Tweet
Çeviriler:
Català
中文 / Zhōngwén
Deutsch
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
हिन्दी / hindī
Italiano
Português
Română
Српски / Srpski
Türkçe
اردو / Urdu
Diğer Sayfalar:
Modüller
Site Haritası
Anahtar Kelimeler
İletişim
Faydalı Dokümanlar
Yararlı Linkler
İçindekiler:
İçindekiler:
İçindekiler:
DAHA İYİ RAPORLAR YAZMAK
hazırlayan: Phil Bartle, PhD
çeviren: Minel Türkel
Bir Rehber
BÖLÜM D: Daha İyi Raporlar Yazmak:
Okunmadan dosyalanan, çöpe atılan ya da yerfıstığı sarmak için kullanılan raporlar bir işe yaramazlar. İyi bir rapor, okunan rapordur. Böylece şu soru akla geliyor, "Bir raporun okunmasını nasıl teşvik edebiliriz?"
Nasıl daha iyi raporlar yazılabileceğini öğrenmek eğlenceli olabilir. Rapor yazmak sıkıcı, yorucu ya da her teslim zamanında istemsiz şekilde yüzyüze geldiğiniz rahatsız edici bir görev olmak zorunda değildir. Bazı püf noktalarını ve vasıfları öğrendiğinizde, rapor yazmak daha ilgi çekici olacaktır.
Rapor yazmayı işinizdeki profesyonelliğin asıl öğesi olarak ve ne yaptığınızı gözlemlemek için bir araç olarak ele alabilirsiniz. Bunu yaparken sihire ya da gizeme gerek yoktur; bu belge kolayca öğrenip kullanabileceğiniz bu yetileri ve püf noktalarını gösterecektir.
Basitçe dosyalanmaları amacıyla değil, okunacak raporlar yazın. Bunu yapabilmek için, kolayca anlaşılabilecek ve okuyucuyu baştan sona kadar okumaya teşvik edecek şekilde yazmalısınız. Planladığınız okuyucu kitlesini ("hedef" kitleniz); okurlarınızın neden sizin raporunuzu okumak istediklerini; okurlarınızın gereksinimlerinin neler olduğunu ve sizin raporlarınızda neyi bulmak istediklerini bilmelisiniz.
Okurlarınızın neyi bilmek istediklerini anlamanın birçok yolu vardır (bu nedenle raporunuzdan bilgi alınabilir) ve muhtelemen siz yüzde 80'inden fazlasını zaten biliyorsunuzdur. İlk taslağınızı bitirdiğinizde, kendinizi teste tabi tutun. Yazdığınız her cümle için şunu sorun, "Bu, okuyucularımı ilgilendiriyor mu?"
Bireysel olarak, bir topluluk ilerleme raporu tek başına yazılmamalıdır. İlk olarak topluluğun onayı için, tüm topluluk adına kolaylaştırıcı, topluluk temsilcileri tarafından bir grup etkinliği düzenlemelidir.
Üyelerinizi arkadaşlarından, çalışma arkadaşlarından, programcıdan, yöneticiden, personelden ve konseptte ya da şekilde destek olabilecek kişilerden yardım isteme konusunda cesaretlendirin. Sürecin devamı olan birbiri ardına gelen her taslakta yazılı bir "diyalog" formu gibi bir rapor hazırlamaya çalışın.
İyi Bir Rapor Nedir?
İyi bir rapor okunmuş olan ve bu nedenle eyleme geçmeyi sağlayandır (sadece dosyalanmış olan ve göz ardı edilen değil). Raporunuzu daha okunabilir hale nasıl getirirsiniz? Sırada, daha iyi rapor hazırlamakla ilgili birkaç ipucu bulacaksınız. Etkili bir rapor okunur olandır; okunuyor olmanın sonucunda bir eylemi tetikleyendir.
