Traduceri:

Alte pagini:

Module

Harta site-ului

Cuvinte cheie

Contact

Documente utile

Link-uri folositoare

Cuprins:

• Sus
• Rezumat
• Introducere
• Ce este un plan de lucru?
• Structură şi conţinut
• Fluenţa generală
• Concluzie
• Jos

Cuprins:

• Sus
• Rezumat
• Introducere
• Ce este un plan de lucru?
• Structură şi conţinut
• Fluenţa generală
• Concluzie
• Jos

Cuprins:

• Sus
• Rezumat
• Introducere
• Ce este un plan de lucru?
• Structură şi conţinut
• Fluenţa generală
• Concluzie
• Jos

Cuprins:

• Sus
• Rezumat
• Introducere
• Ce este un plan de lucru?
• Structură şi conţinut
• Fluenţa generală
• Concluzie
• Jos

Cuprins:

• Sus
• Rezumat
• Introducere
• Ce este un plan de lucru?
• Structură şi conţinut
• Fluenţa generală
• Concluzie
• Jos

Cuprins:

• Sus
• Rezumat
• Introducere
• Ce este un plan de lucru?
• Structură şi conţinut
• Fluenţa generală
• Concluzie
• Jos

Cuprins:

• Sus
• Rezumat
• Introducere
• Ce este un plan de lucru?
• Structură şi conţinut
• Fluenţa generală
• Concluzie
• Jos

Cuprins:

• Sus
• Rezumat
• Introducere
• Ce este un plan de lucru?
• Structură şi conţinut
• Fluenţa generală
• Concluzie
• Jos

Cuprins:

• Sus
• Rezumat
• Introducere
• Ce este un plan de lucru?
• Structură şi conţinut
• Fluenţa generală
• Concluzie
• Jos

UN PLAN DE LUCRU

Un instrument cheie al managementului participativ

de către Phil Bartle, PhD

traducere de Oana Bajka

traducere revizuitã de Elena Gabriela Hosu

Dedicat lui Gert Lüdeking

Ghid tehnic

Rezumat:

Acestea sunt recomandări şi principii directoare pentru elaborarea unor planuri de lucru pe şase luni sau un an. Acest document este elaborat în contextul managementului participativ. Trebuie să stabiliţi un mediu în care angajaţii şi managerii pot lucra împreună pentru a produce planul de lucru.

Cea mai bună potrivire în timp pentru pregătirea unui plan de lucru este în câteva zile de la un bilanţ. Pentru un plan de lucru anual (PLA) aceasta înseamnă la câteva zile după Bilanţul anual (BA). Cel mai important lucru este ca planul să fie imprimat şi să circule pe la toţi participanţii în decurs de câteva zile de la elaborarea lui. Pentru managementul participativ, transparenţa este esenţială.

Un plan de lucru seamănă cu o propunere în mai multe moduri, cu excepţia faptului că bugetul general s-ar putea să fie deja aprobat, sau să fie condiţionat de planul de lucru.

La fel ca în cazul oricărei activităţi de planificare, fie ca proces de grup sau nu, trebuie (1) să gândiţi înapoi în timp, începând cu locul în care vreţi să vă aflaţi la sfârşitul perioadei şi să generaţi paşii necesari pentru a ajunge acolo, de unde sunteţi acum şi (2) recapitulaţi cele patru întrebări cheie ale managementului şi folosiţi-le ca schelet pentru discuţiile şi gândirea dumneavoastră.

Un plan de lucru este un instrument de planificare pe parcursul unei perioade de timp determinate (6 sau 12 luni) care identifică problemele de rezolvat şi modalităţi de a le rezolva. Este un instrument standard de management. Când angajaţii participă la management, ei trebuie să înveţe ce este acesta. Stabilind un mediu în care angajaţii să participe la realizarea unui plan, fondaţi de asemenea un proces de învăţare.

1. Introducere:

1.1: Cine poate utiliza acest document:

Acest set de instrucţiuni este adresat coordonatorilor şi managerilor pentru lucrul cu angajaţii sau clienţii lor. Totuşi, elaborarea planurilor de lucru nu are un caracter specific şi unic, iar sfaturile expuse aici sunt utile pentru toţi managerii, pentru cei care realizează planificări şi implementează proiecte, lucrând în cadrul ministerelor, al ONG-urilor şi al organizaţiilor din sectorul privat.

