Μεταφράσεις:

Άλλες σελίδες:

Ενότητες

Χάρτης Σελίδας

Λέξεις Κλειδιά

Επικοινωνία

Βοηθητικά Έγγραφα

Χρήσιμοι Σύνδεσμοι

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Περίληψη
• Εισαγωγή
• Τί είναι ένα πλάνο εργασίας;
• Δομή και περιεχόμενο
• Η γενική ροή
• Συμπέρασμα
• Τέλος

Περιεχόμενα

• Αρχή
• Περίληψη
• Εισαγωγή
• Τί είναι ένα πλάνο εργασίας;
• Δομή και περιεχόμενο
• Η γενική ροή
• Συμπέρασμα
• Τέλος

Περιεχόμενα

• Αρχή
• Περίληψη
• Εισαγωγή
• Τί είναι ένα πλάνο εργασίας;
• Δομή και περιεχόμενο
• Η γενική ροή
• Συμπέρασμα
• Τέλος

Περιεχόμενα

• Αρχή
• Περίληψη
• Εισαγωγή
• Τί είναι ένα πλάνο εργασίας;
• Δομή και περιεχόμενο
• Η γενική ροή
• Συμπέρασμα
• Τέλος

Περιεχόμενα

• Αρχή
• Περίληψη
• Εισαγωγή
• Τί είναι ένα πλάνο εργασίας;
• Δομή και περιεχόμενο
• Η γενική ροή
• Συμπέρασμα
• Τέλος

Περιεχόμενα

• Αρχή
• Περίληψη
• Εισαγωγή
• Τί είναι ένα πλάνο εργασίας;
• Δομή και περιεχόμενο
• Η γενική ροή
• Συμπέρασμα
• Τέλος

ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΕΝΟΣ ΠΛΑΝΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ

Ένα εργαλείο - κλειδί της Συμμετοχικής Διοίκησης

από τον Δρ. Φιλ Μπαρτλ

μετάφραση από την Χριστίνα Κόκαλη

Αφιερωμένο στον Gert Lüdeking

Τεχνική Σύσταση

Περίληψη:

Εδώ θα βρείτε προτάσεις και κατευθυντήριες αρχές και τη συγγραφή εξάμηνιαίων ή τρίμηνιαίων πλάνων εργασίας. Αυτό το έγγραφο προορίζεται για το περιβάλλον της συμμετοχικής διοίκησης. Θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον όπου το προσωπικό και τα μέλη της διοίκησης θα μπορούν να συνεργαστούν για να παραγάγουν ένα πλάνο εργασίας.

Η καλύτερη χρονική στιγμή για να προετοιμαστεί ένα πλάνο εργασίας είναι κατά την περίοδο των πρώτων ημερών που ακολουθούν μια επιθεώρηση. Για ένα ετήσιο πλάνο εργασίας (ΕΠΕ) αυτή η περίοδος εντοπίζεται λίγες μέρες μετά την Ετήσια Επιθεώρηση (ΕΕ).Κυρίως, το πλάνο θα πρέπει να εκτυπωθεί και να διανεμηθεί σε όλους τους συμμετέχοντες μέσα σε λίγες μέρες μετά τη σύνθεσή του. Η διαφάνεια είναι ζωτικής σημασίας στη συμμετοχική διοίκηση.

Από πολλές απόψεις, ένα πλάνο εργασίας μοιάζει με μια εισήγηση, εκτός από το ότι ο συνολικός προϋπολογισμός μπορεί να έχει ήδη εγκριθεί ή να εξαρτάται από το πλάνο εργασίας.

Όπως σε κάθε σχεδιασμό, είτε πρόκειται για ομαδική διαδικασία είτε όχι, θα πρέπει να (1) σκεφθείτε ανάποδα, ξεκινώντας με το που θέλετε να βρίσκεστε στο τέλος της περιόδου, και να δημιουργήσετε τα βήματα που χρειάζονται για να φθάσετε εκεί από το σημείο που βρίσκεστε τώρα, και (2) να ξαναδείτε τις τέσσερις ερωτήσεις - κλειδιά της διοίκησης και να τις χρησιμοποιήσετε σαν σκελετό για τις συζητήσεις και τη διαμόρφωση της σκέψης σας.

Το πλάνο εργασίας είναι ένα εργαλείο σχεδιασμού που αφορά μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο (6 ή 12 μήνες), που προσδιορίζει τα προβλήματα που πρέπει να λυθούν και τους τρόπους γα να λυθούν. Είναι ένα σύνηθες εργαλείο της διοίκησης. Όταν τα μέλη του προσωπικού συμμετέχουν στη διοίκηση, πρέπει να μαθαίνουν σε τι συνίσταται. Με το να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον όπου το προσωπικό θα συμμετάσχει στη διαδικασία του σχεδιασμού, δημιουργείτε επίσης μια διαδικασία μάθησης.

