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MONITORAGGIO, PIANIFICAZIONE E ATTUAZIONE

Integrazione del monitoraggio in ogni fase

di Phil Bartle, PhD

traduzione di Stefania Castelli

Prospetto del seminario

Il monitoraggio è parte integrante di ogni progetto, dall'inizio alla fine.

Ogni progetto è formato da una serie di attività (investimenti) che mirano alla soluzione di particolari problemi in un dato lasso di tempo e in un determinato luogo. Gli investimenti consistono in tempo, denaro, risorse umane e materiali. Ogni progetto si articola in diverse fasi prima di raggiungere i suoi obiettivi. Il monitoraggio dovrebbe avvenire ed essere integrato in ogni fase del progetto.

Il monitoraggio dovrebbe essere svolto da tutte le parti interessate (privati cittadini o istituzioni). Per attuare un progetto in modo efficace, tutti coloro che vi sono coinvolti dovrebbero pianificare sin dall'inizio le fasi correlate.

Nel "Manuale del mobilitatore" abbiamo detto che le domande cruciali della pianificazione e della gestione erano: (1) Che cosa vogliamo? (2) Che cosa abbiamo? (3) Come usare quello che abbiamo per ottenere ciò che vogliamo? e (4) Che cosa succederà quando agiremo? Potremmo modificarle mettendo "dove" al posto di "che cosa", ma i principi sono gli stessi.

Le domande diventano:

Dove siamo?

Dove vogliamo andare?

Come arrivarci?

Che cosa succede mentre andiamo?

Analisi della situazione e definizione del problema:

èl'oggetto della domanda "Dove siamo?" (che cosa abbiamo?).

L'analisi della situazione è il processo mediante il quale si identificano le caratteristiche generali e i problemi della comunità. Questo implica l'identificazione e la definizione delle caratteristiche e dei problemi specifici di particolari categorie all'interno della comunità, quali disabili, donne, giovani, contadini, commercianti e artigiani.

L'analisi della situazione viene svolta raccogliendo tutte le informazioni necessarie per capire la comunità a livello globale e gli individui che vi appartengono. Le informazioni raccolte dovrebbero riguardare gli avventimenti passati e presenti, nonché ciò che la comunità - sulla scorta delle proprie esperienze - prevede per il futuro.

Le informazioni da utilizzarsi per l'analisi della situazione e la definizione del problema dovrebbero essere raccolte coinvolgendo tutti gli appartenenti alla comunità attraverso svariati metodi, in modo da ottenere informazioni a tutto campo valide e affidabili inerenti la comunità e i suoi problemi.

Si possono usare alcune tra le seguenti tecniche:

• esame dei documenti;
• indagini;
• dibattiti con privati, gruppi specifici e l'intera comunità;
• interviste;
• osservazioni;
• ascolto della gente;
• brainstorming;
• conversazioni informali;
• stesura di un inventario delle risorse sociali, delle opportunità e dei servizi della comunità;
• escursioni sul territorio, redazione di carte; infine
• raffigurazione dei problemi.

È molto importante analizzare la situazione prima di compiere qualunque tentativo per risolvere il problema perché ciò:

• dà l'opportunità di comprendere le dinamiche della comunità;
• aiuta a chiarire le condizioni sociali, economiche, culturali e politiche;
• dà alla gente l'opportunità iniziale di partecipare a tutte le attività di progetto;
• consente di definire i problemi della comunità e di risolverli;
• fornisce le informazioni necessarie per stabilire gli obiettivi, per la pianificazione e l'attuazione.

L'analisi della situazione deve essere incessante, in modo da fornire informazioni aggiuntive durante l'attuazione, il monitoraggio e la ripianificazione del progetto. L'analisi della situazione e l'identificazione dei problemi dovrebbero essere monitorate in modo che siano sempre disponibili informazioni corrette e aggiornate circa la comunità e i suoi problemi.

Poiché il monitoraggio dovrebbe essere integrato in ogni aspetto o fase del processo, analizziamo ogni fase ed esaminiamo gli aspetti del monitoraggio a esse correlati.

Stabilire scopi e obiettivi:

stabilire degli scopi pone la domanda "Dove vogliamo andare?" (che cosa vogliamo?).

Prima di tentare l'attuazione di un progetto, i pianificatori, gli attuatori e i beneficiari dovrebbero stabilire degli scopi e degli obiettivi. Vedi anche Brainstorm per reperire un metodo partecipativo per far questo.

Uno scopo è una dichiarazione generale circa che cosa debba essere fatto per risolvere un problema. In senso ampio, definisce i risultati attesi da un progetto. Lo scopo emerge dal problema che deve correggere e indica la destinazione ultima di un dato progetto. Gli obiettivi sono una serie ben definita di scopi che, per poter essere raggiunti, devono essere altamente specifici.

Gli obiettivi dovrebbero essere " SMART." Quindi:

specifici: chiari circa che cosa, dove, quando e come la situazione cambierà;

tangibili: in grado di quantificare i destinatari e i benefici;

concreti: possibili da ottenere

     (tenendo presenti le risorse e le capacità a disposizione della comunità);

realistici: in grado di ottenere il livello di cambiamento proposto dall'obiettivo;

contestualizzati nel tempo: con l'indicazione della data in cui saranno compiuti.

Per raggiungere gli obiettivi di ogni progetto è necessario l'accertamento delle risorse disponibili nella comunità e di quelle reperibili da fonti esterne. Vedi anche Alla scoperta delle risorse nascoste.