Dacă implicaţi angajaţii în elaborarea sau structurarea unui plan, atunci le puteţi da acest document să îi ajute în învăţarea a ceea ce este necesar pentru ca managementul să fie un proces participativ. Planul este ghidul organizaţiei şi atunci când angajaţii participă la pregătirea lui va fi mai probabil ca ei să îl "posede" şi să îl utilizeze în timpul implementării.

1.2: Ce NU sunt planurile de lucru:

De la bun început este important să scăpaţi de două supoziţii privind planurile de lucru: (a) că un plan de lucru este format doar dintr-un buget şi (b) că un plan de lucru este format doar dintr-un orar. Mulţi manageri sunt dezamăgiţi când le sunt respinse planurile de lucru atunci când au făcut aceste asumpţii incorecte.

Mulţi finanţatori şi multe agenţii executive solicită un plan de lucru pentru a justifica eliberarea de fonduri pentru perioada în discuţie. Din această cauză, mulţi manageri presupun în mod incorect că bugetul este elementul central (sau unic) al planului de lucru. Departe de a fi aşa. Bugetul este desigur necesar însă fiecare element din buget trebuie să fie justificat. Acea justificare este textul planului de lucru în sine (în vreme ce bugetul este cel mai bine inclus ca anexă a planului de lucru) care reprezintă subiectul acestui document.

Cea de-a doua presupunere incorectă este aceea că un orar sau un program este planul de lucru. Un coordonator poate face eforturi pentru pregătirea unui orar, enumerând sarcinile de realizat zi de zi pentru perioada în discuţie. În vreme ce un orar este desigur necesar, el nu este un plan de lucru (adică nu stabileşte ce obiective şi rezultate trebuie să fie obţinute sau cum sau de ce). Mai mult, deşi un orar poate fi o listă dorită de activităţi zilnice, în realitate asemenea liste exacte nu pot fi urmărite. Pot apărea alte sarcini urgente, pot apărea vizitatori neaşteptaţi (de exemplu finanţatori sau VIP-uri îndepărtate), şedinţe planificate ar putea să fie reprogramate dacă celelalte părţi au sarcini sau vizitatori neaşteptaţi şi aşa mai departe. În loc de un orar rigid, acest document recomandă ca fiecare dintre rezultate sau obiective să aibă o perioadă de timp în care poate fi aşteptat ca ele să fie atinse, ceea ce reprezintă o abordare organică şi flexibilă, faţă de abordarea mecanică de pregătire a unui orar.

Odată ce aţi scăpat de aceste două presupuneri incorecte, este posibil să continuaţi şi să pregătiţi un adevărat plan de lucru. În cele ce urmează vă oferim asistenţă în acest sens.

2. Ce este un plan de lucru?

2.1: De ce să pregătiţi un plan de lucru?

Există mai multe scopuri ale unui plan de lucru. Totuşi, scopul său principal este adesea uitat; el este un instrument sau o unealtă de planificare şi management care furnizează un cadru pentru planificarea lucrului şi este un ghid în perioada în cauză pentru realizarea acelui lucru, a acelei munci. El este folosit de asemenea de finanţatori şi agenţii executive ca document pentru justificarea eliberării de capital (acesta este motivul pentru care primul scop poate fi uitat cu uşurinţă; unii manageri îl văd ca pe o inconvenienţă necesară, mai degrabă decât ca pe un instrument util pentru propria muncă). Este de asemenea un document util care contribuie la transparenţă, pentru ca exemplare ale planului de lucru să poată fi distribuite acelor persoane sau organizaţii care au nevoie sau au dreptul să ştie ce faceţi şi de ce, în perioada respectivă de timp.

