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PLANEJAMENTO, MONITORAMENTO E IMPLEMENTAÇÃO
Integração do monitoramento em todas as fases
por Phil Bartle, PhD
traducido por Deborah Almeida Nogueira
Folheto de workshop
O monitoramento faz parte de cada projeto, do início ao fim.
Um projeto é uma série de atividades (investimentos) voltado para a resolução de certos problemas com tempo estipulado e lugar específico. Investir engloba tempo, dinheiro, recursos humanos e materiais. Antes de se alcançar os objetivos, um projeto passa por vários estágios. O monitoramento deve estar presente em todos estágios do ciclo do projeto.
As três fases básicas são:
- Planejamento do projeto (análise de situações, identificação de problemas, definição dos objetivos, formulação de estratégias, elaboração de um plano de trabalho e orçamento)
- Implementação do projeto (mobilização, utilização e controle de recursos e operação de projetos)
- Avaliação do projeto
Todos indivíduos e instituições que tem interesse (stakeholders) no projeto devem participar do monitoramento. Para implementar eficientemente um projeto, as pessoas no planejamento e implementação devem planejar todas as fases inter-relacionadas desde o início.
No Manual dos mobilizadores, dizemos que as questões essenciais do planejamento e gerenciamento são: (1) O que queremos? (2) O que temos? (3) Como usamos o que temos para conseguir o que queremos? e (4) Qual será o resultado? Pode-se usar “onde” em vez de “que”, pois os princípios são os mesmos.
As questões se tornam:
- Onde estamos?
- Aonde queremos ir?
- Como chegamos lá?
- O que acontece enquanto conseguirmos?
Análise da situação e definição do problema:
Então pergunta-se: “Onde estamos?" (O que temos?).
Análise de situação — aplicado a certas categorias de indivíduos da comunidade — é um processo pelo qual são identificados as características gerais e os problemas da comunidade. Isso inclui deficientes, mulheres, jovens, lavradores, comerciantes e artesãos.
Análises de situações são feitas durante a coleta da informação necessária para se compreender a comunidade como um todo e os seus indivíduos. Deve-se coletar as informações baseando-se nas experiências da comunidade: as passadas, as presentes e as futuras possíveis.
Algumas informações necessárias para se compreender a comunidade:
- Característica da população (e.g. sexo, idade, tribo, religião e tamanhos das famílias)
- Estruturas políticas e administrativas (e.g. comitês comunitários e conselhos locais)
- Atividades econômicas (incluindo agricultura, comércio e pesca)
- Tradições culturais (e.g. herança e sistema de clã), transições (e.g. rituais de casamentos e de funerais) e ritos de passagem (e.g. circuncisão)
- Projetos em andamento como os de municípios, estados, nacionais, organizações não-governamentais (ONGs) e organizações baseadas na comunidade (OBCs)
- Infra-estrutura sócio-econômica ou comunitárias (e.g. escolas, unidades de saúde e rodovias de acesso)
- Organizações comunitárias (e.g. grupos de poupança e crédito, grupos femininos, grupos de auto-ajuda), suas funções e atividades.
Deve-se obter as informações para análise de situação e definição de problemas usando-se de várias técnicas envolvendo os membros da comunidade. Isso é para garantir a transparência e a confiabilidade da informação acerca da comunidade e seus problemas.
Pode-se usar algumas das seguintes técnicas:
- Revisão de documentos
- Pesquisas
- Discussões individuais, em grupos específicos e com a comunidade como um todo
- Entrevistas
- Observações
- Escutar as pessoas
- Execução de brainstorming
- Conversas informais
- Fazer inventário dos recursos , serviços e oportunidades sociais da comunidade
- Realização de caminhadas, elaboração de mapas
- Árvore de problemas
A análise de situação é muito importante antes de qualquer tentativa de se resolver o problema por que:
- Oferece uma oportunidade de entender as dinâmicas da comunidade
- Ajuda a esclarecer as condições sociais, políticas, econômicas e culturais
- Oferece uma oportunidade inicial para a participação das pessoas em todas as atividades do projeto
- Capacita a definição de problemas e soluções da comunidade
- Oferece informações necessárias para a determinação de objetivos, planos e implementações
A análise de situação deve ser contínua para poder fornecer informações adicionais durante a implementação, o monitoramento e o re-planejamento do projeto. E junto com a identificação do problema, ambas devem ser monitoradas garantindo que informações corretas e atuais sobre a comunidade e seus problemas estarão sempre disponíveis.
Já que o monitoramento deve ser integrado em todos os aspectos ou fases do processo, vamos analisar cada uma, focando no monitoramento de suas preocupações.
Estabelecendo metas e objetivos:
Ao se estabelecer uma meta, pergunta-se: "Onde queremos chegar?" (O que queremos?).
Antes de implementar um projeto, os planejadores, implementadores e beneficiados devem estabelecer metas e objetivos. Veja Processo de brainstorm para um método participativo de como se fazer isso.
Uma meta é uma declaração geral do que deve ser feito para resolver um problema, definido, portanto, o que é esperado do projeto. Uma meta surge do problema que precisa ser resolvido e indica destino do projeto. Objetivos são metas pré-estabelecidas e devem ser específicos para serem alcançados.
