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GUIA PARA PREPARAR UM PLANO DE TRABALHO

Uma ferramenta-chave de gestão participativa

por Phil Bartle, PhD

traduzido por Isabela Fontanella

Dedicado a Gert Lüdeking

Referências técnicas

Resumo:

Aqui estão recomendações e princípios guiadores para escrever planos de trabalho de seis meses a um ano. Este documento é escrito no contexto da gestão participativa. Você precisa organizar um ambiente onde equipe e gestores possam trabalhar juntos para produzir o plano de trabalho.

A melhor hora para preparar um plano de trabalho é dentro de alguns dias após a revisão. Para um plano de ação anual (PAA) isso significa alguns dias depois da Revisão Anual (RA). Mais importante, o plano deve ser impresso e circular entre todos os participantes dentro de alguns dias após ter sido feito. Transparência é vital para a gestão participativa.

De várias maneiras, um plano de trabalho parece uma proposta, exceto que a verba total pode já estar aprovada, ou é condicional no plano de trabalho.

Como em todo planejamento, se, como um grupo, processa ou não, você deve (1) pensar ao contrário, começando por onde você quer estar no final do período, e gerar os passos necessários para chegar lá de onde você está agora, e (2) revisar as quatro questões-chave de uma gestão e usar isto como esqueleto para a discussão e o pensamento.

Um plano de ação é uma ferramenta de planejamento durante um específico período de tempo (de 6 a 12 meses) que identifica os problemas a serem resolvidos, e como resolvê-los. É uma ferramenta modelo de gestão. Quando a equipe participa da gestão, eles precisam aprender o que é. Ao organizar um ambiente para a equipe participar da confecção do plano, você também organiza o processo de aprendizagem.

1. Introdução:

1.1: Quem pode usar este documento:

Este conjunto de guias visa coordenadores e gestores para trabalharem com suas equipes ou clientes. A escrita dos planos de trabalho não é especificamente única, apesar disso, e o conselho contido aqui é útil a todos os planejadores, gestores e implementadores, de ministérios governamentais, ONGs e organizações do setor privado.

Se você envolve a equipe na geração e design do plano, então este documento pode ser dado a eles para ajudar a aprender coisas necessárias para o processo de gestão participativa. O plano é o guia para a organização, e quando a equipe participa na preparação deste, eles estão mais dispostos a "possuí-lo" e usá-lo durante a implementação.

1.2: O que os planos de ação NÃO são:

Desde o início, é importante se livrar de suposições sobre planos de trabalho: (a) que plano de trabalho consiste apenas da verba, e (b) que um plano de trabalho consiste apenas de uma agenda. Muitos gestores ficam desapontados quando seus planos de trabalho são rejeitados, quando eles fizeram estas suposições erradas.

Muitas agências de fundos e de execução requerem um plano de trabalho para que justifiquem a liberação de fundos para o período em questão. Por causa disso, muitos gestores assumem de forma incorreta que a verba é o elemento central (ou único) do plano de trabalho. Longe disso. A verba é necessária, claro, mas cada item da verba precisa ser justificado. A justificativa é o texto do plano de trabalho em si (enquanto a verba é melhor incluída no apêndice do plano de trabalho), e é a questão do documento.

A segunda suposição incorreta é que uma agenda é um plano de trabalho. Um coordenador pode ter dificuldade para preparar uma agenda, listando as tarefas a serem feitas, dia por dia, pelo período em questão. Enquanto uma agenda é útil, claro, não é um plano de ação (ex. não determina quais objetivos e resultados são esperados, ou como, ou porque). Além disso, apesar de uma agenda poder ser uma desejada lista de atividades dia por dia, no mundo real tais listas precisas não podem ser seguidas. Outras questões urgentes aparecem, visitantes inesperados (ex. doadores ou VIPs distantes) podem aparecer, reuniões planejadas podem ter que ser remarcadas assim como outras partes podem ter tarefas inesperadas ou visitantes e assim vai. Ao invés de uma agenda rígida, este documento recomenda que cada um dos resultados ou objetivos tenham um período de tempo dentro do que a conclusão pode ser esperada, que é uma abordagem orgânica e flexível ao invés de mecânica na preparação da agenda.

Uma vez que estas suposições incorretas são descartadas, então é possível continuar e preparar um genuíno plano de trabalho. A seguir damos guias para fazê-lo.

2. O que é um plano de trabalho?

2.1: Porque Preparar um Plano de Trabalho?

