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LES RÉVISIONS ANNUELLES POUR LA GESTION PARTICIPATIVE
La participation du personnel dans la surveillance, l’évaluation et la planification
par le Dr. Phil Bartle
traduit par Evelyn Hernandis
révisé par Silke Reichrath
À Gert Lüdeking
Brochure d’entraînement
Créant un milieu favourable pour la participation du personnel
Introduction :
Les révisions annuelles signifient les choses différentes, selon le contexte. Ce document décrit comment on peut utiliser une révision annuelle pour la gestion participative. On l’utilise pour obtenir des contributions du personnel dans la planification et la gestion d’une organisation.
La principale fonction de la gestion est le processus de prendre des décisions. Ces décisions touchent à la planification l’exécution et l’évaluation. Ça applique à toutes ONGs, projets de développement, des entreprises et départements gouvernementals.
La révision annuelle consiste en partie de l’évaluation et en partie de planification – (1) vous évaluez l’exécution de l’an dernier et (2) vous planifiez l’exécution pour l’an prochain. Cette description concentrera sur la participation du personnel et les méthodes pour obtenir leur contributions dans le processus de la gestion mais rappelez que quelques révisions annulles doivent inclure des bénéficiaries des projets et les outres divers participants.
Le processus de prendre des décisions :
La gestion participative aspire à obtenir la participation du personnel dans le processus de prendre des décisions. Mais pas toutes décisions. Ni les directeurs ni le personnel ont control sur quelques décisions (1) à cause de la politique du conseil d’administration, (2) à cause du droit du pais (3) à cause des limitations budgétaires, ou (4) à cause des buts et objectifs organisationels.
La gestion participative ne signifie pas que le personnel prend la décision pour l’organisation mais elle signifie que le processus inclut la sagesse, l’expérience, les observations et la créativité du personnel. Le personnel augmente et contribue au rôle des directeurs.
Donc la révision annuelle doit être conçue pour maximiser les contributions du personnel, et contribuer à la planification, l’exécution et la surveillance.
Planification et gestion :
Si vous voulez la participation du personnel dans le processus de prendre des décisions de la gestion, vous voulez son participation dans la surveillance, l’évaluation et la planifications, parce qu’ils sont des éléments importants du procesus de la gestion. La révision annuelle est une méthode pour faire ça.
La participation du personnel dans la révision annuelle est une méthode pour obtenir ses observations et l’analyse de ce que se passé et ses suggestions pour l’avenir. Planification est un élément essentiel dans le processus de prendre des décisions.
Se concentrer sur la révision :
Assurez que tous participants participent tout le temps.
C’est très facil pour le gens occupé à ne participe pas dans les discussions. Le travail actuel peut interrompre les discussions quand des clients ont besoin d’attention ou le téléphone sonne constamment.
Pour cette raison on doit tenir la révision au loin du lieu du travail et c’est préférable à la tient au loin du centre urbain, les téléphones, les télécopieurs et e-mail. Si votre révision dura plus qu’un jour (deux jours suffira), vous devez informer les participants qu’ils resterent dans l’endroit de la révision pendant tout le temps.
Si un centre de conferences rural n’est pas disponible, à cause des limitations budgétaires, par exemple, arrangez une école ou quelque autre lieu qui pourrait être aménagé au centre de conferences et qui va a fournir des lodgements et un lieu de réunion approprié. Arrangez aussi pour les repas pendant la révision.
Toutes dispositions doivent render la révision très commode afin que tous les participants puissent assister et prêter attention. C’est aussi facile à se faire déconcentré par la revision elle-même, par exemple, s’il y a des sujets de plainte. Parfois il aura de plaintes, par exemple. C’est bien si ces sujets de plainte ont besoin d’une décision de la gestion, mais c’est facil à concentrer sure les plantes sans aucune résolution. Vous devez assurer que tous les participants savent que la révision a le but de suivre de près les activités et leur resultants, et tirer la leçon des erreurs pour améliorer le prochain Plan du Travail Annuel.
La planification et l’exécution de la révision doivent concentrer sur la révision. Tous participants doivent donner ses observations, évaluer toutes les activités d’année et donner suggestions et recommandations pour l’an prochain.
Créez un milieu favourable :
Quelques des participants hésiteront à parler franchement de ce que se passé dans l’organisation. Ils penseraient que leur surveillants les puniront pour la critique, souvent ils aient raison. Vous devez les assurez qu’on ne les punira pas pour les observations qu’ils font. Leur observations peuvent créer des suggestions qui peuvent améliorer les résultats de l’organisation pendant l’année prochaine.
