitat. Aquestes categories poden ser les persones amb discapacitat, les dones, els joves, els pagesos, els comerciants i els artesans.
L'anàlisi de la situació es duu a terme recollint la informació necessària per entendre la comunitat com un tot i els individus dintre de la comunitat. La informació recollida ha d'incloure allò que ja ha passat, el que està passant i el que s'espera que passi en el futur, basant-se en les experiències de la comunitat.
- Característiques de la població (per exemple, edat, tribu, religió i tamany de la família).
- Estructures polítiques i administratives (per exemple, comitès comunitaris i consells locals).
- Activitats econòmiques (incloent-hi agricultura, comerç i pesca).
- Tradicions culturals (per exemple, transmissió de l'herència i sistema de clans), transicions (per exemple, matrimonis i ritus funeraris), i ritus de pas (per exemple, circumcisió).
- Projectes en marxa, com ara els comarcals, de districte, del govern central, d'organitzacions no governamentals (ONGs) i d'organitzacions basades en la comunitat (OBCs).
- Infraestructura socio-econòmica o instal·lacions comunitàries (per exemple, escoles, unitats de salut i carreteres d'accés).
- Organitzacions comunitàries (per exemple, grups d'estalvi i crèdit, grups d'ajuda mútua i grups d'enterraments), les seves funcions i activitats.
La informació per l'anàlisi de la situació i la definició de problemes s'ha de recollir amb la implicació dels membres de la comunitat utilitzant vàries tècniques. Això es fa així per assegurar una informació vàlida, fiable i entenedora sobre la comunitat i els seus problemes.
Es poden utilitzar algunes de les tècniques següents:
- Revisió de documents.
- Enquestes.
- Discussions amb individus, grups específics i el conjunt de la comunitat.
- Entrevistes.
- Observació.
- Escoltar a la gent.
- Pluja d'idees.
- Converses informals.
- Realització d'un inventari dels recursos socials, serveis i oportunitats de la comunitat.
- Recorreguts, mapes.
- Esquemes dels problemes.
L'anàlisi de la situació és molt important abans de fer qualsevol intent per resoldre el problema perquè:
- Facilita una oportunitat per entendre la dinàmica de la comunitat.
- Ajuda a clarificar les condicions socials, econòmiques, culturals i polítiques.
- Ofereix una oportunitat inicial per a la participació del poble en totes les activitats del projecte.
- Possibilita la definició dels problemes de la comunitat i les seves solucions.
- Facilita informació necessària per determinar els objectius, planificar-los i implementar-los.
L'anàlisi de la situació ha de ser continu per facilitar informació addicional durant la implementació, supervisió i replanificació del projecte. L'anàlisi de la situació i la identificació del problema s'han de supervisar per assegurar-se de que la informació sobre la comunitat i els seus problemes és correcta i està sempre actualitzada i a l'abast.
Donat que la supervisió s'ha d'integrar en tots els aspectes o fases del procés, anem ara a considerar cadascuna d'aquestes fases i quins són els aspectes de la supervisió associats amb cadascuna d'elles.
Establiment de metes i objectius:
En establir metes i objectius, estem responent a la pregunta "On volem anar?" (Què volem?)
Abans d'escometre qualsevol intent d'implementar un projecte, els seus planificadors, implementadors i beneficiaris han d'establir les metes i els objectius. Vegeu Pluja d'idees , que és un mètode participatiu de fer-ho.
Una meta és una declaració general del que s'ha de fer per solventar un problema. Defineix, en termes generals, què s'espera del projecte. Una meta sorgeix del problema que s'ha d'adreçar i apunta el destí final del projecte. Els objectius són parts limitades d'una meta i han de ser específics per ser factibles.
Els objectius han de ser "SMART." Han de ser:
- eSpecífics: clars sobre què, on, quan i com canviarà la situació.
- Mesurables: capaços de quantificar els fins i beneficis.
- Assolibles: capaços d'arribar als objectius
- (sabent els recursos i capacitats a disposició de la comunitat).
- Realistes: capaços d'obtenir el nivell de canvi reflectit en l'objetiu; i
- limitats en el Temps: amb una període de temps definit per poder-se assolir.
Per a conseguir els objectius d'un projecte, és essencial avaluar els recursos disponibles dins de la pròpia comunitat i aquells als que es pot accedir des de fonts externes a la comunitat. Vegeu Descobrir recursos amagats.
Els planificadors, implementadors i membres de la comunitat també han d'identificar els obstacles amb els que es poden trobar a l'hora d'executar el projecte i com els poden superar. Basant-se en l'extensió dels obstacles i de les forces positives, els implementadors poden decidir continuar amb el projecte o deixar-ho córrer.
Les metes i objectius faciliten les bases per la supervisió i avaluació del projecte. Són els criteris amb els que es mesura l'èxit o el fracàs d'un projecte.
Generació d'estructures i estratègies:
Aquest aspecte respon a la tercera pregunta clau, "Com hi arribem?" (Com obtenim el que volem amb el que tenim?).
