|
Tweet اللغات المترجم اليها
'العربية / al-ʿarabīyah |
مبادئ توجيهية بشأن إعداد خطة عملالأداة الرئيسية للإدارة القائمة على المشاركةللكاتب فيل بارتيل, حاصل على الدكتوراهترجمة:د. داليا مجيد الكعبيالاهداء الى غيرت لودكينغالمرجع التقنيالخلاصة: فيما يلي التوصيات والمبادئ التوجيهية لكتابة خطط العمل لمدة ستة أشهر أو سنة واحدة. تتم كتابة هذه الوثيقة في سياق الإدارة القائمة على المشاركة. حيث تحتاج إلى إعداد بيئة للموظفين والمديرين حيث يتمكنون من العمل معا لتطبيق خطة العمل. أفضل توقيت لإعداد خطة عمل هو خلال بضعة ايام عقب إجراء مراجعة. خطة العمل السنوية (خ ع س)م عناه بضع ايام بعد المراجعة السنوية (م س). والأهم من ذلك، ينبغي طباعة الخطة وأن تعمم بين جميع المشاركين في غضون بضعة أيام من عملها. الشفافية أمر حيوي في الإدارة القائمة على المشاركة. بطرق عديدة تشبه خطة العمل الاقتراح, فيما عدا أن الميزانية العامة قد تكون موافق عليها مسبقا أو مشروطة حسب خطة العمل. كما في جميع الخطط, سواء كانت عملية جماعية أم لا، يجب عليك (1) التفكير بالعكس ، بدءاً من المكان الذي تريد في نهاية الفترة ان تكون فيه وتوليد الخطوات اللازمة للقيام بذلك من حيث أنت الآن ، ثم ' 2 ' مراجعة الاسئلة الاربعة الرئيسية للإدارة واستخدامها بوصفها هيكلا للتفكير والمناقشات الخاصة بك. خطة العمل هي عبارة عن أداة للتخطيط خلال فترة محددة (6 أو 12 شهراً) و التي تعرّف المشاكل التي يتعين حلها و سبل حلها. وهي أداة إدارية قياسية . عند مشاركة الموظفين في الإدارة فانهم بحاجة الى معرفة ما هي عليه الادارة. في إعداد بيئة للموظفين للمشاركة في وضع خطة, يمكنك أيضاً إعداد عملية تعلم. 1. المقدمة:
تشمل هذه المقدمة جزئين:
1.1: من المستفيد من هذه الوثيقة: هذه المجموعة من المبادئ التوجيهية موجهة إلى المنسقين والمديرين للعمل مع الموظفين أو العملاء.ان كتابة خطط العمل ليست فريدة بالتحديد, مع ذلك, لكنها مفيدة لجميع المخططين والمديرين والاستشاريين في الوزارات الحكومية ومنظمات القطاع الخاص و المنظمات غير الحكومية. إذا إشركت الموظفين في انشاء أو تصميم خطة عمل, عندها يمكن اعطائهم هذا المستند لمساعدتهم في تعلم الامور اللازمة لجعل الإدارة عملية تشاركية. ان الخطة دليل المنظمة و عندما يشارك الموظفون في إعدادها ، فمن الأرجح "سيبرعون" في استخدامها أثناء التنفيذ. 1.2: اي خطط عمل لا تطبق: منذ البداية من الضروري التخلص من فرضيتين حول خطط عمل: (أ) خطة عمل تتألف فقط من الميزانية وأن (ب) خطة عمل تتكون من جدول فقط. العديد من المدراء يشعرون بخيبة الأمل عندما يتم رفض خطط عملهم عند عمل هذه الافتراضات الغير صحيحة. العديد من وكالات التمويل والعديد من الوكالات المنفذة يطلبون خطة عمل لتبرير اعطاء الأموال للفترة المعنية. ولهذا السبب، يفترض كثير من المدراء بشكل غير صحيح أن الميزانية هي العنصر الاساسي ( فقط هي لا غير) في خطة العمل. ان الميزانية ضرورية ولكن كل بند في الميزانية يلزم تبريره. ان التبرير هو الخطوة التالية لخطة العمل نفسها (بينما الميزانية من الأفضل تضمينه كملحق لخطة العمل) التي هي موضوع هذا المستند. الافتراض الثاني الغير صحيح أن جدولا زمنيا هو نفسه يعتبر خطة العمل. قد يناضل المنسق لإعداد جدول زمني بسرد المهام التي يجب عملها يوما بيوم لفترة محددة.