Traduccions:

Altres pàgines:

Mòduls

Mapa de la web

Paraules clau

Contacte

Documents útils

Enllaços útils

Continguts:

• Inici
• Resum
• Introducció
• Què és un pla de treball?
• Estructura i contingut
• El flux global
• Conclusió
• Fi

Continguts:

• Inici
• Resum
• Introducció
• Què és un pla de treball?
• Estructura i contingut
• El flux global
• Conclusió
• Fi

Continguts:

• Inici
• Resum
• Introducció
• Què és un pla de treball?
• Estructura i contingut
• El flux global
• Conclusió
• Fi

Continguts:

• Inici
• Resum
• Introducció
• Què és un pla de treball?
• Estructura i contingut
• El flux global
• Conclusió
• Fi

Continguts:

• Inici
• Resum
• Introducció
• Què és un pla de treball?
• Estructura i contingut
• El flux global
• Conclusió
• Fi

Continguts:

• Inici
• Resum
• Introducció
• Què és un pla de treball?
• Estructura i contingut
• El flux global
• Conclusió
• Fi

Continguts:

• Inici
• Resum
• Introducció
• Què és un pla de treball?
• Estructura i contingut
• El flux global
• Conclusió
• Fi

Continguts:

• Inici
• Resum
• Introducció
• Què és un pla de treball?
• Estructura i contingut
• El flux global
• Conclusió
• Fi

GUIA PER A LA PREPARACIÓ D'UN PLA DE TREBALL

Una eina clau en gestió participativa

pel Doctor Phil Bartle

traduït per Oriol Monroig

Dedicat a Gert Lüdeking

Referència tècnica

Resum:

En aquest document us presentem unes recomanacions i principis que us poden servir de guia per a la preparació d'un pla de treball de sis mesos o d'un any de durada. Aquest document està inscrit en el context de gestió participativa. Heu de crear un ambient en el qual el personal i els caps puguin treballar junts en la producció del pla de treball.

El moment idoni per a la preparació d'un pla de treball és just en els dies següents a una revisió. Per a un pla de treball anual (PTA) això significa uns dies després de la revisió anual (RA). El més important és que s'imprimeixi el pla i es circuli entre els participants pocs dies després d'haver-lo fet. La transparència és vital en gestió participativa.

En molts sentits, un pla de treball s'assembla a una proposta, excepte pel fet que el pressupost global pot ser que ja s'hagi aprovat o que estigui condicionat pel pla de treball.

Com en tota planificació, ja sigui en un procés de grup o no, heu de pensar (1) a la inversa, començant per on voleu ser al final del període i generar els passos necessaris per arribar-hi des d'on sigueu ara, i (2) revisar les quatre preguntes clau de gestió i utilitzar-les com punt de partida pels debats i la reflexió.

Un pla de treball és una eina per a la planificació durant un període de temps específic (6 o 12 mesos) que identifica els problemes que s'han de solucionar i proposa maneres de solucionar-los. És una eina habitual en gestió. Quan el personal participa en la gestió, han d'aprendre què és. Quan establiu un ambient perquè el vostre personal participi en l'elaboració d'un pla, esteu posant en marxa un procés d'aprenentatge.

1. Introducció:

1.1: Qui pot utilitzar aquest document

Aquest conjunt de guies està enfocat al treball de coordinadors i caps amb el seu personal o els seus clients. Tanmateix, la redacció de plans de treball no és única específicament i els consells que es donen en aquest document són útils per a planificadors, caps i implementadors de ministeris governamentals, ONGs i organitzacions del sector privat.

Si involucreu el personal a l'hora de generar o dissenyar un pla, se'ls pot donar aquest document per ajudar a aprendre què es necessita per fer de la gestió un procés participatiu. El pla és una guia per l'organització i quan el personal participa en la preparació, és més fàcil que se'l facin "seu" i l'utilitzin durant la implementació.

1.2: Què NO és un pla de treball:

És important que, des del principi, ens desfem de dos suposicions sobre els plans de treball: (a) un pla de treball consisteix només en un pressupost, i (b) un pla de treball consisteix només en un calendari. Molts caps se senten decebuts quan es rebutgen els seus plans de treball després d'haver comès aquestes suposicions incorrectes.

