Traduceri:

Alte Pagini:

Module

Harta site-ului

Cuvinte cheie

Contact

Document utile

Link-uri utile

MONITORIZAREA, PLANIFICAREA ŞI IMPLEMENTAREA

Integrarea Monitorizării la nivelul fiecărui stadiu

de Phil Bartle, PhD

traducere de Ioana Ciobotea

revizuit de Ana Maria Mădălina Panait

Rezumate din seminarii

Monitorizarea este parte integrantă a fiecărui proiect, de la început şi până la sfârşit

Un proiect este alcătuit dintr-o serie de activităţi (investiţii) al căror scop este rezolvarea unor probleme particulare într-o perioadă dată de timp şi într-o anumită locaţie. Investiţiile includ timp, bani, resurse umane şi materiale. Anterior atingerii obiectivelor vizate, un proiect parcurge diverse stadii. Monitorizarea trebuie integrată în toate stadiile unui proiect.

Monitorizarea trebuie efectuată de către toate persoanele şi instituţiile interesate în derularea proiectului. Pentru implementarea eficientă a unui proiect, personalul implicat trebuie să planifice încă de la început toate stadiile corelate între ele.

În "Manualul Mobilizatorului" spuneam că întrebările cheie ale planificării şi managementului sunt: (1) Ce vrem să realizăm? (2) Ce resurse avem? (3) Cum putem folosi resursele disponibile pentru a realiza ceea ce vrem? şi (4) Ce se va întâmpla când ne vom atinge obiectivele? Aceste întrebări pot fi modificate, folosind "unde" în locul lui "ce", dar urmărind aceleaşi principii.

Astfel întrebările devin:

Unde ne aflăm?

Unde dorim să ajungem?

Cum putem ajunge la scopul propus?

Ce se va întâmpla când vom face asta?

Analizarea situaţiei şi definirea problemelor:

Aceste aspecte răspund la întrebarea "Unde ne aflăm?" (Ce resurse avem?).

Analizarea situaţiei este procesul prin care se identifică caracteristicile generale şi problemele comunităţii. Aceasta presupune identificarea şi definirea caracteristicilor şi problemelor specifice diferitelor categorii particulare din cadrul comunităţii. Pot fi, de exemplu, persoane infirme, femei, tineri, ţărani, comercianţi sau artizani.

Analizarea situaţiei se realizează prin colectarea informaţiei necesare pentru înţelegerea comunităţii ca un întreg, precum şi a indivizilor ce compun comunitatea. Se culeg informaţii despre evenimente trecute, prezente, şi despre ce se preconizează pentru viitor în funcţie de experienţele anterioare.

Informaţia pentru analizarea situaţiei şi definirea problemelor ar trebui colectată cu participarea membrilor comunităţii; aceştia ar trebui să folosească anumite tehnici pentru a asigura culegerea unei informaţii corecte, sigure şi cuprinzătoare asupra comunităţii şi problemelor acesteia.

Câteva din tehnicile recomandate includ:

• Trecerea în revistă a documentelor;
• Prospectarea;
• Discuţii cu persoane particulare, grupuri specifice sau la nivelul întregii comunităţi;
• Interviuri;
• Observaţii;
• Ascultarea persoanelor implicate;
• Dezbateri de idei;
• Discuţii neoficiale;
• Realizarea unui inventar al resurselor sociale comunitare, serviciilor şi oportunităţilor prezente;
• Realizarea de planuri, grafice etc; şi
• Trasarea piramidei problemelor întâmpinate.

Analizarea situaţiei este foarte importantă înaintea oricărei tentative de a remedia problemele; aceasta deoarece:

• Oferă posibilitatea înţelegerii dinamicii comunităţii;
• Ajută la clarificarea condiţiilor sociale, economice, culturale şi politice;
• Oferă oportunitatea participării oamenilor la activităţile proiectului;
• Dă posibilitatea definirii problemelor comunităţii şi a soluţiilor adecvate; şi
• Procură informaţia necesară pentru determinarea obiectivelor, planificare şi implementare.

Analizarea situaţiei trebuie să se facă în mod continuu, pentru a putea procura informaţii suplimentare pe întreg parcursul implementării, monitorizării şi replanificării proiectului. Analizarea situaţiei şi identificarea problemelor trebuie monitorizate pentru a avea permanent la dispoziţie informaţii corecte şi actualizate.

