Glavna Stranica
 Participativni menadžment




Prevodi:

'العربية / al-ʿarabīyah
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Français
Ελληνικά / Elliniká
हिन्दी / hindī
Italiano
Português
Română
Српски / Srpski

                                        

Ostale strane

Moduli

Mapa sajta

Ključne reči

Kontakt

Korisni dokimenti

Korisni linkovi

Sadržaji:

Sadržaji:

Sadržaji:

Sadržaji:

Sadržaji:

Sadržaji:

Sadržaji:

SMERNICE ZA PRIPREMU PLANA RADA

Glavni instrument participativnog menadžmenta

napisao Fil Bartl dr sci.

prevod Daliborka Drinić


Posvećeno Gert Lideking

Tehničke napomene

Izvod

Ovde su izložene preporuke i principi za usmeravanje u pisanju šestomesečnih ili jednogodišnjih planova rada. Ovaj dokument je napisan u sklopu participativnog menadžmenta. Vaš zadatak je da stvorite sredinu u kojoj će osoblje i menadžeri moći da rade zajedno u cilju postizanja plana rada.

Najbolji trenutak za pripremu plana rada jeste nekoliko dana nakon izveštavanja. Za godišnji plan rada (GPR) to je nekoliko dana nakon godišnjeg izveštaja (GI). Ono što je najvažnije to je da plan mora biti odštampan i podeljen svim učesnicima u okviru nekoliko dana nakon što je sačinjen. Transparentnost je nužna u participativnom menadžmentu.

Na mnogo načina, plan rada nalikuje predlogu, osim u pogledu celokupnog budžeta koji može već biti dodeljen ili uslovljen planom rada.

Kao i prilikom svakog planiranja, bilo kao grupa procesa ili nešto drugo, treba da (1) razmišljate unazad, počev od toga gde želite da budete na kraju perioda i stremite ka tome, i (2) pregledate četiri ključna pitanja menadžmenta i koristite ih kao kostur za vaše diskusije i razmišljanja.

Plan rada predstavlja instrument za planiranje za određeni period vremena (6 ili 12 meseci) koji utvrđuje probleme koji se trebaju rešiti, kao i načine njihovog rešavanja. On predstavlja uobičajen instrument menadžmenta. Kada osoblje učestvuje u menadžmentu, oni moraju naučiti šta to znači. Kada stvarate sredinu u kojoj osoblje učestvuje u planiranju, stvarate i proces učenja.

1. Uvod:

Ovaj uvod obuhvata dva dela:
  • Ko može koristiti ovaj dokument; i
  • Šta planovi rada NISU.

1.1: Ko može koristiti ovaj dokument:

Ovaj niz smernica usmerava koordinatore i menadžere na rad sa svojim osobljem i klijentima. Ipak, ne postoji jedinstven način pisanja plana rada, a saveti koji su ovde dati korisni su za sve planere, menadžere, kao i izvršioce iz vladinih ministarstava, nevladinih organizacija i organizacija iz privatnog sektora.

Ukoliko uključujete osoblje u stvaranje ili projektovanje plana, možete im dati i ovaj dokument kao pomoć u njihovom učenju o stvarima koje su potrebne kako bi menadžment postao participativni proces. Plan predstavlja vodič za organizaciju, a kada osoblje učestvuje u njegovom pripremanju, verovatnije je da će ga prihvatiti kao "svoj" i primenjivati.

1.2: Šta planovi rada NISU:

Na početku, veoma je važno otkloniti dve pretpostavke o planovima rada: (a) da se plan radi sastoji samo od budžeta, i (b) da se plan rada sastoji samo od rasporeda. Mnogi menadžeri budu razočarani kada njihovi planovi rada budu odbačeni usled ovih pogrešnih pretpostavki.

