Tweet
Bahasa Terjemahan:
Bahasa Indonesia
বাংলা / Baṅla
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Polszczyzna
Português
Română
Halaman lain:
Modul
Peta Situs
kata kunci
Kontak
Dokumen yg berguna
link berguna
Daftar Isi:
Daftar Isi:
Daftar Isi:
Daftar Isi:
Daftar Isi:
PARTISIPASI DALAM SEBUAH TINJAUAN TAHUNAN
Keterlibatan Staf dalam Pengawasan, Penilaian dan Perencanaan
oleh Phil Bartle, PhD
diterjemahkan oleh Wendi Setia Permana
Dipersembahkan untuk Gert Ludeking
Buku Pegangan Pelatihan
Menciptakan sebuah lingkungan yang aman bagi staf untuk berterus-terang
Kata Pengantar:
Tinjauan tahunan bisa merupakan hal-hal berbeda dalam konteks yang berbeda pula. Dokumen ini menjelaskan bagaimana sebuah tinjauan tahunan (TT) dapat dipergunakan sebagai sebuah mekanisme manajemen partisipasi, dan sebagai sebuah cara untuk menghasilkan masukan dari staf bagi perencanaan dan manajemen sebuah organisasi.
Bobot utama manajemen adalah pembuatan keputusan. Pembuatan keputusan tersebut diterapkan dalam konteks perencanaan, implementasi dan pengawasan. Ini berlaku tanpa bergantung pada jenis organisasi, proyek bantuan, Organisasi Berbasis Komunitas (CBO) atau Organisasi Non-Pemerintah (NGO), perusahaan swasta, departemen atau divisi pemerintah atau multilateral.
Peninjauan tahunan dilakukan antara masa pengawasan dan perencanaan – (1) pengawasan dan penilaian implementasi pada tahun lalu, dan (2) perencanaan implementasi pada tahun yang akan datang.
Berbeda dengan beberapa tinjauan tahunan lain yang dapat melibatkan berbagai pelaku, termasuk perusahaan pemegang saham atau proyek-proyek pemerintah; deskripsi peninjauan tahunan ini akan terfokus pada partisipasi staf, dan cara-cara memperoleh masukan dari mereka dan menyampaikannya ke proses manajemen.
Pembuatan Keputusan:
Sasaran manajemen partisipasi adalah untuk menghasilkan keputusan oleh staf untuk disampaikan ke proses manajemen. Namun, ini tidak berlaku untuk segala jenis keputusan. Baik staf maupun manajer tidak berkuasa untuk mengendalikan beberapa keputusan (1) karena kebijakan oleh dewan direksi, (2) karena hukum negara (law of the land), (3) karena pembatasan anggaran, atau (4) karena sasaran dan tujuan kantor pusat.
Manajemen partisipasi tidak berarti bahwa staf merupakan pemegang wewenang pengambil keputusan akhir yang mempengaruhi organisasi; artinya kebijaksanaan mereka, pengalaman, observasi dan kreativitas dijadikan faktor dalam pembuatan keputusan eksekutif. Anggota staf memberikan suplemen dan berkontribusi bagi tugas manajer.
Maka itu, peninjauan tahunan, harus didesain dan dijalankan dengan memaksimalkan masukan dari staf, dalam batasan-batasannya, dan berkontribusi bagi perencanaan, implementasi dan pengawasan.
Perencanaan dan Manajamen:
Jika Anda menginginkan partisipasi staf dalam pembuatan keputusan, maka diperlukan keterlibatan mereka dalam pengawasan, penilaian dan perencanaan, yang merupakan elemen penting dari keseluruhan proses manajemen.
Peninjauan tahunan merupakan sebuah mekanisme mengikutsertakan mereka ke dalam tiga poin tersebut. Partisipasi mereka dalam peninjauan tahunan akan memberikan hasil oservasi dan analisis mereka terhadap hal-hal yang terjadi di masa lampau, serta saran maupun rekomendasi mereka bagi masa depan.
Perencanaan merupakan elemen penting dalam proses pembuatan keputusan manajemen.
