Prevodi:

Druge strane:

Moduli

Mapa sajta

Ključne reči

Kontakt

Korisni dokumenti

Korisni linkovi

MONITORING, PLANIRANJE I IMPLEMENTACIJA

Integrisanje monitoringa u sve faze

autor dr. Fil Bartl (Phil Bartle)

Prevod Stevan Filipović

Brošura sa radionice

Monitoring je sastavni deo svakog projekta, od početka do kraja.

Projekat je niz aktivnosti (ulaganja) što streme rešavanju određenog problema u zadanom vremenskom okviru i na određenoj lokaciji. Ulaganja podrazumevaju vreme, novac, ljudske i materijalne resurse. Pre ostvarivanja objektiva, projekat prolazi kroz nekoliko faza. Monitoring bi trebalo da se vrši tokom, i bude sastavni deo, svih faza ciklusa projekta.

Monitoring bi trebalo da vrše svi pojednici i institucije koji su zainteresovane strane (stake holders) projekta. Da bi se projekat implementirao efikasno, osobe zadužene za planiranje i implementaciju bi trebalo da isplaniraju sve međusobno povezane faze, od početka.

U "Priručniku za mobilizatore," rekli smo da su ključna pitanja planiranja i upravljanja: (1) Šta želimo? (2) Šta imamo? (3) Kako da iskoristimo ono što imamo da bismo dobili ono što želimo? i (4) Šta će se desiti kada uspemo? Mogu se menjati, koristeći "gde," umesto "šta," dok je princip isti.

Pitanja postaju:

Gde smo?

Kuda želimo da idemo?

Kako da stignemo tamo? i

Šta će se desiti kada stignemo?

Analiza situacije i definisanje problema:

Oni postavljaju pitanja, "Gde smo?" (Šta imamo?).

Analiza sitaucije je proces kojim se opšte karakteristike i problemi zajednice identifikuju. Podrazumeva identifikovanje i definisanje karakteristika i problema svojstvenih određenim ljudima u zajednici. To mogu biti osobe sa invaliditetom, žene, mladi, seljaci, trgovci i zanatljie.

Analiza situacije se vrši prikupljanjem informacija neophodnih da bi se razumela zajednica kao celina i pojedinci unutar te zajednice. Trebalo bi prikupljati informacije o onome što se desilo u prošlosti, šta se trenutno dešava, i šta se očekuje da će se desiti u budućnosti, na osnovu iskustava zajednice.

Informacije za analizu situacije i definisanje problema bi trebalo prikupljati uključujući članove zajednice koristeći različite tehnike. Ovim se osigurava da će informacije o zajednici i njenim problemima biti verodostojne, pouzdane i opsežne.

Sledeće tehnike se mogu koristiti:

• Proučavanje dokumenata;
• Ankete;
• Diskusije sa pojedincima, specifičnim grupama i zajednicom u celosti;
• Intervjui;
• Posmatranje;
• Slušanje ljudi;
• Brejnstorming (mozganje, moždana oluja);
• Neformalni razgovori;
• Pravljenje inventara društvenih sredstava, servisa i mogućnosti zajednice;
• Presečne šetnje (po određenoj putanji u pratnji upućenog vodiča), mape; i
• Problemsko stablo.

Analiza situacija pre bilo kakvih pokušaja rešavanja problema je veoma bitna jer:

• Pruža priliku da se shvati dinamika zajednice;
• Pomaže u rasvetljivanju društvenih, ekonomskih, kulturnih i političkih uslova;
• Pruža početnu priliku za učestvovanje u svim aktivnostima u okviru projekta;
• Omogućuje definisanje problema zajednice i njihovih rešenja; i
• Obezbeđuje informacije neophodne za zadavanje objektiva, planiranje i implementaciju.

