Tweet
Traduccions:
Bahasa Indonesia
বাংলা / Baṅla
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Polszczyzna
Português
Română
Altres pàgines:
Mòduls
Mapa de la web
Paraules clau
Contacte
Documents útils
Enllaços útils
Continguts:
Continguts:
Continguts:
Continguts:
Continguts:
PARTICIPACIÓ EN UNA REVISIÓ ANUAL
Implicació del personal en la supervisió, l'avaluació i la planificació
pel Doctor Phil Bartle
traduït per Oriol Monroig
Dedicat a Gert Lüdeking
Notes sobre la formació
Creeu un ambient de seguretat perquè el vostre personal sigui sincer
Introducció:
Les revisions anuals poden ser coses diferents en diferents contextos. Aquest document descriu com es pot utilitzar una revisió anual (RA) com a mecanisme de gestió participativa i com a mitjà per obtenir idees del personal pel que fa a la planificació i a la gestió d'una organització.
El contingut principal de la gestió és la presa de decisions. Aquesta presa de decisions s'emmarca dins el context de planificació, d'implementació i de supervisió. Això es pot extrapolar a qualsevol tipus d'organització, ja sigui un projecte d'assistència, una OBC, una ONG, una empresa privada, o un departament governamental o multilateral.
La revisió anual es troba entre la supervisió i la planificació — (1) supervisar i avaluar la implementació de l'any anterior, i (2) planificar la implementació de l'any següent.
Tot i que algunes revisions anuals poden involucrar diversos actors, incloent accionistes i projectes de desenvolupament, aquesta descripció de revisió anual es centrarà en la participació del personal i les maneres d'incorporar la seva aportació al procés de gestió.
Presa de decisions:
L'objectiu de la gestió participativa és obtenir decisions del personal per incorporar-les al procés de gestió. No obstant això, no totes les decisions es poden incorporar, ja que algunes decisions escapen el control del personal o de la directiva (1) a causa de polítiques del consell de direcció, (2) a causa de la legislació territorial, (3) a causa de restriccions pressupostàries o (4) a causa de les metes o objectius de la central.
La gestió participativa no significa que el personal sigui qui prengui les decisions finals que afectin l'organització; significa que el seu coneixement, experiència, observacions i creativitat es tenen en compte a l'hora de prendre decisions executives. Els membres del personal complementen i contribueixen a la feina de la directiva.
Per tant, la revisió anual s'ha de dissenyar per tal de maximitzar les aportacions del personal, amb les seves limitacions, de tal manera que contribueixi a la planificació, la implementació i la supervisió.
Planificació i gestió:
Si voleu que el vostre personal participi en la presa de decisions relacionades amb la gestió, heu d'aconseguir involucrar-los en la supervisió, l'avaluació i la planificació, elements essencials en el conjunt del procés de gestió.
La revisió anual és un mecanisme que involucra aquests tres processos. La participació del personal en les revisions anuals és un mitjà per obtenir les seves observacions i anàlisis del que ha passat i els suggeriments i recomanacions pel futur.
La planificació és un element essencial en el procés de presa de decisions de gestió.
Centreu-vos en la revisió:
Assegureu-vos que tothom hi participa constantment. És molt fàcil que la gent que està ocupada es distregui dels debats de revisió. El treball en curs pot interferir en els debats, com per exemple la gent amb qui el vostre personal treballi (clients, accionistes) pot ser que truqui o vingui a l'oficina i espera que ser atesa.
Per aquesta raó, les revisions han de realitzar-se fora del lloc de treball i, preferiblement, fora de qualsevol nucli urbà, lluny de telèfons, faxos i correus electrònics. Si la revisió ha de durar més d'un dia (el màxim recomanable seria dos dies), heu d'informar el vostre personal que espereu que es quedi al lloc on pren part la revisió, a les instal·lacions assignades. Si no és possible tenir un centre de convencions rural per raons de pressupost, acordeu la cessió d'un espai per a reunions i allotjament amb una escola o un centre d'extensió rural o institució similar. Acordeu, bé amb les institucions o bé amb un altre proveïdor, l'aprovisionament de menjar durant la revisió. L'objectiu és fer que venir a la revisió sigui tan còmode com sigui possible en tots els casos i que el personal no estigui temptat de trobar altres coses a fer.
