Çeviriler:

Diğer Sayfalar:

Kısımlar

Site Haritası

Anahtar Kelimeler

Ulaşım

Faydalı Dokümanlar

Yararlı Linkler

İŞ TANIMLARINI KULLANMAK

Katılımcı Yönetimi Geliştirmek için Bir Teknik

yazan: Phil Bartle, PhD

çeviren: Nesrin Yılmaz

Gert Lüdeking'e ithaf edilmiştir

Eğitim Notu

Katılımcı yönetimin önemi üzerinde duran bir kurumsal yapılanma için yazılı iş tanımlamaları önemlidir

Giriş; Katılımcı Yönetimde İş Tanımının Rolü

Katılımcı yönetimde karar verme, hala belirlenmiş yöneticilerin sorumluluğudur, ve (herkesin eşit derecede haklara sahip olduğu) topluca yada ortak olarak alınan karar verme yöntemiyle aynı değildir.

Ancak ihtiyacı olunan şey, tüm çalışan üyelerden katılıma davet edilen ve karar vermede bütünü etkileyecek üyelerin, yada onların özel bir bölümünün veya departmanın varlığıdır.

Katılımcı yönetimde önemli olan ilkelerden bazıları saygı (çalışan için) ve (karar vermedeki) saydamlıktır.

Bunların ötesinde, üye çalışanlar karar almaya davet edildiklerinde, kendilerini güvende hissettiklerinde ve popüler olmayan önerilerde bulundukları için cezalandırılmadıklarında, yönetime daha geniş alanlı tecrübe, bilgi, bilgelik ve eğitim getireceklerdir.

Kurumsal bünyenin ve sürecin bir unsuru olarak yönetim bu unsurların katkısı sayesinde belirgin bir biçimde güçlenmiştir.

İş Tanımlarının İlk Oluşumu:

Çalışan bir üye öncelikle kurumun bir üyesi olarak alındığında, bir işi yapması için, yada bir takım görevleri yerine getirmesi için işe alınır. Ona bu nedenle ücret ödenir, ve eğer onları yapmazsa, o bilir ki işini elinde tutmak için güvenli bir pozisyonda değildir. Onun görevler takımının tanımı, en başından itibaren, resmi iş tanımı olarak bir kağıda yazılmalıdır.

Yeni bir çalışanın işe alınımından itibaren, çalışan üyenin ve şefinin ikisinin de pozisyonun gerekliliklerine aşina olduğundan emin olması için bu yeni eleman ve onun doğrudan şefi beraber oturup iş tanımındaki bütün maddeleri, satır satır, incelemelidir. Bu ilk toplantının sonunda, şef yönetici ve çalışan üyenin ikisi de iş tanımını imzalamalıdır.

Yeni çalışan üye iş tanımında sıralanan görevlerin hangilerinin tamamlanabileceğini yada tamamlanamayacağını belirtmesi konusunda teşvik edilmelidir.

Şef yönetici bu görevlerin nasıl yerine getirilebileceği konusunda taslak oluşturmak amacıyla başlangıçta zaman harcayabilir, ve/veya ayrıntılı bir talimat için sonrasında bir zaman belirleyebilir.

Süpervizörlük ve Çalışanın Performansı:

İş tanımı süpervizörlüğü sadece geliştirmekle kalmaz, katılımcı yönetimde ayrıca süpervizörlüğün tamamlayıcı bir parçasıdır.

Yöneticilerin kendileriyle ilgilendiklerini gördüklerinde, ne yaptıklarını görmek amacıyla zaman ayırdıklarını, ve karşılaştıkları zorluklarla problemlere karşı olumlu yaklaştıklarını gördüklerinde bütün çalışan üyeler daha iyi çalışacaklar, daha iyi bir performansa sahip olacak, daha sadık olucak, ve daha fazla olumlu tavsiyelerde ve katkılarda bulunacaklardır. Bu çalışanın başında beklemek ve çalışan üyenin daha fazla çalışması için ısrar etmekle aynı şey değildir; bu tam tersi olumlu bir etkinin elde edilmesine yolaçacaktır.

Çalışan üye ve şefi iş tanımına çok aşina olduklarında, denetleme daha fazla olumlu, daha az stresli olabilecek, ve diktatörlük yerine birlikte çalışma ortamı varolacaktır. İyi bir yönetici olunduğunun göstergesi çalışanların onun yokluğunda da iyi çalışmasıdır. İş tanımının sıklıkla, satır satır, tekrar gözden geçirilmesi yöneticinin, herbir çalışan üyenin ne yaptığını ve daha iyi yapmak için istekli olduğunu bilerek, gerekli alan gezilerini ve görevlerini yapmasına imkan verir.

