Tweet
Μεταφράσεις:
Bahasa Indonesia
বাংলা / Baṅla
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Polszczyzna
Português
Română
Српски / Srpski
Türkçe
Άλλες σελίδες:
Ενότητες
Χάρτης Σελίδας
Λέξεις Κλειδιά
Επικοινωνία
Βοηθητικά Έγγραφα
Χρήσιμοι Σύνδεσμοι
Περιεχόμενα
Περιεχόμενα:
Περιεχόμενα:
Περιεχόμενα:
Περιεχόμενα:
ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΣΕ ΜΙΑ ΕΤΗΣΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ
Η Ανάμιξη του Προσωπικού στην Επίβλεψη, την Εκτίμηση και το Σχεδιασμό
από τον Phil Bartle, PhD
μετάφραση από την Χριστίνα Κόκαλη
Αφιερωμένο στον Gert Lüdeking
Δωρεάν Εκπαίδευση
Δημιουργώντας ένα ασφαλές περιβάλλον ώστε το προσωπικό να είναι ειλικρινές
Εισαγωγή:
Οι ετήσιες αξιολογήσεις μπορεί να είναι διαφορετικές σε διαφορετικά περιβάλλοντα. Αυτό το έγγραφο περιγράφει πως μια ετήσια αξιολόγηση μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως μηχανισμός συμμετοχικής διοίκησης, και ως μέσο για να επιτευχθεί η εισαγωγή του προσωπικού στον σχεδιασμό και τη διοίκηση ενός οργανισμού.
Το κύριο περιεχόμενο του όρου διοίκηση είναι η λήψη αποφάσεων. Αυτή η λήψη αποφάσεων εξασκείται στο πλαίσιο του σχεδιασμού,της εφαρμογής και της επίβλεψης. Αυτό ισχύει ανεξάρτητα από το είδος του οργανισμού, είτε είναι βοηθητικό πρόγραμμα, κοινοτική οργάνωση ή ΜΚΟ, ιδιωτική εταιρεία, κρατικό ή πολυμερές τμήμα ή μονάδα.
Η ετήσια αξιολόγηση βρίσκεται ανάμεσα στην επίβλεψη και τον σχεδιασμό – (1)επίβλεψη και εκτίμηση του τρόπου εφαρμογής κατά την τελευταία χρονιά, και (2) σχεδιασμός του τρόπου εφαρμογής για τη χρονιά που έρχεται.
Ενώ κάποιες ετήσιες αξιολογήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν διάφορους δρώντες, όπως μετόχους ή σχέδια ανάπτυξης ∙ η συγκεκριμένη περιγραφή ετήσιας αξιολόγησης θα επικεντρωθεί στη συμμετοχή του προσωπικού, και στους τρόπους με τους οποίους θα αποκτηθεί η εισδοχή τους στη διοικητική διαδικασία.
Λήψη Αποφάσεων:
Ο στόχος της συμμετοχικής διοίκησης είναι να εξασφαλίσει τη λήψη αποφάσεων εκ μέρους του προσωπικού για να την εισάγει στη διαδικασία διοίκησης. Όχι, όμως, σχετικά με όλες τις αποφάσεις. Τόσο το προσωπικό όσο και τα μέλη της διοίκησης δεν μπορούν να ελέγξουν τη λήψη κάποιων συγκεκριμένων αποφάσεων (1)εξ αιτίας της πολιτικής του διευθυντικού συμβουλίου, (2) εξ αιτίας του νόμου της χώρας, (3) εξ αιτίας περιορισμών που επιβάλλει ο προϋπολογισμός, or (4) εξ αιτίας στόχων και σκοπών των κεντρικών γραφείων.
Η συμμετοχική διοίκηση δεν σημαίνει πως το προσωπικό είναι ο τελικός διαιτητής σχετικάμε αποφάσεις που επιρρεάζουν τον οργανισμό ∙ σημαίνει ότι η σοφία, η εμπειρία, οι παρατηρήσεις και η δημιουργικότητά τους συνυπολογίζονται κατά την λήψη διοικητικών αποφάσεων. Τα μέλη του προσωπικού συμπληρώνουν και συνεισφέρουν στο έργο των διοικητών.