1. Εισαγωγή:

1.1: Ποιός μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτό το κείμενο:

Αυτό το σύνολο οδηγιών απευθύνεται σε συντονιστές και μέλη της διοίκησης για τη συνεργασία με το προσωπικό ή τους πελάτες τους. Ωστόσο, η διαδικασία σύνταξης των πλάνων εργασίας δεν είναι και τόσο ιδιάζουσα, και οι συμβουλές που περιέχονται εδώ είναι χρήσιμες για όλους τους προγραματιστές, διοικητές και εκτελεστές των κυβερνητικών υπουργείων, των ΜΚΟ και των μη δημόσιων οργανισμών.

Εάν συμπεριλάβετε τα μέλη του προσωπικού στη δημιουργία ή το σχεδιασμό ενός πλάνου, τότε αυτό το κείμενο μπορεί να δωθεί σε αυτούς για να τους βοηθήσει να μάθουν όσα χρειάζονται για να μετετρέψουν τη διοίκηση σε συμμετοχική διαδικασία. Το πλάνο είναι ο οδηγός για τον οργανισμό, και όταν τα μέλη του προσωπικού συμμετέχουν στην προετοιμασία του, είναι πιο πιθανό να αισθάνονται ότι τους "ανήκει" και να το χρησιμοποιήσουν κατά την υλοποίηση.

1.2: Τί ΔΕΝ είναι τα πλάνα εργασίας:

Από την αρχή, είναι σημαντικό να αποβάλλετε δύο υποθέσεις για τα πλάνα εργασίας: (α) ότι ένα πλάνο εργασίας αποτελείται μόνο από προϋπολογισμό και (β) ότι ένα πλάνο εργασίας αποτελείται μόνο από ένα πρόγραμμα. Πολλοί διοικητές απογοητεύονται όταν τα πλάνα εργασίας τους απορρίπτονται όταν κάνουν αυτές τις λανθασμένες υποθέσεις.

Πολλές χρηματοδοτικές υπηρεσίες και πολλές επικυρωτικές υπηρεσίες ζητούν ένα πλάνο εργασίας για να δικαιολογήσουν την διάθεση κονδυλίων για συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Εξ αιτίας αυτού, πολλοί διοικητές λανθασμένα υποθέτουν ότι ο προϋπολογισμός είναι το κεντρικό (ή το μοναδικό) στοιχείο του πλάνου εργασίας. Καμία σχέση. Ο προϋπολογισμός είναι, βέβαια, απαραίτητος αλλά κάθε επί μέρους στοιχείο του προϋπολογισμού πρέπει να δικαιολογηθεί. Αυτή η δικαιολόγηση βρίσκεται στο ίδιο το κείμενο του πλάνου εργασίας (ενώ ο προϋπολογισμός είναι καλύτερο να περιλαμβάνεται στο πλάνο εργασίας με τη μορφή παραρτήματος) που είναι και το αντικείμενο αυτού του κειμένου.

Η δεύτερη λανθασμένη υπόθεση είναι πως ένα πρόγραμμα είναι ένα πλάνο εργασίας. Ένας συνστονιστής μπορεί να εργαστεί σκληρά για να ετοιμάσει ένα πρόγραμμα, απαριθμώντας τις εργασίες που θα πρέπει να γίνονται, μέρα με τη μέρα, για τη ζητούμενη περίοδο. Ενώ ένα πρόγραμμα είναι χρήσιμο, φυσικά, δεν αποτελεί πλάνο εργασίας (δηλαδή, δεν δηλώνει ποιοί στόχοι και επίπεδα παραγωγής θα πρέπει να επιτευχθούν, το πως ή το γιατί). Επίσης, αν και ένα πρόγραμμα μπορεί να είναι μια επιθυμητή λίστα καθημερινών δραστηριοτήτων, στον πραγματικό κόσμο τόσο ακριβείς λίστες δεν μπορούν να τηρηθούν. Άλλα, επείγοντα περιστατικά προκύπτουν, απροσδόκητοι επισκέπτες (πχ δωρητές ή σημαντικά στελέχη) μπορεί να εμφανιστούν, σχεδιασμένες συνδιασκέψεις μπορεί να πρέπει να επαναπρογραμματιστούν καθώς άλλες ομάδες μπορεί να έχουν απροσδόκητα περιστατικά ή επισκέπτες κτλ. Αντί για τη σύνταξη ενός άκαμπτου προγράμματος, αυτό το κείμενο προτείνει να δίνεται για καθέναν από τους στόχους ή τα επίπεδα παραγωγής μια χρονική περίοδο μέσα στην οποία να αναμένεται η ημερομηνία ολοκλήρωσης, προσέγγιση που είναι οργανική και ευέλικτη σε αντίθεση με τη μηχανιστική αντίληψη της προετοιμασίας ενός προγράμματος.

