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参与年度审查
员工参与监控，评估和计划
作者 菲尔 巴托博士
卢洋 译
献给 Gert Lüdeking
训练手册
营造一个安全的氛围使员工变得坦率
简介
年度审查在不同环境中有不同形式。 这个文档描述如何把年度审查当作一个机制 参与式管理，也是让员工参与到一个组织的计划和管理中。
管理的主要内容是决策制定， 包括在计划，执行和监控中的决策制定。这适用于任何组织，包括帮助项目，非政府组织，私人公司，政府或多边部门。
年度审查起到两方面的作用－一，监控和评估上年执行情况；二，计划来年任务。
尽管一些年度审查涉及多方（股东或发展项目），这里年度审查的重点为员工参与，以及如何让员工参与管理过程中。
决策制定：
参与式管理的目的是让员工参与部分管理过程中，因为有些决策，员工和管理人员是无权作出或改变的，包括董事会的决策，土地法，预算限制或总公司目标。
参与式管理不代表员工会作出最终影响组织的决定。它是在决策时，考虑员工的智慧，经验，观察和创新。员工可以补充并为管理人员的工作作出贡献。
所以年度审查应该以将员工参与最大化作为目标，让员工尽最大可能计划，执行和监控。
计划和管理：
员工在决策制定的参与是重要的。他们在管理过程中的监控，评估和计划也是十分重要的。
年度审查是一种三步骤的机制。员工在年度审查的参与可以借用他们的观察，分析以往事例，并听取他们关于未来的建议和推荐。
计划在管理层决策制定中十分重要。
重点审查：
确保所有员工参与全过程。繁忙的人很容易在审查过程中失去注意力。当前的工作也会影响讨论。客户，消费者和股东可能随时致电或来到办公室咨询；这样一来，讨论就会被搁置一边。
正因为如此，审查应该在工作地点之外进行，最好可以在闹市区之外，远离电话，传真，电子邮件的影响。如果审查过程超过一天（两天是足够的），员工应当被告知他们从始至终需要在审查地点。如果预算不允许乡村会议地点，可以联系相关学校，组织，安排会议地点和住宿。用餐可以与相同组织，或其他组织联系。这样的目的是让所有参与人员尽可能方便的参与审查过程。
员工会很容易的在审查过程中失去注意力由于审查本身。比如说，如果一些抱怨意味着作出某个管理决定，这是还好；但如果一味将重点放在埋怨上，我们就不会作出任何决定。
所有参与人都应当明白，年度审查是为了监控组织或公司的活动及其成果，并从中获取有用的经验，为来年计划作准备。所以在年度审查的过程中，重点应当在上一年的事例和结果，在此基础上，为来年提供意见和建议。
确保安全：
有些员工可能因为潜在的惩罚而不坦率。他们也许感觉因为自己的批评建议而受到上级的惩罚。在这种情况下，你必须让他们敢于发言，坦率的提出对下一年工作有用的意见和建议。
”一种办法是去传达管理的理念，“ 你不必作坏人去变得更好“。在培训文件中 管理培训，你会看到，这个口号是用作一种积极的方式让主管对工作人员提出改进的建议，并不对过去的行动持批评态度。当经理避免负面批评，他们可以从工作人员得到更多的。在年度审查中，你可以扭转局势，让工作人员知道，如果他们有关于该组织或其活动的投诉和批评，他们可以表达他们积极的的建议，而不是谈过去的错误。让工作人员知道，这将更好地避免了员工害怕批评他们的上级，受到报复。参见 三明治。
在年度审查过程中，如果经理起着的作用只是一个工作人员，这有助于营造一个更加安全的地方。如下所示，建议您聘请一位专业的调解人，以促进审查进程。调解人成为司仪，经理成为普通参与者。这在某种程度起到“平衡”的效果，有助于使审查变得更安全。 另一种方法是让管理人员变得谦逊，更人性化，而不把自己看高。
开幕的小游戏在下面设立议程中提到的。管理人员不应该站在一边，观看员工玩小游戏。这样就;完全失去其目的。他们应充分参与游戏中，即使这意味着放弃一个人的高傲和地位。
与会者不应该认为，他们被外人观察。你必须明确你的政策，并坚持将不会有观察员出席会议。如果您是被迫接受访问者，如代表一个捐助机构，政府官员，总公司代表或贵宾，让他们知道，他们只可能以与会者身份参加。他们必须参加所有的会议。这包括他们应该下面介绍的参加小游戏。
减少会阻碍工作人员从提供诚实的评估的担心的最重要的方式是为了让他们知道，他们将不会有任何报复的坦率；一诚相对。
使用调解人：
你有很多原因在年度审查的过程中使用调解人。
平等对待管理人员和员工只是方法之一。这将有助于他们感到更安全，使坦率的提出意见或建议。
在评价中 参与调解 in appraisal 是很难的工作，并要求注意力，训练和经验。你必须认识到， 对于调解人，除了一切之外，参与能力很重要。如果经理年度审查中充当调解人，那么经理会有少的精力聆听。是的，这是困难的，就像同时系鞋带和嚼口香糖一样。