En önemlisi, raporlarınız "kısa ve öz" olmalıdır. Yani, raporlarınız özet şeklinde ve eksiksiz olmalıdır. Kısa raporların okunması, uzun olanlara göre daha olasıdır. Ancak, önemli bilgilerden yoksun olanlar hayal kırıklığı yaratır. Raporlarınızı kısaltmanın önemli bir yolu vardır; gereksiz cümleleri (örneğin, "Raporlama sırasında...") ve her raporda tekrarlanan şeyleri çıkarabilirsiniz.
Bir rapor doğru, sade, düzgün bir dilbilgisi ve kolay tanınan kelimelerle akıcı bir dil kullanılarak yazıldığında, daha kolay okunur hale gelir. Anlaşılması zor kelimelerle, uzun ve karmakarışık cümlelerle süslü bir dil kullanarak kimseyi etkilemeye çalışmayın. Kısa ve basit cümleler kullanın. Bölümleri ayırmak için alt başlıklar kullanın (bu dokümanda olduğu gibi). Kısa paragraflar kullanın. Edilgen çatılı cümleler kullanmaktan kaçının.
Unutmayın ki, raporunuzu okumak zorunda olan birçok insan İngilizce'yi ikinci dil olarak biliyor. Herhangi bir raporu yazarken her zaman, meşhur KISS" prensibini ("Keep It Simple, Sweetheart...", "basit tut, hayatım") kullanın.
Bir Raporun Okunması Kolay Olmalı:
Yeniden, sahadaki çalıştayda hareketlendiricilerle, katılımcılara bir raporu nasıl okunabilir hale getirebiliriz diye sordum. Siz yöneticisiniz ve rapor masanıza tesadüfen geldi. Onu bir köşeye mi atacaksınız? Hiç göz atmadan dosyalayacak mısınız? Dikkatle okumadan sadece üstün körü geçecek misiniz?
Dikkatlice okuyup, bazı kararları almak için yeterli olup olmadığını düşünecek misiniz? Bu raporun hangi nitelikleri sizin bunu daha dikkatli okumanızı sağladı?
Katılımcılar sıradaki önerilerle geldiler. Bir rapor şu şekilde olmalı:
- Kısa ve eksiksiz (öz);
- Sadece gerekli olanları içermeli;
- Basit; düzgün bir dille yazılmalı;
- Tekrar olmamalı, gereğinden fazla olmamalı;
- Ders, öğüt vermemeli,
- İlgi çekici ve konuya uygun bilgi olmalı;
- İyi biçimlendirilmiş ve düzenlenmiş olmalı;
- Muntazam ve derli toplu olmalı (baskılı ya da elle yazılmış)
Bu, aynı zamanda, (a) kendiniz için rapor yazarken veya (b) topluluk liderlerini rapor yazımı konusunda eğitirken iyi bir kontrol listesi olabilir.
Daha İyi Rapor Yazımı Konusunda İpuçları
Bir zamanlar, genç müzisyenler meşhur bir Batı Afrikalı müzisyene, onun kadar yetenekli olmak için kendilerine ne önerebileceğini sormuşlar.-"Size üç ipucu verebilirim" demiş. "İlk ipucum: Pratik. İkincisi: Pratik, ve üçüncüsü: Pratik."
Aynı tavsiye, yazım için veya benzer başka bir aktivite için de verilebilir: birkaç taslak yazın. Düzeltmek için okuyun. Bir arkadaşınızdan "ispatlamasını" isteyin (gözden geçirip, öneride bulunmasını). İzlenimlerini ve tavsiyelerini isteyin: Kendi öğretmeniniz olun. Üç ipucu şunlardır: "Yeniden yazın! Yeniden Yazın ve Yeniden Yazın!"
Dokümanınızı yeniden yazmanın boşa zaman ve emek olduğunu düşünebilirsiniz. Bu düşünceden uzaklaşın. Profesyonel yazarlar yedi taslak gibi çok sayıda yazabilirler, ta ki isimlerini dokümana iyi bir şekilde yazdırana kadar. En az üç taslak yazmalısınız: ilki kabataslak, ikinci bir taslak ve ardından son taslağınız.