Μόλις αποβληθούν αυτές οι δύο λανθασμένες υποθέσεις, τότε είναι δυνατόν να συνεχίσουμε και να ετοιμάσουμε ένα αυθεντικό πλάνο εργασίας. Τα παρακάτω παρέχουν καθοδήγηση για να γίνει αυτό.

2. Τί είναι ένα πλάνο εργασίας;

2.1: Γιατί να προετοιμάσετε ένα Πλάνο εργασίας;

Οι σκοποί ενός πλάνου εργασίας είναι πολλοί. Ο κύριος σκοπός, ωστόσο, συχνά παραβλέπεται: είναι ένα όργανο (εργαλείο) σχεδιασμού και διοίκησης που παρέχει ένα πλαίσιο για το σχεδιασμό της δουλειάς και ένας οδηγός για να γίνει αυτή η δουλεία κατά τη διάρκεια της συγκεκριμένης περιόδου. Χρησιμοποιείται επίσης από υπηρεσίες χρηματοδότησης και επικύρωσης ως κείμενο δικαιολόγησης για τη διάθεση κονδυλίων (και αυτός είναι ο λόγος που ο πρώτος σκοπός μπορεί να ξεχαστεί: κάποιοι διοικητές το θεωρούν απαραίτητη ενόχληση, αντί να το βλέπουν ως χρήσιμο εργαλείο για τη δουλειά τους). Είναι επίσης ένα χρήσιμο κείμενο, που συνεισφέρει στην διαφάνεια, καθώς αντίγραφα του πλάνου εργασίας μπορεί να δωθούν στα άτομα ή του οργανισμούς που έχουν ανάγκη ή δικαίωμα να ξέρουν τι κάνετε και γιατί το κάνετε κατά τη συγκεκριμένη χρονική περίοδο.

Κατά κάποιο τρόπο, το πλάνο εργασίας μοιάζει αρκετά με την εισήγηση. Η διαφορά έγκειται στο ότι το πλάνο εργασίας βασίζεται σε ένα σχέδιο (project) που έχει ήδη εγκριθεί, και προσδιορίζει ένα συγκεκριμένο τμήμα χρόνου μέσα σε αυτό το σχέδιο ή πρόγραμμα. Προσδιορίζει (με τη μορφή στόχων) τα προβλήματα που χρήζουν επίλυσης, τα μετατρέπει σε πεπερασμένα, ακριβή και επιβεβαιώσιμα με τη μορφή στόχων, υποδεικνύει τους πόρους που χρειάζονται και τους περιορισμούς που πρέπει να ξεπεραστούν, χαράσσει μια στρατηγική και προσδιορίζει τις πράξεις που πρέπει να γίνουν ώστε να επιτύχουμε τους στόχους και να συμπληρωθούν τα επίπεδα παραγωγής. Μια εισήγηση κάνει πάνω κάτω το ίδιο, αλλά για ολόκληρη την χρονική περίοδο που θα διαρκέσει το σχέδιο και γράφεται πριν λάβει έγκριση το σχέδιο, ως δικαιολόγηση για την έγκριση του.

Για να αποκτηθούν οι πόροι, συμπεριλαμβανομένης της χρηματοδότησης που αναγράφεται στον προϋπολογισμό, το πλάνο εργασίας λειτουργεί ως δικαιολόγηση για την διάθεση των κονδυλίων. Όταν εγκριθεί, ένα πλάνο εργασίας λειτουργεί ως οδηγός για τις πράξεις που θα πρέπει να γίνουν ώστε να επιτευχθούν οι σκοποί, γραμμένες έτσι ώστε να είναι ξεκάθαρες στον καθένα, μέσα ή έξω από την ομάδα εφαρμογής, κατά την περιγραφή αυτών των στόχων και των επιπέδων παραγωγής και την δικαιολόγηση των πράξεων που πρέπει να εκτελεστούν.

Άρα, ένα πλάνο εργασίας εξυπηρετεί τις ανάγκες των εκτελεστών αποφάσεων, των ομάδων - στόχων (διοικητές, οργανωτές, επιτροπές και συμβούλια και τους δωρητές των επωφελούμενων, όχι μόνο των σχεδίων (projects) αλλά και των προγραμμάτων και των οργανισμών που λειτουργούν ανεξάρτητα από τα δεδομένα του σχεδίου.