Din unele aspecte, un plan de lucru este foarte similar cu o propunere de proiect. Deosebirea este că un plan de lucru se bazează pe un proiect deja aprobat şi identifică un segment specific de timp din cadrul acelui proiect sau program. El identifică (drept scopuri) problemele de rezolvat, le face finite, precise şi verificabile ca obiective, indică resursele necesare şi constrângerile de depăşit, subliniază o strategie şi identifică acţiunile de întreprins în vederea atingerii obiectivelor şi realizării rezultatelor. O propunere face în mare acelaşi lucru, dar se referă la întreaga perioadă de timp a proiectului şi este scrisă înainte de aprobarea proiectului ca o justificare pentru aprobare.

Pentru a obţine resursele, inclusiv cele financiare indicate în buget, planul de lucru serveşte ca justificare pentru eliberarea de fonduri. Atunci când este aprobat, planul de lucru serveşte drept ghid pentru acţiunile care trebuie întreprinse pentru atingerea obiectivelor. El trebuie să fie scris în aşa fel încât să fie transparent pentru oricine, fie din interiorul, fie din afara grupului de implementare, în descrierea acelor obiective şi rezultate, precum şi în justificarea acţiunilor de întreprins.

Astfel, un plan de lucru serveşte nevoilor celor care implementează, ale grupurilor ţintă (beneficiarilor), ale managerilor, ale celor care planifică, ale comitetelor şi consiliilor agenţiilor donatoare, nu numai ale proiectelor, ci şi ale programelor, precum şi ale organizaţiilor care lucrează independent de documente ale proiectelor.

2.2: Ce este o demonstraţie?

Un plan de lucru este o demonstraţie. ⁽¹⁾ O demonstraţie este o ordine logică de afirmaţii interconectate, în care fiecare afirmaţie este derivată în mod logic din cea dinaintea ei. Lista de capitole descrisă mai jos este o listă de modele de afirmaţii interconectate care formează împreună întregul argument.

^{Notă (1):} În limba engleză, cuvântul "argument" înseamnă şi "demonstraţie" dar şi "ceartă". Aici el este folosit cu primul sens. În logică, o demonstraţie sau un raţionament este o serie de afirmaţii legate sau interconectate care împreună ajung la o concluzie logică.

Pentru a face demonstraţia (argumentul) simplă şi uşor de citit şi de înţeles, doar demonstraţia este aşezată în textul planului de lucru, iar toate detaliile adiacente sunt ataşate ca anexe la sfârşitul documentului.

Ca argument, planul de lucru poate fi descris în felul următor: (a) există o problemă sau mai multe probleme (selectate din motive logice); (b) ele fac apel la o soluţie; (c) soluţia este planul de lucru, care include o listă de scopuri, obiective şi acţiuni care fac parte din strategie; (d) strategia se bazează pe acele probleme ce sunt de rezolvat şi pe acele resurse ce sunt disponibile pentru a fi convertite spre rezolvarea problemelor şi pe acele obstacole care sunt de depăşit. Scopurile şi obiectivele (atunci când sunt realizate) sunt rezultatele proiectului, în timp ce resursele (atunci când sunt utilizate) reprezintă contribuţiile la proiect, iar scopul strategiei este de a converti contribuţiile (input-uri) în rezultate (output-uri).

2.3: Ce perioadă de timp ar trebui să acopere un plan de lucru?

Durata optimă pe care o poate acoperi un plan de lucru este fie de şase, fie de doisprezece luni. Un plan de lucru pe trei luni este prea scurt, având în vedere durata de timp şi efortul necesar pentru pregătirea planului. Un plan de lucru pe douăzeci şi patru de luni ar putea fi prea lung, fiindcă multe condiţii se schimbă în decursul unui an, iar la sfârşitul anului obiectivele şi priorităţile s-ar putea schimba cu totul. Ele ar trebui să urmeze bilanţurile anuale.

Aceasta nu este o lege scrisă în piatră. Este inutil de menţionat că ar putea exista motive specifice pentru care un plan de lucru ar trebui să fie mai scurt de trei luni sau mai lung de şase luni.

3: Structura şi conţinutul planului de lucru:

3.1: Rezumat sau sumar executiv:

Scrieţi această parte la sfârşit şi asiguraţi-vă că este un rezumat, nu o introducere. Dimensiunea optimă este de unul sau două alineate, pe o jumătate de pagină. (Vedeţi instrucţiunile despre propuneri sau scrierea de rapoarte).