Analiza siituacije bi trebalo da bude kontinuirana, da bi se prikupljale informacije tokom implementacije, monitoringa i ponovnog planiranja. Trebalo bi vršiti monitoring analize situacije i identifikovanja problema ne bi li se osigurali da će tačne i ažurne informacije o zajednici i njenim problemima uvek biti dostupni.

Pošto bi trebalo da monitoring bude sastavni deo svih aspekata ili faza procesa, pređimo svaku fazu i bacimo pogled na pitanja od važnosti za monitoring vezana za svaku od njih.

Određivanje ciljeva i objektiva:

Određivanje ciljeva podrazumeva pitanje, "Kuda želimo da idemo?" (Šta mi to želimo?).

Pre bilo kakvog pokušaja implementiranja projekta, planeri, izvršioci i uživaoci bi trebalo da odrede ciljeve i objektive. Pogledati Brejnstorm u svojstvu participativne metode kojom se to izvodi.

Cilj je uopšteni iskaz o onome što bi trebalo uraditi ne bi li se rešio problem. Daje široku definiciju onoga što se očekuje od projekta. Cilj proizilazi iz problema kog se mora latiti i ukazuje na krajnu svrhu projekta. Objektivi su konačni podskupovi cilja i treba da budu konkretni, ne bi li bili izvodljivi.

Objektivi treba da budu "SMART (akronim)."Treba da budu:

Konkretnii (Specific): jasni kad je u pitanju šta, gde, kad i kako će se situacija promeniti;

Merljivi (Measurable): kadri da kvantifikuju namere i korist;

Izvodljivi (Achievable): kadri da ostvare objektive

     (uz poznavanje resursa i kapaciteta na raspolaganju u zajednici)

Realni (Realistic): kadri da dosegnu nivo promena izražen u objektivu; i :

Vremenski ograničeni (Time bound): naveden je vremenski period u kom će svaki biti ostvaren.

Da bi se ostvarili svi objektivi projekta, suštinski je značajno izvršiti procenu dostupnih resursa u zajednici i onih do kojih se može stići preko spoljnih izvora. Videti Otkrivanje skrivenih resursa.

Planeri, izvršioci i članovi zajednice treba takođe da identifikuju prepreke na koje bi mogli naići tokom izvršavanja projekta i načine na koje ih mogu prevazići. Na osnovu razmere prepreka i pozitivnih sila, izvršioci mogu odlučiti da li će nastaviti projekat ili ga napustitii.

Ciljevi i objektivi ptužaju osnovu za monitoring i evaluaciju projekta. Oni su aršin po kom se mere uspeh ili neuspeh projekta.

Stvaranje struktura i strategija:

Ovaj aspekt postavlja treće ključno pitanje, "Kako da stignemo tamo?" (Kako da dobijemo ono što želimo sa onim što imamo?).

Planeri i izvršioci (zajednica i oni koji omogućuju projekat) treba da odluče kako će vršiti implementaciju projekta, koja je strategija. Usaglašavanje strategije podrazumeva određivanje svih činilaca (ulaza) koji su potrebni da bi se izneo projekat, definisanje grupa ili pojedinaca i njihovih pojedinačnih uloga u projektu. Te grupe i pojedinci koji preuzimaju pojedinačne uloge u projektu nazivaju se ''akteri''.

Obrazovanje struktura i strategija utim podrazumeva:

• Diskutovanje i usaglašavanje oko aktivnosti koje će se preduzeti tokom implementacije;
• Određivanje različitih aktera unutar i van zajednice, i njihove uloge
• Određivanje i rapodela troškova i sredstava neophodnih za implementaciju projekta.

Nakon što se ustanovi celishodnost odluka, rukovodilac treba da se raspravi i dogovori sa svim akterima o načinu implementacije projekta. To je tzv. dizajniranje radnog plana. (Kako da dobijemo ono što želimo?) Radni plan je opis neophodnih aktivnosti raspoređenih po fazama, sa grubo označenim vremenskim granicama.