2.2: Τί είναι επιχειρηματολογία;

Το πλάνο εργασίας είναι μια επιχειρηματολογία. ⁽¹⁾ Η επιχειρηματολογία είναι μια λογική ακολουθία συνδεόμενων προτάσεων, όπου η καθεμία εξάγεται λογικά από την προηγούμενη. Η λίστα κεφαλαίων που περιγράφεται πιο κάτω ειναι μια λίστα με τα είδη των συνδεόμενων προτάσεων που συνθέτουν μια επιχειρηματολογία.

^{Υποσημείωση (1):} Μην συγχέετε αυτό το νόημα της λέξης "επιχειρηματολογία" με την έννοια της διαφωνίας. Στη Λογική, η επιχειρηματολογία είναι μια σειρά σχετιζόμενων ή συνδεόμενων προτάσεων που μαζί καταλήγουν σε ένα λογικό συμπέρασμα.

Για να κάνετε την επιχειρηματολογία απλή και εύκολη στην ανάγνωση και την κατανόηση, μόνο η επιχειρηματολογία θα μπει στο κείμενο του πλάνου εργασίας και όλες οι συνοδευτικές λεπτομέρειες θα επισυναφθούν ως παραρτήματα στο τέλος του κειμένου.

Το πλάνο εργασίας, ως επιχειρηματολογία, μπορεί να περιγραφεί ως εξής: (α) υπάρχει ένα πρόβλημα ή προβλήματα, που έχουν επιλεγεί για λογικούς λόγους, (β) χρήζουν λύσης, (γ) η λύση είναι το πλάνο εργασίας που περιλαμβάνει μια λίστα σκοπών, στόχων και δράσεων που αποτελούν μέρς μιας στρατηγικής, (δ) η στρατηγική βασίζεται στη φύση των προβλημάτων που πρέπει να λυθούν και στο είδος των πόρων που είναι διαθέσιμες για μετατραπούν σε λύσεις των προβλημάτων και στα εμπόδια που πρέπει να ξεπεραστούν.Οι στόχοι και οι σκοποί (όταν επιτευχθούν) είναι οι εκροές του σχεδίου, ενώ οι πόροι (όταν χρησιμοποιηθούν) είναι οι εισροές του σχεδίου και ο σκοπός της στρατηγικής είναι να μετατρέψει τις εισροές σε εκροές.

2.3: Πόσο μεγάλο διάστημα πρέπει να καλύπτει ένα πλάνο εργασίας;

Η ιδανική διάρκεια για ένα πλάνο εργασίας είναι είτε έξι μήνες είτε δώδεκα μήνες. Ένα τριμηνιαίο πλάνο εργασίας είναι πολύ σύντομο, δεδομένου του χρόνου και της προσπάθειας που χρειάζεται για να προετοιμαστεί ένα πλάνο. Ένα διετές πλάνο εργασίας μπορεί να είναι πολύ μεγάλο, γιατί πολλές συνθήκες αλλάζουν κατά τη διάρκεια ενός ολόκληρου χρόνου και, στο τέλος του χρόνου, οι στόχοι και οι προτεραιότητες μπορεί να έχουν γίνει τελειώς διαφορετικοί. Θα πρέπει να ακολουθούν τις ετήσιες επιθεωρήσεις.

Δεν πρόκεται για απαράβατο κανόνα. Δεν χρειάζεται να ειπωθεί πως μπορεί να υπάρχουν συγκεκριμένοι λόγοι για τους οποίους ένα πλάνο μπορεί να είναι πιο σύντομο από τρεις μήνες ή πιο εκτενές από έξι.

3: Η δομή και το περιεχόμενο ενός πλάνου εργασίας:

3.1: Περίληψη και Συνολική Θεώρηση:

Συντάξτετε αυτό το τελευταίο μέρος, και βεβαιωθείτε ότι είναι περίληψη, όχι εισαγωγή. Το ιδανικό μέγεθος είναι μία ή δύο παράγραφοι που να καλύπτουν μισή σελίδα. (Δείτε τις οδηγίες στις συστάσεις ή τη σύνταξη αναφορών).

3.2: Η εισαγωγή και το Υπόβαθρο:

Σε ένα σύντομο πλάνο εργασίας, η εισαγωγή και το υπόβαθρο μπορούν να συνδυαστούν σε ένα σύντομο κεφάλαιο. Ένα μακροσκελές πλάνο εργασίας μπορεί να φαίνεται καλύτερο (και είναι πιο πιθανό να διαβαστεί) εάν είναι χωρισμένο σε δύο κεφάλαια.