3.2: Introducerea şi condiţiile generale:

Într-un plan de lucru scurt, introducerea şi condiţiile generale pot fi combinate într-un singur capitol scurt. Un plan de lucru lung ar arăta mai bine (şi ar fi mai probabil să fie citit) dacă cele două ar fi separate în două capitole diferite.

Introducerea ar trebui să prezinte planul de lucru. Acest lucru sună atât de evident când e scris aşa, dar mulţi planificatori şi manageri sunt luaţi de val cu introduceri lungi, istorice şi analitice, care descurajează sau plictisesc cititorii înainte ca aceştia să ajungă la partea de planificare în sine a planului de lucru. Nu repetaţi şi nu copiaţi aici prea mult text din documentul de pregătire sau din propunere; limitaţi-vă textul introductiv la materialele relevante doar pentru perioada acoperită de planul de lucru.

Condiţiile generale încep o demonstraţie logică prin care se ajunge la selecţia obiectivelor (rezultatelor) care se planifică să fie atinse sau obţinute în perioada de planificare. Această secţiune include problemele şi chestiunile relevante care ar trebui abordate în perioada acoperită de planul de lucru. Condiţiile generale nu ar trebui să fie ca o analiză sau o istorie lungă; ele ar trebui să ofere doar chestiunile care justifică alegerea obiectivelor pentru perioada de timp aflată în discuţie.

Documentul proiectului (sau orice alt document relevant care este folosit pentru justificarea obiectivelor identificate în planul dumneavoastră de lucru) poate fi lung şi poate include multe obiective sau rezultate separate. Nu toate trebuie abordate în perioada acoperită de planul dumneavoastră de lucru. Secţiunea de condiţii generale din planul dumneavoastră de lucru ar trebui să includă argumente logice pentru care aţi ales unele dintre ele şi nu le-aţi inclus pe celelalte.

Nu trebuie să copiaţi sau să repetaţi informaţiile despre condiţiile generale conţinute în documentul central (de exemplu documentul proiectului, documentul programului, propunerea de proiect sau propunerea de politică publică); acele informaţii au fost utile pentru justificarea proiectului sau programului în ansamblu, dar nu şi pentru segmentul specific de timp la care se referă planul dumneavoastră de lucru. În secţiunea de condiţii generale a planului dumneavoastră de lucru ar trebui să includeţi numai informaţii sau referinţe care fac trimitere în mod specific la acele rezultate şi obiective pe care doriţi să le atingeţi în perioada acoperită de planul de lucru.

3.3: Scopuri şi obiective:

În alte ghiduri de pregătire pentru management comunitar (TMC) ⁽²⁾ a fost subliniat că scopurile, obiectivele şi rezultatele sunt lucruri diferite, dar legate între ele. Un scop este larg şi general, rezolvarea problemei care a fost identificată. Un scop nu poate fi niciodată atins sau verificat ca atins, pentru că nu este specific, finit, concret sau verificabil. Un scop poate indica un obiectiv, prin contrast, pentru că un obiectiv este mai specific, este finit, are o dată de îndeplinire şi poate fi verificat. Obiectivele sunt derivate sau generate din scopuri.

^{Notă (2):} Vedeţi documentul nostru intitulat "Instrucţiuni pentru designul proiectelor", unde sunt explicate mai detaliat relaţia şi distincţia dintre scopuri şi obiective.

Planul de lucru ar trebui să aibă o progresie logică pornind de la introducere şi condiţii generale spre scopuri şi obiective. Dacă în condiţiile generale se explică selecţia problemelor de rezolvat, scopurile definesc soluţiile la aceste probleme, iar obiectivele sunt derivaţii mai precise, finite şi verificabile ale scopurilor.

Scopurile din planul dumneavoastră de lucru trebuie afirmate aici, ca soluţii la problemele ridicate în secţiunea condiţii generale, apoi folosite pentru a genera obiectivele specifice.