Da bi napravili dobar radni plan, izvršioci treba da:

• Popišu sve zadatke potrebne za implementaciju;
• Poređaju sve zadatke po redosledu implementacije;
• Naznače raspodelu odgovornosti aktera; i
• Odrede vremenski okvir svake aktivnosti.

Radni plan je vodič kroz implementaciju projekta i osnova za monitoring projekta. Stoga on pomaže da se:

• Projekat završi na vreme;
• Uradi prava stvar u pravo vremer;
• Odredi ko će biti odgovoran za koju aktivnost; i
• Odredi kada počinje implementacija projekta.

Izvršioci i planeri moraju da se dogovore oko pokazatelja monitoringa. Pokazatelji monitoringa su kvantitativni i kvalitativni znaci (kriterijumi) potrebni za merenje i procenivanje postignuća aktivnosti i objektiva projekta. Pokazatelji će naznačiti meru u kojoj su objektivi svake aktivnosti ispunjeni. Pokazatelji monitoringa treba da budu eksplicitni, pogodni i podložni objektivnoj proveri.

Postoji četiri vrste pokazatelja monitoringa, naime;

• Pokazatelji ulaza (input): opisuju šta ulazi u projekat (npr. broj cigala donetih na gradilište i količina potrošenog novca);
• Pokazatelji izlaza (output): opisuju aktivnost projekta (npr. broj izgrađenih učionica);
• Pokazatelji ishoda: (opisuju rezultat aktivnosti projekta(npr. broj đaka koji pohađaju školu); i
• Pokazatelji učinka: (mere promene uslova u zajednici (npr. smanjena stopa nepismenosti u zajednici).

Zapisivanje struktura i strategija pomaže u monitoringu projekta jer navode šta će biti učinjeno tokom implementacije projekta. Planiranje mora naznačiti nad čim će se vršiti monitoring, ko će ga vršiti i kako će se to izvesti.

Implementacija:

Monitoring implementacije postavlja četvrto pitanje "Šta će biti kada stignemo? "

Implementacija je faza u kojoj se sve planirane aktivnoti sprovode u delo. Pre implementacije projekta, izvršioci (predvođeni projektnim komitetom ili rukovodiocem) treba da identifikuju svoje prednosti i mane (unutrašnje sile), prilike i pretnje (spoljašnje sile).

Prednosti i prilike su pozitivne sile koje treba koristiti da bi implementacija projekta bila efikasna. Mane i pretnje su smetnje koje mogu kočiti implementaciju projekta. Izvršioci treba da iznađu sredstva kojima će ih prevazići.

Monitoring je značajan u ovoj fazi implementacije da bi se osiguralo da će implementacija projekta biti vršena po rasporedu. To je neprekidni proces koi bi trebalo sprovesti pre nego što implementacija počne.

Kao takve, aktivnosti monitoringa treba da se pojave u radnom planu i da u njih budu uključene sve zainteresovane strane. Ako se aktivnosti ne odvijaju kako treba, mora se pristupiti identifikovanju problema kako bi se ispravile.

Monitoring je takođe značajan da bi se osiguralo da implementacija aktivnosti vrši po planu. Ovo pomaže izvršiocima da izmere stepen ostvarenja svojih namera. Ovo se zasniva na uvidu u činjenicu da proces implementacije projekta ima veliki uticaj na njegovo korišćenje, delovanje i održavanje.

Kada implementacija projekta omaši, potrebno je da si menadžeri projekta postave i odgovore na pitanje,"Koji je najbolji način da tamo stignemo?"

Kratak pregled veze:

Postoji tesna i međusobno osnažujuća (potporna) veza između planiranja, implementacije i monitoringa. Nijedno se ne može vršiti izolovano od druga dva, planeri i izvršioci moraju da snabdevaju ostale.

Monitoring mobilisanja i organizovanja

© Autorska prava 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Veb-dizajn Lourdes Sada

––»«––

Poslednji apdejt: 30.09.2011