Tweet
Çeviriler:
Català
Deutsch
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
हिन्दी / hindī
Italiano
Português
Română
Српски / Srpski
Türkçe
اردو / Urdu
Diğer Sayfalar:
Modüller
Site Haritası
Anahtar Kelimeler
İletişim
Faydalı Dokümanlar
Yararlı Linkler
İçindekiler:
İçindekiler:
FARKLI TÜRDEKİ RAPORLAR
Hareketlendiriciler için
hazırlayan: Phil Bartle, PhD
çeviren: Minel Türkel
Rehber
BÖLÜM C: Raporlar Nasıl Yazılır:
Bu talimatlar dış yardımla fonlanan projelerde herhangi bir sahanın çalışanına yararlı olacak şekilde yazılmışlardır. Ayrıca, yerel toplulukların kendi kalkınmalarını yönetebilmelerini tetikleyici şekilde tasarlanmışlardır.
Farklı Hedefler; Farklı Rapor İçerikleri:
Hareketlendiricilerin amaçlarının, destekledikleri topluluk projelerinin amaçlarından farklı olabileceğini fark ettik. Bu demek oluyor ki, onların raporları farklı olacaktır, çünkü iyi bir raporun özü ulaşılan sonuçlarla, istenilen sonuçları karşılaştırmasıdır.
Genel Raporlar:
Bütün raporların yazımında amaçlamanız gereken başlıca prensip, faaliyetlerinizin sonuçları üzerine raporlamanızdır. Bu, faaliyetlerinizin salt tanımından öteye giden bölümünüz üzerine bazı analizler gerektirir.
Çeşitli bağışçıları olan ve sahadaki belirgin bazı şeyler konusunda bilgilendirilmesi gereken bir birimle bağlantılı olan bir projede çalışıyorsunuz. Raporlarınız, bunu ve diğer bu tür projeleri fonlamaya karar veren kişiler için asıl bilgi yolu veya bir kanaldır.
Her ayrı rapor düzgünce tanımlanmalıdır. En başında başlığı (raporun öngördüğü süre ve yer) ve yazarı da içeren esas belirleyiciler bulunmalıdır.
En sonunda da her dosyada görünecek şekilde bazı belirleyiciler olmalıdır. Her rapor şunları içermelidir:
- Raporun başında yazarın (yazarların) ismi (isimleri) ve bunların ne hakkında oldukları açıkça vurgulanmalıdır. "Ne Hakkında" kısmı, yazdığınız yazının coğrafi bilgisini ve zamanını içermelidir. Ayrıca ünvanınızı, pozisyonunuzu ve yazar olarak adınızı da belirtmelisiniz.
- Tanımlanan bazı gerekli bilgiler son sayfanın en altına yerleştirilmelidirler.
- Sol tarafın alt kısmına, bilgisayar dosya adını (ve yolu) koyun. Alt satırın merkezine, çıktı tarihi için bir kod yazın. Yazarın adının baş harfini büyük harfle yazdıktan sonra, taksim işareti yapın, ardından bunu kayda geçirenin adının baş harfini (küçük harf ile) son sayfanın sağ kısmının en altına koyun.
Bunlar, bütün raporların bazı önemli öğeleridirler. Hareketlendiricilerin aşina olmaları gereken beş tür rapor vardır ve bunlar birbirlerinden farklılık gösterirler.
- Aylık İlerleme raporları;
- Topluluk Proje raporları;
- Hareketlendiricilerin Düzenli raporları;
- Saha Gezi raporları; ve
- Toplantı raporları.
Şimdi bu beş farklı rapor türünü inceleyelim.
Aylık İlerleme Raporları:
Aşağıdakiler, herhangi bir düzenli ilerleme raporuna işaret etmektedir: aylık, iki ayda bir, üç ayda bir, altı aylık veya yıllık. İlerleme raporu, durum raporundan farklıdır (durap). Durum raporu yalnızca, raporlama sürecinde ne yapıldığı ve ne olduğunu belirtir. Bir ilerleme raporu, aksine, faaliyetleri hedeflerle ilişkilendirir.