Mnoge finansijske i izvršne agencije zahtevaju plan rada kako bi opravdali davanje sredstava na određeni period. Zbog ovoga, mnogi menadžeri pogrešno pretpostave da budžet predstavlja središnji (ili jedini) element plana rada. Ali, daleko je od toga. Budžet je, naravno, neophodan, ali svaka stavka u budžetu mora biti opravdana. Ta opravdanost predstavlja tekst samog plana rada (dok je budžet najbolje obuhvaćen u dodatku plana rada) koji je predmet ovog dokumenta.

Druga pogrešna pretpostavka jeste da raspored predstavlja plan rada. Koordinatoru može biti teško da pripremi raspored, sastavljajući spisak zadataka koje treba izvršiti svakog dana, za određeni period vremena. Iako je raspored koristan, on naravno, ne predstavlja plan rada (tj. u njemu se ne navode ciljevi i rezultati koje treba postići, kako ili zašto). Takođe, iako raspored može biti poželjan spisak svih dnevnih aktivnosti, u stvarnosti tako precizan spisak se ne može ispoštovati. Pojave se neke druge hitne stvari, neočekivani posetioci (npr. donatori ili važne ličnosti), planirani sastanci se moraju pomeriti ukoliko druga strana ima neplanirane obaveze ili posetioce i tako dalje. Umesto striktnog raposreda, ovaj dokument predlaže da svaki rezultati i ciljevi imaju vremenski period sa očekivanim datumom završetka, a to predstavlja organski i fleksibilan pristup pripremanju rasporeda, a ne mehanički pristup.

Jednom kada se ove dve pogrešne pretpostavke odbace, tada postaje moguće pripremiti pravi plan rada. Sledeći redovi daju smernice kako to postići.

2. Šta je plan rada?

Plan rada je argument; napisan da bi se isplanirale aktivnosti za određeno vreme, najpre da se ubede donosioci odluka da daju odobrenje, a potom kao dokument za davanje smernica za aktivnosti koje treba preduzeti tokom tog perioda. Ovo poglavlje ima tri dela:
  • Zašto pisati planove rada?
  • Šta je argument? i
  • Razdoblje koje pokriva plan rada

2.1: Zašto pripremati plan rada?

Postoji nekoliko ciljeva plana rada. Glavni cilj se često zaboravi; to je instrument (alatka) za planiranje i upravljanje koja obezbeđuje okvir za planiranje rada, i vodič tokom vremena za izvođenje rada. Takođe, često ga koriste finansijske i izvršne agencije kao dokument koji opravdava davanje novca (ovo je razlog zbog kog se lako zaboravi ovaj prvi cilj; neki menadžeri u njemu lakše vide potrebnu neprikladnost, a ne koristan alat za njihov rad). On takođe predstavlja i koristan dokument koji doprinosi transparentnosti, s obzirom da se kopije plana uvek mogu dati onim pojedincima i organizacijama koje imaju potrebu i pravo da znaju šta rade i zašto, tokom tog perioda.

Na neki način, plan rada je veoma sličan predlogu. Razlika leži u tome što se plan rada zasniva na projektu koji je već odobren, i određuje poseban deo vremena unutar tog projekta ili programa. On utvrđuje (kao ciljeve) probleme koje treba rešiti, čini ih konačnim, preciznim i dokazivim kao ciljeve, određuje neophodna sredstva i ograničenja koja treba prevazići, daje nacrt strategije i određuje aktivnosti koje treba preduzeti kako bi se postigli ciljevi i ostvarili rezultati. Predlog čini to isto, ali za čitavo vreme trajanja projekta, a napisan je pre odobrenja projekta kao opravdanje odobrenja.

Kako bi se dobila sredstva, uključujući i finansijska sredstva označena u budžetu, plan rada služi kao opravdanje za davanje ovih sredstava. Kada je odobren, plan rada služi kao vodič za aktivnosti koje treba preduzeti kako bi se postigli ciljevi, napisan na način da bude transparentan za sve, unutar ili izvan grupe za primenu, u opisivanju tih ciljeva, rezultata, i opravdavanja aktivnosti koje treba preduzeti.