Întrucât monitorizarea trebuie integrată în toate aspectele sau stadiile procesului, în continuare vom face o trecere în revistă a fiecărei faze, analizând problemele asociate cu fiecare dintre acestea.

Stabilirea Scopurilor şi Obiectivelor:

Stabilirea obiectivelor oferă un răspuns la întrebarea "Unde dorim să ajungem?" (Ce anume vrem să realizăm?).

Înaintea oricărei iniţiative de implementare a unui proiect, proiectanţii, realizatorii şi beneficiarii trebuie să-şi stabilească scopurile şi obiectivele dorite. Vezi capitolul Dezbateri de idei pentru a vedea o metodă participativă prin care se poate realiza aceasta.

Un scop reprezintă formularea generală a ceea ce trebuie făcut pentru soluţionarea unei probleme. Descrie în linii mari ce se aşteaptă să se obţină în urma proiectului. Stabilirea unui scop se face în urma identificării problemelor şi vizează destinaţia finală a proiectului. Obiectivele sunt sub-grupuri limitate ale unui scop; ele trebuie să fie specifice pentru a putea fi realizabile.

Obiectivele trebuie să fie "SMRRT." Adică:

Specifice: să exprime clar ce, unde, când şi cum se va schimba situaţia;

Măsurabile: să cuantifice sarcinile şi beneficiile;

Realizabile: în măsură să atingă obiectivele propuse

     (cunoscând resursele şi capacitatea de care dispune comunitatea)

Realiste: în măsură să realizeze gradul de schimbare reflectat de obiective; şi

precizate în Timp: să precizeze perioada de timp în care vor fi indeplinite.

Pentru realizarea obiectivelor unui proiect e important să se evalueze resursele disponibile în cadrul comunităţii şi eventualele resurse obţinute din surse externe. Vezi Descoperirea Resurselor Potenţiale.

Proiectanţii, realizatorii şi ceilalţi membri ai comunităţii trebuie de asemenea să identifice eventualele piedici ce pot fi întâmpinate în îndeplinirea proiectului şi posibile modalităţi de a le depăşi. În funcţie de ponderea greutăţilor şi cea a elementelor pozitive se poate decide continuarea sau întreruperea unui proiect.

Scopurile şi obiectivele stau la baza monitorizării şi evaluării unui proiect. Ele sunt etaloanele după care se evaluează succesul sau eşecul unui proiect.

Structuri şi Strategii:

Acest aspect răspunde la cea de-a treia întrebare cheie, "Cum atingem scopul propus?" (Cum obţinem ceea ce dorim folosind resursele disponibile?).

Proiectanţii şi realizatorii (comunităţile şi persoanele autorizate de acestea) trebuie să decidă asupra modului de implementare a proiectului; acesta reprezintă strategia de abordare. Stabilirea strategiei implică: determinarea necesarului de resurse pentru indeplinirea proiectului; definirea diferitelor grupuri şi indivizi implicaţi şi a rolului acestora în desfăşurarea proiectului; aceste grupuri şi indivizi care deţin un anumit rol în cadrul proiectului sunt numiţi "participanţi".

În consecinţă, elaborarea structurilor şi strategiilor implică:

• Discutarea şi stabilirea activităţilor de efectuat pe parcursul implementării;
• Precizarea participanţilor din cadrul şi din afara comunităţii, precum şi a rolului fiecăruia; şi
• Stabilirea şi distribuirea costurilor şi materialelor necesare pentru implementarea proiectului.

După luarea deciziilor adecvate, executivul trebuie să discute şi să cadă de acord cu participanţii la proiect asupra modului în care acesta va fi implementat. Acest proces se numeşte schiţarea unui plan de muncă. (Cum obţinem ceea ce dorim?). Un plan de muncă este o descriere a activităţilor care trebuie realizate în fiecare stadiu, cu stabilirea orientativă a momentului şi timpului de executare.