Eğer doğru bir şekilde yapılırlarsa, her proje ile ilgili en önemli bilgi kaynağı düzenli aylık ilerleme raporları olabilir. Bağışçıların, uygulama birimlerinin merkezlerinin, hedef grupların liderlerinin, projeyi denetleyen ve bağışçıların ödeneklerini yöneten birimlerin hepsinin, proje faaliyetlerinin proje hedeflerine ne kadar ve nasıl ulaştığını bilmeye hakları vardır.
- Bu nedenle, yapabileceğiniz en önemli farklılık, şunları aralarında ayırmaktır:
- Faaliyetleriniz (girdiler), ve
- Bu faaliyetlerin sonuçları (çıktılar) veya hedef gruptaki etkileri.
Her ne kadar ilerleme raporları bazı biçimler arasında farklılık gösterse de, bir şekilde bu ayırım yapılmalıdır. Raporunuzu iki ana başlıkla tasarlayın: (a) faaliyetler, ve (b) sonuçlar, veya, her proje hedefi için, (1) faaliyetler ve (2) bu faaliyetlerin sonuçlarına bir bölüm ekleyin.
Yeni başlayanların yaptığı ortak bir hata var; yapmaları gereken tek şeyin faaliyetlerini raporlamak olduğunu düşünüyorlar. Bu kadar değil. İyi bir ilerleme raporu sadece betimleyici bir faaliyet raporu değildir, aynı zamanda raporlanmış faaliyetlerin sonuçlarını analiz edendir. Analiz şu soruya cevap vermelidir, " Proje hedeflerine ne kadar ulaşıldı?". Yeni başlayan biri olmadığınız, profesyoneller olduğunuz için, profesyonelliğinizi ilerleme raporlarınızdaki faaliyet tanımlarının ötesine geçerek gösterebilirsiniz.
Herhangi bir aylık raporu yazmadan önce proje hedeflerini her zaman gözden geçirin. Genellikle bunlar proje dosyası (ProDoc) içinde bulunurlar. Raporunuzun analitik öğelerinde, her birini ayrı alt başlıkla ayrı birimler olarak bu hedefleri listeleyebilirsiniz. Ve her hedefi ne kadar karşılamaya yaklaştığınızın analizini yazabilirsiniz. Hedefe ulaşamadığınız noktada veya niceliksel değerinin altında ya da üzerinde iseniz, neden olduğuna dair açıklamada bulunmalısınız.
Topluluk Proje Raporları:
Detaylı bir aylık anlatı raporu, istenilen hedeflere ne kadar yaklaşıldığını, tam olarak ulaşılamamasının sebeplerinin neler olduğunu, öğrenilen dersleri, değiştirilmesine ihtiyaç duyulan hedefler varsa bunların değiştirilmesi hakkında önerileri ve sebepleri kapsamalıdır.
Anlatı raporu, etkinlikler ve girdilerle (ne tür eylemler üstlenilmiş, aşağıda görebilirsiniz) ilgili bilgi içermelidir, ancak çıktıların da (vurgulanmış hedeflerin başarıya ulaştığı kadar, faaliyetlerin sonuçları da) önemini belirtmelidir. Faydalanıcıların sayılarına ve yerlerine dikkat edilmelidir. Aylık raporlar en iyi, planın bölümleriyle ilgili olan kısımlarla düzenlenebilir.
Anlatı raporlamanın yanı sıra, mali raporlama da vardır. Detaylı bir aylık mali rapor, paranın nereden ve ne kadar alındığını göstermelidir, (1) ne kadar para harcandığı teklifteki bütçe kategorilerine, üst yada alt harcama sebeplerine, projenin belirtilmiş hedeflerine ulaşma konusunda harcamaların ne kadar iyi katkıda bulunduğuyla ilgili değerlendirmeye göre satır satır listelenmiştir.
Dipnot (1): CBO'nun birkaç kaynaktan olanak (fonlar) elde etmesini öneriyoruz. Derneğin ya da grubun sadece tek bir tedarikçiye bağımlı olmasına izin vermeyin.