Son taslağınızı yeniden yazmaya hazırlanın. Yeniden yazmak, yazılarınıza daha objektif, hatta eleştirel bir bakış açısıyla bakmak için size zaman kazandırır. Böylece, belirgin hataları çıkarabilir ve sonradan pişman olabileceğiniz bir yazı yazmanızı engeller.
Diğer bir ipucu ise, önce ana hatlarını belirten bir taslak yazın. İlk cümleye başlamadan önce, ele almak istediğiniz konuları not alın. Üç kelimelik notların kısa bir listesini yapın. Öylesine bir kağıt kullanın; bu şimdilik sadece kendi gözleriniz için olacaktır.
Kağıt üzerinde görür görmez, konuların sırasını yeniden düzenlemek isteyebilirsiniz. İlk taslağınızı yazarken ana hatları not aldığınız belgeyi kişisel rehberiniz gibi kullanabilirsiniz.
Edilgen yapıyla ilgili birkaç söz daha söyleyelim. Birçok bürokratın hastalığıdır bu. Bunu gizlemenin bir yolu var-sanki öğreticiymişsiniz gibi ama gerçekte önemli bilgileri saklayarak kelimeleri yazınız. Tecrübeli okuyucular edilgen kullanımlı cümlelerinizi hemen tanıyacaktır.
Edilgen çatının, istatistik gibi, mayo ile karşılaştırılmasına daha zaman var (görünen ilgi çekici ancak sakladıkları daha önemli)
Bir Raporu İyi Yapan Şey Nedir?
Bir Raporu İyi Yapan Şey Nedir? Yeniden, çalıştaydaki katılımcılara raporları iyi yapan şeyin ya da iyi raporların ne olduğunu bana söylemelerini istedim. Sıradakileri önerdiler:
- İlgi çekici
- Anlaşılır, dürüst, aldatma yok (yalan yok)
- İlginç örnekler, tasarımlar. (mümkünse renkli)
- Kısa, öz
- Düzenli ve okunabilir (güzel bir elyazısı)
- Hedef odaklı
- Basit İngilizce (ya da başka bir dil)
- Aralıkları iyi ayarlanmış
- Başlık ve alt başlıkları var
- Düzenlenmiş ve biçimlendirilmiş
Yukarıdaki iki liste gibi, bu liste de yazabileceğiniz herhangi bir raporun kontrolü için hepsi adına bir kontrol listesi yapılabilmesi amacıyla diğerleriyle birleştirilebilir. Bunu, katılımcı topluluk üyeleriyle rapor yazma çalıştaylarını düzenlemek için de yapabilirsiniz. Düzeltebileceğiniz yaygın yazım hatalarının kısa listesi için Hatalara bakın.
Sonuç:
Unutmayın, rapor yazma işi sıkıcı olmamalı, bu görevi başarılması gereken önemli bir iş olarak görün.
Faaliyetler üzerine sonuçları vurgulayın. Tanımlamanın ötesine geçin; analitik olun. Hedef kitlenizi tanıyın ve okuyucularınızın ihtiyaçlarını bilin. Okunması için daha basit, sade bir dilde yazın. Edilgen cümlelerden uzak durun. Kısa ve öz yazın (özet şeklinde ancak eksiksiz olarak). Raporlarınızı ana hatların olduğu bir taslağı ve alt başlıkları kullanarak düzenleyin. Sonuncuyu yazmadan önce birçok taslak yazın.
Bu ipuçlarını ve rehber notlarını kullanarak, hem kendinizi hem de topluluk istemcilerini rapor yazımında geliştirebilmek için eğitebilirsiniz. Unutmayın, daha iyi olmak için kötü olmanıza gerek yok.
––»«––
Topluluk Proje Alanına Bir Ziyaret:
 |