Η Εισαγωγή θα πρέπει να εισάγει το πλάνο εργασίας. Αυτό ακούγεται τόσο προφανές όταν γράφεται με αυτό τον τρόπο, όμως πολλοί σχεδιαστές και διοικητές παρασύρονται με μακροσκελείς, ιστορικές και αναλυτικές εισαγωγές που αποθαρρύνουν ή προκαλούν πλήξη στους αναγνώστες πριν να φτάσουν στο κομάτι του σχεδιασμού του πλάνου εργασίας. Μην επαναλαμβάνετε ή αντιγράφετε μεγάλο κομμάτι του κειμένου από το πρωτότυπο κείμενο ή την εισήγηση: περιορείστε το κείμενό σας εδώ σε υλικό σχετικό μόνο με την χρονική περίοδο που καλύπτεται από το πλάνο εργασίας.

Το Υπόβαθρο ξεκινά μια λογική επιχειρηματολογία που οδηγεί στην επιλογή των σκοπών (εκροές) που σχεδιάζεται να επιτευχθούν ή να κατακτηθούν κατά την σχεδιαζόμενη περίοδο. Αυτό το τμήμα περιλαμβάνει τα σχετικά Προβλήματα και Ζητήματα που θα πρέπει να αντιμετωπιστούν κατά την περίοδο που καλυπτεται από το πλάνο εργασίας. Το υπόβαθρο δεν θα πρέπει να είναι μια μακροσκελής ανάλυση ή εξιστόρηση: αναφέρατε μόνο τα ζητήματα που δικαιολογούν την επιλογή των στόχων για την συγκεκριμένη χρονική περίοδο.

Το κείμενο του σχεδίου (ή οποιουδήποτε άλλου κειμένου χρησιμοποιείται για να δικαιολογήσει τους σκοπούς που προσδιορίζονται στο πλάνο εργασίας σας) μπορεί να είναι μακροσκελείς και μπορεί να περιλαμβάνουν ξεχωριστούς στόχους ή εκροές. Δεν χρειάζεται να αντιμετωπισθούν όλα κατά τη χρονική περίοδο που καλύπτεται από το πλάνο εργασίας σας. Το τμήμα του πλάνου εργασίας σας που αφορά το υπόβαθρο θα πρέπει να περιλαμβάνει λογικά επιχειρήματα σχετικά με το γιατί επιλέξατε κάποια από αυτά και γιατί δεν συμπεριλάβατε τα υπόλοιπα.

Δεν θα πρέπει να αντιγράψετε ή να επαναλάβετε τις πληροφορίες υποβάθρου του κυρίως κειμένου (πχ κείμενο του σχεδίου, κείμενο του προγράμματος, πρόταση πολιτικής) αυτές οι πληροφορίες ήταν χρήσιμες για τη δικαιολόγηση του γενικού σχεδίου ή προγράμματος, αλλά όχι για το συγκεκριμένο τμήμα του πλάνου εργασίας σας. Στο τμήμα του πλάνου εργασίας σας που αφορά το υπόβαθρο, θα πρέπει να συμπεριλάβετε μόνο πληροφορίες ή αναφορές που αφορούν συγκεκριμένα σε αυτές τις εκροές που επιθυμείτε να επιτευχθούν κατά την περίοδο που καλύπτεται από το συγκεκριμένο πλάνο εργασίας.

3.3: Στόχοι και Σκοποί:

Σε προηγούμενα κείμενα οδηγιών ⁽²⁾ Τονίστηκε πως οι στόχοι, οι σκοποί και οι εκροές είναι διαφορετικά αλλά συνδεόμενα πράγματα. Ένας στόχος είναι ευρύς και γενικός, η λύση του προβλήματος που έχει προσδιοριστεί. Ένας στόχος δεν μπορεί ποτέ να επιτευχθεί ούτε να επαληθευθεί πως επιτεύχθηκε επειδή δεν είναι συγκεκριμένος, οριστικός, συγκροτημένος ή επαληθεύσιμος. Ένας στόχος μπορεί, αντίθετα, να υποδεικνύει ένα σκοπό, γιατί ο σκοπός είναι πιο συγκεκριμένος, είναι οριστικός, έχει μια ημερομηνία ολοκλήρωσης και μπορεί να επαληθευτεί. Οι σκοποί προέρχονται ή δημιουργούνται από του στόχους.

^{Υποσημείωση (2):} Κοιτάξτε στο κείμενό μας που ονομάζεται "Οδηγίες Κατασκευής Σχεδίου," όπου η σχέση και η διάκριση μεταξύ των σκοπών και των στόχων εξηγείται με περισσότερη λεπτομέρεια.