Hareketlendiricilerin Düzenli Raporları:
Topluluk proje raporuyla topluluk hareketlendirici raporunun arasındaki farka bir bakın; unutmayın, onların hedefleri farklıdır. Topluluk proje hedefleri, "bir okul inşa etmek" veya "bir su kaynağını iyileştirmek" gibi basit olmalıdır. Hareketlendiricilerin hedefleri nelerdir (ilerleme hakkında raporlamak için)? Bir hareketlendiricinin hedefleri topluluk temelli bir projeninkinden farklıdır, o sebeple ilerleme raporlaması (hedeflere ulaşmada) farklı olacaktır.
Basitçe ifade etmek gerekirse, hareketlendiricinin görevinin istenilen neticesi, harekete geçmiş olan bir topluluktur. Hareketlendiricinin görev tanımı harekete geçirmektir; ve birkaç öğeyi bir araya getirmektir (örn. topluluk birlik inşası, marjinal ve hassas grupların katılımının sağlanması, topluluk önceliklerini oluşturmak, yönetim eğitimi, teşvik, siyasetten uzak bir liderlik). (2)
Dipnot (2): Bu girişim üç önemli öğeyi içermektedir: (a) farkındalık arttırımı, ardından (b) hareketlilik, sonra (c) yönetim eğitimi. Topluluk yönetimi eğitimi şeffaf bir hesap verebilirlik ihtiyacı için öncelikle farkındalığı arttırmaktadır; söz konusu bu yöntemlerde, tüm topluluk üyeleri kabul edilen kaynakların aslında diğer şeylerden ziyade, doğrudan projeye yönlendirildiği görebilirler. Ardından, eğitim şu konular hakkında devam eder: şeffaf mali hesap verebilirliğin, çift kayıtlı hesap defteri tutmanın, makbuzlarla girişler arasındaki bağlantının, hatasız ve geçerli bilanço ve bütçe çıktıları oluşturmanın "Nasıl" sağlanacağı.
Karşınızda, hareketlendiricilerin olağan hedefleriyle raporlarının neleri içermeleri gerektiği konusunda ilişki kuran matris.
Tablo 2: Hareketlendiricilerin Hedefleriyle İlgili Raporlama |
|||||
| İstenilen Sonuçlar | Faaliyetler | Başarma Yüzdesi | Nedenlerin Sebepleri | Etkileyen Faktörler | Engeller |
|---|---|---|---|---|---|
| Bir Topluluğu Birleştirmek | Faydaları açıklamak için toplantılar; çalıştaylar | (bunu tahmin edin ve tanımlayın) | Topluluk ne kadar istekli? Hareketlendirici ne kadar yetkin? | Farkındalık Seviyesi, Toplantı Olanakları, Eğitim | Hizipleşme, bölünme, animasyon becerilerinden muaf olma |
| Topluluğa Kendilerini Değerlendirmede Yardımcı Olmak | Değerlendirme konusunda eğitim çalıştayları | " | Topluluk ne kadar istekli? Hareketlendirici ne kadar yetkin? | " | " |
| Topluluğa öncelikli problemlerini belirlemelerinde yardımcı olmak | Öncelikleri oluşturmak amacıyla animasyon toplantıları | " | Topluluk ne kadar istekli? Hareketlendirici ne kadar yetkin? | " | " |
| Topluluğa amaçlarını tanımlamada ve bunları belirli hedeflere dönüştürmede yardımcı olmak | Yönetim eğitimi; beyin fırtınası | " | Topluluk ne kadar istekli? Hareketlendirici ne kadar yetkin? | " | " |
| Topluluğa kaynaklarını belirlemede yardımcı olmak | Beyin fırtınası oturumu | " | Topluluk ne kadar istekli? Hareketlendirici ne kadar yetkin? | " | " |
| Topluluğa stratejiler geliştirmeleri ve birini seçmeleri konusunda yardımcı olmak | Beyin fırtınası oturumu | " | Topluluk ne kadar istekli? Hareketlendirici ne kadar yetkin? | " | " |
