Tweet
Prevodi:
Català
中文 / Zhōngwén
Deutsch
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
हिन्दी / hindī
Italiano
Português
Română
Српски / Srpski
اردو / Urdu
Ostale stranice:
Lekcije
Mapa sajta
Glavne reči
Kontakt
Korisni dokimenti
Korisni preporuke
Sadržaj:
Sadržaj:
Sadržaj:
PRIPREMANJE BOLJIH IZVEŠTAJA
Autor: Fil Bartl, Dr.
Prevodilac: Adriana Dulić
Vodič
DEO D: Pripremanje Boljih Izveštaja:
Izveštaji koji su samo arhivirani bez čitanja, ili bačeni u korpu za smeće, ili samo korišteni kao papir za pakiranje, su beskorisni. Dobar izveštaj je izveštaj koji je pročitan. Iz toga proizilazi pitanje, "Kako mi možemo da podstaknemo da izveštaj bude pročitan?"
Učenje kako proizvesti bolje izveštaje može biti zabavno. Priprema izveštaja nemora biti dosadan, umarajući i neudobni zadatak sa kojim vi mrzite da se suočite svaki put izveštaj je dužan da se dostavi. Kada vi naučite odredjene veštine i trikove, priprema izveštaja će postati izazov.
Vi možete pretvoriti pripremu izveštaja u neophodni deo vašeg profesionalnog posla, i u aparat za nadgledanje sopstvenog rada. Nema misterije ili magije u pripremi izveštaja; i ovaj dokument će predstaviti neke od tih veština i trikova koje ćete vi lako naučiti i primeniti.
Pripremite izveštaje koji će biti pročitani, ne samo zatureni. Da bih ste to postigli, vi ih morate pripremiti tako da su lako razumljivi, i da povuku čitaoca da nastavi da ih čita do kraja. Vi morate znate koje vaš namenjeni čitaoc (vaša publika), zašto bi vaš čitaoc imao interes da pročita vaš izveštaj, i šta je potrebno vašem čitaocu i šta vaš želi da sazna iz vašeg izveštaja.
Postoje mnogi načini na kojim možete saznati šta vaša publika želi da sazna (i stoga da pročita u vašem izveštaju), i vi verovatno znate već više od 80 procenata. Kada ste završili prvu verziju, testirajte je. Za svaku rečenicu koju ste napisali, zapitajte se, "Da li će čitaoca zanimati?"
Nijedna osoba sama nebi trebala da pripremi zajednični izveštaj o napretku. Mobilizer bi trebao da tu aktivnost napravi grupunu za sve predstavnike zajednice, u ime čitave zajednice, sa odobrenjem zajednice.
Podstičite članove da traže pomoć od prijatelja i kolega, programera, rukovodioca, osoblja i svih koji mogu da pomognu sa ili stilom ili smislom. Gledajte na pripremu izveštaja kao na pismeni oblik "razgovora" u kojem je svaka sledeća verzija nastavak procesa.
Šta je Dobar Izveštaj?
Dobar izveštaj je taj koji je pročitan i zbog kojeg je neka akcija poduzeta (ne samo arhiviran i zaboravljen). Kako vi možete da pripremite izveštaje koji imaju bolju šansu da će biti pročitani? Nekoliko saveta u pripremi boljih izveštaja slede. Efektivan izveštaj je taj koji je pročitan; i koji prouzrokuje neku vrstu akcije kao rezultat njegovog čitanja.
Vrlo važno, vaši izveštaji treba da budu "sažeti." Da bi bili sažeti to znači da bi trebali biti kratki i kompletni. Kratki izveštaji imaju bolje šanse da će biti pročitani nego dugački. Ali izveštaji koji promaše važni podatak su razočaravajući. Jedan važan način na koji možete skratiti vaše izveštaje je da izostavite nepotrebne fraze (kao što su "U toku izveštajnog perioda ...") i ponavljanje stvari koje su na drugom mestu u izveštaju opisane i obuhvaćene.
Izveštaj je lakše pročitan kada j napisan u jednostavnom jeziku, sa ispravnom gramatikom i rečima koje je lako prepoznati. Nemojte pokušati da impresionirate nekoga sa komplikovanim jezikom i rečnikom, ili sa dugačkim i zbunjujućim rečenicama. Koristite kratke, jednostavne rečenice. Koristite podnaslove da odvojite različite delove (kao u ovom dokumentu). Koristite kratke paragrafe.
Nemojte zaboraviti da mnogi od tih koji treba da pročitaju vaš izveštaj znaju Engleski kao strani jezik. Uvek koristite poznati "KISS" princip ("Keep It Simple, Sweetheart..." - "Održite Ga Jednostavnim") u pripremi izveštaja.
