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LINEE GUIDA PER LA PREPARAZIONE DI UN PIANO DI LAVOROUno strumento chiave del management partecipativodi Phil Bartle, PhDtradotto da Beatrice RuscelliDedicato a Gert LüdekingReferenza tecnicaEstratto: Qui sono presentati raccomandazioni e principi guida per la redazione di piani di lavoro di sei mesi o un anno. Questo documento è redatto nel contesto del management partecipativo. Per produrre un piano di lavoro è necessario un ambiente in cui il personale e i manager possano lavorare insieme. Il miglior momento per preparare un piano di lavoro è pochi giorni dopo la sua revisione. Un piano di lavoro annuale (PLA) dovrebbe essere redatto pochi giorni dopo la Revisione Annuale (RA). Cosa ancor più importante, esso dovrebbe essere stampato e circolare fra i partecipanti entro pochi giorni dalla sua stesura. La trasparenza è vitale nel management partecipativo. Per molti aspetti, un piano di lavoro assomiglia ad un progetto, eccetto che per il fatto che il budget complessivo può essere già approvato, o è condizionato dal piano di lavoro.. Come in tutta la pianificazione, che sia un processo di gruppo o no, voi dovreste (1) ragionare a ritroso, partendo da dove vorreste trovarvi alla fine del periodo, e generare i passi necessari per arrivarci da dove vi trovate adesso, e (2) rivedere le quattro domande chiave del management ed usarle come scheletro per le vostre discussioni e riflessioni. Un piano di lavoro è uno strumento per la pianificazione della durata di 6 o 12 mesi, che identifica i problemi da risolvere, e i modi per farlo. Esso rappresenta anche uno strumento comune di gestione. Quando il personale partecipa nell'organizzazione, esso ha bisogno di sapere cosa essa rappresenta. Mentre costituite un ambiente in cui lo staff possa partecipare nella preparazione del piano di lavoro, voi date il via anche ad un processo d'apprendimento. 1. Introduzione:
Questa introduzione è costituita da due parti:
1.1: Chi può usare questo documento: Questo insieme di linee guida è finalizzato ai coordinatori e ai manager per lavorare con il loro staff o coi loro clienti. La stesura dei piani di lavoro non è specificatamente unica, comunque, e il consiglio contenuto qui è utile per tutti i pianificatori, chi comanda i ministeri dei governi, ONG ed organizzazioni del settore privato. Se coinvolgete lo staff nella genesi o nella elaborazione del piano, allora questo documento può esser dato loro per assisterli nell'apprendimento delle cose necessarie a rendere l'organizzazione (del piano) un processo partecipativo. Il piano è la guida per l'organizzazione, e quando lo staff partecipa alla sua preparazione, esso è più propenso ad "impadronirsene" e ad usarlo durante l'attuazione. 1.2: Cosa i piani di lavoro NON sono: E' importante liberarsi, sin dall'inizio, di due preconcetti riguardo i piani di lavoro: (a) che un piano di lavoro sia costituito soltanto dal budget, e (b) che un piano di lavoro sia formato solo da un programma. Molti manager, se hanno fatto queste presupposizioni sbagliate, rimarranno delusi quando i loro piani di lavoro verranno rigettati. Molte agenzie di raccolta fondi e molte agenzie esecutive richiedono un piano di lavoro per giustificare il rilascio di fondi per il periodo in questione. Per questo, molti manager sbagliano a pensare che il budget sia l'elemento centrale (o unico) del piano di lavoro. Ciò è ben lontano dalla realtà. Il budget è, certamente, indispensabile, ma ogni elemento incluso in esso deve essere giustificato. Tale giustificazione è il contenuto del piano di lavoro stesso (mentre il budget è posto meglio come appendice al piano di lavoro) che rappresenta il soggetto di questo documento. Il secondo preconcetto errato è che il piano di lavoro equivalga ad un programma. Un coordinatore può trovare difficoltà nel preparare un programma, dove deve elencare tutti i compiti da svolgere, giorno per giorno, per il periodo in questione. Mentre un programma è, certamente, utile, esso non è un piano di lavoro (ad esempio, esso non dichiara quali sono gli obiettivi da raggiungere, o come e perchè raggiungerli). Inoltre, sebbene un programma può essere una lista desiderata di attività giornaliere, nel mondo reale tali liste, così precise, non possono essere seguite. Altri compiti urgenti possono venir fuori. visitatori inaspettati (es. donatori o VIP) possono arrivare, incontri pianificati possono subire modifiche nel momento in cui altri gruppi possono avere nuovi compiti da svolgere o inaspettati visitatori, e così via. Piuttosto che un programma rigido, questo documento raccomanda di porre per ogni obiettivo una data di scadenza che deve essere rispettata, questo è un approccio organico e flessibile, più che meccanico, nel preparare un programma. Una volta che questi preconcetti sbagliati sono stati eliminati, è possibile continuare nella preparazione di un genuino piano di lavoro. 2. Cos'è un piano di lavoro?