Άρα, η ετήσια αξιολόγηση θα πρέπει να σχεδιάζεται και να εκτελείται με τέτοιο τρόπο ώστε να μεγιστοποιεί την συμμετοχή του προσωπικού, μέσα στα όρια της, και να συνεισφέρει στον σχεδιασμό, την εφαρμογή και την επίβλεψη.
Σχεδιασμός και Διοίκηση:
Εάν επιθυμείτε την συμμετοχή του προσωπικού στη λήψη διοικητικών αποφάσεων,τότε επιθυμείτε και την ανάμιξή τους στην επίβλεψη, την εκτίμηση και τον σχεδιασμό, τα οποία αποτελούν ζωτικά στοιχεία της όλης διοικητικής διαδικασίας.
Η ετήσια αξιολόγηση είναι ένας μηχανισμός που περιλαμβάνει και τις τρεις αυτές δράσεις. Η συμμετοχή τους στην ετήσια αξιολόγηση είναι ένα μέσο για να αποκτήσουν τις δικές τους παρατηρήσεις και να αναλύσουν το πως λειτουργούσαν τα πράγματα στο παρελθόν και τις προτάσεις και τις υποδείξεις τους για το πως θα πρέπει να λειτουργήσουν στο μέλλον.
Ο σχεδιασμός είναι ένα ζωτικό στοιχείο της διαδικασίας λήψης διοικητικών αποφάσεων
Επικεντρωθείτε στην Αξιολόγηση:
Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες συμμετέχουν ενεργά καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας. Είναι πολύ εύκολο για τους πολυάσχολους ανθρώπους να διασπαστεί η προσοχή τους κατά τη διάρκεια των συζητήσεων σχετικά με την αξιολόγηση. Η τρέχουσες υποχρεώσεις τους μπορεί να διαταράξουν τις συζητήσεις, καθώς τα άτομα με τα οποία δουλεύουν τα μέλη του προσωπικού (πελάτες,αγοραστές, μέτοχοι) θα τηλεφωνούν ή θα έρχονται στο γραφείο, και αναμένουν να τους δωθεί προσοχή - να πάρουν απαντήσεις.
Γι αυτό, οι αξιολογήσεις θα πρέπει να γίνονται έξω από την περιοχή του χώρου εργασίας, και κατά προτίμηση μακριά από κάθε αστικό κέντρο, μακριά από τηλέφωνα, φαξ και email. Εάν η αξιολόγηση πρόκειται να πάρει πάνω από μια μέρα (δύο μέρες το πολύ επαρκούν), τότε θα πρέπει οι συμμετέχοντες να ειδοποιηθούν ότι πρόκειται να μείνουν στην περιοχή όπου θα γίνει η αξιολόγηση,στις εγκαταστάσεις που τους έχουν παραχωρηθεί. Εάν ένα επαρχιακό συνεδριακό κέντρο ξεπερνάει το όριο του προϋπολογισμού σας, συμφωνείστε με ένα σχολείο, ένα επαρχιακό υποκατάστημα ή έναν παρόμοιο οργανισμό να σας παράσχει το χώρο και να φροντίσει τη διαμονή για το συνέδριο.Κανονίστε μαζί τους ή με κάποιον άλλο προμηθευτή, τα γεύματα κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης. Στόχος σας είναι να κάνετε όσο πιο πρόσφορη γίνεται την συνεχή παρακολούθηση της αξιολόγησης από όλους τους συμμετέχοντες, και να μην μπουν σε πειρασμό να απασχοληθούν με άλλες δραστηριότητες.
Ακόμη, είναι εύκολο να αποσπαστεί η προσοχή σας από την αξιολόγηση εξ αιτίας της ίδιας της φύσης αυτής της διαδικασίας. Για παράδειγμα, κάποιες στιγμές θα υπάρξουν παράπονα.Εάν αυτά τα παράπονα υπονοούν ότι θα πρέπει να ληφθεί κάποια διοικητική απόφαση, τότε μπορούν να ακουστούν,αλλά υπάρχει ο κίνδυνος η συζήτηση να επικεντρωθεί στα παράπονα χωρίς να ληφθεί καμία απόφαση.