La primera suposició incorrecta és que moltes institucions financeres i executives exigeixen un pla de treball per poder justificar la concessió de fons durant un període en qüestió. És per això que molts caps interpreten de forma errònia que el pressupost és l'element central (i únic) d'un pla de treball. Ni de bon tros. Un pressupost és necessari, evidentment, però s'ha de justificar cada punt del pressupost. Aquesta justificació forma el text del mateix pla de treball (mentre que és millor incloure el pressupost com a apèndix del pla de treball) que és el tema d'aquest document.

La segona suposició incorrecta és que un calendari és un pla de treball. Un coordinador es pot esforçar per preparar un calendari, amb totes les tasques que s'han de fer, dia a dia, en un període determinat. Tot i que un calendari és útil, no és un pla de treball (per exemple, no especifica quins objectius i resultats s'han d'assolir, ni com ni per què). A més, tot i que un calendari pot ser una llista d'activitats diàries que s'haurien de fer, al món real aquestes llistes tan precises no es poden seguir. Es poden presentar tasques més urgents, visitants insospitats, com donants o persones importants, pot ser que s'hagin de desplaçar reunions planificades perquè les altres parts rebin visitants o tasques que no esperaven, i la llista podria seguir. Més que un calendari rígid, aquest document recomana que cada un dels resultats o objectius disposi d'un període de temps en què s'espera tenir-los completats, que és un enfocament més orgànic i flexible que no l'enfocament mecànic per preparar un calendari.

Una vegada estiguin descartades aquestes dues suposicions incorrectes és possible continuar i preparar un pla de treball genuí. El que ve a continuació és una guia per aconseguir-ho.

2. Què és un pla de treball?

2.1 Per què cal preparar un pla de treball?

Hi ha diversos propòsits per preparar un pla de treball. El principal, però, sovint s'oblida; és un instrument o eina de planificació i gestió que estableix el marc de planificació del treball i és una guia per dur a terme aquest treball durant el període en qüestió. També s'utilitza en institucions financeres i executives com a document per justificar la concessió de diners (i és per això que es pot oblidar fàcilment; molts directius el veuen com un inconvenient necessari, més que com una eina útil pel seu propi treball). És també un document útil que contribueix a la transparència, donat que es poden repartir còpies del pla de treball a aquelles persones o organitzacions que necessitin o tinguin el dret de saber què s'està fent, per què i durant quin període de temps.

En alguns aspectes un pla de treball és similar a una proposta. La diferència és que un pla de treball es basa en un projecte aprovat i estableix una franja de temps específica en què s'emmarca aquest projecte o programa. Identifica (com a metes) els problemes que s'han de resoldre, els fa objectius finits, precisos i verificables, indica els recursos necessaris i les restriccions que s'han de superar, traça una estratègia i identifica les accions que s'han de prendre per tal d'assolir els objectius i completar els resultats. Una proposta fa pràcticament el mateix però per tota la durada del projecte i s'escriu abans que s'aprovi el projecte com a justificació per obtenir-ne l'aprovació.

Per tal d'obtenir els recursos, que inclou el finançament indicat al pressupost, el pla de treball serveix de justificació per la concessió d'aquests fons. Quan s'aprova, el pla de treball serveix de guia per les accions que s'hagin d'emprendre per assolir els objectius (per escrit perquè sigui clar per tothom), dins o fora del grup que l'implementa, per descriure aquests objectius i resultats, i justificar les accions que s'han de prendre.

Per tant, un pla de treball està al servei de les necessitats dels implementadors, els grups meta (beneficiaris), directius, planificadors, comitès i juntes i els donants, no només de projectes, sinó també de programes i organitzacions que treballen independentment en documents de projectes.

2.2: Què és una argumentació?

Un pla de treball és una argumentació. Una argumentació és una ordenació lògica d'enunciats relacionats, en què cada un deriva lògicament del precedent. La llista de capítols descrits a continuació és una llista dels tipus d'enunciats relacionats que componen la totalitat de l'argument.