Un
piano di lavoro è un'argomentazione; viene redatto per pianificare le attività
dato uno specifico periodo di tempo, in primo luogo, per convincere chi prende le
decisioni ad approvarlo, in secondo luogo, come documento guida per le attività
da intraprendere durante quel periodo di tempo. Questo capitolo ha tre parti:
2.1: Perchè preparare un piano di lavoro? I propositi di un piano di lavoro sono tanti. Il principale, comunque, è spesso dimenticato; esso è uno strumento di pianificazione ed organizzazione che fornisce una struttura per la pianificazione del lavoro, ed è una guida durante il periodo in questione per portare a termine quel lavoro. E' anche usato dalle agenzie di raccolta fondi ed agenzie esecutive come documento per giustificare il rilascio di denaro (e questa è la ragione per cui il primo proposito può venir facilmente dimenticato; alcuni manager lo vedono come un disturbo necessario, piuttosto che uno strumento utile per il loro lavoro). Esso è anche un documento utile che contribuisce alla trasparenza, dato che delle copie del piano di lavoro possono essere offerte a quelle persone o organizzazioni che hanno bisogno di sapere quello che voi fate e la ragione per cui lo fate, durante il periodo corrente. Per alcuni aspetti un piano di lavoro è molto simile ad una proposta di progetto. La differenza sta nel fatto che un piano di lavoro è basato su un progetto che è stato già approvato, ed identifica un segmento specifico di tempo entro il quale quel progetto deve essere attuato. Esso identifica (come scopi) i problemi da risolvere, li rende precisi e verificabili come obiettivi, indica le risorse necessarie e gli impedimenti da superare, suggerisce una strategia, identifica le azioni da intraprendere per raggiungere gli obiettivi ed ottenere i risultati. Una proposta di progetto è quasi uguale, senonchè viene scritta prima dell'approvazione del progetto come giustificazione per la sua approvazione. Il piano di lavoro serve come giustificazione del rilascio di fondi per ottenere le risorse, incluse quelle finanziarie indicate nel budget. Una volta approvato, il piano di lavoro diviene una guida per le azioni da intraprendere per raggiungere gli obiettivi, scritti in modo da essere chiari a tutti, dentro e fuori il gruppo d'attuazione, nel descrivere quegli obiettivi, e risultati, che giustifichino le azioni da compiere. Un piano di lavoro perciò soddisfa i bisogni degli attuatori, gruppi target (i beneficiari), manager, pianificatori, i committenti, non solo dei progetti, ma anche di programmi, i donatori, e le organizzazioni che lavorano indipendentemente dai documenti di progetto. 2.2: Cos' è un'argomentazione? Un piano di lavoro è un'argomentazione. (1) Un'argomentazione è costituita da affermazioni collegate in maniera logica, dove ognuna è derivata logicamente da quella che la precede. La lista di capitoli descritta qui sotto è una lista di tipi di affermazioni correlate fra di loro che insieme formano l'intera argomentazione. Nota a piè di pagina (1): In logica, un'argomentazione è una serie di affermazioni che, collegate fra di loro, giungono ad una conclusione logica. Per rendere l'argomentazione semplice e facile da leggere e comprendere, soltanto l'argomentazione è posta nel testo del piano di lavoro, tutti i dettagli che l'accompagnano sono posti come appendici alla fine del documento. Il piano di lavoro, definito come argomentazione/proposta, può essere descritto come segue: (a) è presente un problema, o più problemi (scelti per ragioni logiche); (b) essi richiedono una soluzione; (c) la soluzione si trova nel piano di lavoro, il quale include una serie di scopi, obiettivi ed azioni, che fanno parte di una strategia; (d) la strategia è basata sull'identificazione dei problemi da risolvere, delle risorse disponibili per risolverli e sull'identificazione degli ostacoli da superare. Gli scopi e gli obiettivi (quando raggiunti) costituiscono il risultato del progetto, mentre le risorse (quando usate) sono i contributi, e lo scopo della strategia è convertire ciò che viene immesso in ciò che viene prodotto. 