في حين ان الجدول مفيد, لكنه بالطبع ، لا يعتبرخطة عمل لانه لا يذكر الأهداف والنواتج التي يجب تحقيقها أو كيف أو لماذا). وعلاوة على ذلك، رغم أنه يمكن جدولة الأنشطة يوما بعد يوم في الجدول الزمني ، في العالم الواقعي هذه القوائم الدقيقة لا يمكن اتباعها.حيث تظهر مهام ملحة أخرى ، قد ياتي زوار بصورة غير متوقعة (مثل الجهات المانحة أو شخصيات مهمة من اماكن بعيدة) ، اجتماعات مقررة قد يتم جدولتها لان الأطراف الأخرى قد تظهر لهم مهام غير متوقعة أو زوار ، الى اخره. بدلاً من جدول زمني صارم ,توصي هذه الوثيقة ان كلا من النواتج أو الأهداف تكون لها فترة زمنية التي يمكن توقع تاريخ إنجازها ، وهو نهج مرن بدلاً من النهج الميكانيكية في إعداد جدول زمني. حالما يتم تجاهل هذه الفرضيتين الغير صحيحة عندها يمكن الانتقال الى إعداد خطة عمل حقيقية. فيما يلي توجيهات للقيام بذلك. 2. ما معنى خطة العمل؟
تعتبر
خطة العمل دليل;تكتب لكي تخطط للانشطة المطلوب
القيام بها خلال فترة من الزمن, أولاً بغية إقناع
صانعي القرارات للموافقة عليها ثم كوثيقة توجيهية
من أجل الأنشطة التي تنفذ خلال تلك الفترة الزمنية.
هذا الفصل يتكون من ثلاثة اجزاء
2.1. لماذ نحضر خطة عمل؟ ان الاغراض من خطة العمل عديدة. الغرض الرئيسي ولكن في كثير من الأحيان يتم نسيانه؛ انها اداة التخطيط والإدارة الذي يوفر إطاراً تخطيطي للعمل و دليلاً خلال الفترة المذكورة للاضطلاع بهذا العمل. يتم أيضاً استخدامها من قبل وكالات التمويل و الوكالات المنفذة كوثيقة لتبرير دفع الأموال (، ولهذا السبب الغرض الأول يمكن بسهولة إغفاله) بعض المدراء يرون انها غير لازمة بدلاً من أداة مفيدة لعملهم الخاص. وهي أيضا وثيقة مفيدة تساهم في الشفافية، كما يمكن إعطاء نسخة من خطة العمل هذه للأشخاص أو المنظمات الذين لديهم حاجة أو حق في معرفة ما كنت تقوم به خلال الفترة الحالية. في بعض الجوانب خطة العمل تشبه الاقتراح. والاختلاف الوحيد هو أن خطة العمل مبنية على مشروع تمت الموافقة عليه بالفعل وأن يحدد شريحة وقت محدد ضمن ذلك المشروع أو البرنامج. وهي تحدد (مثلا الأهداف) المشاكل لكي يتم حلها و يجعلها محددة ودقيقة يمكن التحقق منها كاهداف تشير إلى الموارد اللازمة والقيود التي يتعين التغلب عليها ، توضح الاستراتيجية و يحدد الإجراءات الواجب اتخاذها بغية بلوغ الأهداف و إنجاز النواتج. الاقتراح مشابه بكثير ولكن لفترة زمنية بأكملها من المشروع و يتم كتابته قبل الموافقة على المشروع كمبرر للحصول على الموافقة. بغية الحصول على الموارد بما في ذلك التمويل المبين في الميزانية,فان خطة العمل بمثابة تبرير للإفراج عن الأموال, و هي بمثابة دليل الإجراءات الواجب اتخاذها لبلوغ الأهداف , تكتب ليتم اعطئها الى اي شخص معني, داخل أو خارج المجموعة المنفذة ، وهي تصف تلك الأهداف والنواتج وتبرر الإجراءات التي يتم اتخاذها. ولذلك فان خطة العمل مفيدة لاحتياجات المنفذين, المجموعات المستهدفة (مستفيد) ,المدراء, المخططين, اللجان و المجالس و الجهات المانحة، ليس فقط للمشاريع بل وللبرامج والمنظمات التي تعمل بصورة مستقلة في وثائق المشاريع. 2.2. ما هو الدليل؟ ان خطة العمل هي دليل. (1) الدليل او الحجة هو عبارة عن ترتيب منطقي من البيانات المرتبطة حيث كل واحدة مستمدة منطقياً من السابقة. قائمة الفصول الوارد وصفها أدناه هي قائمة أنواع البيانات المرتبطة التي معا تشمل الدليل بأكمله. ملاحظة (1): لا تخلط بين معنى الدليل عبارة مع مفهوم شجار. منطقيا ، الدليل عبارة عن سلسلة من البيانات ذات الصلة أو مرتبط معا للتوصل إلى استنتاج منطقي. لجعل الدليل بسيط وسهل القراءة والفهم, يتم وضع فقط الدليل في نص خطة العمل ثم يتم إرفاق كافة التفاصيل المرفقة بوصفها ملحق في نهاية المستند. ويمكن وصف خطة العمل، كدليل ، كما يلي: (أ) هناك مشكلة أو مشكلات (تحدد لأسباب منطقية) (ب) يدعون الى ايجاد حل (ج) الحل هو خطة العمل التي تشمل قائمة الأهداف والإجراءات التي تشكل جزءا من الاستراتيجية ; (د) الاستراتيجية مبينية على اساس ما تلك المشاكل التي يتعين حلها و ما هي الموارد المتوفرة والتي سيتم تحويلها إلى حل للمشاكل وما هي العوائق التي يتعين التغلب عليها. الأهداف (عند إنجازها) تكون ناتج المشروع ,بينما الموارد (عندما تستخدم) هي مدخلات المشروع ، والهدف من الاستراتيجية هو تحويل المدخلات إلى نواتج. 2.3. كم من الوقت يجب ان تشمل خطة العمل؟ الطول الأمثل لخطة العمل هو ستة أشهر أو إثنى عشر شهرا. خطة عمل لمدة ثلاثة أشهر, قصيرة جداً نظرا لمقدار الوقت والجهد اللازمة لإعداد الخطة أربع وعشرين شهرا لخطة العمل قد يكون طويل جداً, لأن كثيرا من الظروف قد تتغير خلال عام كامل, و بحلول نهاية العام فان الأهداف والأولويات كافة قد تصبح مختلفة. ويجب ان يعملو مراجعات سنوية. ان هذه القوانين ليست مكتوبة على الواح حجرية. وغني عن القول, أن قد تكون هناك أسباب محددة لماذا يجب أن تكون خطة العمل أقصر من ثلاثة أشهر أو أطول من ستة أشهر. 3. هيكل و محتويات خطة العمل
يصف هذا الفصل ما يجب تضمينه في خطة العمل الخاصة بك وكيفية بناءها. وهو يتضمن الاجزاء التالية:
3.1. خلاصة او ملخص تنفيذي: اكتب هذا الجزء في الأخير ثم تأكد من انه موجز لا مقدمة. إن الحجم الأمثل هو فقرة واحدة أو اثنين تغطي نصف صفحة. (راجع كتيب الارشادات حول الاقتراحات او كتابة التقارير). 3.2. المقدمة و خلفية الموضوع: في خطة العمل القصيرة يمكن دمج المقدمة و الخلفية في فصل واحد قصير . بينما خطة العمل الطويلة قد تبدو أفضل (و يرجح أن تُقرأ) في حال تكونت من فصلين. وينبغي أن تعرف المقدمة خطة العمل. هذا يبدو واضحا عند الكتابة بمثل هذه الطريقة ، ولكن الكثير من المخططين والمدراء ينجرفون مع مقدمات طويلة وتاريخية و تحليلية والتي تثبط أو تملل القراء قبل أن يصلوا الى جزء التخطيط الفعلي من خطة العمل. لا تقم بتكرار أو نسخ من النص الرئيسي او من المقترح; حدد النص هنا على المواد ذات الصلة فقط للفترة التي يغطيها خطة العمل. تبدأ الخلفية بنقاش منطقي يؤدي إلى تحديد الأهداف (النواتج) والتي من المزمع أن يتم التوصل إليها أو بلوغها خلال فترة التخطيط. يتضمن هذا القسم المشاكل والقضايا ذات الصلة والتي ينبغي التصدي لها خلال الفترة التي تغطيها خطة العمل. لا ينبغي للخلفية ان تكون عبارة عن تحليل طويل أو تاريخ بل يجب ان تقدم القضايا التي تبرر اختيار الأهداف لفترة من الزمن .