Το πλάνο εργασίας θα πρέπει να έχει μια λογική πορεία από την εισαγωγή και το υπόβαθρο στους στόχους και τους σκοπούς. Όπου το υπόβαθρο εξηγεί την επιλογή των προβλημάτων προς λύση, οι σκοποί προσδιορίζουν τη λύση σε αυτά τα προβλήματα, ενώ οι στόχοι είναι πιο ακριβή, οριστικά και επαληθεύσιμα παράγωγα των σκοπών.

Οι Σκοποί του πλάνου εργασίας σας, ως λύσεις στα προβλήματα που αναδύθηκαν στο τμήμα που αφορά το υπόβαθρο, πρέπει να οριστούν εδώ και στη συνέχεια να χρησιμοποιηθούν για να δημιουργηθούν οι συγκεκριμένοι στόχοι.

Οι Στόχοι μπορεί να επιλεχθούν ανάμεσα από τους στόχους του κειμένου του σχεδίου (ή σχετικού παρόμοιου κειμένου, όπως αναφέρθηκε πιο πάνω), ή θα πρέπει να προέλθουν από νέα προβλήματα που προέκυψαν και αναγνωρίσθηκαν στην προηγούμενη αναφορά προόδου και περιγράφηκαν στο τμήμα του πλάνου εργασίας σας που φορά το υπόβαθρο. Οι στόχοι προέρχονται από τον κάθε σκοπό. Θα πρέπει να καταγραφούν εδώ, και η ημερομηνία ολοκλήρωσης να προσδιοριστεί σε συγκεκριμένη χρονική στιγμή μέσα στη χρονική περίοδο που καλύπτεται από το πλάνο εργασίας. Βλέπε ΕΞΥΠΝΟ.

Μην συμπεριλάβετε απαραίτητα όλους τους στόχους που αναφέρονται στο κείμενο του σχεδίου ή σχετικό κείμενο. Επιλέξτε μόνο αυτούς τους στόχους που είναι κατάλληλοι για την χρονική περίοδο που καλύπτεται από το πλάνο εργασίας και δικαιολογείται στο τμήμα που αφορά το υπόβαθρο (προσδιορισμός προβλημάτων) που περιγράφεται πιο πάνω.

Οι επιλεγμένοι στόχοι του πλάνου εργασίας (ή εκροές, εάν είναι πιο συγκεκριμένες από τους στόχους από τους οποίους προέρχονται) είναι τα κεντρικά στοιχεία του πλάνου εργασίας. παρέχουν την δικαιολόγηση για τις πράξεις που θα πρέπει να εκτελεστούν και τα έξοδα που θα προκύψουν. Αποτελούν τον πυρήνα του πλάνου εργασίας. Υποδεικνύουν που επιθυμείτε να φτάσετε μέχρι το τέλος της περιόδου που καλύπτεται από το πλάνο εργασίας.

3.4: Πόροι και Περιορισμοί:

Όπως και με την εισαγωγή και το υπόβαθρο, οι πόροι και οι περιορισμοί μπορούν να περιληφθούν σε ένα κεφάλαιο ή σε δύο, ανάλογα με το πόση έκταση καταλαμβάνει συνολικά το πλάνο εργασίας σας.

Το τμήμα των Περιορισμών θα πρέπει να προσδιορίζει τους όποιους περιορισμούς ή εμπόδια που θα πρέπει να ξεπεραστούν ώστε να επιτευχθούν οι στόχοι. Συμπεριλάβετε επίσης μια σύντομη περιγραφή του πώς σκοπεύετε να τα ξεπεράσετε.

Το τμήμα των Πόρων θα πρέπει να υποδεικνύει ποιές πιθανές εισροές μπορούν να προσδιοριστούν που θα συνεισφέρουν στην επίτευξη των προσδιορισμένω και επιλεγμένων στόχων. Μην χρονοτριβείτε πολύ στους οικονομικούς πόρους, αλλά αντίθετα κατευθύνετε τον αναγνώστη στο παράρτημα που περιλαμβάνει τον προϋπολογισμό. Συμπεριλάβετε πόρους που δεν μεταφράζονται απαραίτητα αυτή τη στιγμή σε ρευστό χρήμα ∙ περιλαμβάνοντας το προσωπικό και άλλους εργαζόμενους, πχ εθελοντες, συνεταίρους, (οργανισμούς και άτομα), συμβούλους, γη, κεφάλαιο, προμήθειες, εξοπλισμό, άλλο κατάλογο πόρων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί, να πουληθεί ή να ανταλλαχθεί και ότιδήποτε που να είναι διαθέσιμο για να κινητοποιηθεί και να χρησιμοποιηθεί για να επιτευχθούν οι προσδιορισμένοι σκοποί.