2.3: Quanto tempo dovrebbe coprire un piano di lavoro? La lunghezza temporale ottimale per un piano di lavoro è sia sei che dodici mesi. Un piano di lavoro di tre mesi è troppo breve, considerando l'apporto di tempo e sforzi necessari per preparare un piano. Mentre un piano di lavoro di ventiquattro mesi potrebbe essere troppo lungo, poichè molte condizioni cambiano durante l'intero anno, e verso la fine dell'anno gli obiettivi e le priorità possono essere cambiati tutti. Essi (i piani di lavoro) dovrebbero seguire revisioni annuali. Questa non è una regola da considerare come un comandamento. Ci possono infatti essere ragioni particolari per cui un piano di lavoro dovrebbe essere più breve di tre mesi o più lungo di sei o dodici mesi. 3:La struttura e il contenuto di un piano di lavoro:
In questo capitolo viene descritto ciò che dovreste includere nel vostro piano di lavoro, e come metterlo insieme. Esso include le parti seguenti:
3.1: L'estratto o sommario esecutivo: Scrivete questa parte per ultima, ed assicuratevi che sia un sommario, e non un'introduzione. Le dimensioni ottimali sono uno o due paragrafi che riempiano mezza pagina. (Vedere le linee guida riguardanti la redazione di proposte o di resoconti). 3.2: L'introduzione e il contesto: In piano di lavoro breve l'introduzione e il contesto possono essere congiunti in un unico breve capitolo. Un piano di lavoro può presentarsi meglio (e risulterebbe anche più facile da leggere), però, se introduzione e contesto vengono separati in due capitoli diversi. L'introduzione dovrebbe introdurre il piano di lavoro. Ciò suona scontato quando scritto in questa maniera, ma molti pianificatori e manager vengono fuorviati da introduzioni lunghe, analitiche e storiche, che scoraggiano o annoiano i lettori prima che arrivino alla parte del piano di lavoro dedicata alla pianificazione. Non dovete ripetere o copiare la maggior parte del testo dal ProDoc o dal progetto; limitate il vostro testo al materiale relativo solamente al periodo coperto dal piano di lavoro. Il contesto inizia con un'argomentazione logica che porta ad una scelta di obiettivi (i risultati prodotti) che sono pianificati o raggiunti durante il periodo di pianificazione. Questa sezione include i Problemi rilevanti e le Questioni che dovrebbero essere discusse durante il periodo coperto dal piano di lavoro. Il contesto non dovrebbe essere una lunga analisi o storia; dovrebbe fornire solo le questioni che giustificano gli obiettivi per il periodo di tempo in questione.
Il contesto dovrebbe contenere:
Il documento di progetto (o qualunque altro documento che sia stato usato per giustificare gli obiettivi identificati nel vostro piano di lavoro) può essere lungo e può includere obiettivi o risultati indipendenti fra di loro. Non tutti devono per forza essere discussi durante il lasso di tempo coperto dal vostro piano di lavoro. La sezione del vostro piano di lavoro riguardante il contesto dovrebbe argomentazioni logiche sul perchè avete selezionato alcuni di essi, e non gli altri. Voi non dovreste copiare o ripetere le informazioni riguardanti il contesto dell'intero documento (es. documento di progetto, o documento dove è presentata la propria linea di condotta); quelle informazioni erano utili per giustificare l'intero progetto o programma ma non per lo specifico segmento di tempo coperto dal vostro piano di lavoro. Nella sezione dedicata al contesto, voi dovreste menzionare solo informazioni riferite specificatamente a quei risultati ed obiettivi che volete raggiungere durante il periodo di tempo coperto dal piano di lavoro. 3.3: Scopi ed obiettivi: Nelle linee guida dell'elaborazione del progetto comunitario (EPC) (2) era indicato che gli scopi, gli obiettivi e i risultati non sono la stessa cosa, ma sono correlati fra di loro. Uno scopo è ampio e generale, è la soluzione del problema identificato. Uno scopo non può mai essere taggiunto o verificato poichè non è specifico, finito, concerto o verificabile. Uno scopo può puntare ad un obiettivo, perchè, a differenza del primo, l'obiettivo è più specifico, è finito, ha una data di completamento, e può essere verificato. Gli obiettivi derivano o sono generati dagli scopi. Nota a piè di pagina (2): Guardate il nostro documento chiamato "Linee guida per l'elaborazione di un progetto comunitario," dove il rapporto e la distinzione tra gli scopi e gli obiettivi è spiegata