يجب ان تحتوي الخلفية على:
وثيقة المشروع (أو أي وثيقة أخرى ذات صلة يستخدم لتبرير الأهداف المحددة في خطة العمل الخاصة بك) قد تكون طويلة كما قد تشمل العديد من الأهداف المنفصلة أو النواتج. ليست جميعها سوف تعالج خلال الفترة الزمنية المشمولة بخطة العمل الخاصة بك. وينبغي أن تتضمن الخلفية لخطة العمل الخاصة بك الحجج المنطقية لماذا اخترت هذه الاهداف ولماذا لم تختار غيرها. يجب عدم نسخ أو تكرار المعلومات في الوثيقة الأساسية (مثل وثيقة المشروع أو وثيقة البرنامج المقترح أو ورقة السياسات ) ؛ كانت هذه المعلومات مفيدة لتبرير مشروع أو برنامج شامل ولكن ليس للفترة الزمنية المحددة من خطة العمل الخاصة بك. في جزء الخلفية لخطة العمل الخاصة بك, يجب تضمين فقط المعلومات أو المراجع التي تشير بالتحديد إلى هذه النواتج والأهداف التي ترغب في تحقيقها خلال الفترة المشمولة في خطة العمل . 3.3 الاهداف: في كتيبات ارشادات اخرى (2) اوضحت ان الاهداف و النواتج مختلفة لكنها مترابطة. ان الهدف واسع النطاق وعام, لحل المشكلة التي تم تحديدها. لا يمكن أبداً تحقيق هدف أو التحقق من صحته لأنه غير محدد أو دقيق أو يمكن التحقق منه. ممكن ان يشير الهدف إلى هدف موضوعي, وعلى النقيض من ذلك، الهدف الموضوعي أكثر خصوصية ، محدد ، له تاريخ انتهاء ويمكن التحقق منه. أن الاهداف الموضوعية ناشئة أو متولدة من الأهداف. ملاحظة (2): انظرالى الوثيقة بعنوان " توجيهات تصميم المشروع," حيث تم تفسير العلاقة والتمييز بين الأهداف والمقاصد المتوخاة بمزيد من التفصيل. خطة العمل ينبغي أن تحتوي على تقدم منطقي من المقدمة والخلفية الى الأهداف والغايات. حيث الخلفية تفسر سبب اختيار المشاكل التي بحاجة للحل, الأهداف تعرف الحلول لتلك المشاكل بينما الأهداف الموضوعية هي محددة ودقيقة اكثر و يمكن التحقق منها أكثر من الأهداف. ثم الأهداف في خطة العمل الخاصة بك هي كحلول للمشاكل التي أثيرت في مقطع الخلفية ، يجب أن تذكر هنا,ثم تستخدم لإنشاء الأهداف المحددة. وينبغي اختيار الأهداف من بين اهداف وثيقة المشروع (أو ما يعادلها, كما ذكر فى وقت سابق) أو أنها ينبغي أن تستمد من المشاكل الجديدة الناشئة و المحددة في تقرير التقدم السابق ووصفها في مقطع الخلفية لخطة العمل الخاصة بك. الأهداف مستمدة من كل هدف. ينبغي أن تتم كتابتها هنا وأن يكون تاريخ انجازها محدد وقتها خلال الفترة المشمولة بخطة العمل. انظر الذكاء. لا تقم بالضرورة بتضمين جميع الأهداف الواردة في وثيقة المشروع أو ما يعادلها. اختر فقط الأهداف التي تكون مناسبة على الفترة الزمنية التي تغطيها خطة العمل ومبررة في مقطع الخلفية (تحديد المشاكل) المذكورة أعلاه. ألاهداف المختارة لخطة العمل (أو النواتج إذا كانت محددة أكثر من الأهداف التي تستمد منها) هي العناصر الرئيسية لخطة العمل. حيث