Bir Parasal Olmayan Sözleşme:

İş tanımı çalışan üye ve yönetici arasında, kurum tarafından ve kurum içinde meşrulaştırılmış, parasal olmayan yazılı bir sözleşme olarak görülmelidir. Bu, çalışan üyenin yapması gereken görevleri, ve genel sorumlulukları belirler.

Bazı iş tanımları gerekli olan ve istenilen niteliklerin bir listesini içerir (ve böylece bu döküman, belki de, RS - Referans Şartları - olarak adlandırılabilir).

Çalışan üye ve şef yönetici tarafından atılan imza iş tanımını bütünleyen ve gerekli bir parça olarak görülmeli, ve imza atılmadığı sürece iş tanımının geçerli olmayacağı belirtilmelidir.

İş Değişimi:

Hiçbir iş, özellikle çalışma projelerinde yada programlarında, ve koşulların değiştiği yerlerde durağan olarak kalmaz. Bu nedenle, bir kurumdaki her bir iş tanımı her üye çalışan ve yönetici tarafından en az yılda bir kere gözden geçirilmelidir.

Onlar iş tanımını ayrıntılarıyla gözden geçirmek için bir saat ayırmalı, ve hangi görevlerin artık işin bir parçası olmadığını, hangi görevlerin ancak kısmen değiştirildiğini, ve işe hangi yeni görevlerin dahil edildiğini belirtmelidirler. Bu bölüm, görevleri yerine getirme şartlarının ve zamanının dışında, yöneticiye ve çalışan üyeye bazı görevlerin uygun olmadığını ve karşılıklı anlaşmayla bunlardan vazgeçildiğini belirtme şansı verir.

Bir çalışan üye bir işi yapmak istemediğinde, ve yöneticinin onun bu işi yapması gerektiği konusunda ısrar ettiği durumda, düşük maliyetlerle hareket ederek bu görevin (eğer kurumun amaçları ile uyum için gerekli ise) yerine getirilmesi amacıyla çalışan üyeler tarafından alternatif yollar önerilmelidir. Bu türden anlaşmazlıkların çözülemediği durumda, ikisi bu konuyu uzlaşmaya vardırmak amacıyla şefin yönetim dikkatine sunmalıdır.

İş tanımının tekrar gözden geçirilmesi yöneticiye işin önemli unsurlarının önemine dikkat çekme, ve çalışan üyeye belki de bazı görevlerin istenildiği gibi yada gereken sıklıkla yapılmadığının hatırlatılması, ayrıca çalışana işi ve onun görevlerini almanın çalışan üye tarafından alınmış bir karar olduğunu hatırlatma olanağı verir.

Tam aksine bu, çalışan üyelere işlerin daha iyi yapılmasını (daha ucuz maliyetle, daha etkin, ve daha basitçe başarılması) önerme, ayrıca kurumun hedefleri için gereksiz ve anlamsız yada olumsuz olan görevlere dikkat çekme imkanı sunar.

Kurumun katılımcı yönetiminde diyaloglar sayesinde şef yönetici ve çalışan üyenin her ikisi de işbirliği yaparlar.

Sonuç ve Özet:

İş tanımının çalışan üye ve yönetici tarafından yıllık değerlendirilmesi, değiştirilmesi ve güncellenmesi, ve yeni iş tanımının imzalanması, yönetimin çok önemli zorlayıcı olmayan, sakin ve dengeli bir forma dönmesidir. Durumdaki değişiklikler daha hızlıysa, iş tanımı aynı şekilde yılda birden daha sıkça güncellenmeli ve imzalanmalıdır. İş tanımının her birinin gözden geçirilmesi her seferinde bir yıldan daha geç bir süreye ertelenmemelidir.

İş tanımlarının ortaya çıkışının, ilk ve düzenli olarak yöneticiler ve çalışan üyeler tarafından ortaklaşa değerlendirilmesinin, değişen gerçekler ve koşulları yansıtması amacıyla düzenli ve sıkça yapılan değişikliklerin, ve her güncellenen iş tanımının imzalanmasının hepsi katılımcı yönetimin önemli bir unsurudur.

İş Tanımlarının Nasıl Kullanılacağıyla İlgili Bir Çalışma Atölyesi:

©Yayın Hakkı 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Site Dizaynı Lourdes Sada tarafından yapılmıştır.

––»«––

Son Güncelleme: 19.12.2012