Per elaborar una argumentació simple i fàcil de llegir i entendre, només s'ha de posar l'argumentació en el text del pla de treball. Tots els detalls que l'acompanyin han d'estar separats com a apèndix al final del document.

El pla de treball, com a argumentació, es pot descriure de la següent manera: (a) hi ha un problema, o problemes (seleccionats per raons lògiques); (b) es necessita una solució; (c) la solució és el pla de treball, que inclou una llista de metes, objectius i accions que formen part d'una estratègia; (d) l'estratègia es basa en quins problemes s'han de resoldre, de quins recursos disposem per resoldre'ls i quins impediments s'han de superar. Les metes i els objectius (quan s'assoleixen) són el resultat del projecte, mentre que els recursos (quan s'utilitzen) són les aportacions al projecte. La finalitat de l'estratègia és convertir les aportacions en resultats.

2.3: Quina franja de temps ha de cobrir un pla de treball?

La durada òptima d'un pla de treball són o bé sis mesos o bé dotze. Un pla de treball de tres mesos és massa curt, si tenim en compte el temps i els esforços necessaris per elaborar-lo. Un pla de treball de vint-i-quatre mesos pot ser massa llarg, ja que moltes condicions canvien al llarg d'un any sencer i al final de l'any els objectius i prioritats poden ser totalment diferents. Han de seguir les revisions anuals.

Això no és una norma obligatòria. No cal dir que pot haver-hi raons específiques per les quals un pla de treball hagi de durar menys de tres mesos o més de sis.

3: L'estructura i el contingut d'un pla de treball:

3.1: Resum o sumari executiu:

Redacteu això al final i assegureu-vos que és un sumari, no una introducció. La mida òptima és un o dos paràgrafs que ocupin mitja pàgina (Consulteu la guia de propostes o redacció d'informes).

3.2: Introducció i antecedents:

En un pla de treball curt, la introducció i els antecedents es poden combinar en un sol capítol curt. En un pla de treball llarg queden millor (i és més fàcil que es llegeixin) si estan separats en dos capítols.

La introducció ha d'introduir el pla de treball. Això sona totalment evident posat per escrit però molts planificadors i caps s'embarquen en introduccions llargues, històriques i analítiques que desanimen o avorreixen els lectors abans que puguin arribar a la part sobre planificació del pla de treball. No repetiu o copieu gaire text del document proposta. Limiteu el text al material que faci referència només al període que cobreixi el pla de treball.

Els antecedents enceten una argumentació lògica que condueix cap a la selecció d'objectius (resultats) que es preveuen assolir o realitzar durant el període planificat. Aquesta secció inclou els problemes i qüestions rellevants que s'han d'adreçar durant el període que cobreix el pla de treball. Els antecedents no haurien de ser una història o anàlisi llarga sinó que han de proporcionar les qüestions que justifiquen la tria d'objectius durant el període de temps en qüestió.

El document del projecte (o qualsevol altre document rellevant que s'utilitzi per justificar els objectius identificats en el vostre pla de treball) pot ser que sigui llarg i que inclogui molts objectius i resultats distints. No cal adreçar-los tots durant el període de temps que cobreixi el vostre pla de treball. L'apartat dels antecedents del vostre pla de treball ha d'incloure argumentacions lògiques que expliquin perquè n'heu seleccionat alguns i n'heu desestimat uns altres.

No heu de copiar ni repetir la informació sobre antecedents del document central (per exemple, el document del projecte, el document del programa, la proposta o el document de polítiques). Aquesta informació era útil per justificar el projecte o programa en general però ho és per una franja de temps específica del vostre pla de treball. En l'apartat dels antecedents del vostre pla heu d'incloure-hi només informació o referències relacionades específicament amb aquells resultats o objectius que vulgueu assolir durant el període de temps que cobreixi el vostre pla de treball.