Είναι σημαντικό να είμαστε σίγουροι ότι όλοι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν πως η ετήσια αξιολόγηση έχει σκοπό να επιτηρεί τις δραστηριότητες και τα αποτελέσματά τους,και να παίρνει μαθήματα από αυτά που θα φανούν χρήσιμα στη δημιουργία του πλάνου εργασίας της επόμενης χρονιάς. Τόσο ο σχεδιασμός όσο και η εφαρμογή της ετήσιας αξιολόγησης,είναι απαραίτητο να γίνουν έτσι ώστε να φανεί ότι η έμφαση δίνεται στην αξιολόγηση. Θα πρέπει όλοι οι συμμετέχοντες να εστιάσουν στην παρατήρηση και την εκτίμηση των ενεργειών και των αποτελεσμάτων τους κατά τη χρονιά που πέρασε, και να παράσχουν συστάσεις και υποδείξεις για την χρονιά που έρχεται.
Κάντε το ασφαλές:
Μερικοί άνθρωποι θα διστάσουν να μιλήσουν ελεύθερα και με ειλικρίνεια για όσα συνέβησαν στον οργανισμό. Μπορεί να αισθάνονται, συχνά όχι άδικα, ότι με το να ασκήσουν κριτική μπορεί να τιμωρηθούν με διάφορους τρόπους από τους ανωτέρους τους. Πρέπει να βρείτε τρόπους να τους αποσπάσετε παρατηρήσεις που μπορεί να οδηγήσουν σε συστάσεις που θα βελτιώσουν την απόδοση του επόμενου χρόνου, χωρίς ίδιοι να αισθανθούν πως θα τιμωρηθούν.
Ένας τρόπος είναι να τους μεταδόσετε μια σημαντική αρχή της διοίκησης, γνωστή από το σύνθημα "Δεν είναι απαραίτητο να είσαι κακός σε κάτι για να βελτιωθείς". Στο εκπαιδευτικό κείμενο, διοίκητικη εκπαίδευση , θα δείτε ότι αυτό το σύνθημα χρησιμοποιείται από τον υπέυθυνο ως ένας θετικός τρόπος να διατυπώσει προτάσεις για βελτίωση σε ένα μέλος του προσωπικού χωρίς να εκφραστεί αρνητικά για προηγούμενες ενέργειές του. Ένα μέλος της διοίκησης μπορεί να αποσπάσει ακόμη περισσότερα πλεονεκτήματα από το προσωπικό με το να αποφεύγει την αρνητική κριτική. Στην ετήσια αξιολόγηση, αντιστέφετε την κατάσταση, γνωστοποιώντας στο προσωπικό ότι, εάν έχουν παράπονα και επικρίσεις για τον οργανισμό ή τις δραστηριότητές του, μπορούν να τις εκφράσουν ως θετικές προτάσεις για αλλαγές, αντί να αναμασούν τα όσα έχουν γίνει λάθος στο παρελθόν. Γνωστοποιήστε στο προσωπικό ότι έτσι θα είναι πιο εύκολο να αποφύγουν τον φόβο των αντιποίνων επειδή κριτικάρουν τους ανωτέρους τους. Βλέπε Σάντουιτς.
Στο πλαίσιο της ετήσιας αξιολόγησης, το να παίξει το μέλος της διοίκησης το ρόλο του υπαλλήλου βοηθάει να στη δημιουργία ενός πιο ασφαλούς περιβάλλοντος. Πιο κάτω, προτείνεται να προσλάβετε έναν επαγγελματία προγραμματιστή για να διευκολύνει τη διαδικασία της επιθεώρησης. Ο προγραμματιστής γίνεται ο "ΚΔ" (Κυριάρχος των Διαδικασιών), και τα μέλη της διοίκησης μετατρέπονται σε κανονικούς συμμετέχοντες, ακριβώς όπως τα μέλη του προσωπικού. Αυτό ασκεί μια "εξισορροπητική" δράση που βοηθά να μετατρέψει την διαδικασία αξιολόγησης σε ένα ασφαλές μέρος για τα μέλη του προσωπικού. Ένας άλλος τρόπος είναι το μέλος ή τα μέλη της διοίκησης να αποπνέουν ταπεινότητα και να δείχνουν την ανθρώπινη πλευρά τους ∙ όχι να προσποιούνται πως είναι θεοί.