As propostas de um plano de trabalho são várias. A proposta principal é frequentemente esquecida; é um instrumento (ferramenta) de planejamento e gestão que oferece um molde para planejar o trabalho, e é um guia durante o período em questão para continuar com o trabalho. Isto também é usado por agências de fundos e agências de execução como um documento para justificar a liberação de dinheiro (e isto é o porque a primeira proposta pode ser facilmente esquecida; alguns gestores a vêem como um incoveninente necessário, ao invés de uma ferramenta útil para seu trabalho). Este é um documento útil contribuindo para a transparência, como cópias do plano de trabalho podem ser dadas a essas pessoas ou organizações que tem uma necessidade ou direito de saber o que está sendo feito, e porque, durante o período.

De algumas formas um plano de trabalho é similar a uma proposta. A diferença é que um plano de trabalho é baseado em um projeto já aprovado, e identifica um seguimento de tempo específico dentro daquele projeto ou programa. Ele identifica (como metas) os problemas a serem resolvidos, os tornam finitos, precisos e verificáveis como objetivos, indica as fontes necessárias e obstáculos a serem superados, determinam uma estratégia, e identificam as ações a serem tomadas para alcançar os objetivos e completar os resultados. Uma proposta faz quase a mesma coisa, mas para todo o período de tempo do projeto, e é escrito principalmente para a aprovação do projeto, como justificativa para aprovação.

Para obter as fontes, incluindo as financeiras indicadas na verba, o plano de trabalho serve de justificativa para a liberação de fundos. Quando aprovado, o plano de trabalho serve como guia para ações a serem tomadas para alcançar os objetivos, escrito para que seja transparente a qualquer pessoa, dentro ou fora do grupo de implementação, em descrever estes objetivos, e resultados, e justificando as ações a serem tomadas.

Um plano de ação serve às necessidade dos implementadores, grupos-alvo, (beneficiários) gestores, planejadores, comitês e grupos e os doadores, não só dos projetos, mas também dos programas, e organizações que trabalham independentemente dos documentos do projeto.

2.2: O que é um argumento?

Um plano de trabalho é um argumento. ⁽¹⁾ Um argumento é uma ordem lógica de relatos conectados, onde cada um é logicamente derivado do seu antecessor. a lista de capítulos descritos abaixo é uma lista de tipos de relatos conectados que juntos compõe todo o argumento.

^{Nota de rodapé (1):} Não confunda o significado da palavra "argumento" aqui com a noção de discussão. Em Lógica, um argumento é uma série de relatos relacionados ou conectados que juntos alcançam uma conclusão lógica.

Para fazer o argumento simples e fácil de ler e compreender, apenas o argumento é colocado no texto do plano de trabalho, e todos os detalhes de acompanhamento são colocados juntos como apêndices no final do documento.

O plano de ação, como um argumento, pode ser descrido pelo seguinte: (a) há um problema, ou problemas (selecionados por razões lógicas); (b) eles pedem solução; (c) a solução é o plano de trabalho que inclui a lista de metas, objetivos e ações que são parte de uma estratégia; (d) a estratégia é baseada nos problemas a serem resolvidos e quais fontes estão disponíveis para serem convertidas em soluções e quais obstáculos podem aparecer. As metas e objetivos (quando alcançados) são o resultado do projeto, enquanto as fontes (quando usadas) são informações do projeto e o objetivo da estratégia é converter informações em resultados.

2.3: Quanto tempo um plano de trabalho deve cobrir?

A duração ótima para um plano de trabalho é ou de 6 ou 12 meses. Um plano de 3 meses é muito curto, considerando a quantidade de tempo e esforço necessários para preparar o plano. Um plano de 24 meses pode ser muito longo, porque muitas condições mudam durante um ano, e ao final do ano os objetivos e prioridades podem ter se tornado completamente diferentes. Eles devem seguir as revisões anuais.

Isto não é uma regra escrita em tábuas de pedra. Não é preciso dizer, pode haver razões específicas porque um plano não deve ser mais curto que três meses ou mais longo que seis.

3: A Estrutura e o Conteúdo de um Plano de Trabalho:

3.1: Resumo ou Sumário Executivo:

Escreva esta parte por último, e garanta que seja um resumo, não uma introdução. O tamanho ótimo é de um ou dois parágrafos que cubram meia página (veja o guia em propostas ou escrevendo relatórios).

3.2: A Introdução e Plano de fundo:

Em um pequeno plano de trabalho a introdução e plano de fundo podem ser combinados em um pequeno parágrafo. Em um plano longo pode parecer melhor (e é mais provável que seja lido) se eles forem separados em dois capítulos.

A Introdução deve introduzir o plano de trabalho. Isto parece tão óbvio quando escrito desta forma, mas muitos planejadores e gestores continuam com introduções longas, históricas e analíticas que desencorajam ou chateiam os leitores antes que eles cheguem a real parte do planejamento do plano de trabalho. Não repita ou copie muito texto da proposta ou ProDoc; limite seu texto aqui a material relevante apenas para o período coberto pelo plano de trabalho.