Stoga, plan rada služi potrebama izvršilaca, ciljnih grupa (korisnika), menadžera, planera, odbora, uprave, donatora, ne samo projekata, već i programa i organizacija koja rade nezavisno od projektnih dokumenata.

2.2: Šta je argument?

Plan rada je argument (1) Argument predstavlja logičan redosled povezanih iskaza, gde se svaki od njih izvodi iz prethodnog. Spisak poglavlja opisanih ispod je spisak vrsta povezanih iskaza koji zajedno čine ceo argument.

Fusnota (1): Ne mešajte ovo značenje reči "argument" ovde sa pojmom prepirke. U logici, argument predstavlja niz srodnih i povezanih iskaza koji zajedno dolaze do logičnog zaključka.

Kako bi argument bio jednostavan i lak za čitanje i razumevanje, samo je argument uvršten u tekst plana rada, dok su svi prateći detalji pridodati kao dodaci na kraju dokumenta.

Plan rada, kao argument, može se opisati kao: (a) postoji problem ili problemi (izabrani iz logičnih razloga); (b) oni traže rešenja; (c) rešenje je plan rada koji obuhvata spisak svrha, ciljeva i aktivnosti koji predstavljaju deo strategije; (d) strategija se zasniva na tome koje probleme treba rešiti i koja su sredstva dostupna kako bi se oni rešili, kao i koje prepreke treba prevazići. Svrha i ciljevi (kada se postignu) su rezultati projekta, dok su sredstva (kada se koriste) udeli u projekat, a cilj strategije je pretvoriti udele u rezultate.

2.3: Koje vreme plan rada treba da obuhvati?

Optimalno vreme za plan rada je šest ili dvanaest meseci. Tromesečni plan rada je previše kratak, uzimajući u obzir količinu vremena i truda potrebnog za pripremu plana. Plan rada za dvadeset i četiri meseca je možda predug, s obzirom da se mnogi uslovi mogu promeniti tokom cele godine, a do kraja godine ciljevi i prioriteti mogu postati drugačiji. Oni trebaju pratiti godišnje izveštaje.

Ovo pravilo nije uklesano u kamenu. Nije potrebno naglasiti da mogu postojati posebni razlozi da plan rada bude kraći od tri meseca ili duži od šest meseci.

3: Struktura i sadržina plana rada:

Ovo poglavlje opisuje šta vaš plan rada treba da obuhvati i kako to konstruisati. Ono obuhvata sledeće delove:
  • Izvod ili kratak pregled;
  • Uvod i pozadina (problema);
  • Svrha i konkretni ciljevi (rezultati);
  • Sredstva i prepreke (udeli);
  • Strategija i aktivnosti (od udela do rezultata);
  • Dodaci (budžet, raspored i ostalo).

3.1: Izvod ili kratak pregled:

Ovaj deo napišite poslednji i neka on zaista bude kratak pregled, a ne uvod. Optimalna veličina je jedan ili dva paragrafa na polovini stranice. (Pogledajte smernice za predloge ili pisanje izveštaja).

3.2: Uvod i pozadina:

U kraćem planu rada, uvod i pozadina mogu se povezati u jedno kratko poglavlje. Duži plan rada može izgledati bolje (i verovatnije će ga neko pročitati) ukoliko se uvod i pozadina odvoje u dva poglavlja.

Uvod treba da predstavi plan rada. Ovo zvuči tako očigledno, ali mnogi planeri i menadžeri se zanesu pisajući duge, istorijske, analitičke i dosadne uvode koji samo obeshrabre čitaoce i pre nego što pređu na sami deo o planiranju plana rada. Ne ponavljajte i ne kopirajte previše teksta iz ProDoc-a ili predloga; vaš tekst ovde ograničite na materijal koji se odnosi samo na period koji pokriva plan rada.