Ένας τρόπος για να σπάσει ο πάγος στην αρχή αναφέρεται πιο κάτω στον σχεδιασμό της ετήσιας επιθεώρησης. Ο διοικητής ή οι διοικητές δεν θα πρέπει να αποστασιοποιούνται από αυτή τη διαδικασία; αυτό ακυρώνει τον σκοπό της. Θα πρέπει να συμμετεχουν πλήρως, ακόμη και αν αυτό απαιτεί να δείξουν κουράγιο και να εγκαταλείψουν (ή να παραμερίσουν) τα σύμβολα της υπερηφάνιας και της θέσης τους.
Οι συμμετέχοντες δεν θα πρέπει να αισθάνονται πως εξετάζονται εξονυχιστικά ή ότι παρακολουθούνται από τρίτους. Πρέπει να γίνει πάγια πολιτική σας να μην υπάρχουν παρατηρητές. Εάν είστε αναγκασμένος να έχετε επισκέπτες, όπως αντιπροσώπους δωρητών, Αξιωματούχους της Κυβέρνησης, αντιπροσώπους των κεντρικών ή άλλα σημαντικά πρόσωπα, θα πρέπει να τους ενημερώσετε ότι μπορούν να παρακολουθούν μόνο ως πλήρεις συμμετέχοντες. Θα πρέπει να συμμετέχουν σε όλες τις συνεδριάσεις. Αυτό περιλαμβάνει τη συμμετοχή τους στους τρόπους για να σπάσει ο πάγος που περιγράφονται πιο κάτω.
Ο πιο σημαντικός τρόπος να μειώσετε τον φόβο που θα αποτρέψει το προσωπικό από το να προβεί σε ειλικρινείς εκτιμήσεις της περασμένης χρονιάς, είναι να τους ενημερώσετε πως δεν θα υπάρξουν αντίποινα για την ειλικρίνεια - και πείτε την αλήθεια γι αυτό.
Χρησιμοποιήστε έναν Προγραμματιστή:
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για να χρησιμοποιήσετε έναν Προγραμματιστή για να συντονίσει και να διαχειριστεί την ετήσια αξιολόγηση.
Το να μπει το μέλος της διοίκησης σε μια θέση που μοιάζει με εκείνη του προσωπικού είναι μόνο ένας από τους λόγους. Αυτό θα τους βοηθήσει να αισθανθούν πιο ασφαλείς ώστε να προβούν σε προτάσεις και συστάσεις.
Η διευκόλυνση της συμμετοχής στην αξιολόγηση είναι σκληρή δουλειά και προϋποθέτει συγκέντρωση, εκπαίδευση και εμπειρία. Πρέπει να γίνει γνωστό ότι ένας Προγραμματιστής της ΣΕΑ (Συμμετοχικής Επαρχιακής Αξιολόγησης), πέρα από όλα τα άλλα, δεσμεύεται να ανεβάσει μια παράσταση. Εάν ένας μέλος της διοίκησης αναλάβει το ρόλο του Προγραμματιστή σε μια ΕΑ, τότε του μένει λιγότερη νοητική διάθεση για να ακούσει. Ναι, είναι δύσκολο να δένεις τα κορδόνια σου και να μασάς τσίχλα ταυτόχρονα.
Πάντοτε, ιδιαιτέρως όμως κατά τη διάρκεια μιας ετήσιας αξιολόγησης, είναι δουλειά του μέλους της διοίκησης να ακούει τα μέλη του προσωπικού. Η πρόσπληψη ενός επαγγελματία για να διευκολύνει τη συμμετοχη του προσωπικού στην αξιολόγηση του οργανισμού ή της δουλειάς του, επιτρέπει στα μέλη της διοίκησης να διαθέσουν περισσότερο χρόνο και να ακούσουν δίκαια τα όσα έχουν να πουν τα μέλη του προσωπικού.
Εάν όμως δεν του προσφέρετε την καθοδήγησή σας, ένας επαγγελματίας Προγραμματιστής εκπαιδευμένος και με εμπειρία σε τεχνικές ΣΕΑ μπορεί να τείνει να αφήσειι την αξιολόγηση να αποδομηθεί. Έτσι, για να είναι βέβαιο πως η συζήτηση θα επικεντρωθεί στις δραστηριότητες και τα αποτελέσματα της χρονιάς που πέρασε, και σε συστάσεις για τον ετήσιο πλάνο εργασίας της χρονιάς που έρχεται, ο Προγραμματιστής πρέπει να είναι απόλυτα ενημερωμένος για τους στόχους ή την πολιτική της οργάνωσης και, εάν είναι συγκεκριμένοι και υπάρχουν σε γραπτή μορφή, τους συγκεκριμένους στόχους και την απόδοση του οργανισμού. Πρέπει να έχει γίνει σαφές στον Προγραμματιστή να μην αφήσει τη συζήτηση να ξεφύγει από αυτά τα δύο θέματα.