O Plano de Fundo começa com um argumento lógico que lidere à seleção dos objetivos (resultados) que estão planejados para serem alcançados ou atingidos durante o período de planejamento. Esta seção inclui os Problemas e Questões relevantes que devem ser abordadas durante o período coberto pelo plano de trabalho. O Plano de Fundo não deve ser uma longa análise ou história; mostre apenas as questões que justificam a escolha dos objetivos para o período de tempo em questão.

O documento do projeto (ou qualquer outro documento relevante que é usado para justificar os objetivos identificados no seu plano de trabalho) pode ser longo e pode incluir muitos objetivos separados ou resultados. Nem todos eles precisam ser alcançados durante o tempo coberto pelo plano. A seção do plano de fundo do seu plano de trabalho deve incluir argumentos lógicos porque você escolheu alguns deles, e porque não incluiu os outros.

Você não deve copiar ou repetir a informação sobre o Plano de Fundo no centro do documento (ex documento de projeto, documento de programa, proposta, ou papel político); que informação foi útil para justificar o projeto ou programa como um todo mas não para um período de tempo específico do seu plano de trabalho. Na seção de Plano de Fundo do seu plano, você deve incluir apenas informação ou referências que se referem especificamente àqueles resultados e objetivos que você deseja atingir durante o período coberto pelo seu plano de trabalho.

3.3: Metas e Objetivos:

Em outros guias do PGC ⁽²⁾ foi apontado que estas metas, objetivos e resultados são diferentes, mas coisas relacionadas. Uma meta é geral, a solução do problema que foi identificado. Uma meta nunca pode ser atingida ou verificada como atingida porque não é específica, finita, concreta ou verificável. Uma meta pode indicar para um objetivo, em contraste, porque um objetivo é mais específico, é finito, tem data de complemento, e pode ser verificado. Objetivos são derivados e gerados das metas.

^{Nota de rodapé (2):} Veja nosso documento chamado "Guia para desing de Projetos,"onde a relação e distinção entre metas e objetivos são explicadas com mais detalhes.

O plano de trabalho deve ter progressão lógica da introdução e plano de fundo até os objetivos e metas. Onde o plano de fundo explica a seleção dos problemas a serem resolvidos, as metas definem as soluções para estes problemas, enquanto os objetivos são mais precisos, finitos e derivações verificáveis destas metas.

As Metas para seu plano de trabalho, como soluções para os problemas levantados na sua seção de plano de fundo, devem começar aqui, depois usadas para gerar objetivos específicos.

Os Objetivos devem ser escolhidos dentre os objetivos do documento do projeto (ou equivalentes relevantes, como mencionado antes), ou eles devem ser derivados dos novos problemas levantados e identificados no relatório de progresso anterior e descrito na seção de plano de fundo do seu plano de trabalho. Objetivos são derivados de cada meta. Eles devem ser escritos aqui, e sua data de complemento identificada como algum tempo específico dentro do período coberto pelo plano de trabalho. Veja esperto.

Não necessariamente inclua todos os objetivos listados no documento de projeto ou equivalente. Escolha apenas aqueles objetivos que são apropriados para o período de tempo coberto pelo plano de trabalho, e justificado no plano de fundo (seção de identificação de problemas descrita acima)

Os objetivos selecionados do plano de trabalho (ou resultados, se eles são mais específicos que os objetivos dos quais são derivados) são elementos centrais do plano de trabalho. Eles oferecem justificativas para as ações a serem tomadas e custos. Eles são o centro do plano de trabalho. Eles indicam onde você quer chegar até o final do período coberto pelo plano de trabalho.

3.4: Fontes e obstáculos:

Assim como a introdução e plano de fundo, fontes e obstáculos podem ser um ou dois capítulos, dependendo de quão longo seu plano de trabalho seja.

A seção de obstáculos deve identificar quaisquer restrições ou atrasos que devam ser superados para que se possa alcançar os objetivos. Inclua também uma curta descrição de como você pretende superá-los.

A seção de Fontes deve indicar o quais (potenciais) informações podem ser identificadas como que irão contribuir para alcançar os objetivos selecionados e identificados. Não enfoque muito em fontes financeiras, mas ao invés disso direcione o leitor para o apêndice que contem a verba. Inclua fontes que não são necessariamente dinheiro líquido neste momento; incluindo equipe e outras pessoas (ex voluntários), parceiros (organizações e consultores individuais, terra, capital, suprimentos, equipamento, outros inventários que podem ser utilizados, vendidos ou trocados, e qualquer coisa que esteja disponível para ser mobilizada e usada para alcançar os objetivos identificados.

3.5: Estratégias e ações:

Assim como outras seções em par acima, as seções de ações e estratégia podem ser colocadas em um capítulo ou dois. Juntas, elas explicam como você pretende conduzir para converter informação em resultado.