Os objetivos devem ser "SMART" (acrônimo que em português significa 'esperto'):
- Específico: claro sobre o que, onde, quando e como a situação mudará
- Mensurável: capaz de quantificar os alvos e os benefícios
- Alcançável: capaz de atingir os objetivos (conhecendo os recursos e as capacidades disponíveis na comunidade)
- Realístico: capaz de refletir as mudanças no objetivo
- Finito: estabelecer o período de tempo para a execução de cada um
Para alcançar os objetivos de um projeto é essencial avaliar os recursos disponíveis dentro da comunidade e àqueles externos à ela. Veja Revelando recursos escondidas.
Os planejadores, implementadores e membros da comunidade também devem identificar e superar os possíveis obstáculos que poderão ter de enfrentar ao executarem o projeto. Sob uma avaliação dos obstáculos e dos pontos positivos, os implementadores devem decidir se continuam ou não com o projeto. As metas e objetivos oferecem a base para a monitoração e avaliação de um projeto. Através deles é que se mede o sucesso ou o fracasso do projeto.
Criação de estratégias e estruturas:
Esse aspecto questiona a terceira pergunta essencial, “Como chegamos lá?” (Como conseguimos o que queremos com o que temos?).
Planejadores e implementadores (comunidades e seus facilitadores) devem decidir como implementarão um projeto, essa é a estratégia. Concordando que a estratégia envolve e determina todos os itens necessários para tocar um projeto, e define os diferentes grupos ou indivíduos (os atores) e seus papéis no projeto.
Portanto, a criação de estruturas e estratégias envolve:
- Discutir e concordar com as atividades que serão feitas durante a implementação
- Definir os diferentes atores dentro e/ou fora da comunidade, e seus papéis/li>
- Definir e distribuir custos e materiais necessários para a implementação do projeto
Depois de se decidir se as decisões são apropriáveis, a direção deve debater e concordar com todos os atores na forma de implementação do projeto. Isso é chamado criação de um plano de trabalho. (Como conseguir o que queremos?).
Um plano de trabalho é uma descrição das atividades necessárias estabelecidas em etapas, com limite de tempo estabelecido.
Para se elaborar um bom plano de trabalho, os implementadores devem:
- Listar todas as tarefas requeridas para implementar um projeto
- Colocar as tarefas na ordem em que serão implementadas
- Mostrar a divisão de responsabilidades aos atores
- Dar o limite de tempo de cada atividade
O plano de trabalho é um guia para a implementação do projeto e uma base para o monitoramento. Portanto, ele ajuda a:
- Concluir o projeto a tempo
- Fazer as coisas certas na ordem certa
- Escolher o responsável para cada atividade
- Determinar início da implementação do projeto
Os implementadores e planejadores tem que concordar com os indicadores de monitoramento — sinais qualitativos e quantitativos (padrão) para medir ou avaliar as realizações das atividades e dos objetivos do projeto. Os indicadores de monitoramento devem ser explícitos, relevantes e verificáveis, pois mostrarão a proporção atingida dos objetivos de cada atividade.
Há quatro tipos de indicadores de monitoramento:
- Indicadores de insumo: descreve o que acontece no projeto (e.g. número de tijolos trazido ao local e o dinheiro gasto)
- Indicadores de rendimento: descreve a atividade do projeto (número de classes construídas)
- Indicadores de resultados: descreve o resultado da atividade (e.g. número de alunos na escola)
- Indicadores de impacto: mede a mudança de condições da comunidade (e.g. redução do analfabetismo)
Escrever as estruturas e estratégias ajuda no monitoramento do projeto, pois especificam o que será feito durante a implementação do projeto. O planejamento deve indicar o que deve ser monitorado, quem deve monitorar e como ele deve ser feito.
Implementação:
Implementação do monitoramento questiona a quarta pergunta essencial: “O que acontece quando conseguimos?”.
A fase de implementação é onde todas as atividades planejadas são colocadas em ação. Antes da implementação de um projeto, os implementadores (liderados pelo comitê do projeto ou direção) devem identificar suas forças e fraquezas (internas), oportunidades e ameaças (externas). Força de vontade e oportunidades são pontos positivos que devem ser explorados para implementar eficientemente um projeto. Fraquezas e ameaças são obstáculos que podem dificultar a implementação do projeto. Os implementadores devem, então, garantir que meios de se superar tais obstáculos.
O monitoramento é importante nesta fase, pois garante o andamento do projeto conforme esperado. É um processo contínuo que deve ser colocado em prática antes do início do da implementação. No entanto, as atividades de monitoramento devem aparecer no plano de trabalho e envolver todos os stakeholders. Se as atividades não estão indo bem, deve-se tomar providências para identificar o problema e corrigi-lo.
O monitoramento também é importante para garantir que as atividades estão sendo implementadas como planejadas. Isso ajuda aos implementadores a medir o quão bem estão atingindo seus objetivos. É baseado na compreensão que o processo pelo qual um projeto é implementado tem muitos efeitos no seu uso, operação e manutenção. Portanto, se a implementação do projeto não for satisfatória, os implementadores devem se perguntar “Como chegaremos lá?” (O que acontecerá quando chegarmos?).
Resumo:
Acima ilustramos o relacionamento entre monitoramento, planejamento e implementação.
Foi demonstrado que:
- O planejamento descreve formas de como se fazer a implementação e o monitoramento
- A implementação e o monitoramento baseiam-e pelo plano de trabalho do projeto
- O monitoramento oferece informações para o planejamento e implementação do projeto
Há um relacionamento recíproco entre planejamento, implementação e monitoramento. Um dos três não pode ser feito isolado dos outros dois, e quando usa-se um dos três, os planejadores e implementadores tem que estar atentos aos outros.
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Monitoramento da mobilização e da organização:
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