Σχεδιάστε την Ημερήσια Διάταξη:
Θα πρέπει να αφιερώσετε αρκετό χρόνο, ίσως μισή μέρα, στον Προγραμματιστή για να σχεδιάσετε την ημερήσια διάταξη. Σιγουρευτείτε ότι ο Προγραμματιστής ξέρει ποιός θέλετε να είναι ο ρόλος του/της για να επιτευχθούν οι στόχοι της ετήσιας επιθεώρησης.
- όχι επίσημη έναρξη ∙
- τουλάχιστον μια ατάκα που θα σπάσει τον πάγο για να χαλαρώσει τους συμετέχοντες και να δημουργήσει ένα κλίμα εκτός του καθημερινού εργασιακού περιβάλλοντος ∙
- συνεδριάσεις που χρησιμοποιούν την αναγνώριση και διάφορα τεχνάσματα για να επιτύχουν τη συμμετοχή μέσω ανορθόδοξων μεθόδων ∙
- συνεδριάσεις για να αποδοθούν παρατηρήσεις και να γίνει ανάλυση του τι συνέβη τον προηγούμενο χρόνο ∙
- προτάσεις για να αποδοθούν εισηγήσεις και συστάσεις του τι να περιληφθεί στο πλάνο εργασίας για την χρονιά που έρχεται ∙ και τέλος
- μια απλή τελική συνεδρίαση που υπενθυμίζει στους συμμετέχοντες το τι συνέβη, χωρίς επίσημη ομιλία από κάποιο σημαντικό πρόσωπο.
Δείτε το Κείμενο Προετοιμάζοντας ένα Εργαστήρι. Χρησιμοποίηστε το για να σχεδιάσετε την ημερήσια διάταξη με τον Προγραμματιστή.
Είναι καλύτερο να έχετε την ημερήσια διάταξη σε ένα μόνο φύλλο χαρτιού, που να διανέμεται καθώς μπαίνουν οι συμμετέχοντες. Εάν υπάρχουν επισκέπτες, δηλαδή άτομα που δεν είναι μέλη του προσωπικού ούτε της διοίκησης, θα πρέπει να τους συστήσετε στους υπολοίπους συμμετέχοντες, οπότε και θα επαναλάβετε ότι δεν βρίσκονται εδώ για να παρατηρούν, αλλά για να συμμετέχουν. Αυτή είναι μια συνάντηση εργασίας και δεν θα πρέπει να αντιμετωπίζεται ως διεθνές συνέδριο ή σεμινάριο. Συγκεκριμένα, η ετήσια αξιολόγηση δεν θα πρέπει να ανοίγει επίσημα με ομιλίες από κανένα σημαντικό στέλεχος.
Προγραμματίστε να υπάρχει στην ημερήσια διάταξή σας στην αρχή της επιθεώρησης, ένα περιστατικό για να σπάσει τον πάγο. Πρόκειται για το χιουμοριστικό κομμάτι της συνάντησης, που έχει σκοπό να διαλύσει τις καθημερινές κοινωνικές σχέσεις, ειδικά εκείνες που βασίζονται στο σεβασμό και το καθήκον απέναντι στους ανωτέρους και στους ρόλους μέσα στον οργανισμό που συνεισφέρουν στην κοινωνική του δομή. Δείτε το κείμενο: Προσπάθειες για να Σπάσει ο Πάγος, για περισσότερες πληροφορίες για αυτού του είδους την συνεδρίαση. Το μήνυμα που στέλνει μια τέτοια ατάκα είναι ότι αυτή η συνεδρίαση δεν είναι κομμάτι της καθημερινής δουλειάς στον οργανισμό.