3.5: Στρατηγική και Πράξεις:

Όπως και με άλλα "ζευγαρωμένα" τμήματα πιο πάνω, η στρατηγική και οι πράξεις μπορούν να μπουν είτε σε ένα είτε σε δύο κεφάλαια. Συνδυαστικά, εξηγούν πως προτίθεστε να μετατρέψετε τις εισροές σε εκροές.

Το τμήμα Στρατηγικής του πλάνου εργασίας σας θα πρέπει να υποδεικνύει πως προτίθεστε να μετετρέψετε τους πόρους σας, να υπερπηδήσετε τα εμπόδια, χρησιμοποιόντας τις προσδιορισμένες εισροές (πόρους) για να φθάσετε τους στόχους ή να επιτύχετε τις εκροές που προσδιορίσθηκαν στο προηγούμενο κεφάλαιο.

Στα καλύτερα πλάνα εργασίας, καταγράφονται αρκετές εναλλακτικές στρατηγικές, επιλέγεται μια και δίνονται οι λόγοι για την επιλογή αυτή.Το πλάνο εργασίας σας μπορεί να μην είναι μακροσκελές και η παράθεση εναλλακτικών μπορεί να παραλειφθεί. Αποφασίστε εάν θα πρέπει να συμπεριλάβετε εναλακτικές ή όχι.

Κατά την στενή έννοια, οι πράξεις ανήκουν στις εισροές και όχι στις εκροές. Οι πράξεις πρωταρχικά ανήκουν στην στρατηγική, επειδή είναι οι δραστηριότητες που μετατρέπουν τις εισροές σε εκροές. Όπου οι σκοποί και οι στόχοι αποτελούν μέρος των εκροών (του τι προκύπτει) του σχεδίου, οι πόροι αποτελούν μέρος των εισροών (του τι εισέρχεται) στο σχέδιο.

Φροντίστε η πράξη να συνεπάγεται ξεκάθαρα από την στρατηγική, η οποία προσδιορίζει πως οι εισροές μετατρέπονται σε εκροές. Η κάθε πράξη που αναγράφεται σε αυτό το τμήμα θα πρέπει να σχετίζεται με μια από τις εκροές (στόχοι, σκοποί) και θα πρέπει να είναι ξεκάθαρο πως η πράξη που περιγράφεται θα συνεισφέρει στο να επιτευχθεί ο συγκεκριμένος στόχος.

3.6: Παραρτήματα, συμπεριλαμβανομένου του Προϋπολογισμού και του Προγράμματος:

Το κείμενο του πλάνου εργασίας σας περιλαμβάνει τα κεφάλαια που περιγράφονται στις παραγράφους 3.1 μέχρι 3.5 πιο πάνω. Ο σκοπός των παραρτημάτων, τώρα, είναι να συμπληρώσουν το κείμενο, δηλαδή να παράσχουν λεπτομέρειες που υποστηρίζουν την επιχειρηματολογία που πειλαμβάνεται στο κείμενο. Οι προϋπολογισμοί και τα προγράμματα είναι ανάμεσα σε αυτές τις λεπτομέρειες.

Ο Προϋπολογισμός για το πλάνο εργασίας θα πρέπει να τοποθετηθεί σε ένα παράρτημα, όχι στο κυρίως κείμενο του πλάνου εργασίας. Όσο σημαντικό και αν είναι, δεν αποτελεί μέρος της επιχειρηματολογίας του πλάνου εργασίας, αλλά είναι μια λίστα λεπτομερειών που υποστηρίζουν την επιχειρηματολογία. Μπορεί να αποτελέσει το πρώτο παράρτημα.

Καθένα από τα στοιχεία του προϋπολογισμού θα πρέπει να σχετίζεται με έναν ή περισσότερους από τους στόχους (εκροές). Κάποια στοιχεία του προϋπολογισμού (πχ μεταφορά, έξοδα ταχυδρομείου, φωτοτυπίες, τηλέφωνα, email) θα πρέπει να διαιρεθούν αυθαίρετα ανάμεσα σε αρκετές εκροές, επειδή τις υποβοηθούν όλες. Δεν θα πρέπει να περιλαμβάνεται κανένα στοιχείο του προϋπολογισμού που δεν σχετίζεται με κάποιο προσδιορισμένο τμήμα του κειμένου του πλάνου εργασίας.

Το Πρόγραμμα του πλάνου εργασίας είναι προαιρετικό. Κάποιοι συντονιστές νιώθουν ότι πρέπει να σχεδιάζουν την κάθε μέρα της περιόδου. Προτείνεται εδώ οι ημερομηνίες ολοκλήρωσης του κάθε προσδιορισμένου στόχου (ή εκροής) να αναγράφονται με την σειρά και να καταμερίζεται ένα λογικό χρονικό διάστημα στο καθένα ∙ πχ, μια εκροή μπορεί να ολοκληρωθεί σε μια μέρε ανάμεσα σε δύο ορισμένες ημερομηνίες που να απέχουν, ας πούμε, μια εβδομάδα. Αυτός ο τρόπος είναι πιο ευέλικτος και λογικός. Άρα, μποεί να υπάρξει επιλογή στις ημερομηνίες των πράξεων.