Fokus Peninjauan:
Pastikan bahwa semua peserta berpartisipasi setiap saat. Orang-orang yang sibuk mudah teralihkan dari diskusi-diskusi peninjauan. Pekerjaan yang terus-menerus dapat mengganggu jalannya diskusi ini, karena orang-orang yang bekerja bersama staf (klien, pelanggan, perusahaan pemegang saham) akan menelepon atau datang ke kantor, dan membutuhkan perhatian maupun tanggapan mereka.
Karena alasan tersebut, peninjauan harus dilakukan di luar lokasi tempat kerja, dan lebih disukai di luar pusat perkotaan, terjauh dari telepon, faks dan email. Jika peninjauan berlangsung selama lebih dari sehari (paling lama cukup dua hari), maka perlu ada pemberitahuan agar mereka perlu tinggal di lokasi peninjauan, di tempat yang ditentukan. Jika sebuah pertemuan di luar kota terbentur oleh anggaran Anda, maka adakanlah di sebuah sekolah atau cabang di luar kota atau institusi serupa yang menyediakan tempat untuk pertemuan dan akomodasi. Aturlah pertemuan tersebut bersama-sama mereka dan sediakan makanan berbeda, untuk santapan selama peninjauan. Tujuannya adalah untuk membuat para peserta merasa senyaman mungkin menghadiri peninjauan dalam waktu yang panjang, dan tidak tergoda untuk melakukan tugas-tugas yang lain.
Peserta bisa saja mudah teralihkan dari peninjauan akibat sifat dasar proses peninjauan itu sendiri. Contohnya, terkadang akan ada keluhan. Jika keluhan tersebut mengimplikasikan agar keputusan manajemen segera dilakukan, maka tidak akan menjadi suatu masalah, namun terkadang diskusi bisa mudah melenceng menjadi keluhan-keluhan tanpa menghasilkan suatu keputusan pun.
Penting untuk memastikan seluruh peserta agar mengerti bahwa tinjauan tahunan ditujukan untuk memantau aktivitas dan hasilnya, dan mengambil pelajaran yang berguna bagi rencana kerja tahun depan. Dalam perencanaan dan implementasi tinjauan tahunan, penting untuk memfokuskan segala hal ke materinya. Fokus tersebut harus melibatkan seluruh peserta dalam pengamatan dan penilaian terhadap tindakan-tindakan serta hasil-hasil pada tahun lalu, serta menghasilkan rekomendasi dan masukan bagi perencanaan untuk tahun yang akan datang.
Buat suasana aman:
Sebagian orang akan ragu untuk mengeluarkan pendapat dan berterus terang mengenai peristiwa-peristiwa yang terjadi dalam organisasi. Mereka akan merasa, kadang disertai pembenaran, bahwa mereka akan dikenakan sanksi dengan berbagai cara oleh atasan mereka akibat kritik mereka. Anda harus mencari cara untuk memancing agar mereka mengutarakan hasil observasi mereka sebagai masukan yang dapat meningkatkan keluaran pada tahun depan, tanpa perlu takut menanggung sanksi.
Salah satu cara adalah dengan menyampaikan prinsip penting manajemen yang dikenal dengan slogan, "Anda tidak perlu hancur untuk menjadi lebih baik." Dalam dokumen pelatihan, pelatihan manajemen, Anda dapat perhatikan bahwa slogan ini digunakan dengan cara yang positif oleh seorang supervisor untuk menganjurkan peningkatan oleh para stafnya tanpa terpengaruh akibat-akibat negative dari tindakan-tindakan di masa lalu. Seorang manajer dapat kehilangan banyak staf karena menghindari kritik negatif. Dalam tinjauan tahunan, Anda membalikkan situasinya, biarkan para staf leluasa menyatakan keluhan-keluhan dan kritik-kritik mengenai organisasi atau kegiatannya sebagai rekomendasi positif bagi perubahan. Hal ini lebih baik daripada membiarkan kesalahan-kesalahan yang terjadi di masa lalu. Aturlah agar para staf mengerti bahwa tindakan ini baik untuk menghindarkan rasa takut terhadap pembalasan akibat mengkritik atasan mereka. Lihat Sisipan.