Όπως αναφέρθηκε πιο πάνω, η ετήσια αξιολόγηση δεν θα πρέπει να έχει καθόλου παρατηρητές. Προορίζεται κυρίως για το προσωπικό και τα μέλη της διοίκησης. Εάν πρέπει να υπάρχουν καλεσμένοι, αν και αυτό δεν ενδείκνυται, τότε θα πρέπει να συμμετέχουν, ιδιαίτερα τη στιγμή που γίνεται προσπάθεια να σπάσει ο πάγος. Στο σχετικό έγγραφο, διευκρινίζεται ότι το περιστατικό που θα σπάσει τον πάγο είναι εκείνο που καθορίζει τον τόνο ολόκληρης της ομάδας εργασίας. Περνάει το μήνυμα ότι όλοι οι συμμετέχοντες, τόσο τα μέλη της διοίκησης όσο και το προσωπικό, δεν πρέπει να παίρνουν τους ρόλους τους σοβαρά, ούτε να θεωρούν πως είναι πιο σημαντικοί από οποιονδήποτε άλλο συμμετέχοντα, και ότι πρέπει να μπορούν να βλέπουν χιουμοριστικά τους εαυτούς τους. Το ίδιο ισχύει για τη διοργάνωση μιας ετήσιας αξιολόγησης – αυτό θα οδηγήσει σε μια πιο ειλικρινή και περιεκτική συμμετοχή από όλους τους συμμετέχοντες.
Όταν θα σχεδιάζετε την ημερήσια διάταξη, σιγουρευτείτε ότι θα εξηγήσετε προσεκτικά τους στόχους της ομάδας εργασίας.Οι συμμετέχοντες πρέπει να δουλεύουν όλοι μαζί σαν ομάδα για να εκτιμήσουν τι δουλειά έχει γίνει μέχρι τώρα και να παρέχουν τις εισηγήσεις τους για τα όσα πρόκειται να συμβουν στο μέλλον. Αυτό θα πρέπει να γίνει σαφές, τόσο γραπτά όσο και προφορικά. Δεν πειράζει να γίνεται λίγο υπερβολικοί, προκειμένου να περάσετε αυτό το μήνυμα.
Εξηγείστε στον Προγραμματιστή ότι προσβλέπετε σε συμμετοχικές συνεδριάσεις με ποικιλία. Δεν θα πρέπει να είναι όλες ίδιες.Είναι καλό να υπάρχουν πιο ξεκούραστες συνεδριάσεις, όπου οι συμμετέχοντες, δουλεύοντας πιθανόν σε μικρές ομάδες, ασχολούνται με χαρτοκοπτική, σχέδιο, χρωματιστά χαρτόνια κατασκευών εφημερίδα ή άλλα τέτοια είδη. Είναι καλό να αναθέτονται απλά "χειρονακτικά" έργα που απαιτούν συνεργασία σε μικρές ομάδες. Αυτό ενθαρρύνει την ομαδική δουλειά, που είναι καλή τόσο για την επιθεώρηση όσο και για τον οργανισμό.
Ο Προγραμματιστής ή όποιος δίνει αναφορά μπορεί να φτιάξει μια περίληψη της ετήσιας αναφοράς με μια λίστα που θα περιλαμβάνει τις παρατηρήσεις και συστάσεις που προτάθηκαν και καταγράφηκαν.
Όπως και στην έναρξη, δεν θα πρέπει να υπάρχουν καταληκτικές ομιλίες από κανένα σημαντικό πρόσωπο.
Διορίστε έναν Επίτροπο:
Αν και είναι σημαντικό να αποφύγετε να υπάρχουν παρατηρητές, είναι απαραίτητο να υπάρχει ένας επίτροπος της αξιολόγησης.
Αυτός είναι καλύτερο να είναι κάποιος που να τον γνωρίζει όλο το προσωπικό. Θα μπορούσε να είναι ένα βοηθητικό μέλος του προσωπικού, όπως μια γραμματέας, που να μπορεί να κρατήσει σημειώσεις. Είναι θεμιτό να της προσφέρθει μια μικρή αποζημίωση, ίσως στο ύψος των 100 δολλαρίων, επειδή εγκαταλείπει την ευκαιρία να είναι πλήρης συμμετέχων για να κρατήσει ακριβείς σημειώσεις και να συντάξει μια αναφορά της συνεδρίασης.