Εάν υπάρχουν και κάποιες άλλες λεπτομέρειες, όπως λίστες, που αναφέρονται στο κείμενο (την επιχειρηματολογία του πλάνου εργασίας) μπορούν να περιληφθούν ως παραρτήματα, όπου δεν θα πιάνουν χώρο ούτε θα παραφορτώνουν την επιχειρηματολογία. Αυτά είναι προαιρετικά.

Το κείμενο πρέπει να αναφέρεται στο κάθε παράρτημα όπου αυτό είναι απαραίτητο. Κανένα παράρτημα δεν θα πρέπει να περιλαμβάνεται αν δεν αναφέρεται στο κείμενο. Τα παραρτήματα , άρα, παρέχουν απαραίτητες λεπτομέρειες, αλλά παραθέτονται στο τέλος του πλάνου εργασίας όπου δεν θα εμποδίσουν τον αναγνώστη από το να δει την συνέχεια της όλης επιχειρηματολογίας και πως καθένα από τα κεφάλαια που περιγράφηκαν παραπάνω συνδέονται το ένα με το άλλο.

4: Η συνολική ροή του πλάνου εργασίας:

Παρατηρείστε την συμπερίληψη των παραρτημάτων στην δομή και το διάγραμμα του πλάνου εργασίας. Αυτά είναι απαραίτητα στοιχεία για το σύνολο του πλάνου εργασίας, ειδικά ο προϋπολογισμός, αλλά τοποθετούνται στο τέλος του πλάνου για έναν σημαντικό σκοπό.

Το κείμενο του πλάνου εργασίας αποτελείται από αρκετά κεφάλαια (εισαγωγή, υπόβαθρο, σκοποί, στόχοι, εκροές, πόροι, περιορισμοί, στρατηγική, πράξεις). Μαζί αυτά αποτελούν μια συνεκτική επιχειρηματολογία και κάθε κεφάλαιο σχετίζεται με καθένα από τα άλλα.

Αυτή η επιχειρηματολογία θα πρέπει να είναι εύκολη στην κατανόηση, γραμμένη με πολύ απλό λεξιλόγιο και γραμματική και με ευνόητη και ομαλη σύνδεση του ενός κεφαλαίου με το άλλο. Για να γίνει η επιχειρηματολογία πιο ορατή, πιο διαφανής, λεπτομέρειες, ιδιαίτερα εκείνες που συνδέονται με τα οικονομικά (ο προϋπολογισμός) και άλλες λεπτομερείς λίστες μπαίνουν στα παραρτήματα.

Να θυμάστε, το πλήρες κείμενο ενός πλάνου εργασίας είναι μια συνεκτική λογική επιχειρηματολογία, όπουτο κάθε κεφάλαιο συνδέεται με το προηγούμενο και το επόμενό του. Τα παραρτήματα παρέχουν λεπτομέρειες που προσδιορίζουν την επιχειρηματολογία, αλλά δεν περιλαμβάνονται στο κείμενο, για να μην παραφορτώνουν την επιχειρηματολογία.

5. Συμπέρασμα:

Το πλάνο εργασίας είναι ένα απαραίτητο εργαλείο για το σχεδιασμό, την εκτέλεση, την εφαρμογή και τον έλεγχο κάθε σχεδίου ή κάθε οργανωμένου συνόλου δραστηριοτήτων, είτε είναι σχέδιο είτε είναι πρόγραμμα. Αποτελείται από μια λογική επιχειρηματολογία που διαμορφώνει το κείμενο και ένα συνοδευτικό κείμενο παραρτημάτων που παρέχουν λεπτομέρειες για την υποστήριξη της λογικής επιχειρηματολογίας.

Αυτό το κείμενο οδηγιών παρέθεσε κάποιες λεπτομέρειες για τη μορφή και το περιεχόμενο ενός πλάνου εγασίας και μπορεί να διαβαστεί σε συνδυασμό με τις σχετικές οδηγίες για αναφορές (σύνταξη) και εισηγήσεις (σύνταξη)

© Πνευματικά δικαιώματα 1967, 1987, 2007 Φιλ Μπαρτλ
Σχεδιασμός Ιστοσελίδας: Lourdes Sada

––»«––

Τελευταία ενημέρωση: 30.01.2012