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PLANEJAMENTO, MONITORAMENTO E IMPLEMENTAÇÃO

Integração do monitoramento em todas as fases

por Phil Bartle, PhD

traducido por Deborah Almeida Nogueira


Folheto de workshop

O monitoramento faz parte de cada projeto, do início ao fim.

Um projeto é uma série de atividades (investimentos) voltado para a resolução de certos problemas com tempo estipulado e lugar específico. Investir engloba tempo, dinheiro, recursos humanos e materiais. Antes de se alcançar os objetivos, um projeto passa por vários estágios. O monitoramento deve estar presente em todos estágios do ciclo do projeto.

As três fases básicas são:

  • Planejamento do projeto (análise de situações, identificação de problemas, definição dos objetivos, formulação de estratégias, elaboração de um plano de trabalho e orçamento)
  • Implementação do projeto (mobilização, utilização e controle de recursos e operação de projetos)
  • Avaliação do projeto

Todos indivíduos e instituições que tem interesse (stakeholders) no projeto devem participar do monitoramento. Para implementar eficientemente um projeto, as pessoas no planejamento e implementação devem planejar todas as fases inter-relacionadas desde o início.

No Manual dos mobilizadores, dizemos que as questões essenciais do planejamento e gerenciamento são: (1) O que queremos? (2) O que temos? (3) Como usamos o que temos para conseguir o que queremos? e (4) Qual será o resultado? Pode-se usar “onde” em vez de “que”, pois os princípios são os mesmos.

As questões se tornam:

  • Onde estamos?
  • Aonde queremos ir?
  • Como chegamos lá?
  • O que acontece enquanto conseguirmos?

Análise da situação e definição do problema:

Então pergunta-se: “Onde estamos?" (O que temos?).

Análise de situação — aplicado a certas categorias de indivíduos da comunidade — é um processo pelo qual são identificados as características gerais e os problemas da comunidade. Isso inclui deficientes, mulheres, jovens, lavradores, comerciantes e artesãos.

Análises de situações são feitas durante a coleta da informação necessária para se compreender a comunidade como um todo e os seus indivíduos. Deve-se coletar as informações baseando-se nas experiências da comunidade: as passadas, as presentes e as futuras possíveis.

Algumas informações necessárias para se compreender a comunidade:

  • Característica da população (e.g. sexo, idade, tribo, religião e tamanhos das famílias)
  • Estruturas políticas e administrativas (e.g. comitês comunitários e conselhos locais)
  • Atividades econômicas (incluindo agricultura, comércio e pesca)
  • Tradições culturais (e.g. herança e sistema de clã), transições (e.g. rituais de casamentos e de funerais) e ritos de passagem (e.g. circuncisão)
  • Projetos em andamento como os de municípios, estados, nacionais, organizações não-governamentais (ONGs) e organizações baseadas na comunidade (OBCs)
  • Infra-estrutura sócio-econômica ou comunitárias (e.g. escolas, unidades de saúde e rodovias de acesso)
  • Organizações comunitárias (e.g. grupos de poupança e crédito, grupos femininos, grupos de auto-ajuda), suas funções e atividades.

Deve-se obter as informações para análise de situação e definição de problemas usando-se de várias técnicas envolvendo os membros da comunidade. Isso é para garantir a transparência e a confiabilidade da informação acerca da comunidade e seus problemas.

Pode-se usar algumas das seguintes técnicas:

  • Revisão de documentos
  • Pesquisas
  • Discussões individuais, em grupos específicos e com a comunidade como um todo
  • Entrevistas
  • Observações
  • Escutar as pessoas
  • Execução de brainstorming
  • Conversas informais
  • Fazer inventário dos recursos , serviços e oportunidades sociais da comunidade
  • Realização de caminhadas, elaboração de mapas
  • Árvore de problemas

A análise de situação é muito importante antes de qualquer tentativa de se resolver o problema por que:

  • Oferece uma oportunidade de entender as dinâmicas da comunidade
  • Ajuda a esclarecer as condições sociais, políticas, econômicas e culturais
  • Oferece uma oportunidade inicial para a participação das pessoas em todas as atividades do projeto
  • Capacita a definição de problemas e soluções da comunidade
  • Oferece informações necessárias para a determinação de objetivos, planos e implementações

A análise de situação deve ser contínua para poder fornecer informações adicionais durante a implementação, o monitoramento e o re-planejamento do projeto. E junto com a identificação do problema, ambas devem ser monitoradas garantindo que informações corretas e atuais sobre a comunidade e seus problemas estarão sempre disponíveis.

Já que o monitoramento deve ser integrado em todos os aspectos ou fases do processo, vamos analisar cada uma, focando no monitoramento de suas preocupações.

Estabelecendo metas e objetivos:

Ao se estabelecer uma meta, pergunta-se: "Onde queremos chegar?" (O que queremos?).

Antes de implementar um projeto, os planejadores, implementadores e beneficiados devem estabelecer metas e objetivos. Veja Processo de brainstorm para um método participativo de como se fazer isso.

Uma meta é uma declaração geral do que deve ser feito para resolver um problema, definido, portanto, o que é esperado do projeto. Uma meta surge do problema que precisa ser resolvido e indica destino do projeto. Objetivos são metas pré-estabelecidas e devem ser específicos para serem alcançados.

