Tweet
Çeviriler:
Bahasa Indonesia
বাংলা / Baṅla
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Polszczyzna
Português
Română
Türkçe
Diğer Sayfalar:
Kısımlar
Site Haritası
Anahtar Kelimeler
Ulaşım
Faydalı Dokümanlar
Yararlı Linkler
İçerikler:
İçerikler:
İçerikler:
İçerikler:
İçerikler:
YıLLıK DEĞERLENDIRMEYE KATıLıM
Kontrol, Değerlendirme ve Planlamaya Personelin Dahil Olması
Yazan: Phil Bartle, PhD
Çeviren: Burcu ÖÇ CERİT
Gert Lüdeking'e ithaf edilmiştir.
Eğitim Broşürü
Personelin dürüst olması için güvenli bir ortam oluşturmak
Giriş:
Yıllık değerlendirmeler, koşullara göre değişkenlik gösterir. Bu doküman, yıllık değerlendirmenin, (YD) katılımcı bir yönetim mekanizması olarak nasıl kullanılacağını tanımlamaktadır. Katılımcı Yönetim, bir organizasyonun planlanması ve yönetiminde personel katkısının sağlanması anlamına gelmektedir.
Yönetimin asıl içeriği, karar almadır. Bu karar alma fiili, planlama, uygulama ve kontrol etme aşamalarinda uygulanmakta olup sivil toplum örgütleri, proje danışmanlıkları, özel, devlet veya uluslararası bir kuruluş gibi her türlü organizasyon için geçerlidir.
Yıllık değerlendirme, kontrol etme ve planlama süreçleri arasında yer almaktadır - (1) geçen senenin uygulamasını kontrol etme ve değerlendirme, ve (2) gelecek yıl uygulama planının yapılması.
Bazı yıllık değerlendirme türleri, pay sahipleri veya geliştirme projeleri gibi aktörler içerebilirken, bu yıllık değerlendirme tanımı personel katılımına ve onların yönetim sürecindeki katkılarını ortaya çıkarmak için hangi yolların izlenebileceğine odaklanmıştır.
Karar Alma:
Katılımcı yönetim, karar alma sürecine personelin dahil olmasını hedefler. Ancak tüm kararlara değil. (1) yönetim kurulu politikası, (2) kanun, (3) bütce kısıtlamaları veya (4) merkez ofisin hedefleri nedeniyle gerek personel, gerek yöneticiler bazı kararları kontrol edemezler.
Katılımcı yönetim personelin, organizasyonu etkileyen kararların son mercii olması değil; akıllarının, deneyimlerinin, gözlemlerinin ve yaratıcılıklarının idari kararların alınmasında rol oynaması demektir. Personel, yöneticilerin yaptığı işlere katkıda bulunur.
Bu durumda yıllık değerlendirme, personelin katkısını, limitler dahilinde maksimize edecek ve planlama, uygulama ve kontrol etme süreçlerine dahil edecek şekilde tasarlanmalı ve uygulanmalıdır.
Planlama ve Yönetim:
Eğer yönetsel karar alma sürecinde personel katılımını istiyorsanız, onların, yönetim sürecinin hayati unsurları olan kontrol etme, değerlendirme ve planlama işlerine de dahil olmasını istiyorsunuz demektir.
Yıllık değerlendirme, onları bu üç unsura dahil edebilecek bir mekanizmadır. Personelin katılımıyla, onların geçmişe ait gözlem ve analizleri ile gelecekte ne olması gerektiği ile ilgili önerileri elde edilecektir.
Planlama, yönetsel karar alma sürecinde hayati bir unsurdur.
Değerlendirmeye Odaklanmak:
Bütün katılımcıların, her aşamada işin içinde olduklarından emin olun. Yoğun insanların değerlendirme tartışmalarına kendilerini verememeleri çok kolaydır. Müşteriler veya pay sahipleri gibi personelle çalışan kişilerin ofise gelmeleri veya telefon etmeleri ve kendileriyle ilgilenilmesini beklemeleri gibi olağan günlük işler, tartışmaları engelleyebilir.
Bu nedenle değerlendirme toplantıları, çalışma yerinin dışında, tercihen telefon, faks veya internetin bulunmadığı, şehir merkezinden uzakta bir yerde yapılmalıdır. Eğer toplantı bir günden fazla sürecekse (en fazla iki gün idealdir), görevli oldukları toplantı yerinde bulunmaları gerektiğiyle ilgili bilgilendirilmelidirler. Eğer bütçeniz, bu tarzdal bir konferans merkezi için yeterli değilse, bir okul veya toplantı ve konaklama için yeterli olabilecek bir merkez ayarlayın. Toplantı süresince yemek hizmeti vermesi icin onlarla veya dışarıdan yemek servisi şirketleriyle anlaşın. Öyle ki organizasyon, katılımcıların başka işle uğraşmamaları ve toplantıya konsantre olmaları için gereken tüm şartlara sahip olsun.