És fàcil distreure's de la revisió per la naturalesa del mateix procés de revisió. A vegades hi haurà queixes, per exemple. Si aquestes queixes impliquen que s'hagi de prendre una decisió de gestió, està bé. Ara bé, és fàcil que el debat caigui en una espiral de queixes sense que s'arribi a cap decisió.
És important assegurar-se que tots els participants sàpiguen que una revisió consisteix a supervisar les activitats i els resultats que se'n derivin, i aprendre'n el que pugui resultar útil per la generació del pla de treball de l'any següent. En els processos de planificació i d'implementació de la revisió anual és necessari organitzar-ho tot per centrar-se en la revisió. Cal centrar-se en fer que tots els participants observin i avaluïn com van anar les accions i els resultats de l'any anterior i generin recomanacions i suggeriments per planificar l'any següent.
Genereu confiança:
Algunes persones es poden mostrar dubtoses a l'hora d'opinar i sincerar-se pel que fa al que ha passat en l'organització. Pot ser que temin, a vegades de manera justificada, que els seus supervisors els puguin castigar de diferents maneres per ser crítics. Heu de trobar maneres que els permitin fer observacions que puguin conduir a suggeriments per millorar els resultats de l'any següent sense que se sentin amenaçats.
Una manera és comunicar un principi important en gestió que diu així: "No heu de ser dolents per millorar". Al document, formació en gestió, podeu veure que aquest eslògan el pot utilitzar un supervisor de manera positiva per suggerir millores en un membre del personal sense ser negatiu pel que fa a accions passades. Un cap pot treure molt més rendiment del personal si evita la crítica negativa. En la revisió anual, s'inverteix aquesta situació, fent saber al personal que si té alguna queixa o crítica de l'organització o les activitats que duu a terme, les pot expressar en forma de recomanacions de canvi positives i no com una manera d'incidir en el que no es va fer en el passat. Comuniqueu al personal que aquesta serà la millor manera d'evitar la por a les represàlies per criticar els supervisors. Vegeu L'entrepà.
En el context de revisió anual, un factor que ajuda a millorar la confiança és fer que un dels caps prengui el paper d'un membre qualsevol del personal. Més avall, es recomana la contractació d'un mediador professional per agilitzar el procés de revisió. El mediador esdevés el "MC" (mestre de cerimònies) i el(s) cap(s) esdevénen participants normals com qualsevol altre membre del personal. Això té un efecte "equiparador" que ajuda a crear un ambient segur pels membres del personal. Una altra manera és fer que el cap o els caps siguin humils i mostrin humanitat; sense pretendre ser déus.
Més avall, en la planificació de l'agenda, es menciona trencar el gel al començament. El cap o els caps no han d'estar segregats i veure com es trenca el gel; això va en contra de la finalitat del procés. Han de participar de la sessió activament, fins i tot si això implica ser valent i abandonar (deixar de banda) el seu orgull i el seu estatus.
Els participants no han de sentir que estan en un escrutini o que hi ha persones externes observant-los. Heu d'assegurar-vos que no hi haurà observadors i complir-ho. Si us veieu obligats a tenir-ne, com representants d'una agència donant, funcionaris del govern, representants de la central o persones importants de qualsevol mena, informeu-los que només podran assistir com a participants integrants. Han de participar en totes les sessions, i això inclou que han de participar quan es trenqui el gel, com es descriu a continuació.
La forma més important de fer passar la por que impedirà que el vostre personal faci valoracions honestes de l'any anterior és dir-los que no es prendran represàlies en contra la seva sinceritat, i sigueu honestos quan ho dieu.
Empreu un mediador:
Hi ha moltes raons per les quals hauríeu d'emprar un mediador per coordinar i portar una revisió anual.