Pentru a schiţa un plan de muncă adecvat personalul implicat trebuie:

• Să întocmească lista tuturor activităţilor necesare pentru implementarea proiectului;
• Să stabilească ordinea de executare a sarcinilor propuse;
• Să distribuie responsabilităţile ce revin fiecărui participant; şi
• Să stabilească timpul de execuţie a fiecărei activităţi.

Planul de muncă reprezintă un ghid pentru implementarea proiectului şi în acelaşi timp baza pentru monitorizarea proiectului. De aceea el este util pentru:

• A finaliza proiectul la timp;
• A realiza activităţile potrivite în ordinea potrivită;
• A identifica cine este responsabil pentru fiecare activitate în parte; şi
• A determina momentul iniţierii implementării proiectului.

Realizatorii şi proiectanţii trebuie să stabilească de comun acord indicatorii monitorizării. Indicatorii monitorizării reprezintă criterii cantitative şi calitative pentru măsurarea şi evaluarea indeplinirii activităţilor şi obiectivelor. Aceşti indicatori vor indica gradul în care au fost atinse obiectivele fiecărei activităţi. Ei trebuie să fie clari, adecvaţi şi uşor de verificat.

Există patru tipuri de indicatori ai monitorizării, şi anume:

• Indicatorii resurselor disponibile: descriu resursele folosite pentru realizarea proiectului (de ex. numărul de cărămizi şi costurile totale);
• Indicatori de productivitate: descriu activităţile realizate (de ex. numărul sălilor de clasă construite);
• Indicatori ai rezultatelor: descriu rezultatul activităţilor (de ex. numărul elevilor ce frecventează şcoala); şi
• Indicatori ai impactului: măsoară transformările survenite în cadrul comunităţii (de ex. reducerea analfabetismului).

Inregistrarea scrisă a structurilor şi strategiilor este utilă în cadrul monitorizării proiectului deoarece precizează ce anume se va face în cursul implementării proiectului. Planificarea trebuie sş precizeze ce trebuie monitorizat, cine va face monitorizarea şi cum va fi realizată aceasta.

Implementarea:

Implementarea monitorizării răspunde la cea de-a patra întrebare " Ce se întâmplă când facem aceasta?"

Implementarea reprezintă punerea în practică a activităţilor planificate. Înaintea implementării unui proiect, realizatorii (imputerniciţi de comitetul executiv) trebuie să-şi identifice punctele tari şi punctele slabe (forţele interne), oportunităţile şi ameninţările (forţele externe).

Punctele tari şi oportunităţile reprezintă forţe pozitive; ele trebuie valorificate pentru a implementa un proiect în mod eficient. Punctele slabe şi ameninţările reprezintă obstacole care pot ingreuna implementarea proiectului. Personalul implicat trebuie să găsească modalităţi de a le depăşi.

Monitorizarea este importantă în această fază a implementării pentru a fi siguri că proiectul se desfăşoară conform planului. Acest proces trebuie să se desfăşoare continuu şi trebuie iniţiat înaintea începerii implementării.

Prin urmare, activităţile monitorizării trebuie să fie incluse în planul de muncă şi trebuie să implice participarea tuturor părţilor interesate. Dacă activităţile nu se desfăşoară în maniera prevăzută e necesar să se identifice cauzele respective şi să se găsească soluţii corespunzătoare.

De asemenea, monitorizarea este importantă pentru a fi siguri că activităţile sunt implementate conform planului. Aceasta ajută realizatorii să evalueze în ce măsură şi-au indeplinit sarcinile. Procesul se bazează pe înţelegerea faptului că implementarea unui proiect are multiple consecinţe asupra utilizării, funcţionării şi menţinerii acestuia.

Prin urmare, simpla implementare a obiectivelor unui proiect nu este suficientă; e necesar ca realizatorii să se întrebe şi să-şi răspundă la întrebarea "cât de bine facem ceea ce facem?" (ce se întâmplă când facem aceasta?).

Concluzii:

Planificarea, implementarea şi monitorizarea sunt strâns interconectate şi se influenţează reciproc. Ele nu pot fi efectuate separat una de cealaltă, realizarea oricăreia dintre ele trebuind să ţină cont şi de celelalte două.

Monitorizarea Mobilizării şi Organizarea:

© Drepturi de autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Web conceput de Lourdes Sada

––»«––

Ultima actualizare: 28.05.2011