Ayrıca, toplantı sürecinin kendisi de bazen konsantre olmayı engelleyebilir. Mesela toplantıda bazen şikâyetler gündeme gelebilir. Bu şikâyetler, yönetsel bir karar alınmasını gerektiriyorsa sorun yok, ancak tartışmanın hiçbir sonuca ulaşmadan bu şikâyetler içinde boğulması çok kolaydır.
Yıllık değerlendirme hedefinin, faaliyetleri ve sonuçlarını izlemek ve bunlardan gelecek yılki iş planı şekillendirilirken faydalı olacak dersler çıkarmak olduğunu tüm katılımcıların bilmesi gerekmektedir. Yıllık değerlendirmenin gerek planlama, gerek yürütme aşamalarında, bir odak noktasının bulunması hedefi güdülmelidir. Odak noktası, geçen seneki faaliyet ve sonuçlarının katılımcılar tarafindan tespit edilmesi ve gelecek senenin planlanması için önerilerin üretilmesi olmalıdır.
Güvenceye Alın:
Bazı kişiler, organizasyonda gerçekleşen olaylarla ilgili olarak konuşmak ve dürüst olmak konusunda tereddüt yaşayacaktır. Eleştirel oldukları için üstleri tarafından değişik yollarla cezalandırılacaklarını hissedebilirler. Onlara bunun sonucunda cezalandırılmayacaklarını hissettirerek, gelecek senenin cıktılarını iyileştirebilecek bilgilere ulaşmanın yollarını aramalısınız.
Bunun bir yolu, önemli bir yönetim prensibi olan "Daha iyi olmak için kötü olmak zorunda değilsiniz" sloganından faydalanmaktır.Eğitim dokümanlarından yönetim eğitiminde,bu sloganın amir tarafından, personelin geçmiş hareketlerinden olumsuz etkilenmeden, ilerleme hedefinde olumlu bir yöntem olarak kullanılmakta olduğu görülmektedir.Bir yönetici, olumsuz yönleri görmezden gelerek, bir personelden daha fazla şey alabilir. Yıllık değerlendirmelerde personelin, organizasyonla ilgili şikâyet ve eleştirilerini gelecekte olumlu yönde kullanılacak tavsiye niteliğinde bildirmelerini sağlamalısınız. Yöneticilerini eleştirmelerinin gelecek için pek çok faydası olacağı konusunda personelinizi ikna edin. Sandviç.
Yıllık değerlendirme sürecinde yöneticinin herhangi bir personel gibi çalışmasının çok faydası olacaktır. Aşağıda, bu süreci kolaylaştırmak için profesyonel bir aracıyı işe almanız öneriliyor. Aracı, bir sunucu olarak, yönetici veya yöneticiler ise diğer personel gibi sıradan katılımcılar olarak görev yapacaklar. Bu yöntemin, çalışanlara kendilerini güvende hissettiren, ilginç bir eşitleyici etkisi vardır. Bu güvenli ortamı yaratmak için bir başka yol da, yöneticilerin mütevazı olmaları ve sadece insan olduklarını göstermeleridir.
Aşağıda, ajandanın planlanması bölümünde, açılışı yapacak bir kaynaştırıcının rolüne değinilmektedir. Yönetici veya yöneticiler, hiçbir zaman kendilerini olayın dışarıda tutmamalılar, bu hedefe ulaşmayı engeller. Bulundukları konumları bir kenara koymak anlamına gelse bile kaynaştırıcının faaliyetlerine tamamen katılmalıdırlar.
Katılımcılar kendilerini gözetim altında hissetmemelidir. Bunu bir politika olarak benimsemelisiniz. Eğer, hükümet görevlileri, merkez büro temsilcileri veya herhangi bir üst düzey yetkili gibi dışarıdan zorunlu ziyaretçileriniz olursa, ancak ve ancak tam bir katılımcı gibi orada bulunabileceklerini onlara bildirmelisiniz. Bu kişiler, aşağıda tanımlanan kaynaştırıcı çalışmaları dahil tüm toplantılara katılmalılar.
Personelin, geçmiş seneye ilişkin değerlendirmelerini dürüstçe vermekten çekinmelerini önlemenin en önemli yolu, bunun ileride kendilerine karşı kullanılmayacağını ve onlara karşı dürüst olunacağını söylemenizdir.
Bir Aracı Kullanın:
Yıllık değerlendirmeyi yürütmek için bir aracıya ihtiyaç duymanızın bir çok nedeni vardır.