Pozadina započinje logičan argument koji vodi ka selekciji ciljeva (rezultata) koji se planiraju dostići ili ostvariti tokom planiranog perioda. Ovaj odeljak obuhvata relevantne probleme i pitanja koji se moraju razmotriti tokom perioda obuhvaćenog planom rada. Pozadina ne treba da bude duga analiza ili istorija; već treba da ponudi samo ona pitanja koja opravdavaju izbor ciljeva za predmetni period.

Pozadina treba da sadrži:
  1. podatke sakupljene iz poslednjih tromesečnih ili šestomesečnih izveštaja, a posebno preporuke;
  2. sve važne promene u uslovima sredine koji su uticali na projekat ili koji mogu uticati na projekat;
  3. sve važne efekte ili rezultate projektnih aktivnosti koji mogu dovesti do promena u idejnom projektu;
  4. važne članove odgovarajućih dokumenata, uključujući dokumente politike i programa; i
  5. sve ostale reference koji će opravdati izbor ciljeva i rezultata za planirani period.

Projektni dokument (ili bilo koji drugi dokument koji se koristi za opravdanje ciljeva određenih planom rada) može biti dugačak i može uključivati mnoge odvojene ciljeve i rezultate. Ne treba da se razmatraju svi oni tokom perioda obuhvaćenog planom rada. Pozadinski odeljak vašeg plana rada treba da obuhvati logične argumente o tome zašto se izabrali neke od njih i zašto niste obuhvatili i ostale.

Ne biste trebali da kopirate i ponavljate pozadinske informacije središnjeg dokumenta (npr. projektnog dokumenta, programskog dokumenta, predloga ili dokumenta o politici); ta informacija je korisna za opravdavanje celokupnog projekta ili programa, ali ne i za određeni deo vremena vašeg plana rada. Pozadinski odeljak vašeg plana treba da obuhvati samo informacije ili reference koje se odnose isključivo na one ciljeve i rezultate koje želite postići tokom perioda obuhvaćenog planom rada.

3.3: Svrha i konkretni ciljevi:

U drugim CMP smernicama (2) istaknuto je da svrha, konkretni ciljevi i rezultati predstavljaju različite ali povezane stvari. Svrha je širok i uopšten pojam, rešenje utvrđenog problema. Svrha se nikada ne može postići ili utvrditi kao postignuta jer ona nije određena, konačna, konkretna ili proverljiva. Svrha može ukazati na konkretan cilj, jer je on određeniji, konačan, vezan za krajnji rok i može se proveriti. Konkretni ciljevi se izvode ili proizilaze iz svrhe.

Fusnota (2): Pogledajte naš dokument pod nazivom "Smernice za idejni projekat," koji detaljnije objašnjava odnos i razliku između svrhe i konkretnih ciljeva.

Plan rada treba logički da napreduje počev od uvoda i pozadine, pa do svrhe i konkretnih ciljeva. Dok pozadina objašnjava izbor problema koji se rešava, a svrha definiše rešenja tih problema, dotle konkretni ciljevi predstavljaju preciznije, konačne i proverljive derivacije svrhe.

Ovde morate navesti svrhu vašeg plana rada, kao rešenje problema istaknutih u pozadinskom odeljku, i potom je koristiti za kreiranje posebnih ciljeva.

Konkretne ciljeve treba izabrati između ciljeva projektnog dokumenta (ili nekog drugog jednako važnog, kao što je ranije pomenuto) ili ih izvesti iz novonastalih problema utvrđenih u prethodnom izveštaju o napretku i opisanim u pozadinskom odeljku vašeg plana rada. Konkretni ciljevi se izvode iz svake pojedinačne svrhe. Ovde ih treba zapisati i odrediti datum njihovog završetka unutar perioda koji obuhvata plan rada. Pogledajte SMART.

Ne morate nužno obuhvatiti sve konkretne ciljeve navedene u projektnom ili drugom dokumentu. Izaberite samo one ciljeve koji odgovaraju vremenu obuhvaćenom planom rada i koji su opravdani u gore opisanom pozadinskom odeljku (identifikacija problema).