Os objetivos devem ser "SMART" (acrônimo que em português significa 'esperto'):

  • Específico: claro sobre o que, onde, quando e como a situação mudará
  • Mensurável: capaz de quantificar os alvos e os benefícios
  • Alcançável: capaz de atingir os objetivos (conhecendo os recursos e as capacidades disponíveis na comunidade)
  • Realístico: capaz de refletir as mudanças no objetivo
  • Finito: estabelecer o período de tempo para a execução de cada um

Para alcançar os objetivos de um projeto é essencial avaliar os recursos disponíveis dentro da comunidade e àqueles externos à ela. Veja Revelando recursos escondidas.

Os planejadores, implementadores e membros da comunidade também devem identificar e superar os possíveis obstáculos que poderão ter de enfrentar ao executarem o projeto. Sob uma avaliação dos obstáculos e dos pontos positivos, os implementadores devem decidir se continuam ou não com o projeto. As metas e objetivos oferecem a base para a monitoração e avaliação de um projeto. Através deles é que se mede o sucesso ou o fracasso do projeto.

Criação de estratégias e estruturas:

Esse aspecto questiona a terceira pergunta essencial, “Como chegamos lá?” (Como conseguimos o que queremos com o que temos?).

Planejadores e implementadores (comunidades e seus facilitadores) devem decidir como implementarão um projeto, essa é a estratégia. Concordando que a estratégia envolve e determina todos os itens necessários para tocar um projeto, e define os diferentes grupos ou indivíduos (os atores) e seus papéis no projeto.

Portanto, a criação de estruturas e estratégias envolve:

  • Discutir e concordar com as atividades que serão feitas durante a implementação
  • Definir os diferentes atores dentro e/ou fora da comunidade, e seus papéis/li>
  • Definir e distribuir custos e materiais necessários para a implementação do projeto

Depois de se decidir se as decisões são apropriáveis, a direção deve debater e concordar com todos os atores na forma de implementação do projeto. Isso é chamado criação de um plano de trabalho. (Como conseguir o que queremos?).

Um plano de trabalho é uma descrição das atividades necessárias estabelecidas em etapas, com limite de tempo estabelecido.

Para se elaborar um bom plano de trabalho, os implementadores devem:

  • Listar todas as tarefas requeridas para implementar um projeto
  • Colocar as tarefas na ordem em que serão implementadas
  • Mostrar a divisão de responsabilidades aos atores
  • Dar o limite de tempo de cada atividade

O plano de trabalho é um guia para a implementação do projeto e uma base para o monitoramento. Portanto, ele ajuda a:

  • Concluir o projeto a tempo
  • Fazer as coisas certas na ordem certa
  • Escolher o responsável para cada atividade
  • Determinar início da implementação do projeto

Os implementadores e planejadores tem que concordar com os indicadores de monitoramento — sinais qualitativos e quantitativos (padrão) para medir ou avaliar as realizações das atividades e dos objetivos do projeto. Os indicadores de monitoramento devem ser explícitos, relevantes e verificáveis, pois mostrarão a proporção atingida dos objetivos de cada atividade.

Há quatro tipos de indicadores de monitoramento:

  • Indicadores de insumo: descreve o que acontece no projeto (e.g. número de tijolos trazido ao local e o dinheiro gasto)
  • Indicadores de rendimento: descreve a atividade do projeto (número de classes construídas)
  • Indicadores de resultados: descreve o resultado da atividade (e.g. número de alunos na escola)
  • Indicadores de impacto: mede a mudança de condições da comunidade (e.g. redução do analfabetismo)

Escrever as estruturas e estratégias ajuda no monitoramento do projeto, pois especificam o que será feito durante a implementação do projeto. O planejamento deve indicar o que deve ser monitorado, quem deve monitorar e como ele deve ser feito.

Implementação:

Implementação do monitoramento questiona a quarta pergunta essencial: “O que acontece quando conseguimos?”.

A fase de implementação é onde todas as atividades planejadas são colocadas em ação. Antes da implementação de um projeto, os implementadores (liderados pelo comitê do projeto ou direção) devem identificar suas forças e fraquezas (internas), oportunidades e ameaças (externas). Força de vontade e oportunidades são pontos positivos que devem ser explorados para implementar eficientemente um projeto. Fraquezas e ameaças são obstáculos que podem dificultar a implementação do projeto. Os implementadores devem, então, garantir que meios de se superar tais obstáculos.

O monitoramento é importante nesta fase, pois garante o andamento do projeto conforme esperado. É um processo contínuo que deve ser colocado em prática antes do início do da implementação. No entanto, as atividades de monitoramento devem aparecer no plano de trabalho e envolver todos os stakeholders. Se as atividades não estão indo bem, deve-se tomar providências para identificar o problema e corrigi-lo.

O monitoramento também é importante para garantir que as atividades estão sendo implementadas como planejadas. Isso ajuda aos implementadores a medir o quão bem estão atingindo seus objetivos. É baseado na compreensão que o processo pelo qual um projeto é implementado tem muitos efeitos no seu uso, operação e manutenção. Portanto, se a implementação do projeto não for satisfatória, os implementadores devem se perguntar “Como chegaremos lá?” (O que acontecerá quando chegarmos?).

Resumo:

Acima ilustramos o relacionamento entre monitoramento, planejamento e implementação.

Foi demonstrado que:

  • O planejamento descreve formas de como se fazer a implementação e o monitoramento
  • A implementação e o monitoramento baseiam-e pelo plano de trabalho do projeto
  • O monitoramento oferece informações para o planejamento e implementação do projeto

Há um relacionamento recíproco entre planejamento, implementação e monitoramento. Um dos três não pode ser feito isolado dos outros dois, e quando usa-se um dos três, os planejadores e implementadores tem que estar atentos aos outros.

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Última actualização: 01.12.2011

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