Obiectivele ar trebui să fie alese dintre obiectivele din documentul proiectului (sau al unui document echivalent relevant, aşa cum am menţionat mai sus) sau ar trebui derivate din noile probleme apărute şi identificate în raportul anterior privind derularea proiectului şi descrise în secţiunea condiţii generale a planului dumneavoastră de lucru. Obiectivele sunt derivate din fiecare scop. Ele ar trebui scrise aici. De asemenea ar trebui să identificaţi o dată de îndeplinire a lor, ca timp specific în cadrul perioadei acoperite de planul de lucru. Vedeţi SMART.

Nu este necesar să includeţi toate obiectivele enumerate în documentul proiectul sau echivalentul acestuia. Alegeţi doar acele obiective care sunt potrivite pentru perioada de timp acoperită de planul de lucru şi justificate în secţiunea de condiţii generale (identificarea problemelor) descrisă mai sus.

Obiectivele selectate în planul de lucru (sau rezultatele, dacă ele sunt mai specifice decât obiectivele din care sunt derivate) sunt elementele centrale ale planului de lucru. Ele oferă justificarea pentru acţiunile de întreprins şi costurile atrase. Ele reprezintă miezul planului de lucru. Ele indică unde vreţi să ajungeţi la sfârşitul perioadei acoperite de planul de lucru.

3.4: Resurse şi obstacole:

La fel ca în cazul introducerii şi condiţiilor generale, resursele şi obstacolele pot forma un singur capitol sau două, în funcţie de cât de lung este planul de lucru ca întreg.

Secţiunea de Obstacole ar trebui să identifice orice restricţii sau piedici care trebuie depăşite pentru atingerea obiectivelor. Includeţi, de asemenea, o scurtă descriere a modului în care planificaţi să le depăşiţi.

Secţiunea de Resurse ar trebui să indice ce contribuţii (potenţiale) pot fi identificate care să ajute la atingerea obiectivelor identificate şi selecţionate. Nu insistaţi prea mult asupra resurselor financiare, ci în loc de asta, trimiteţi cititorul la anexa care conţine bugetul. În acest punct includeţi resurse care nu sunt cu neapărat bani lichizi; inclusiv angajaţi şi alte forme de personal (de exemplu voluntari), parteneri (organizaţii şi persoane fizice), consultanţi, pământ, capital, consumabile, echipament, alte elemente de inventar care pot fi folosite, vândute sau date la schimb, şi orice altceva ce este disponibil şi poate fi mobilizat şi folosit pentru atingerea obiectivelor identificate.

3.5: Strategie şi acţiuni:

Ca şi în cazul celorlalte două perechi de mai sus, secţiunile de strategie şi acţiuni pot fi aşezate în unul sau două capitole. Împreună, ele explică modul în care intenţionaţi să transformaţi contribuţiile în rezultate, input-urile în output-uri.

Secţiunea de Strategie din planul dumneavoastră de lucru ar trebui să indice modul în care intenţionaţi să transformaţi resursele, să depăşiţi obstacolele, folosind acele contribuţii identificate (resurse) pentru a atinge obiectivele sau pentru a obţine rezultatele specificate în capitolul precedent.

În cele mai bune planuri de lucru sunt enumerate câteva strategii alternative, apoi este aleasă una şi sunt date motivele pentru alegerea făcută. S-ar putea ca planul dumneavoastră de lucru să nu fie lung şi să nu conţină alternative. Hotărâţi dacă ar trebui să includeţi sau nu strategii alternative.

Judecând la rece, Acţiunile ţin mai degrabă de contribuţii decât de rezultate. În primul rând, acţiunile ţin de strategie pentru că ele sunt activităţile care transformă input-urile în output-uri, contribuţiile în rezultate. În vreme ce scopurile şi obiectivele sunt printre output-urile proiectului (ceea ce iese din proiect), resursele sunt printre input-urile proiectului (ceea ce intră în proiect).

Faceţi ca acţiunile să fie clar derivate din strategie, care identifică modul în care input-urile trebuie convertite în output-uri. Fiecare acţiune enumerată în această secţiune trebuie să fie legată de unul dintre output-uri (obiective, scopuri) şi trebuie să fie clar cum va contribui acţiunea descrisă la atingerea obiectivului respectiv.

