Prevodi:

Ostale strane

Moduli

Mapa sajta

Ključne reči

Kontakt

Korisni dokimenti

Korisni linkovi

KORIŠĆENJE OPISA RADNIH MESTA

Tehnika za uvećanje participativnog menadžmenta

napisao Fil Bartl dr sci.

prevod Daliborka Drinić

Posvećeno Gert Lideking

Priručnik za obuku

Pisani opisi radnih mesta predstavljaju važan deo organizacionog programa koji upravo naglašava participativni menadžment

Uvod; uloga opisa radnih mesta u participativnom menadžmentu:

U participativnom menadžmentu, proces donošenja odluka je drugačiji od kolektivnog ili komunalnog odlučivanja (gde su svi glasovi ravnopravni), ali je on i dalje u nadležnosti postavljenih menadžera.

Ono što se u tom procesu ipak zahteva, kada su u pitanju odluke koje su od uticaja na sve, jeste poziv na učešće svim članovima osoblja ili njihovim određenim delovima ili odeljenjima.

Neki od važnih principa participativnog menadžmenta jesu poštovanje (osoblja) i transparentnost (u odlučivanju).

Osim toga, pozivanjem članova osoblja da učestvuju, stvaranjem osećaja sigurnosti da neće biti kažnjeni zbog svojih nepopularnih predloga, menadžment dobija jedan širi spektar iskustva, znanja, mudrosti i obuke.

Menadžment, kao deo organizacione strukture i procesa, biva vidno ojačan dodavanjem ovih elemenata.

Početno stvaranje opisa radnih mesta:

Kada se član osoblja u početku prima kao član organizacije, ona/on su zaposleni sa ciljem da urade posao, da izvrše određeni niz zadataka. To je ono za šta je ona/on plaćen/a, i ukoliko ona/on to ne učini, tada ona/on zna da nije sigurno da li će zadržati posao. Definicija njenih/njegovih zadataka, od samog početka, treba biti stavljena na papir kao formalni opis radnog mesta.

Po zapošljavanju novog člana osoblja, taj novi član i njen ili njegov neposredni starešina trebaju zajedno sesti i pregledati svaku stavku opisa radnog mesta, red po red, kako bi bili uvereni da su se dobro upoznali sa onim što to mesto podrazumeva, kako član osoblja, tako i starešina. Na kraju ovog početnog razgovora, i starešina i član osoblja treba da potpišu opis radnog mesta.

Novog člana osoblja treba podstaći da navede koji se zadaci iz opisa radnog mesta mogu izvršiti, a koji ne.

Starešina može nakratko skicirati način na koji se takvi zadaci mogu izvršiti, i/ili odrediti neko kasnije vreme za detaljnija uputstva.

Nadzor i radni učinak osoblja:

Opis radnog mesta ne samo da poboljšavanja nadzor, već predstavlja i njegov sastavni deo u participativnom menadžmentu.

Ukoliko starešine pokažu zanimanje za svoje osoblje, posvete vreme za posmatranje njihovog rada i pokažu saosećanje za njihove poteškoće i probleme, svi članovi osoblja će svoje zadatke izvršavati bolje, imaće bolji učinak, biće odaniji i davaće više pozitivnih predloga i doprinosa. Ovo ne znači da starešine stoje iznad glava radnika i da insistiraju na napornom radu; to daje suprotne rezultate.

Kada su član osoblja i starešina dobro upoznati sa opisom radnog mesta, nadzor može biti mnogo pozitivniji, manje stresan i da predstavlja proces saradnje, a ne diktature. Znak dobrog menadžera je kada osoblje radi dobro u njenom/njegovom odsustvu. Česti pregledi opisa radnih mesta, red po red, omogućava starešini da obavi neophodne službene puteve i misije, znajući da svaki član osoblja zna šta treba da radi i voljan je da to dobro i uradi.

Nenovčani ugovor:

Opis radnog mesta se treba posmatrati kao pismeni nenovčani ugovor zaključen između člana osoblja i starešine, ozakonjen od strane i unutar organizacije. On postavlja zadatke koje član osoblja treba izvršiti, kao i celokupne obaveze.

Neki opisi radnih mesta obuhvataju spisak potrebnih i poželjnih kvalifikacija (tada se dokument može nazvati TOR (Terms of Reference) - Opis projekta).

Potpis člana osoblja i starešine treba da predstavlja neophodan i sastavni deo opisa radnog mesta, te treba naglasiti kako taj opis nije punovažan, dok ga strane ne potpišu.

Poslovi se menjaju:

Nijedan posao ne može ostati statičan, posebno kada se radi o radu na projektu ili programima, ili tamo gde se uslovi menjaju. Iz tog razloga, svaki član osoblja i starešina treba da bar jednom godišnje preispitaju svaki opis radnog mesta unutar organizacije.

Trebalo bi da posvete bar sat vremena kako bi prošli kroz opis radnog mesta, red po red, kao i da utvrde koji zadaci više ne predstavljaju deo posla, koji zadaci su se promenili, čak i najmanje, i koji su novi zadaci postali deo posla. Ovaj razgovor, kao deo vremena koji pripada izvršavanju zadataka, starešini i članu osoblja pruža priliku da utvrde kako su neki zadaci postali neadekvatni i kako bi se trebali izbaciti na osnovu uzajamne saglasnosti.

Ukoliko član osoblja odbija da izvrši zadatak, a starešina insistira da se taj zadatak izvrši, tada član osoblja treba da predloži drugi način na koji se zadatak može jeftino uraditi (kada je on neophodan radi postizanja ciljeva organizacije). U slučajevima kada se takvi sukobi ne mogu rešiti, obe strane bi trebalo da pokrenu pitanje pred starešinom starešine radi mirnog rešavanja.

Pregled opisa radnog mesta starešini pruža priliku da naglasi neke važne elemente radnog mesta, da podseti člana osoblja ukoliko se neki zadaci ne izvršavaju dobro ili dovoljno često, kao i da ga podseti da prihvatanje jednog posla i njegovih zadataka predstavlja odluku koju donosi upravo on, član osoblja.

S druge strane, pregled opisa radnog mesta članu osoblja pruža priliku da predloži bolje načine rešavanja stvari (jeftinije, efikasnije, lakše), da ukaže kako su neki zadaci suvišni, nepotrebni ili negativni po ciljeve organizacije.

Upravo kroz dijalog, starešina i član osoblja sarađuju u participativnom menadžmentu organizacije.

Zaključak i kratak pregled:

Godišnji pregled koji vrše član osoblja i starešina, izmene i ažuriranja opisa radnog mesta, kao i potpisivanje novih opisa, postaju veoma važan, nenametljiv, miran i uravnotežen oblik nadzora. Ukoliko se promene odvijaju brže, opis radnog mesta treba na sličan način ažurirati i potpisivati češće od jednom godišnje. Pregled svakog opisa radnog mesta nikada ne treba ostaviti da prekorači godinu dana od poslednjeg pregleda.

Stvaranje opisa radnih mesta, početni i redovni zajednički pregledi starešina i članova osoblja, redovne i česte izmene koje odražavaju promenu trenutnih uslova i okolnosti, kao i potpisivanje svakog ažuriranog opisa radnog mesta, zajedno čine važan element participativnog menadžmenta.

Radionica za korišćenje opisa radnih mesta:

© Zaštićeno Autorsko Pravo 1967, 1987, 2007 Fil Bartl
Dizajn Stranice Lurdes Sada

––»«––

Zadnja dopuna: 26.09.2011.