توفر المبررات عن الإجراءات التي يتعين اتخاذها والتكاليف المتكبدة هي اساس خطة العمل. انها تحدد اين تريد الوصول بحلول نهاية الفترة التي يغطيها خطة العمل 3.4. الموارد والقيود: كما في المقدمة والخلفية, الموارد والقيود يمكن أن تكون فصل واحد او اثنين, استناداً إلى المدة الخاصة بخطة العمل برمتها . جزء القيود ينبغي أن يحدد أي قيود أو عوائق التي يجب التغلب عليها بغية بلوغ الأهداف. كما يجب ان يتضمن وصف قصير لكيفية التغلب عليها. جزء الموارد ينبغي أن يبين ما هي المدخلات (المحتملة) التي سوف تسهم في بلوغ الأهداف المحددة. لا تركز كثيرا على الموارد المالية, ولكن بدلاً من ذلك وجه القارئ إلى الملحق الذي يحتوي على الميزانية. اشمل الموارد التي ليست بالضرورة النقود ؛ بما في ذلك الموظفين وغيرهم من الموظفين (مثل المتطوعين) ، الشركاء (منظمات وأفراد) ، الخبراء الاستشاريين ، الأراضي ،رأس المال ، الإمدادات ، المعدات ، قوائم جرد أخرى التي يمكن أن تستخدم, أو تباع أو الاتجار أي شيء على الإطلاق متاح سيتم استخدمه في بلوغ الأهداف المحددة . 3.5. الاستراتيجية والإجراءات: كما مع الأقسام الأخرى المزدوجة أعلاه، اقسام الاستراتيجية والإجراءات يمكن ان توضع في فصل واحد أو اثنين. معاً، هما يوضحان كيف ترغب في الانتقال حول تحويل المدخلات إلى نواتج. وينبغي أن تبين الاستراتيجية من خطة العمل الخاصة بك كيف ترغب في تحويل الموارد الخاصة بك, التغلب على القيود, باستخدام هذه المدخلات المحددة (الموارد) لبلوغ الأهداف أو تحقيق النواتج المحددة في الفصل السابق. في أفضل خطط العمل, يتم سرد العديد من الاستراتيجيات البديلة ، ثم يتم اختيار وأحدة, ثم ترد أسباب الاختيار. خطة العمل الخاصة بك قد لا تكون طويلة و توفير البدائل قد يكون متروك. يجب ان تقرر إذا كان يجب تضمين بدائل أم لا. للتكلم بصرامة,الافعال تنتمي إلى المدخلات بدلاً من النواتج. تنتمي الإجراءات أساساً إلى الاستراتيجية لأنها الأنشطة التي تحول المدخلات إلى نواتج. حيثما الأهداف والأهداف الموضوعية ومن بينها النواتج (ما يأتي من) المشروع, الموارد بين المدخلات (ما يذهب الى) المشروع. دع الإجراء يستمد بوضوح من الاستراتيجية, التي تحدد كيف يتم تحويل المدخلات إلى النواتج. ينبغي أن تتعلق كل الإجراءات المذكورة في هذا القسم بأحد النواتج ( الأهداف), و ينبغي أن يكون واضحا كيف ان العمل الموصوف سوف يسهم في بلوغ الهدف. 