più in dettaglio. Il piano di lavoro dovrebbe avere una progressione logica dall'introduzione e il contesto agli scopi e gli obiettivi. Dove il contesto spiega la scelta dei problemi da risolvere, gli scopi definiscono le soluzioni di quei problemi, mentre gli obiettivi sono più precisi, finiti e sono derivazioni verificabili degli scopi. Gli Scopi del vostro piano di lavoro, come soluzioni ai problemi sorti nella precedente sezione, devono essere dichiarati qui, e poi usati per generare degli obiettivi specifici. Gli Obiettivi dovrebbero essere scelti fra quelli del progetto del documento (o equivalente rilevante, come menzionato precedentemente), o dovrebbero derivare dai nuovi problemi che sorgono e dovrebbero essere identificati nel resoconto del progresso precedente e descritti nella sezione del vostro piano di lavoro dedicato al contesto. Gli obiettivi derivano da ogni scopo. Essi dovrebbero essere annotati qui, e la loro data di completamento dovrebbe essere specificata in un periodo coperto dal piano di lavoro. Vedere SMART. Non dovete per forza includere tutti gli obiettivi elencati nel progetto del documento o equivalente. Scegliete solo quegli obiettivi che sono adeguati al periodo di tempo coperto dal piano di lavoro, e giustificato nella sezione "contesto" del piano (identificazione di problemi) descritta sopra. Gli obiettivi del piano di lavoro selezionati (o risultati, se sono più specifici degli obiettivi dai quali essi sono derivati) rappresentano gli elementi centrali del piano di lavoro. Essi forniscono le giustificazioni per le azioni da intraprendere e le spese da sostenere. Essi indicano dove volete arrivare entro la fine del periodo coperto dal piano di lavoro. 3.4: Risorse ed ostacoli: Come con l'introduzione e il contesto, lo spazio dedicato alle risorse e agli ostacoli può essere dato da uno o due capitoli, a seconda di quanto lungo possa divenire l'intero piano di lavoro. La sezione "Ostacoli" dovrebbe identificare ogni restrizione o difficoltà che deve essere superata per raggiungere gli obiettivi. Includete anche una breve descrizione su come pensate di superarli (gli ostacoli). La sezione "Risorse" dovrebbe indicare quali (potenziali) contributi possono essere identificati riguardo al raggiungimento degli obiettivi individuati e scelti. Non dovreste soffermarvi troppo sulle risorse finanziarie, ma piuttosto dirigete il lettore all'appendice contenete il budget del piano. Includete risorse che non siano necessariamente contanti, a questo punto; includete staff ed altro personale (es. volontari), soci (organizzazioni ed individui), consulenti, terra, capitale, provviste, equipaggiamento, oggetti in inventario che possono essere usati, venduti o scambiati, e qualsiasi cosa che possa essere utlizzato per raggiungere gli obiettivi prefissati. 3.5: Strategia ed azioni: Come nell'altro paio di sezioni descritte sopra, le sezioni della strategia e delle azioni possono formare un solo capitolo o due. Insieme, esse spiegano cosa intendete fare per convertire i contributi in risultati (prodotti). La sezione "Strategia" del vostro piano di lavoro dovrebbe indicare come intendete convertire le vostre risorse, superare gli ostacoli, usando i contribuiti identificati (le risorse), per raggiungere gli obiettivi o ottenere i risultati specificati nel capitolo precedente. Nel migliore piano di lavoro, vengono elencate diverse strategie alternative, una viene poi scelta, e viene spiegata la ragione della scelta. Il vostro piano di lavoro può essere anche breve, e non menzionare le strategie alternative. Sta a voi decidere se includerle o no. Per farla breve, le azioni appartengono più ai contributi che ai risultati. Esse appartengono principalmente alla strategia poichè sono le attività che convertono le risorse in risultati. Mentre gli scopi e gli obiettivi si situano fra i risultati (ciò che fuoriesce dal) progetto, le risorse si situano fra i contributi (ciò che viene immesso) del progetto. Mostrate chiaramente che l'azione deriva dalla strategia, la quale identifica come i contributi devono essere convertiti in risultati. Ogni azione elencata in questa sezione dovrebbe essere riferita ad uno dei risultati (obiettivi, scopi), e dovrebbe essere chiaro come l'azione descritta contribuirà al raggiungimento del rispettivo obiettivo. 