A seção de Estratégia do seu plano de trabalho deve indicar como você pretende converter suas fontes, superar os obstáculos, usando aquelas informações identificadas (fontes) para alcançar os objetivos ou se deter nos resultados especificados no capítulo anterior.

No melhor dos planos de ação, várias estratégias alternativas são listadas, uma então é escolhida e as razões para a escolha são dadas. Seu plano de ação pode não ser longo, e a lista de alternativas pode ser deixada de fora. Decida se você deve incluir alternativas ou não.

Falando de forma estrita, Ações pertencem a entradas do que resultados. Ações primeiramente pertencem à estratégia porque são atividades que transformam informações em resultados. Onde as metas e objetivos estão entre os resultados (o que sai) do projeto, as fontes estão entre as entradas do (que entra) no projeto.

Deixe que a ação seja realmente derivada da estratégia, que identifica como as informações são convertidas em resultados. Cada ação listada nesta seção deve ser relacionada com um dos resultados (objetivos, metas), e deve estar claro como a ação descrita irá contribuir para alcançar o respectivo objetivo.

3.6: Apêndices, Incluindo Verba e Agenda:

O texto do seu plano de ação inclui os capítulos descritos acima de 3.1 a 3.5 . A proposta dos apêndices, agora, é complementar o texto, ex prover detalhes que suportem o argumento incluído no texto. Verba e agenda estão entre estes detalhes.

A Verba para o plano de trabalho deve ser colocada no apêndice, não no texto principal do plano de trabalho. Importante como é, isto não é parte do argumento do plano de trabalho, mas é uma lista de detalhes que dá suporte ao argumento. Este pode ser o primeiro apêndice.

Cada um dos itens da verba deve estar relacionado a um ou mais dos objetivos (resultados). Alguns itens da verba (ex. transporte, frete, xerox, telefones, e-mail) devem ser arbitrariamente divididos entre vários resultados, porque eles dão apoio a todos eles. Nenhum item da verba deve ser incluído que não esteja relacionado a alguma porção do texto no plano de trabalho.

A Agenda do plano de trabalho é opcional. Alguns coordenadores sentem que devem planejar para cada dia do período. O que recomendamos aqui é que as datas de cumprimento para cada objetivo (ou resultado) sejam listadas em ordem, e que uma duração razoável seja destinada para cada; ex. um resultados pode ser alcançado em um dia entre duas datas fixadas entre, digamos, uma semana. Isto é flexível e razoável. Datas de ações a serem tomadas são opcionais.

Se existem quaisquer outros detalhes, como listas; que são mencionadas no texto (o argumento do plano de trabalho), eles podem ser incluídos como apêndices, onde eles não irão bagunçar ou desorganizar o argumento. Estes são opcionais.

O texto deve fazer referência a cada apêndice onde for apropriado. Nenhum apêndice devem ser incluídos se não for referido no texto. Os apêndices oferecem detalhes necessários, mas são colocados no final do plano de trabalho onde não irão atrapalhar o leitor de ver a continuidade do argumento como um todo, e como cada um dos capítulos descritos acima se relacionam, cada um no outro.

4: O Fluxo Geral do Plano de Trabalho:

Note a inclusão de apêndices na estrutura e esboço do plano de trabalho. Estes são partes essenciais do todo do plano de trabalho, especialmente a verba, mas são colocados em apêndices no final do plano de trabalho para um propósito importante.

O texto do plano de trabalho é composto de vários capítulos (introdução, plano de fundo, metas, objetivos, resultados, fontes, obstáculos, estratégias, ações). Juntos, eles englobam um único argumento, e todo capítulo é relacionado a cada um dos outros.

Este argumento deve ser fácil de seguir, escrito em um vocabulário e gramática muito simples, e fácil e delicado na conexão de um capítulo para o outro. Para tornar o argumento mais visível, mais transparente, detalhes, especialmente aqueles relacionados às finanças (verbas) e outras listas detalhadas, são colocadas nos apêndices.

Lembre-se, o texto completo de um plano de trabalho é um único argumento lógico, com cada capítulo conectado ao anterior e ao próximo. Os apêndices oferecem detalhes que irão dar suporte ao argumento, mas não estão incluídos no texto então eles não vão bagunçar o argumento.

5. Conclusão:

Um plano de trabalho é uma ferramenta necessária para planejar, executar, implementar e monitorar qualquer projeto, ou qualquer seleção de atividades, um projeto ou programa. É composto de um argumento lógico formando o texto, e uma série de apêndices que acompanham e oferecem detalhes para dar suporte ao argumento lógico.

Este documento-guia forneceu alguns detalhes sobre o formato e conteúdo de um plano de trabalho, e pode ser lido em conjunto com guia relacionados a: relatório escrito e proposta escrita.

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Última actualização: 03.12.2011