Dalam konteks tinjauan tahunan, semua hal ini akan membuat lingkungan kerja terasa lebih aman jika manajer memainkan peran sebagai salah seorang staf semata. Di bawah ini, Anda direkomendasikan untuk mempekerjakan seorang fasilitator profesional untuk memfasilitasi proses peninjauan. Fasilitator ini akan menjadi pemimpin acara atau "MC" (Master of Ceremonies), dan para manajer menjadi peserta biasa sama seperti para staf lainnya. Situasi ini akan menciptakan persamaan yang dapat membuat kegiatan peninjauan menjadi tempat yang aman bagi para staf. Cara lainnya yaitu meminta agar para manajer tampil sederhana dan menunjukkan bahwa mereka juga manusia; tidak berpura-pura menjadi dewa.
Acara pembuka untuk memecah suasana sebagaimana disebutkan di bawah ini disiapkan ketika pembuatan agenda. Para manajer tidak boleh memisahkan diri dan hanya menonton acara tersebut; karena tindakan tersebut akan menyimpang dari tujuan acaranya. Mereka harus berpartisipasi penuh di acara tersebut, walaupun berarti mereka harus memberanikan diri atau mengabaikan (atau mengesampingkan) simbol harga diri maupun status seseorang.
Peserta tidak boleh merasa sedang dicermati atau diamati oleh orang luar. Anda harus membuat kebijakan sendiri untuk tidak membolehkan adanya pengamat dan bergegang pada kebijakan tersebut. Jika Anda terpaksa menerima tamu, seperti wakil dari badan pendonor, petugas pemerintah, wakil kantor pusat atau para VIP, maka beritahukan bahwa mereka dapat menghadiri acara hanya sebagai peserta. Mereka harus berpartisipasi di seluruh sesi termasuk juga acara pemecah suasana yang dijelaskan di bawah.
Cara yang paling penting untuk mengurangi hambatan pada para staf untuk memberi penilaian secara jujur terhadap peristiwa-peristiwa pada tahun lalu, yaitu dengan memberitahukan pada mereka bahwa tidak akan ada pembalasan terhadap kejujuran, dan katakan yang sejujurnya ketika Anda melakukannya.
Manfaatkan Fasilitator:
Ada banyak alasan bagi Anda untuk menggunakan fasilitator agar bekerja sama dan menjalankan tinjauan tahunan.
Untuk dapat memposisikan manajer sederajat dengan staf, seperti dijelaskan di atas, hanyalah salah satunya. Ini dapat membuat mereka merasa lebih aman ketika melakukan pengamatan atau rekomendasi.
Fasilitasi untuk kegiatan partisipasi dalam penilaian merupakan pekerjaan berat, dan membutuhkan konsentrasi, latihan, maupun pengalaman. Perlu diketahui bahwa seorang fasilitator, terlepas dari kondisi apapun, harus dapat tampil mengesankan. Jika seorang manajer yang melakukan fasilitasi, maka manajer tersebut akan memiliki lebih sedikit energi mental yang tersisa untuk mendengar. Benar, sulit untuk mengikat tali sepatu sambil mengunyah permen karet secara bersamaan.
Setiap saat, terutama selama tinjauan tahunan, sudah menjadi tugas manajer untuk mendengarkan anggota staf. Mempekerjakan seorang profesional untuk memfasilitasi partisipasi staf dalam penilaian organisasi atau pekerjaannya, dapat memberikan manajer keleluasaan waktu, tepatnya untuk mendengarkan pandangan para anggota staf.
Walaupun demikian, jika tidak diberi petunjuk oleh Anda, seorang fasilitator profesional terlatih dan berpengalaman dalam teknik PRA/PAR dapat cenderung melakukan penilaian secara tidak terstruktur. Maka itu, untuk memastikan agar diskusi terfokus pada aktivitas dan hasil pada tahun lalu, juga pada rekomendasi untuk rencana kerja tahunan di tahun depan, fasilitator harus diberi penjelasan singkat mengenai sasaran atau kebijakan organisasi serta tujuan spesifik serta keluaran proyek atau organisasi jika semua itu eksplisit dan tertulis. Fasilitator harus diberi penjelasan untuk tetap mendasarkan diskusi pada dua topik tersebut.