Une méthode pour faire ça est un principe de la gestion qui dit “Vous ne devez pas être mauvais pour s’améliorer.” On utilise ce slogan positevement dans les modules de Formation où le surveillant suggeste comment un membre du personnel peut s’améliorer sans la ciritigue negative.
Un directeur doit éviter la critique negative. Mais, dans la révision annuelle, vous devez assurez votres employés que, s’ils ont des sujets de plainte ou les points de critique sur l’organisation ou ses activités, ils doivent les exprimer comme des recommandations pour changements dans l’avenir. Assurez votre personnel que ses recommandations sont plus importants que sa crainte des surveillants. Voir: Sandwich.
Pour créer un milieu favourable, le directeur doit être juste un membre du personnel pendant la révision. Nous recommandons que vous engagez un médiateur pour faciliter le processus de la révision. Le médiateur sera le MC (Maître des Cérémonies) et les directeurs seront les participants ordinaires, comme tout personnel. Cela aidera faire la réunion plus égale et donc créer un milieu favourable pour le personnel.
Une autre méthode pour créer ce milieu est que les directeurs monstrent des sentiments de grande humilité et ne font semblant être des dieus. Ci-dessous, nous mentionnons une méthode pour briser la glace. Le directeur doit participer dans les activitités pour briser la glace, s’il ne participe pas, l’activité échouera à son but. Les directeurs doivent participer même s’ils doivent rejeter son prestige et son amour-propre.
Les participants ne doivent pas penser qu’on les scrute minutieusement ou les observent. Vous devez assurez qu’il n’ya pas des observateurs. S’il est necessaire à avoir des visiteurs, par exemple les représentatifs des organisations de financement, fonctionnaires de l’Administration ou les autres personnalités de marque, avisez-les qu’ils peuvent assister seulement comme des participants. Ils doivent participer dans toutes les séances. Cela signifie qu’ils doivent participer dans l’activité pour briser la glace, décrite ci-dessous.
Vous avez besoin des évaluations hônnetes de votre personnel et vous les recevrez si vous assurez votre personnel qu’on ne les punira pas pour la sincérité. Ne mentez pas.
Usez un médiateur :
Il y a beaucoup de raisons pourquoi vous devez utiliser un médioteur pour votre révision annuelle. Une raison est que le directeur doit être dans une position égale au personnel. Cela les aidera donner des observations et recommandations franches. On a besoin de beaucoup d’expérience, formation et concentration pour faciliter la participation dans activités d’évaluation.
Vous devez comprendre qu’un médiateur qui utilise évaluation participative se lance dans un spectacle. Si le directeur facilite la révision, il aura moins d’énergie mentale pour écouter son personnel. Oui, c’est difficile à faire deux choses à le même temps. Le directeur doit écouter son personnel, en particulier, pendant la révision annuelle. Si le directeur employe un professionnel à facilite la participation du staff dans évaluation de l’organisation et ses activités, il aura plus de temps pour écouter son personnel.
Sans votre conseils, le médiateur qui sait bien les techniques d’évaluation participative peut tolérer une discussion completèment sans structure. Pour assurer que la discussion se concentre sur les activités et resultants d’année dernière et les recommandations pour le prochain plan du travail annuel, vous devez le briefer sur les buts et la politique de votre organisation et les objectifs specifiques des projets de l’organisation. Vous devez assurez que le médiateur concentre la discussion sur ces deux sujets.
Préparez le Programme :
Vous devez passer beaucoup de temps, peut-être une demi-journée pour organiser le programme avec le médiateur. Assurez que le médiateur sait son rôle dans le processus, il doit atteindre les objectifs de la révision annuelle.
- Pas d’ouverture formale
- Une (or more) activité pour briser la glace qui relâchera les participants et créera une ambiance plus décontractée
- Séances divers qui utilisent des appuis et trucs pour obtenir les contributions par des méthodes peu orthodoxes
- Séances pour obtenir des observations et analyse de ce que se passé pendant l’année dernière
- Séances pour obtenir recommandations et suggestions de ce qu’inclure dans le plan du travail pour l’an; prochain et finalement
- Simple séance de clôture qui rappelée aux participants tout ce que se passé, pas des discourses de clôture par les personnalités de marque
Voir le document Preparant un atelier. Utilisez-le quand vous préparez le programme avec le médiateur. C’est mieux si vous avez le programme, imprimé sur une feuille de papier, prêt à donner aux participants quand ils arrivent.
S’il y a des visiteurs, vous devez les présenter aux participants et souligner qu’ils ne sont pas des observateurs mais ils participeront dans la révision.On doit travailler (avec sa tête) pendant la révision, ce n’est pas une conférence internationale. Les personnalités ou les visiteurs ne doivent pas faire des ouvertures.