在任何时候，特别是在年度审查中，经理的任务是听取工作人员意见和建议。聘用专业人士调解和评价本组织或其工作，使管理人员能够花更多的时间，正确的听工作人员发表意见和建议。
如果没有得到你的指导下，专业训练和有经验的调解人可能倾向于让评价完全非结构化的。为确保讨论的重点是过去一年的活动和成果，和下一年的年度工作计划的建议，调解人必须完全了解该组织的目标或政策，包括直接，书面的，具体的目标和产出的项目或组织。调解人必须让讨论保持在这两个主题上。
计划议程：
你必须花足够的时间，也许是半天，和主持人计划议程。确保主持人知道你想要的她或他在获得目标的年度审查扮演的决色。
- 没有正式开幕
- 至少有一个小游戏让参与者放松，并营造日常工作环境之外的氛围；
- 在不同环节使用道具，用非常规的方法以取得与会者的意见和建议；
- 安排时间去取得的意见，并分析在过去一年出了什么问题；
- 获得关于第二年工作计划的建议和意见；最后
- 一个简单的闭幕式告诉大家会议成果，但不要安排贵宾的讲话。
参见文档 准备一个研讨会。用于和调解人计划议程。
当他们到达时，最好是有一张纸的书面的议程给与会者。如果有任何访客，即既不是工作人员，也不管理者，他们应该介绍给其他参与者，届时应重申，他们在这里不是为了观察，而是参与。这是一次工作会议，而不应被视为一次国际会议或研讨会。具体地说，年度审查不应该由贵宾的演讲正式开幕。
在您的议程中，安排一个小游戏在审查的开始。这是一个幽默的会议，旨在打破日常的社会关系，特别是那些对监督员的尊重和义务，有助于其社会结构。查看文档： 小游戏 欲了解更多有关此类会议。小游戏所传达的信息是，本次会议不属于日常工作中的项目或组织。
如上所述，年度审查应该没有观察员。它主要为了员工和管理人员。如果必须有客人，尽管这不是鼓励的，那么这些客人必须参与其中，特别是在小游戏中。在小游戏的文件中，它提到小游戏是为整个研讨会确定基调。它可以使所有与会者，管理人员和员工都认为他们不比任何其他与会者更重要，他们必须能够拿自己开玩笑。这同样适用于组织年度审查；这样会鼓励所有与会者更多诚实的和全面的投入。
在计划议程时，请务必仔细解释研讨会的目的。与会者作为一个团队都必须共同评估之前的事例和成果，并提供关于未来的意见和建议。这应当是口头和纸面上的。以确保信息得到接受，过于罗嗦是必要的。
当与调解人协商时，你要表明各种不同参与会议的期望。他们不应该都相同。这是一个轻松的会议，与会者使用标记，剪刀，彩色纸，新闻纸或其他道具和用品，以小团体做一些切割，绘图或设计。这样一来鼓励了团队合作精神，对审查和组织都有好处。
调解人或报告人可以将自己的观察和建议总结年度审查。
和开幕一样闭幕也不应该有贵宾演讲。
指派报道人员：
尽管应该避免有观察员在场，但是有必要有一个报道人。
这个报道人最好是所有工作人员都知道的人。这可能是一个支持工作的人员，如秘书，可以熟练的做会议记录。建议告知您提供他或她一个小的酬金，或许约一百元，使他放弃充分参与的机会，以便做准确的笔记，并写一个会议报告。
在 参与式管理会议该报告应只强调决定，并把年度审查都用如下的形式列出来， （一）关于过去一年的观察和（二）对来年的建议。在年度审查的最后一天，这个报告应该作为初稿。它应该被管理人员编辑，并在第二天发给所有与会者。议程可以附带开展的会议形式，但是记录谁说了什么是没有必要的。
在总结年度审查时，参与者应该阅读报告草案。报道人或调解人也是可以读草案的。书面报告经过，一些校对和整理，可以分发给与会者后，但不应该太迟。
年度工作计划：
在年度工作计划之后，应该尽快制定年度工作计划。
它应列出机构或项目的主要目标。这可能包括一些生产目标，报告应把重点放在那些在下一年度最突出的目标。这可能说明一些必要的战略需要，以达到这些目标。
参见文档， 工作计划。
年度审查中的建议和意见应当被反映在年度工作计划中 。年度审查的报告的应作为年度工作计划的附录 。任何年度审查的建议，由于总公司的政策，法律，土地，预算的限制或其他压倒一切的原因不能执行，必须被指出，并在年度工作计划中解释。
这个年度工作计划可以被用作一个游说一些热点问题的工具。
结尾:
年度审查是一个很好的机制让工作人员参加到管理决策的过程中。它考虑员工的意见和分析，并将其作为监测和评估的依据。它会使管理层在规划中，考虑员工的意见和建议。在第二年中，管理层应按照年度工作计划执行，这反过来又反映了工作人员在的年度审查所提出的意见和建议。
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会议
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