Posar el cap en una posició equiparable a la del personal, com s'ha mencionat anteriorment, n'és només una. Això ajudarà a fer-los sentir més segurs a l'hora de fer observacions o recomanacions sinceres.
La mediació de la participació en avaluació és una tasca complicada, que requereix concentració, formació i experiència. S'ha d'admetre que un un mediador en ARP, a més d'altres coses, està interpretant un paper. Si un cap realitza la mediació d'una sessió, aquest cap no podrà concentrar-se tant a escoltar. Sí, és complicat cordar-se les sabates i mastegar xiclet a la vegada.
La tasca del cap ha de ser sempre, tot i que especialment durant una revisió anual, escoltar el personal. Si es contracta un professional per mediar en la participació del personal en l'avaluació de l'organització o el seu treball, permet que els caps puguin dedicar més temps a escoltar atentament el que el personal està dient.
A menys que se'ls donin unes premisses, un mediador professional preparat i experimentat en tècniques d'ARP/APR pot preferir deixar l'avaluació totalment desestructurada. Així doncs, per assegurar-vos que el debat es centrarà en les activitats i resultats de l'any anterior, i en les recomanacions pel pla de treball de l'any següent, el mediador ha d'estar posat en antecedents dels objectius o polítiques de l'organització i, si s'expliciten per escrit, els objectius específics i resultats del projecte o organització. S'ha d'informar el mediador perquè es cenyeixi a aquests dos temes.
Planifiqueu l'agenda:
Heu de dedicar temps suficient, potser la meitat d'un dia, a planificar l'agenda amb el mediador. Assegureu-vos que el mediador sàpiga quin paper ha de jugar en l'obtenció dels objectius de la revisió anual.
- no ha d'haver-hi una inauguració formal;
- ha d'haver-hi com a mínim una sessió per trencar el gel, permetre que els participants es relaxin i crear l'ambient idoni per un dia de treball;
- ha d'haver-hi diverses sessions que emprin accessoris i trucs per obtenir informació mitjançant mètodes poc ortodoxos;
- ha d'haver-hi sessions per obtenir observacions i anàlisis de com va anar l'any anterior;
- ha d'haver-hi suggeriments per obtenir recomanacions i consells sobre què cal incloure en el pla de treball de l'any següent; i finalment
- ha d'haver-hi una conclusió simple que recordi als participants el que han treballat, sense discursos formals de cap persona important.
Vegeu el document sobre Preparar un taller. Utilitzeu-lo quan planifiqueu l'agenda amb el mediador.
És recomanable tenir l'agenda escrita en un sol full de paper, que es pugui donar als participants a mesura que vagin arribant. Si hi ha visitants, com per exemple gent que no sigui ni personal ni caps, s'haurien de presentar als altres participants i remarcar que no són allà per observar, sinó per participar. Es tracta d'una sessió de treball i, per tant, no s'hauria de tractar com una conferència internacional ni com un seminari. De forma específica, una revisió anual no s'ha d'inaugurar amb discursos de cap personalitat.
En la vostra agenda, a l'inici de la revisió, incloeu-hi una sessió per trencar el gel. Ha de ser una sessió amb un toc d'humor enfocada a naturalitzar les relacions socials diàries, especialment les que es basen en el respecte i el deure cap als supervisors, i en rols que contribueixen a l'estructura social de l'organització. Vegeu el document: Sessions per trencar el gel, per a més informació sobre aquest tipus de sessions. El missatge que envia una sessió d'aquestes característiques és que aquesta sessió no forma part del treball diari del projecte o de la organització.
Com s'ha mencionat anteriorment, la revisió anual no ha de tenir observadors. Està enfocada principalment al personal i als caps. Si ha d'haver-hi visitants, i no és que sigui recomanable, llavors aquests visitants han de participar-hi, i fer-ho especialment en les sessions per trencar el gel. En el document sobre sessions per trencar el gel s'explica que una sessió d'aquest tipus és la que marca la tònica general de tot el taller. Comunica a tots els participants, caps i personal per igual, que no s'han de prendre seriosament, que no s'han de sentir més importants que cap altre participant i que han de ser capaços de riure's d'ells mateixos. Això s'aplica igualment a l'hora d'organitzar una revisió anual: estimularà l'honestedat i l'aportació significativa de tots els participants.