Organisez une activité pour briser la glace au début de la révision. Cette activité est une séance humoristique qui a le but de briser les barrières socials, en particulier celles qui sont basée sur respet et obligation envers les surveillants ou sur les rôles du personnel dans l’organisation. Voir le document Activités pour briser la glace, qui décrit cettes séances. Cette activité signifie que cette séance n’est pas une parte du travail quotidennement du projet ou de l’organisation.
Nous déjà mentionnons qu’il n’y a pas des observateurs dans la révision annuelle. Elle est destinée au personnel et ses directeurs. Si vous devez avoir des visiteurs, et nous ne les encourageons pas, ces visiteurs doivent participer dans la révision, en particulier, dans l’activité pour briser la glace. Le document sur les activités pour briser la glace explique que cette activité établit le ton de la séance. Elle signifie que tous les participants, le personnel et ses directeurs, ne doivent pas prendre eux-mêmes au sérieux et pouvoir faire rire d’eux-mêmes. Le même s'applique à l'organisation d'une révision annuelle. Cela encouragera le personnel à faire les contributions plus hônnetes et détaillées.
Quand vous organisez le programme, expliquez-vous les objectifs du atelier. Les participants doivent travailler par groupes pour évaluer ce que se passé et faire des suggestions pour améliorer de choses pour l’avenir. Vous devez communiquer cela verbalement et sur le papier. Assurez-vous que tout le personnel se fait comprendre.
Quand vous organisez le programme avec le médiateur, indiquez que vous voulez des séances participatives variées. Assurez que les séances ne sont pas toutes les mêmes.
C’est une bonne idée à avoir les séances où les participants travaillent par petits groupes, utilisant les trucs et appuis à dessiner, créer ou faire quelque chose. C’est une bonne idée à donner votres participants les activités physiques simples afin qu’ils coopèrent. Cela encouragera travail d’équipe, qui est bon pour la révision et l’organisation.
Le médiateur ou le rapporteur purrait résumer la révision avec une liste des observations et recommandations notées. N’avez pas aucune discourse de clôture à la fin.
Affectez un rapporteur :
Quoique ce soit important à n’avoir pas des observateurs, ce soit necessaire à avoir un rapporteur. C’est mieux si tout le personnel connaît cette personne.
Votre rapporteur purrait être la secrétaire qui sait bien prendre des notes. Nous vous conseillons de l'offrir des honoraries, peut-être cent dollars, parce qu’elle doit abandonner la chance à participer à plein pour prendre des notes et écrire un rapport pour la séance. Commen pour les Réunions de gestion participative, le rapport doit souligner seulement des décisions, mis en ordre de (a) observations sur l’année dernière et (b) recommandations pour l’année prochaine.
Le rapporteur doit preparer la version préliminaire à la fin du jour de la revision. Le directeur doit l’éditer et le donner à tous participants à la fin d’un jour après la révision. Vous povez joindre le programme au rapport à indiquer les séances. La discussion sur qui a dit quoi n’est pas necessaire dans le rapport de la révision.
À la fin de la révision le rapporteur ou le médiateur peut lire à voix haute la version préliminaire du rapport. On doit circuler la version définitive du rapport pas plus tard que deux jours environ.
Plan du Travail Annuel :
Vous devez produire le Plan du Travail Annuel (PTA) pour l’an prochain après la révision annuelle.
Le Plan doit lister tous les buts de l’organisation ou le projet. Il inclurait des objectifs, mais avec l’accent sur ceux qui seront plus prominents l’année prochaine. Il élaborerait sur des stratégies pour les atteindre. Voir: Plan du Travail.
Le Plan du Travail doit reflété les recommandations et suggestions faits dans la révision annuelle. On doit joindre le compte rendu à la révision comme une annexe au Plan. On doit pointer aux les suggestions de la révision qui sont impossible à exécuter à cause du droit, de la politique du conseil d’administration, les limitations budgétaires ou les autres raisons et les expliquer.
On peut user le Plan, avec ces points comme un outil pour faire des changements en la politique ou le droit.
En résumé :
La révision annuelle est une méthode excellente pour obtenir la participation du personnel dans le processus de prendre des décisions de la gestion. Elle utilise les observations et analyse du personnel comme des contributions pour la surveillance et l’évaluation. Elle utilise les suggestions et recommandations comme des contributions pour la planification. L’exécution pendant l’année prochaine doit suivre le plan du travail annuel qui doit suivre les contributions du personnel faits pendant la révision annuelle.
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