Izabrani ciljevi plana rada (ili rezultati, ukoliko su određeniji od ciljeva iz kojih se izvode) predstavljaju središnje elemente plana rada. Oni opravdavaju aktivnosti koje treba preduzeti, kao i nastale troškove. Oni su suština plana rada. Oni vam određuju gde trebate stići do kraja perioda koji obuhvata plan.

3.4: Sredstva i prepreke:

Kao i kod uvoda i pozadine, sredstva i prepreke mogu obuhvatati jedan ili dva poglavlja, u zavisnosti od toga koliko je dugačak vaš plan rada.

Odeljak o preprekama treba da utvrdi sva ograničenja ili smetnje koje se moraju prevazići zarad postizanja ciljeva. U ovaj odeljak uključite i kratak opis načina na koji planirate da te smetnje prevaziđete.

Odeljak o sredstvima treba da ukaže na (moguće) uloge koji će doprineti postizanju utvrđenih i odabranih ciljeva. Ne zadržavajte se previše na novčanim sredstvima, već umesto toga uputite čitaoca na dodatak koji govori o budžetu. Obuhvatite i ona sredstva koja trenutno nisu izražena u gotovom novcu; uključujući osoblje i ostale zaposlene (npr. volontere), partnere (organizacije i pojedinci), savetnike, zemljište, kapital, zalihe, opremu i ostali inventar koji se može koristiti, prodati ili razmenjivati, kao i sve ostalo što je dostupno za mobilizaciju i upotrebu kako bi se postigli utvrđeni ciljevi.

3.5: Strategija i aktivnosti:

Poput prethodnih odeljaka, i odeljak strategija i aktivnosti može činiti jedno ili dva poglavlja. Svi oni zajedno objašnjavaju kako možete pretvoriti udele u rezultate.

Odeljak vašeg plana rada koji govori o strategiji treba da vam ukaže na koji način nameravate da pretvorite vaša sredstva i prevaziđete prepreke, koristeći one utvrđene udele (sredstva) za postizanje ciljeva ili ostvarivanje rezultata koji su opisani u prethodnom poglavlju.

Planovi rada su najbolji kada se u njemu nudi nekoliko alternativnih strategija, od kojih se jedna bira i daju razlozi za taj izbor. Vaš plan rada možda ne bude dug, a alternative budu izostavljene. Na vama je da odlučite da li ćete obuhvatiti alternative ili ne.

Strogo govoreći, aktivnosti više čine udele nego rezultate. Aktivnosti pre svega pripadaju strategiji, jer one pretvaraju udele u rezultate. Kada se svrha i ciljevi nalaze među rezultatima projekta, tj. onoga što iz njega proizilazi, sredstva se nalaze među udelima projektima, tj. onoga što se u njega ulaže.

Neka vaša aktivnost bude jasno izvedena iz strategije koja ukazuje na koji način se udeli pretvaraju u rezultate. Svaka aktivnost navedena u ovom odeljku treba da bude povezana sa nekim od rezultata (ciljeva, svrhe) i treba jasno da bude opisan način na koji će ta aktivnost doprineti postizanju odgovarajućeg cilja.

3.6: Dodaci, uključujući budžet i raspored:

Tekst vašeg plana rada obuhvata poglavlja opisana u tačkama 3.1 do 3.5. Svrha dodataka je da dopuni taj tekst, tj. da obuhvati detalje koji potvrđuju argumente navedene u tekstu. Neki od tih detalja su budžet i rasporedi.

Budžet plana rada treba da bude smešten u dodatku, a ne u glavnom tekstu plana rada. Iako je veoma važan, on ipak ne predstavlja sastavni deo argumenta plana rada, već spisak detalja koji potvrđuju argument. On može činiti prvi dodatak.

Svaka stavka budžeta treba da bude povezana sa jednim ili više ciljeva (rezultata). Neke stavke (npr. prevoz, poštarina, fotokopiranje, telefoni, elektronska pošta) se moraju proizvoljno podeliti između nekoliko rezultata, s obzirom da podržavaju sve rezultate. Budžet ne treba da sadrži stavku koja se ne odnosi ni na jedan utvrđeni deo teksta iz plana rada.