3.6: Anexe, inclusiv buget şi orar:

Textul planului dumneavoastră de lucru include capitolele descrise în paragrafele de la 3.1 până la 3.5 de mai sus. Acum, scopul anexelor este de a suplimenta acest text, adică de a furniza detalii care susţin demonstraţia inclusă în text. Printre astfel de detalii se află şi bugetele şi orarele.

Bugetul planului de lucru trebuie plasat într-o anexă şi nu în textul principal al planului de lucru. Oricât ar fi de important, bugetul nu face parte din demonstraţia planului de lucru, ci reprezintă o listă de detalii care susţin demonstraţia. El poate fi prima anexă.

Fiecare dintre elementele din buget trebuie să se lege de unul sau mai multe obiective (output-uri). Unele elemente din buget (de exemplu transport, cheltuieli poştale, fotocopiere, telefoane, e-mail) trebuie divizate în mod arbitrar între câteva output-uri care le susţin pe toate. Nu ar trebui inclus în buget nici un element care nu este legat de un fragment identificabil de text din planul de lucru.

Orarul planului de lucru este opţional. Unii coordonatori au impresia că trebuie să planifice fiecare zi a perioadei respective. Ce este recomandat aici este ca datele de îndeplinire ale fiecărui obiectiv (sau output) declarat să fie enumerate în ordine şi să fie alocată fiecăruia o durată de timp rezonabilă; de exemplu, un rezultat poate fi îndeplinit într-o zi aflată între două zile care fixează termenul de îndeplinire şi sunt de exemplu la o săptămână distanţă una de alta. Aceasta este o abordare mai flexibilă şi mai rezonabilă. Astfel, datele acţiunilor de întreprins sunt opţionale.

Dacă există şi alte detalii, cum ar fi liste, care sunt menţionate în text (în demonstraţia întregului plan), ele pot fi incluse ca anexe. În acest fel, ele vor fi ordonate şi nu vor împiedica demonstraţia. Ele sunt opţionale.

Acolo unde este potrivit, textul trebuie să se refere la fiecare anexă. Nu trebuie să includeţi anexe la care nu se face referire în text. Astfel, anexele furnizează detalii necesare, dar sunt aşezate la sfârşitul planului de lucru, unde nu vor împiedica cititorul să vadă continuitatea întregii demonstraţii şi modul în care fiecare capitol descris mai sus este legat de cel care urmează.

4: Fluenţa generală a planului de lucru:

Observaţi includerea anexelor în structura şi schiţa planului de lucru. Acestea sunt părţi esenţiale ale întregului plan de lucru, mai ales bugetul, dar sunt aşezate ca anexe la sfârşitul planului de lucru pentru un scop important.

Textul planului de lucru se compune din câteva capitole (introducere, condiţii generale, scopuri, obiective / rezultate, resurse, obstacole, strategie, acţiuni). Împreună, acestea formează o singură demonstraţie, iar fiecare capitol este legat de fiecare dintre celelalte capitole.

Această demonstraţie trebuie să fie uşor de urmărit, trebuie să fie scrisă folosind un vocabular şi o gramatică simplă şi trebuie să lege uşor şi fin un capitol de următorul. Pentru a face ca demonstraţia să fie mai vizibilă, mai transparentă, detaliile, mai ales cele legate de finanţe (bugetul) si alte detalii adiacente, sunt puse în anexe.

Ţineţi minte, textul complet al planului de lucru este o singură demonstraţie logică, în care fiecare capitol se leagă de cele dinaintea şi de după el. Anexele furnizează detalii care susţin demonstraţia dar ele nu sunt incluse în text pentru a nu supraaglomera demonstraţia.

5. Concluzie:

Un plan de lucru este un instrument necesar pentru planificarea, executarea, implementarea şi monitorizarea oricărui proiect sau set ordonat de activităţi, un proiect sau un program. El este compus dintr-o demonstraţie logică ce formează textul, şi un set adiacent de anexe care furnizează detalii pentru a susţine demonstraţia logică.

Acest document cu instrucţiuni a furnizat câteva detalii privitoare la forma şi conţinutul unui plan de lucru şi poate fi citit în conjuncţie cu instrucţiuni legate de scrierea raportului şi scrierea propunerii .

© Drepturi de autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Web conceput de Lourdes Sada

––»«––

Ultima actualizare: 15.03.2011