3.6. الملحقات بما في ذلك الجدول الزمني والميزانية: نص خطة العمل الخاصة بك يجب ان يشمل الفصول الوارد وصفها في 3.1 الى 3.5 أعلاه. ان غرض الملحقات ، هو استكمال النص, تقديم التفاصيل التي تدعم الدليل في النص. الميزانيات والجداول من بين هذه التفاصيل. الميزانية ينبغي أن توضع في ملخق خطة العمل, لا في النص الرئيسي لخطة العمل. انها مهمة، كما أنها ليست جزءاً من دليل خطة العمل, بل انها قائمة تفاصيل تدعم الدليل. و ممكن ان تكون الملحق الاول. كل بند من بنود الميزانية ينبغي أن يتصل بواحد أو أكثر من الأهداف (النواتج). يجب تقسيم بعض بنود الميزانية (مثل النقل, البريد,تصوير الاوراق ، الهواتف, البريد الإلكتروني) بين النواتج, لأنها تدعمهم جميعا. لا ينبغي إدراج أي بند للميزانية لا يتصل بجزء محدد من نص خطة العمل. الجدول الزمني لخطة العمل اختياري. يشعر بعض المنسقين أنهم يجب أن يخططوا لكل يوم في الفترة. ان ما نوصي به هنا هو ان مواعيد الانتهاء لكل هدف من الاهداف المعلنة (أو النواتج) تردبالترتيب, و أن تخصص فترة معقولة من الزمن لكل واحدة ؛ مثل ناتج واحد يمكن إكماله بيوم واحد بين تاريخين معلنين, هذا معقول و اكثر مرونة. ولذلك تواريخ الإجراءات الواجب اتخاذها تكون اختيارية. إذا كان هناك أي تفاصيل أخرى, مثل القوائم المذكورة في النص (دليل خطة العمل) ، يمكن أن تدرج كملحقات,حيث انها لا تؤدي إلى تكدس الدليل. و هي اختيارية. يجب أن يشير النص إلى الملحق عند الضرورة. لا ينبغي إدراج اي ملحق ما لم تتم الإشارة إليه في النص. املحقات توفر تفاصيل ضرورية, ولكن يتم وضعها في نهاية خطة العمل حيث انها لا تعيق القارئ من رؤية استمرارية الدليل بأكمله, ثم كيفية ربط الفصول الموصوفة، واحد بالآخر. 4. السياق العام لخطة العمل: لاحظ إدراج الملحقات في هيكل المخطط التفصيلي لخطة العمل. هذه أجزاء اساسية من خطة العمل برمتها ,لا سيما الميزانية, ولكنها توضع في الملحقات في نهاية خطة العمل لاغراض هامة. نص خطة العمل يتألف من عدة فصول (مقدمة, الخلفية, الأهداف ، النواتج ، الموارد ، القيود ، استراتيجية, إجراءات). معا, يشمل دليل واحد, ثم يرتبط كل فصل بالآخر.
الحجة ينبغي ان تكون سهلة المتابعة ، مكتوبة بكلمات بسيطة جداً و سهلة وسلسة في ربط فصل واحد إلى آخر. لجعل تفاصيل الدليل أكثر وضوحا ، أكثر شفافية، لا سيما تلك المتصلة بالمال (الميزانية) ،وقوائم مفصلة أخرى, توضع في ملحقات. تذكر, النص الكامل لخطة العمل هو دليل منطقي واحد, مع ربط كل فصل بالفصل الذي يسبقه و الفصل الذي يليه. الملحقات تزود تفاصيل الدليل, ولكن لا يتم تضمينها في النص بحيث لا تؤدي إلى تكدس الدليل. 5. الاستنتاج: خطة العمل اداة ضرورية للتخطيط التنفيذ ورصد أي مشروع, أو أي مجموعة من الأنشطة, أو مشروع أو برنامج. وهي تتألف من الدليل المنطقي الذي يشكل النص,و مجموعة مرافقة من الملحقات التي توفر التفاصيل لدعم الدليل. هذه الوثيقة التوجيهية قدمت بعض التفاصيل حول شكل ومحتوى خطة العمل, ثم يمكن أن تقرأ جنباً إلى جنب مع المبادئ التوجيهية ذات الصلة بشأن كتابة التقارير, المقترحات . ––»«––© حقوق الطبع محفوظة 1967, 1987, 2007 د. فيل بارتل.
––»«–– |
الصفحة الرئيسية |
الادارة المشتركة |