I pianificatori, gli attuatori e gli appartenenti alla comunità dovrebbero anche identificare gli ostacoli che potrebbero incontrare nell'esecuzione del progetto e il modo per superarli. In base agli ostacoli e alle forze positive, gli attuatori possono decidere se proseguire o abbandonare il progetto.

Gli scopi e gli obiettivi forniscono la base per il monitoraggio e la valutazione di un progetto. Sono i parametri con i quali si misura il successo o il fallimento di un progetto.

Creazione di strutture e strategie:

questo aspetto pone la terza domanda cruciale, "Come andarci?" (come ottenere ciò che vogliamo con quello che abbiamo?).

I pianificatori e gli implementatori (le comunità e i loro facilitatori) dovrebbero decidere come intendono attuare il progetto, vale a dire la strategia. Accordarsi sulla strategia da adottare implica la determinazione di tutti gli aspetti (input) necessari per eseguire un progetto, definendo i diversi gruppi o individui e i loro rispettivi ruoli nell'ambito del progetto. Questi gruppi e individui che assumono ruoli particolari nel progetto sono generalmente chiamati "attori".

Pertanto, la creazione di strutture e strategie implica:

• la discussione e l'accettazione delle attività da svolgere durante l'attuazione;
• la definizione dei diversi attori interni o esterni alla comunità, nonché i loro ruoli;
• la definizione e la distribuzione dei costi necessari all'attuazione del progetto.

Dopo aver stabilito l'adeguatezza delle decisioni, i dirigenti dovrebbero discutere e concordare con tutti gli attori su come il progetto sarà attuato. Vale a dire, redigere un piano di lavoro (come ottenere ciò che vogliamo?). Un piano di lavoro è la descrizione delle attività necessarie secondo un cronoprogramma, con un'indicazione approssimativa dell'ubicazione temporale.

Per poter redigere un buon piano di lavoro, gli attuatori dovrebbero:

• elencare tutti i compiti necessari per attuare il progetto;
• ordinarli cronologicamente;
• designare le competenze di ciascun attore;
• indicare la data di esecuzione prevista per ogni attività.

Il piano di lavoro è una guida per l'attuazione del progetto e la base per il suo monitoraggio. Pertanto, esso aiuta a:

• concludere il progetto puntualmente;
• compiere le azioni giuste al momento giusto;
• identificare i responsabili di ogni attività;
• determinare la data d'inizio dell'attuazione del progetto.

Gli attuatori e i pianificatori devono accordarsi sugli indicatori del monitoraggio. Essi sono segni quantitativi e qualitativi (criteri) per misurare o valutare il compimento delle attività di progetto e il raggiungimento degli obiettivi. Gli indicatori mostreranno il livello di raggiungimento degli obiettivi previsti per ogni attività. Essi devono essere espliciti, pertinenti e oggettivamente verificabili.

Ci sono quattro tipi di indicatori per il monitoraggio:

• indicatori di input: descivono che cosa avviene nel corso del progetto (per es. il numero di mattoni portati sul cantiere e l'importo speso);
• indicatori di output: descrivono l'attività di progetto (per es. il numero di classi edificate);
• indicatori dei risultati: descrivono il prodotto dell'attività (per es. il numero di studenti che frequentano la scuola);
• indicatori di impatto: misurano il cambiamento delle condizioni della comunità (per es. la riduzione dell'analfabetismo nella comunità).

Annotare le strutture e le strategie aiuta a monitorare il progetto poiché esse specificano quel che sarà fatto durante l'attuazione del progetto. La pianificazione deve indicare che cosa monitorare, chi deve monitorare, come svolgere il monitoraggio.

Attuazione:

il monitoraggio dell'attuazione pone la quarta domanda cruciale "Che cosa succede mentre agiamo?".

L'attuazione è la fase in cui tutte le attività pianificate si concretizzano. Prima di attuare un progetto gli attuatori (guidati dal comitato di progetto o dai dirigenti) dovrebbere identificare i loro punti forti e quelli deboli (forze interne), le opportunità e le minacce (forze esterne).

I punti di forza e le opportunità sono forze positive da sfruttare per attuare in modo efficace ogni progetto. I punti deboli e le minacce sono ostacoli che possono intralciare l'attuazione del progetto. Gli attuatori dovrebbero adoperarsi per poterli superare.

Il monitoraggio è importante in questa fase di attuazione poiché assicura che il progetto sia attuato come previsto. È un processo continuo che dovrebbe essere avviato prima dell'inizio dell'attuazione del progetto.

In quanto tali, le attività di monitoraggio dovrebbero essere elencate sul piano di lavoro e coinvolgere tutte le parti interessate. Se le attività non procedono bene, si dovrebbero adottare le misure per identificare il problema in modo da poterlo correggere.

Il monitoraggio inoltre serve a garantire che le attività siano svolte per come sono state pianificate. Ciò aiuta gli attuatori ad accertarsi se stiano raggiungendo gli obiettivi prestabiliti, e si fonda sulla comprensione che il processo attraverso cui un progetto è attuato ha numerosi effetti sul suo utilizzo, operatività e mantenimento.

Quando l'attuazione del progetto non è un obiettivo, allora i manager di progetto devono porsi questa domanda, e darsi una risposta, "Come possiamo meglio arrivarci?".

Riassunto delle correlazioni:

Esiste una stretta, reciproca relazione di sostegno tra pianificazione, attuazione e monitoraggio. Una delle tre non può essere isolata dalle altre; eseguendone una, i pianificatori e gli attuatori devono anche tener conto delle altre dues.

Monitoraggio della mobilitazione e organizzazione::

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Ultimo aggiornamento: 13.10.2011