Quan dissenyeu la vostra agenda, assegureu-vos d'explicar bé els objectius dels tallers. Els participants han de treballar tots junts com a grup per avaluar què ha passat anteriorment i fer aportacions pel que fa al futur. És convenient expressar-se verbalment com posar-ho per escrit. No importa ser redundant perquè el missatge s'entengui.
Quan treballeu amb el mediador, indiqueu que voleu sessions de participació variades. No han de semblar iguals. Està bé tenir sessions més lleugeres, en les quals els participants, en petits grups de treball, retallin, pintin o dissenyin amb l'ajuda de retoladors, tisores, papers de colors, retalls de diaris o altres accessoris o materials. És adient manar tasques manuals senzilles a grups petits per fomentar la cooperació. Això promou el treball en grup, que sempre resulta positiu tant per la revisió com per l'organització.
El mediador o redactor ha de resumir la revisió anual amb una llista d'observacions i recomanacions que s'hagin ofert i registrat.
Com en el cas de la inauguració, cap personalitat ha de realitzar discursos o comentaris.
Assigneu un redactor:
Tot i que és important evitar tenir observadors, és fonamental tenir un redactor.
El més recomanable és que sigui algú conegut per tot el personal. Pot ser un membre del personal, com ara un secretari, que estigui entrenat a agafar notes de reunions. Es recomana també donar-li un petit honorari per compensar l'oportunitat de participar activament a canvi de prendre notes i redactar un informe de la sessió.
Com passa amb les reunions de gestió participativa, l'informe ha de posar èmfasi només en les decisions, excepte que en les revisions anuals s'han de llistar en forma d' (a) observacions sobre l'any anterior i de (b) recomanacions per l'any següent. El final del dia que s'acabi la revisió anual s'ha de tenir enllestit un primer esborrador. L'ha d'editar el cap i s'ha d'haver distribuït entre tots els participants com a màxim al final del dia després de la revisió anual. Es pot incloure l'agenda per indicar quines sessions s'han dut a terme. Els debats que incideixin en qui va dir què no són necessaris en l'informe.
Al final de la revisió, l'esborrador de l'informe es pot llegir a tots els participants. Això ho pot dur a terme tant el mediador com el redactor. Després d'haver-se rellegit i esmenat, es pot repartir l'informe escrit.
Pla de treball anual
El pla de treball anual (PTA) per l'any següent ha de produir-se poc després de la revisió anual.
Ha de llistar les metes principals de l'organització o projecte. Pot incloure algunes aportacions o objectius, posant especial èmfasi en els que siguin prioritaris per l'any següent. Es poden detallar algunes estratègies que puguin ser necessàries per assolir-los.
Vegeu el document, Pla de treball.
Les recomanacions i suggeriments que s'hagin registrat a la revisió anual s'han de veure reflectits al PTA. L'informe de la revisió anual ha d'acompanyar el PTA adjuntat en format d'apèndix. S'ha d'indicar i explicar al PTA qualsevol suggeriment que surti a la revisió anual i que no es pugui dur a terme per les polítiques de la central, lleis territorials, restriccions pressupostàries o altres motius que no puguem controlar.
Amb aquests punts, el PTA es pot emprar com a eina per fer pressió a l'hora de dur a terme canvis d'aquestes qüestions que escapen a la nostra voluntat.
Conclusió:
La revisió anual (RA) és un mecanisme excel·lent per canalitzar la participació dels membres del personal en el procés de presa de decisions de gestió. Pren les observacions i anàlisis com a aportacions per supervisar i avaluar, i els suggeriments i recomanacions com a aportacions per planificar. La implementació durant l'any següent ha de seguir el pla de treball anual i, a la vegada, reflectir les aportacions del personal que es van generar en la revisió anual.
––»«––
Una reunió:
 |