3.3: Metes i objectius:

En altres documents orientatius ⁽¹⁾ s'ha assenyalat el fet que metes, objectius i resultats són conceptes diferents però relacionats. Una meta és àmplia i genèrica, és la solució del problema que encara no hem identificat. Una meta mai no es pot aconseguir o certificar que l'haguem assolit donat que no és específica, ni finita, ni concreta, ni verificable. Una meta pot apuntar cap un objectiu que, en contraposició, és més específic, és finit, té una data de resolució i es pot verificar. Els objectius deriven o es generen a partir de metes.

^{Nota (1):} Vegeu el document anomenat "Guia pel disseny de projectes", on s'explica amb més detall la relació i distinció entre metes i objectius.

El pla de treball presenta una progressió lògica des de la introducció i antecedents fins a les metes i objectius. Mentre que els antecedents expliquen la selecció dels problemes que s'han de resoldre, les metes defineixen solucions per aquests problemes i els objectius deriven de metes i són més precisos, finits i verificables.

Les metes del vostre pla de treball, en tant que solucions als problemes esmentats en la secció d'antecedents, s'han d'explicitar aquí i després s'han d'utilitzar per generar objectius específics.

Els objectius s'han de triar entre els objectius del document del projecte (o algun equivalent, com acabem de dir) o haurien de ser producte de nous problemes que hagin sorgit i s'hagin identificat en informes de progrés anteriors i que s'hagin descrit en la secció d'antecedents del vostre pla de treball. Els objectius deriven de cada meta. S'han d'escriure aquí i se n'ha d'identificar la data de resolució en un punt específic del període que cobreix el vostre pla de treball. Vegeu SMART.

No inclogueu necessàriament tots els objectius llistats al document del projecte o equivalent. Només trieu-ne els que sigui apropiats per la franja de temps que cobreixi el vostre pla de treball i que justifiquin els antecedents (identificació de problemes) que s'han descrit més amunt.

Els objectius seleccionats del pla de treball (o resultats, si són més específics que els objectius dels quals deriven) són els elements centrals del vostre pla de treball. Proporcionen les justificacions per les accions que s'hagin d'emprendre i les despeses que s'hagin de pagar. Són la base del vostre pla de treball. Indiquen on voleu ser al final del període que cobreixi el vostre pla de treball.

3.4: Recursos i restriccions:

Com en la introducció i antecedents, els recursos i restriccions poden ocupar un o dos capítols, segons la llargada total del vostre pla de treball.

L'apartat de restriccions ha d'identificar qualsevol restricció o inconvenient que s'hagi de superar per tal d'assolir els objectius. Incloueu una descripció curta de com planegeu superar-los.

L'apartat de restriccions ha d'indicar quines aportacions (potencials) es poden identificar que puguin contribuir a assolir els objectius identificats i seleccionats. No doneu moltes voltes als recursos econòmics. Més aviat direccioneu el lector als apèndix on hi ha el pressupost. Incloueu recursos que no siguin necessàriament efectiu líquid per ara: això inclou personal i altres col·laboradors (per exemple, voluntaris), socis (organitzacions i individus), assessors, terra, capital, subministraments, equipament, inventari que es pugui fer servir, vendre o intercanviar i qualsevol cosa que es pugui mobilitzar i utilitzar per assolir els objectius identificats.

3.5: Estratègia i accions:

Com en els altres apartats de més amunt, l'estratègia i accions es poden posar en un o dos capítols. Junts, poden explicar com preteneu dur a terme la conversió d'aportacions a resultats.

L'apartat d'estratègia del vostre pla de treball ha d'indicar com preteneu convertir els recursos, com preteneu superar els inconvenients, mitjançant aquestes aportacions identificades (recursos) per assolir els objectius o els resultats especificats en el capítol anterior.

En un pla de treball ideal, es llisten diverses estratègies alternatives i se'n tria una i les raons per les quals s'ha escollit. Pot ser que el vostre pla de treball no sigui llarg i que deixeu de banda les alternatives. Això ho heu de decidir vosaltres.

Les accions pertanyen més aviat a les aportacions que als resultats, estrictament parlant. Les accions pertanyen principalment a l'estratègia donat que són activitats que converteixen aportacions en resultats. Mentre que les metes i objectius es consideren resultats del projecte, els recursos es troben entre les aportacions del projecte.