Els planificadors i implementadors (comunitats i els seus valedors) han de decidir com implementaran el projecte, quina és l'estratègia. Posar-se d'acord en l'estratègia implica determinar tots els ítems (aportacions) que es necessiten per tirar el projecte endavant, definir els diferents grups o individus i el rol que cadascun d'ells tindrà en el projecte. A aquests grups i individus que tenen assignat un rol particular en el projecte se'ls anomena "actors."
Per tant, la generació d'estructures i estratègies implica:
- Discutir i consensuar les activitats que s'han de dur a terme durant la implementació.
- Definir els diferents actors, tant dins com fora de la comunitat, i els seus rols; i
- Definir i distribuir els costos i materials necessaris per implementar el projecte.
Després d'establir la idoneïtat de les decisions, el comitè executiu ha de discutir i consensuar amb tots els actors com s'implementarà els projecte. Aquest procés s'anomena disseny d'un pla de treball (Com obtenim el que volem?). Un pla de treball és la descripció de les activitats necessàries organitzades en fases, amb unes indicacions aproximades de la temporització.
Per dissenyar un bon pla de treball, els implementadors han de:
- Fer un llistat de totes les tasques requerides per implementar el projecte.
- Posar les tasques en l'ordre en què s'implementaran.
- Assignar les responsabilitats que pertoquen a cada actor; i
- Temporitzar cada activitat.
El pla de treball és una guia per a la implementació del projecte i una base per a la supervisió del mateix. Per tant, ajuda a:
- Acabar el projecte a temps.
- Fer les coses correctes en l'ordre correcte.
- Identificar qui serà responsable de cada activitat; i
- Determinar quan començar la implementació del projecte.
Els implementadors i planificadors han de consensuar els indicadors de supervisió. Aquests són signes quantitatius i qualitatius (criteris) que serveixen per mesurar o avaluar l'assoliment de les activitats i objectius del projecte. Els indicadors mostraran la proporció en què s'han assolit els objectius de cada activitat. Els indicadors de supervisió han de ser explícits, pertinents i verificables de manera objectiva.
Els indicadors de supervisió són de quatre tipus:
- Indicadors d'aportacions:descriuen el que està passant al projecte (per exemple, el nombre de maons portats a una obra i la quantitat de diners que han costat).
- Indicadors de rendiment: descriuen l'activitat del projecte (per exemple, el nombre de classes construïdes).
- Indicadors de resultats: descriuen el producte resultant de l'activitat (per exemple, el nombre d'alumnes que assiteixen a l'escola); i
- Indicadors d'impacte: mesuren el canvi en les condicions de la comunitat (per exemple, el percentatge en què s'ha reduït l'analfabetisme de la població).
Redactar les estructures i estratègies ajuda a supervisar el projecte perquè així s'especifica què es farà durant la implementació del projecte. La planificació ha d'indicar què i qui s'ha de supervisar, i com s'ha de dur a terme la supervisió.
Implementació:
La implementació de la supervisió dóna resposta a la quarta qüestió: "Què passa quan ho aconseguim?"
La implementació és la fase en què totes les activitats planificades es posen en acció. Abans de la implementació d'un projecte, els implementadors (encapçalats pel comitè o l'executiva del projecte) han d'identificar els punts forts i febles (forces internes), les oportunitats i les amenaces (forces externes).
Els punts forts i les oportunitats són forces positives que s'han d'explotar per implementar el projecte de manera eficient. Les febleses i amenaces són obstacles que poden posar en perill la implementació del projecte. Els implementadors s'han d'assegurar de buscar mitjans per superar-los.
La supervisió és important en aquesta fase de la implementació per assegurar-nos de que el projecte s'implementa seguint l'agenda traçada. Aquest és un procés continu que s'ha de posar en marxa abans de començar la implementació del projecte.
Les activitats de supervisió han d'aparèixer com a tals en el pla de treball i han d'implicar a totes les persones relacionades amb el projecte. Si les activitats no es desenvolupen bé, s'han de fer els arranjaments necessaris per identificar el problema de tal manera que es puguin corregir.
La supervisió també és important per assegurar-se que les activitats s'estan implementant com es van planificar. Això ajuda als implementadors a veure en quina mesura s'estan assolint les seves metes. Tot això amb el benentès que el procés mitjançant el qual s'implementa el projecte té molta influència en el seu ús, operativitat i manteniment.
Quan la implementació del projecte no s'està complint com estava planificat, cal que els directors del projecte es facin i responguin la pregunta "Com ho podem millorar?"
Resum de la relació:
Demostra que:
- La planificació descriu les maneres en què s'ha de dur a terme la implementació i la supervisió.
- La implementació i la supervisió es guien pel pla de treball del projecte.
- La supervisió ofereix la informació necessària per la planificació del projecte i la seva implementació.
Hi ha una estreta relació de reforç (recolzament) mutu entre la planificació, la implementació i la supervisió. Cap dels tres no es put dur a terme independentment dels altres dos, i quan fem un dels tres, els planificadors i implementadors han d'ocupar-se també dels altres dos.
––»«––
Supervisió de la mobilització i l'organització:
 |