Rencanakan Agenda:
Anda harus memiliki cukup waktu, mungkin setengah hari, bersama fasilitator, untuk merencanakan agenda. Pastikan agar fasilitator mengetahui peran yang Anda ingin untuk mereka jalankan dalam memperoleh tujuan tinjauan tahunan.
- jangan ada pembukaan acara secara resmi;
- setidaknya adakan satu acara pemecah suasana untuk menenangkan para peserta dan atur agar suasana terasa keluar dari lingkungan kerja sehari-hari;
- Sesi berbeda-beda menggunakan properti dan cara-cara pintar untuk memperoleh masukan dengan cara yang tidak ortodoks;
- Sesi untuk memperoleh pengamatan dan analisis mengenai hal-hal yang terjadi pada tahun lalu;
- saran-saran untuk memperoleh rekomendasi dan masukan mengenai hal-hal yang harus disertakan dalam rencana kerja tahun berikutnya; dan yang terakhir
- sebuah sesi penutupan sederhana yang mengingatkan para peserta tentang acara yang telah berlangsung, tanpa ada pidato resmi oleh VIP.
Lihat dokumen di Menyiapkan sebuah lokakarya. Gunakan ketika merencanakan agenda bersama fasilitator.
Sebaiknya siapkan agenda dalam selembar kertas, lalu serahkan kepada fasilitator ketika para peserta tiba. Jika terdapat tamu, yaitu para non-staff maupun para manajer, perkenalkanlah mereka kepada para peserta lainnya, dan pada waktu-waktu tertentu harus diingatkan bahwa peran mereka bukan untuk mengamati, namun untuk berpartisipasi. Ini bukanlah sesi untuk bekerja, dan tidak boleh dijadikan konferensi atau seminar internasional. Secara khusus, tinjuan tahunan tidak boleh dibuka secara formal dengan pidato oleh VIP.
Dalam agenda Anda, pada awal peninjauan, rencanakan untuk mengadakan acara pemecah suasana. Acara ini berupa sesi humor untuk mencairkan hubungan sosial sehari-hari, terutama hubungan terkait rasa hormat dan pelaksanaan tugas-tugas kepada atasan, peranan dalam sebuah organisasi yang berkontribusi bagi struktur sosialnya. Lihat dokumen: Acara Pemecah suasana, untuk informasi lebih lanjut mengenai sesi semacam ini. Pesan dari sesi ini adalah bahwa sesi ini bukan merupakan bagian dari pekerjaan sehari-hari dalam proyek atau organisasi.
Sebagamana disebutkan di atas, dalam tinjauan tahunan tidak boleh ada pengamat. Ini ditujukan terutama untuk staf dan manajer. Jika terdapat tamu, yang sebenarnya tidak dianjurkan, maka mereka harus ikut berpartisipasi, terutama di acara pemecah suasana. Dalam dokumen acara ini dijelaskan bahwa sesi ini merupakan salah satu sesi yang menentukan sifat keseluruhan lokakarya. Sesi ini memberi pesan bahwa seluruh peserta, manajer dan staf atau semacamnya, tidak perlu bersikap serius, tidak perlu memikirkan bahwa mereka adalah orang yang lebih penting dari peserta lainnya, dan harus bisa menertawakan diri sendiri. Hal yang sama berlaku ketika mengatur sebuah peninjauan tahunan - ini akan memberi dorongan bagi pemberian masukan yang lebih jujur dan luas dari seluruh peserta.
Ketika Anda mendesain agenda, pastikan bahwa Anda telah secara hati-hati menjelaskan sasaran lokakarya. Para peserta harus bekerja sama sebagai sebuah grup untuk menilai peristiwa-peristiwa sebelumnya, dan memberikan masukan bagi masa depan. Ini harus disampaikan baik dengan ucapan maupun tertulis. Tidak masalah seandainya Anda melakukan usaha lebih agar pesan tersampaikan.