Yöneticiyi personelle aynı seviyeye koymak, bunlardan sadece biri. Bu yöntem, samimi gözlem ve tavsiyelerde bulunurken personelin kendisini daha güvende hissetmesini sağlayacaktır.
Bu katılımın kolaylaştırılması konusu, değerlendirme sürecinde zor bir iş olup konsantrasyon, eğitim ve tecrübe gerektirmektedir.
Genelde, özellikle yıllık değerlendirme sürecinde yöneticinin görevi, personeli dinlemektir. Profesyonel bir aracı istihdam etmek, bu dönemde yöneticinin kendini tamamen personele verebilmesine, onların düşüncelerini dinleyebilmesine olanak sağlar.
Her ne kadar profesyonel bir aracı yıllık değerlendirmeye katılım teknikleri konusunda eğitimli ve tecrübeli olsa da, sizin yönlendirmeniz olmadığı taktirde, değerlendirme tamamen düzensiz bir şekilde gerçekleşebilir. Bu bağlamda tartışmanın, geçen senenin faaliyetleri ve sonuçları ile gelecek yılın çalışma planı ile ilgili tavsiyelere odaklanabilmesi için aracı, organızasyonun hedefleri ve politikaları ile, eğer açık ve yazılıysa, projenin veya organizasyonun spesifik amaç ve çıktıları konusunda da tamamen bilgilendirilmiş olmalıdır. Aracı, tartışmada bu iki konu dışına çıkılmaması gerektiğini bilmelidir.
Ajandayı Planlayın:
Aracıyla birlikte ajandanızı planlamak için yeteri kadar zaman, belki de günün yarısını ayırmalısınız. Yıllık değerlendirme amaçlarını belirlemede aracının rolünün ne olacağını ona bildirin.
- Resmî açılış yok;
- Katılımcıları rahatlatacak ve ortamı günlük çalışma koşullarından uzaklaştıracak en azından bir kaynaştırıcı görevlendirilmeli;
- Alışılmışın dışında bir yöntemle girdi alabilmek için gerekli tüm hilelerin kullanıldığı çeşitli seanslar;
- Geçen senenin nasıl geçtiğine ilişkin tespit ve analizlerin alınabileceği seanslar;
- Tavsiye alabilmek için ve gelecek yılki çalışma planına nelerin dahil edileceğine ilişkin öneriler; ve nihayet
- Neler yapıldığı ile ilgili, protokolden kimsenin resmî bir konuşma yapmayacağı basit bir kapanış seansı.
Bakınız bir atölye çalışmasının hazırlanması.Aracıyla birlikte ajandayı planlarken bundan yararlanın.
Tek bir kağıtta yazılı ve katılımcılara verilmeye hazır bir ajanda bulunması en iyisidir. Eğer personel ve yöneticiler dışında ziyaretçiler varsa, katılımcılara, onların gözlem amacıyla değil, sadece katılım amacıyla orada bulundukları söylenmelidir. Bu bir çalışma toplantısıdır ve uluslararası bir konferans veya seminer gibi değerlendirilmemelidir. Yıllık değerlendirme kesinlikle herhangi bir üst düzey yetkilinin konuşmasıyla, resmî olarak açılmamalıdır.
Ajandanızda, değerlendirmenin başlangıcında bir kaynaştırıcı bulundurmayı planlayın. Bu, gün be gün sosyal ilişkileri, özellikle üstlere karşı saygı ve görev temelli olanları çözme amaçlı, samimi bir toplantıdır. Bu tür toplantılar için bakınız: Kaynaştırıcılar.Kaynaştırıcının gönderdiği mesaj, bu toplantının, organizasyonun veya projenin rutin çalışma düzeninin bir parçası olmadığıdır.
Yukarıda açıklandığı üzere, yıllık değerlendirmede gözlemcilere yer yoktur. Sadece personel ve yöneticilere yöneliktir. Ancak ziyaretçilerin olması gerektiği durumlarda bu kişiler katılımcı pozisyonunda olmalı ve özellikle kaynaştırıcının faaliyetlerine katılmalıdırlar. Kaynaştırıcı dokümanında, kaynaştırıcı seansının, bütün çalışma toplantısını şekillendirdiği anlatılmaktadır. Dokümanda, gerek personel, gerek yöneticiler olsun, tüm katılımcıların kendilerini diğer katılımcılardan üstün görmemeleri gerektiği belirtilmiştir. Bu, yıllık değerlendirme organizasyonu için de geçerlidir ve bu uygulama, bütün katılımcılardan daha dürüst girdiler elde edilebilmesini sağlar.
Ajandanızı planlarken, çalışma toplantısının hedeflerini detaylı bir şekilde açıkladığınızdan emin olun. Katılımcılar, daha önce gerçekleşenleri değerlendirmek ve daha sonra olacaklarla ilgili girdi sağlamak için grup halinde çalışmalıdırlar. Tüm bunlar, hem sözlü hem yazılı olarak belirlenmelidir. Gereğinden fazla olması önemli değildir, mesaj karşı tarafa ulaşsın yeter.