Mostreu que l'acció deriva clarament de l'estratègia, que identifica com es converteixen les aportacions en resultats. Cada acció llistada en aquest apartat ha d'estar relacionada amb un dels resultats (objectius, metes) i s'ha de veure clarament com l'acció que descrivim contribuirà a assolir el seu objectiu respectiu.

3.6: Apèndix, amb pressupost i calendari:

El text del vostre pla de treball inclou els capítols descrits en els punts 3.1 i 3.5 més amunt. El propòsit dels apèndix és complementar el text, proporcionar detalls que donin suport a l'argumentació inclosa en el text. Els pressupostos i els calendaris formen part d'aquests detalls.

El pressupost pel pla de treball s'ha de posar en un apèndix, no al text principal. Per bé que és important, no forma part de l'argumentació del pla de treball sinó que és una llista de detalls que dóna suport a l'argumentació. Pot formar el primer apèndix.

Cada un dels punts del pressupost estan relacionats a un o més objectius (resultats). Alguns punts del pressupost (per exemple, el transport, les despeses d'enviament, les fotocòpies, els telèfons i el correu electrònic) s'han de dividir arbitràriament en diversos resultats, perquè donen suport a tots. No s'ha d'incloure cap punt del pressupost que no estigui relacionat amb una porció identificada del text del pla de treball.

El calendari del pla de treball és opcional. Alguns coordinadors creuen que han de planificar cada dia del període. El que es recomana és llistar per ordre les dates de resolució de cada un dels objectius (o resultats) esmentats, i quina durada raonable els correspon a cada un. Per exemple, un resultat pot estar llest un dia entre dues dates fixades; posem pel cas una setmana. Això és més flexible i raonable. Per tant, les dates en les quals s'han d'emprendre les accions són opcionals.

Si hi ha altres detalls, com llistes, que es mencionen en el text (l'argumentació del pla de treball), han d'estar incloses als apèndix, on no faran nosa a l'argumentació. Són opcionals.

El text s'ha de referir a cada apèndix on sigui necessari. No s'han d'incloure apèndix als quals no es faci menció al text. Els apèndix, doncs, proporcionen detalls necessaris però es col·loquen al final del pla de treball on no impediran al lector de veure la continuïtat de tota l'argumentació i veure com cada un dels capítols descrits més amunt estan relacionats entre si mateixos.

4: El flux global del pla de treball:

Fixeu-vos en la inclusió d'apèndix en l'estructura i esquema del pla de treball. Són parts essencials de tot el pla de treball, especialment el pressupost, però es col·loquen en apèndix al final del pla de treball per una raó important.

El text del pla de treball està format per diversos capítols (introducció, antecedents, metes, objectius, resultats, recursos, restriccions, estratègia i accions). Tots junts formen una sola argumentació i cada capítol està relacionat amb tots els altres.

Aquesta argumentació ha de ser fàcil de seguir, escrita en un vocabulari i utilitzant una gramàtica molt simples, i ha d'enllaçar de manera fàcil i fluïda un capítol amb el següent. Per fer l'argumentació més visible, més transparent, es posen els detalls, especialment aquells relacionats amb les finances (el pressupost) i altres llistes detallades, als apèndix.

Recordeu, el text complet d'un pla de treball és una argumentació lògica sola, on cada un dels capítols està enllaçat amb l'anterior i el següent. Els apèndix proporcionen detalls que donen suport a l'argumentació, però no s'inclouen en el text per no fer feixuga l'argumentació.

5. Conclusió:

Un pla de treball és una eina necessària per a la planificació, execució, implementació i seguiment de qualsevol projecte, qualsevol conjunt ordenat d'activitats, qualsevol projecte o programa. Està compost d'una argumentació lògica que forma el text i d'un conjunt d'apèndix que proporcionen detalls per donar suport a l'argumentació lògica.

Aquest document orientatiu ha proporcionat detalls de la forma i contingut d'un pla de treball i es pot llegir juntament amb les guies relacionades sobre redacció d'informes i redacció de propostes.

© Drets d'autor 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Pàgina web dissenyada per Lourdes Sada

––»«––

Última actualització: 12.02.2011