Izveštaj Mora Biti Lak Za Čitanje:
Još jednom, u radionici sa mobilizerima u polju, učesnici su bili pitani šta čini izveštaj lakim za čitanje. Vi ste rukovodioc i izveštaj je stigao do vašeg stola. Hoćete li ga baciti? Hoćete li ga arhibirati bez čitanja? Hoćete li ga samo brzo pregledati bez pažljivog čitanja?
Hoćete li ga pažljivo pročitati i razmisliti o tome što ste pročitali da bih ste doneli odluke? Kakve karakteristike izveštaj treba da ima da bi imao veće šanse da ćete ga pažljivo pročitati?
Učesnici su sledeće predložili:
- Kratak ali kompletan (sažet);
- Sadrži samo to što je neophodno;
- Jednostavan; napisan u jednostavnom jeziku;
- Bez ponavljanja; bez suvišnih podataka;
- Bez popovanja, lekcija;
- Sadrži interesante i važne podatke;
- Dobro organizovan;
- Uredan (štampan ili iskucan).
Ovo je, takodje, dobar spisak za (a) vas pri vašoj pripremi izveštaja ili (b) obuku zajedničnih rukovodioca u pripremi izveštaja.
Saveti Za Pripremu Boljih Izveštaja:
Jedan poznat Zapadno Afrički muzičar je bio pitan od nekoliko mladih muzičara za savet koji bio dao njima da bi postali vešti ko on. - "Ja vam mogu dati tri saveta," on je rekao. "My prvi savet je: Vežbajte. Moj drugi savet je: Vežbajte, i moj treći savet je: Vežbajte."
Isti savet važi za pisanje: Napišite nekoliko verzija. Proverite ih. Tražite od prijatelja da ih provere (pregledaju i ponude predloge). Tražite njihovo mišljenje i savet: budite učitelj samom sebi. Tri savet su: "Prepišite! Prepišite, i Prepišite!"
Vi možda mislite da je prepisivanje trošak vremena i truda. Daleko od toga. Profesionalni pisci često napišu sedam verzija pre nego što dozvole da rad nosi njihovo ime. Vi bi ste trebali barem tri verzija napisati: prvu grubu verziju, drugu verziju, i onda treću konačnu verziju.
Budite spremni da prepišete čak i zadnju verziju. Prepisivanje će vam dozvoliti da objektivnije i kritičnije sagledate svoj dokument, odstranite mnoge očigledne greške, i izbegnete dostavljanje dokumenta koji ćete zažaliti.
Još jedan savet je da prvo pripremite kratak pregled. Pre nego što napišete prvu rečenicu, napišite kratki pregled tema koje ćete obuhvatiti u izveštaju. Napravite kratki spisak beleški sa tri reči. Koristite papir za odpadak; to je samo za vaše oči.
Možda ćete želeti da promenite redosled tema čim ih vidite na papiru. Možete koristiti taj kratki pregled kao lični vodič dok pripremate prvu verziju.
Još nekoliko reči o pasivnom obliku. To je bolest mnogih birokrata. To je način da se stvari zamute –– što znači pisanje reči na informativan način, dok u realnosti važni podaci su skriveni. Iskusni čitaoci će odmah prepoznati vašu upotrebu pasivnog oblika.
Pasivni oblik, kao statistika, je ponekad poredjen sa bikinijem (Šta pokazuje je interesantno ali šta skriva je ključno).
Šta Čini Izveštaj Dobrim?
Šta Čini Izveštaj Dobrim? Opet su učesnici u radionici bili pitani šta čini izveštaj dobrim. Oni su predložili sledeće:
- Privlačan
- Iskren, bez prevara (bez laži)
- Interesantne ilustracije, dizajni. (u boji ukoliko je moguće)
- Kratak
- Uredan i čitljiv (dobar rukopis)
- Sažet
- Jednostavan Engleski (ili bilo koji jezik)
- Dobar razmak izmedju paragrafa
- Ima naslov i podnaslove
- Organizovan.
Kao i prethodna dva spiska, ovaj spisak može u kombinaciji sa ostalima biti korišćen u vašoj pripremi izveštaja, a i za održavanje radionica o pripremi izveštaja za članove zajednice. Proverite Greške za kratki spisak najčešćih grešaka koje možete ispraviti.
Zaključak:
Zapamtite da priprema izveštaja nemora biti dosadna, i gledajte na taj zadatak kao izazov.
Ističi te rezultate preko aktivnosti. Prevazidjite opise; bude analitični. Pišite u lakom za čitanje, jednostavnom jeziku. Izbegavajte pasivni oblik. Pišite sažeto (kratko ali kompletno). Organizujte vaše izveštaje kroz upotrebu kratkog pregleda i podnaslova. Napišite nekoliko verzija pre zadnje.
Kroz upotrebu ovih saveta i uputstava, vi možete sebe i zajednicu naučiti da poboljšate svoju pripremu izveštaja. Upamtite, da nije neophodno da budete loši da bi ste postali bolji.
––»«––
Poseta Zajedničnom Projektu:
 |