Aracıyla çalışırken, çeşitli katılımcı seanslar beklediğinizi belirtin. Bütün hepsi aynı olmak zorunda değil. Katılımcıların küçük gruplar halinde çalıştıkları, kesip, tasarlayıp, çizdikleri hafif seanslar olması iyidir. Ortak çalışmayla gerçekleştirilecek bazı küçük fiziksel görevler verilmesi, değerlendirme ve organizasyon için gerekli olan takım çalışmasını destekler.
Aracı veya raportör, hangi gözlemlerin ve tavsiyelerin önerildiğini ve kaydedildiğini içeren bir liste ile yıllık değerlendirmeyi toparlayabilir.
Açılışta olduğu gibi, kapanışta da protokolden birileri tarafından konuşma yapılmamalıdır.
Bir Raportör Çalıştırın:
Gözlemcilerin olmasını önlemek önemli olmakla birlikte, değerlendirme raportörünün olması bir gerekliliktir.
Raportörün, tüm personel tarafından tanınan birisinin olması en iyisidir. Toplantı notları alma tecrübesi olan sekreter gibi personele destek kademesinde olan biri olabilir. Bu durumda, tam katılımcı olmaktan vazgeçtiği ve bir toplantı raporu tuttuğu için bu kişiye küçük bir miktar ücret (örneğin 150 TL) ödenmesi tavsiye edilir.
Bütün katılımcı yönetim toplantılarındatutulan raporlarda, sadece kararlar üzerinde durulmalıdır. Yıllık değerlendirme raporları bunun bir istisnasıdır ve form, geçen yılki gözlemler ve gelecek yıla ait tavsiyeleri içermelidir. Yıllık değerlendirmenin yapıldığı gün, taslak olarak hazır olmalıdır. Yönetici tarafından düzenlenmeli ve yıllık değerlendirmeyi takip eden günün sonunda tüm katılımcılara dağıtılmalıdır. Gerçekleştirilen seansların görülmesi açısından ajanda da, forma eklenmelidir. Kimin ne dediği ile ilgili tartışmaların değerlendirme raporunda bulunmasına gerek yoktur.
tutulan raporlarda, sadece kararlar üzerinde durulmalıdır. Yıllık değerlendirme raporları bunun bir istisnasıdır ve form, geçen yılki gözlemler ve gelecek yıla ait tavsiyeleri içermelidir. Yıllık değerlendirmenin yapıldığı gün, taslak olarak hazır olmalıdır. Yönetici tarafından düzenlenmeli ve yıllık değerlendirmeyi takip eden günün sonunda tüm katılımcılara dağıtılmalıdır. Gerçekleştirilen seansların görülmesi açısından ajanda da, forma eklenmelidir. Kimin ne dediği ile ilgili tartışmaların değerlendirme raporunda bulunmasına gerek yoktur.
Yıllık Çalışma Planı:
Gelecek yılın Çalışma Planı, (YÇP) yıllık değerlendirmeden kısa bir süre sonra yapılmalıdır.
Bu plan, organizasyonun veya projenin ana hedeflerini içermeli ve gelecek yıl en çok öne çıkacak bazı çıktı ve hedefleri vurgulamalıdır. Bazı stratejiler, ihtiyaç olduğunda ulaşılabilecek şekilde, planda ayrıntılı olarak yer almalıdır.
Bakınız, Çalışma Planı.
Yıllık değerlendirmede kaydedilen tavsiye ve öneriler Yıllık Çalışma Planına yansıtılmalıdır ve yıllık değerlendirme raporu, YÇP'ye eklenmelidir. Yıllık değerlendirmede yer alan ancak merkez ofis politikası, kanunlar, bütçe kısıtlamaları gibi ağır basan nedenlerle uygulanamayan öneriler belirlenmeli ve YÇP'de açıklanmalıdır.
Bu verilerle Yıllık Çalışma Planı, tüm bu ağır basan konularda değişiklik yapmak için bir araç olarak kullanılabilir.
Sonuç:
Yıllık değerlendirme, personelin yönetimde karar alma sürecine katılımı açısından mükemmel bir mekanizmadır. Bu mekanizmayla, onların gözlem ve analizleri kontrol ve değerlendirme için, öneri ve tavsiyeleri planlama için girdi olarak alınmaktadır. Gelecek yıl boyunca gerçekleşecek uygulamalar, yıllık değerlendirmede personel tarafından üretilen girdileri yansıtacak olan yıllık çalışma planıyla uyuşmalıdır.
––»«––
Toplantı:
 |