Όπως και στις συναντήσεις της συμμετοχικής διοίκησης,η αναφορά θα πρέπει να δίνει έμφαση μόνο στις αποφάσεις,μόνο που για την ετήσια αξιολόγηση θα πρέπει να τις συντάσσει σε κατάλογο με τη μορφή (α) παρατηρήσεων για τον χρόνο που πέρασε και (β) προτάσεις για τον επόμενο χρόνο. Θα πρέπει το πρώτο προσχέδιο να είναι έτοιμο μέχρι το τέλος της πρώτης μέρας της ετήσιας αξιολόγησης.Θα πρέπει να διορθωθεί από μέλος της διοίκησης και να διανεμηθεί σε όλους τους συμμετέχοντες μέχρι το τέλος της ημέρας μετά το τέλος της ετήσιας επιθεώρησης. Η ημερήσια διάταξη μπορεί να είναι ενσωματωμένη στην αναφορά για να δείχνει ποιές συναντήσεις έγιναν. Συζητήσεις και το ποιός είπε τι δεν είναι απαραίτητο να περιληφθούν στην αναφορά της αξιολόγησης.
Στο κλείσιμο της αξιολόγησης, η αναφορά, σε μορφή προσχεδίου, μπορεί να διαβαστεί στους συμμεττέχοντες. Αυτό μπορεί να το αναλάβει ο επίτροπος ή ο προγραμματιστής. Η γραπτή αναφορά, αφού ελεγχθεί και διορθωθεί, μπορεί να διανεμηθεί αργότερα, αλλά όχι πολύ αργότερα.
Ετήσιο Πλάνο Εργασίας:
Το ετήσιο πλάνο εργασίας (ΕΠΕ) για την επερχόμενη χρονιά θα πρέπει να είναι έτοιμο λίγο μετά το τέλος της ετήσιας αξιολόγησης.
Θα πρέπει να καταγράφει τους σπουδαιότερους στόχους του οργανισμού. Μπορεί να περιλαμβάνει κάποια στοιχεία σχετικά με την απόδοση ή τους στόχους, με έμφαση σε εκείνους που θα κυριαρχήσουν στην επερχόμενη χρονιά. Μπορεί να αναλύει κάποιες από τις στρατηγικές που είναι απαραότητες ώστε να επιτευχθούν.
Δείτε το κείμενο, Πλάνο Εργασίας.
Οι προτάσεις και συστάσεις που καταγράφηκαν στην ετήσια αξιολόγηση θα πρέπει να αντανακλώνται στo ΕΠΕ. Η αναφορά της ετήσιας αξιολόγησης θα πρέπει να επισυναφθούν σαν παράρτημα στο ΕΠΕ. Οποιεσδήποτε προτάσεις που προέρχονται από την ετήσια αξιολόγηση, που δεν μπορούν να εφαρμοστούν εξ' αιτίας της πολιτικής των κεντρικων γραφείων,των νόμων της χώρας, περιορισμών του προϋπολογισμού ή άλλους προέχοντες λόγους, πρέπει να επισημανθούν και να εξηγηθούν στο ΕΠΕ.
Το ΕΠΕ που θα περιλαμβάνει αυτές τις ενότητες μπορεί να χρησιμοποιηθεί σαν παράπλευρο εργαλείο για να γίνουν αλλαγές σε κάποιο από αυτά τα προέχοντα θέματα.
Συμπέρασμα:
Η ετήσια αξιολόγηση (ΕΑ) είναι ένας εξαίρετος μηχανισμός για να διοχετευθεί η συμμετοχή των μελών του προσωπικού στην διοικητική διαδικασία λήψης αποφάσεων. Χρησιμοποιεί τις παρατηρήσεις και τις αναλύσεις τους ως νέο υλικό για επίβλεψη και εκτίμηση. Χρησιμοποιεί τις συστάσεις και τις προτάσεις τους ως νεό υλικό για σχεδιασμό. Η εφαρμογή κατά τον χρονιά που έρχεται θα πρέπει να ακολουθεί το ετήσιο πλάνο εργασίας, το οποίο, με τη σειρά του, θα πρέπει να αντανακλά τα αποτελέσματα της συμμετοχής του προσωπικού που προήλθαν από την ετήσια αξιολόγηση.
––»«––
Μια συνάντηση:
 |