Raspored unutar plana rada je fakultativan. Neki koordinatori smatraju da moraju isplanirati svaki dan vremena. Ovde se preporučuje da datumi završetka svakog iznesenog cilja (ili rezultata) budu navedeni hronološki, kao i da se svakome dodeli razumno vreme; npr. jedan rezultat se može ostvariti na dan između dva navedena datuma, recimo u razmaku od nedelju dana. Ovaj način je mnogo fleksibilniji i razumniji. Stoga, datumi kada se aktivnosti imaju preduzeti, mogu se birati po slobodnoj volji.

Ukoliko postoje bilo koji drugi detalji, poput spiskova koji se pominju u tekstu (argumentu plana rada), i oni se mogu uključiti u obliku dodataka, tako da ne pretrpaju ili zagušuju argument. Ovo je sve po sopstvenom izboru.

Tekst mora upućivati na svaki dodatak tamo gde je to prikladno. Ukoliko tekst ne upućuje na dodatak, on ne treba ni da postoji. Dodaci, stoga, pružaju neophodne detalje, ali se smeštaju na kraju plana rada tako da ne ometaju čitaoca u njegovom pogledu na neprekidnost celokupnog argumenta i na koji način se gore opisana poglavlja nadovezuju jedno na drugo.

4: Celokupni protok plana rada:

Zabeležite uključivanje dodataka u strukturu i nacrt plana rada. Ovo su ključni delovi celog plana rada, a posebno budžet, iako se, zbog svoje važne uloge, stavlja unutar dodatka na samom kraju plana.

Tekst plana rada se sastoji iz nekoliko poglavlja (uvod, pozadina, svrha, udeli ciljeva, sredstva, prepreke, strategija, aktivnosti). Sva poglavlja su povezana između sebe i zajedno čine jedan argument.

  • Pozadina identifikuje problem(e); potom
  • Svrha definiše rešenje/a; potom
  • Ciljevi (rezultati) usavršavaju svrhe, pojedinačne i proverljive; potom
  • Sredstva i prepreke određuje šta se može, a šta ne može koristiti za postizanje ciljeva; i potom
  • Strategija, uz pojedinačne ili precizne aktivnosti, utvrđuje kako će se udeli pretvoriti u rezultate.
Logika koja povezuje ova poglavlja zajedno stvara argument.

Taj argument treba da bude lak za praćenje, napisan jednostavnim rečnikom i gramatikom, i lak i jednostavan u povezivanju poglavlja. Kako bi argument bio vidljiviji i transparentniji, detalji, posebno u delu koji se odnosi na finansije (budžet), kao i ostale detaljne liste, stavljaju se u dodatke.

Upamtite da celokupan tekst plana rada predstavlja jedan logičan argument u kojem se svako poglavlje povezuje sa onim pre i posle njega. Dodaci sadrže detalje koji podržavaju argument. Oni nisu smešteni u sam tekst kako se ne bi prenatrpao argument.

5. Zaključak:

Plan rada je neophodna alatka za planiranje, izvršavanje, primenu i nadzor nad svakim projektom, ili bilo kojim traženim nizom aktivnosti, projetka ili programa. On se sastoji od logičnog argumenta koji čini tekst, kao i pratećeg niza dodataka koji obezbeđuju detalje za podršku logičnom argumentu.

Ovaj vodič pruža izvesne detalje o obliku i sadržini plana rada, te se može čitati zajedno sa odgovarajućim smernicama o pisanju izveštaja i pisanju predloga .

––»«––

© Zaštićeno Autorsko Pravo 1967, 1987, 2007 Fil Bartl
Dizajn Stranice Lurdes Sada
––»«––
Zadnja dopuna: 26.09.2011.
 Početna strana
 Participativni menadžment