Ketika bekerja sama dengan fasilitator, tunjukkan bahwa Anda mengharapkan sesi partisipasi yang bervariasi. Isi setiap sesi tidak boleh sama. Sebaiknya adakan sesi yang ringan, di mana para peserta bekerja sama dalam sebuah kelompok kecil, mungkin melakukan kegiatan menggunting, menggambar atau mendesain, menggunakan cap, gunting, kertas lipat berwarna, kertas koran atau properti maupun persediaan lainnya. Sebaiknya berikan tugas-tugas fisik yang harus diselesaikan dengan kerjasama. Kegiatan ini akan mendorong kerjasama tim, dan baik bagi peninjauan maupun organisasi.
Fasilitator atau pelapor harus menyimpulkan tinjauan tahunan disertai daftar pengamatan dan rekomendasi yang ditawarkan atau tercatat.
Sebagaimana acara pembukaan, sebaiknya tidak ada pidato penutupan atau ucapan oleh VIP.
Menugaskan seorang reporter:
Di lain pihak, keberadaan pengamat dihindari, namun perlu ada reporter tinjauan.
Sebaiknya tugaskan seseorang yang sudah dikenal oleh semua staf. Bisa seorang anggota staf pendukung, seperti sekretaris, yang terlatih membuat catatan rapat. Dianjurkan agar Anda memberikan sedikit honor, mungkin sekitar seratus dollar, untuk kesediaannya meninggalkan kesempatan ikut serta dalam acara secara penuh demi menghasilkan catatan akurat dan menulis laporan sesi tersebut.
Sebagaimana rapat manajemen partisipasi, isi laporan harus menekankan hanya pada keputusan, terkecuali untuk tinjauan tahunan harus dibuat daftar (a) observasi tahun lalu dan (2) rekomendasi untuk tahun depan. Semua harus diselesaikan sebagai draf pertama pada hari terakhir tinjauan tahunan diadakan. Laporan harus disunting oleh manajer dan didistribusikan kepada seluruh peserta pada hari terakhir acara peninjauan tahunan. Agenda acara dapat disisipkan ke dalam formulir untuk menunjukkan sesi apa saja yang telah dilangsungkan. Diskusi mengenai siapa berkata apa tidak perlu dicantumkan ke dalam laporan peninjauan.
Pada ringkasan tinjauan, laporan dalam bentuk draf dapat dibacakan kepada para peserta. Ini dapat dilakukan oleh reporter atau fasilitator. Laporan tertulis, setelah dikoreksi dan dirapikan, dapat diedarkan kemudian, namun sebaiknya tidak terlalu lama.
Rencana Kerja Tahunan:
Rencana kerja tahunan (RKT) untuk tahun ke depan harus dibuat dalam waktu dekat setelah tinjauan tahunan.
Rencana ini harus berisi sasaran utama organisasi atau proyek. Harus mencakup beberapa keluaran atau sasaran, yang menekankan pada hal-hal yang menonjol di tahun-tahun mendatang. Dapat juga diuraikan beberapa strategi yang dibutuhkan untuk mencapainya.
Lihat dokumen, Rencana Kerja.
Rekomendasi dan saran yang yang dicatat dalam tinjauan tahunan harus merefleksikan RKT. Laporan tinjauan tahunan harus disisipkan sebagai lampiran RKT. Saran apapun yang datang dari tinjauan tahunan, yang tidak dapat dijalankan karena kebijakan kantor pusat, hukum negara, pengendalian anggaran atau alasan-alasan yang bertolak belakang, harus ditunjukkan dan dijelaskan dalam RKT.
RKT dengan pokok-pokok tersebut dapat digunakan sebagai alat untuk membuat perubahan terhadap persoalan-persoalan yang bertolak belakang.
Kesimpulan:
Tinjauan tahunan (TT) merupakan mekanisme sempurna untuk menyampaikan partisipasi para anggota staf bagi proses pembuatan keputusan manajemen. TT ini membutuhkan observasi dan analisis mereka sebagai masukan bagi pengawasan dan penilaian. TT ini membutuhkan saran dan rekomendasi sebagai masukan bagi perencanaan. Implementasi pada tahun-tahun berikutnya harus mengikuti rencana kerja tahunan yang, pada gilirannya, harus merefleksikan masukan dari para staf yang dihasilkan dari tinjuan tahunan.
––»«––
Rapat:
 |