3.6: Appendici, che includono il budget e il programma: Il testo del vostro piano di lavoro include i capitoli descritti sopra nei punti dal 3.1 al 3.5. Il proposito delle appendici, ora, è quello di integrare tale testo, es. fornire dettagli che supportino l'argomentazione inclusa nel testo. Il budget e il programma fanno parte di quei dettagli. Il budget per il piano di lavoro dovrebbe essere posto in appendice, e non nel testo principale del piano. Sebbene sia importante, non è comunque parte dell'argomentazione del piano di lavoro, ma è una lista di dettagli che fa da supporto all'argomentazione. Esso può anche costituire la prima appendice. Ogni elemento del budget dovrebbe essere relativo ad uno o più obiettivi (risultati). Alcune voci del budget (es. trasporto, spedizioni postali, fotocopie, telefono, e-mail) devono essere divise arbitrariamente tra parecchi risultati, poichè li supportano tutti. Nessuna voce, non relativa a qualche identificata porzione del testo del piano di lavoro, dovrebbe essere inclusa. Il programma del piano di lavoro è opzionale. Alcuni coordinatori ritengono di dover pianificare ogni giorno compreso nel periodo di tempo specificato. Ciò che qui si raccomanda è che le date di completamento di ogni obiettivo ( o risultato) stabilito siano elencate in ordine, e che venga assegnata a ciascuno di essi una ragionevole quantità di tempo; es. un risultato può essere ottenuto nel giro di una settimana. Questo è più flessibile e ragionevole. Le date delle azioni da intraprendere sono, perciò, opzionali. Se sono presenti altri dettagli, come elenchi, che sono menzionati nel testo (l'argomentazione del piano di lavoro), essi possono essere inclusi come appendici, dove non potranno intralciare o intasare l'argomentazione. Essi sono opzionali. Dove necessario, nel testo devono essere presenti riferimenti ad ogni appendice. Nessuna appendice dovrebbe essere inclusa a meno che il testo non vi abbia un riferimento al suo interno. Per questo, le appendici forniscono dettagli necessari, ma sono poste alla fine del piano di lavoro dove non possono impedire al lettore di vedere la continuità dell'intera argomentazione, e come ognuno dei capitoli descritti sopra siano collegati, l'uno all'altro. 4: Il flusso continuo del piano di lavoro: Da notare è l'inclusione delle appendici nella struttura e nella bozza del piano di lavoro. Esse sono parti essenziali dell'intero piano di lavoro, specialmente il budget, ma sono poste in appendici al termine del piano di lavoro per uno scopo importante. Il testo del piano di lavoro è composto di parecchi capitoli (introduzione, contesto, scopi, obiettivi, risorse, ostacoli, strategia, azioni). Insieme, essi formano una singola argomentazione, ed ogni capitolo è collegato a tutti gli altri.
Tale argomentazione dovrebbe essere facile da seguire, dovrebbe essere scritta con termini e una grammatica molto semplici, e dovrebbe collegare in modo scorrevole un capitolo a quello seguente. Per rendere più visibile e chiara l'argomentazione, i dettagli, specialmente quelli relativi a risorse finanziarie (il budget) e altri elenchi dettagliati, sono posti nelle appendici. Ricordate, il testo completo del piano di lavoro è composto da una singola logica argomentazione, con ogni capitolo collegato al seguente e al precedente. Le appendici forniscono dettagli che supportano l'argomentazione, ma non sono incluse nel testo in modo da non intralciare l'argomentazione. 5. Conclusione: Un piano di lavoro è uno strumento necessario per la pianificazione, l'esecuzione, l'applicazione e la supervisione di qualsiasi progetto, o serie ordinata di attività, un progetto o un programma. E' composto da un'argomentazione logica che forma il testo del piano, e da una serie di appendici di accompagnamento che forniscono materiale a sostegno dell'argomentazione logica. Questo documento ha fornito alcuni dettagli riguardanti la forma e il contenuto di un piano di lavoro, e può essere letto in congiunzione con le linee guida relative alla stesura di resoconti e di proposte . ––»«––© Copyright 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
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