| Topluluğa yürütme komitesini (CBO) oluşturmada yardımcı olmak | Örgütsel Toplantı (seçim veya oy birliği) | " | Topluluk ne kadar istekli? Hareketlendirici ne kadar yetkin? | " | " |
| vs. | vs. | vs. | vs. | vs. | vs. |
|
İçindekiler:İçindekiler: |
Topluluk animasyon girişimlerinin etkilerinin gelişimiyle ilgili daha fazlasına ulaşmak için, topluluk güçlendirme öğe listesine başvurun: Topluluk Güçlendirme Öğeleri, ve herbirindeki değişimleri ölçme araçları: Topluluk Güçlendirmesini Ölçme. Saha Gezi Raporları: Aylık raporlarınızda saha gezilerinizinden bahsedebiliyor ya da listeleyebiliyor olmanıza karşın, tüm ana saha gezilerinizin ayrı saha gezi raporlarında raporlanması gereklidir. Bir saha gezisinin amacı olmalı, ve gezi hakkındaki raporunuz bu gezinin amacının ne olduğunu belirterek başlamalıdır. Gezide yapmayı planladıklarınız konusunda başarısız olsanız bile, "amaç" bu gezinin yapılmasını haklı çıkarmalıdır. Amaç, proje dosyasında listelenen proje hedeflerinden en az biriyle doğrudan bağlantılı olmalıdır. Teknik detaylar, tabii ki , herhangi düzenli bir şekilde, tarihlerde ve seyahat yerlerinde, tanışılan insanlarla (ünvanlarıyla, birim isimleriyle, görüşülme tarihleriyle, mekanla vb.), görülen alanlarla, bulunulan toplantılarla listelenebilir. Listenizi okunması kolay, anlaşılması kolay ve kısa ama eksiksiz şekilde hazırlayın. Bir saha gezi raporu o gezinin sonucunu vurgulamalıdır. Amacınıza ulaştınız mı? Ne derecede? Neden? Yaptığınız beklenmedik gözlemler neydi? Bu gözlemlerin aldığı neticeler nelerdir? Önceki tasarlanmış eylemlerin herhangi bir sonucunun göstergelerini gözlemlediniz mi? Gözlemlediğiniz herhangi proje hedefleri değiştirilmeli mi? Yeni problemler tanımladınız mı? Katıldığınız toplantılarda veya tanıştığınız insanlarla olan görüşmelerde, ya da yalnız başınıza hernagi yeni bir sonuca vardınız mı? Raporunuzun, gezinizin amacını başardığınız ölçüde olduğundan emin olun. Toplantı Raporları: Bütün toplantıların tabii ki bir amacı olmalı ve bu amaç da projenin hedeflerini gerçekleştirmeyle bağlantılı olmalıdır. Bu toplantı raporları, bu nedenle, amaca odaklanmalı ve bu hedefleri karşılamaya ilişkin ilerlemeler açısından toplantı sonuçlarını belirtmelidir. Bakınız Toplantılar. Toplantı raporlarında edilgen çatı kullanarak yanlış yönlendirilebileceğiniz kesindir. " Vurgulanmıştır ki..." veya "Söylenen..." gibi cümleler kullanmaktan kaçının. Kimin neyi söylediğini belirten etken çatılar kullanın: "Bay Otieno (Bölge Savcısı) bize şunu önerdi..." ya da "Tüm grup (Bayan Kapia haricinde) şunu kabul etti..." Yazılı raporların hazırlanması yönetim becerisi eğitiminin asli kısmıdır. Anlatı raporlarının yeniden üretimi ve dağıtımı, tekliflerin ve sözleşmelerin içinde olmalıdır. Çalıştay Raporları: Topluluk projelerinin ve hareketlendirici saha faaliyet raporlarının yanı sıra, düzenlenen çalıştayların raporları da oldukça değerlidir. Her çalıştay sonrasında, koordinatör (baş eğitmenden yazılı bir rapor içeren, diğer kolaylaştırıcılardan gelen girdilerle) bir rapor yazmalıdır. Rapor, olmuş olan faaliyetlerin listesi olmamalıdır. Her rapor analitik olmalı, gerçekleşen faaliyetlerin sonuçlarına ve çalıştayın hedeflerinin ne kadarına ulaşıldığına odaklanmalıdır. Tüm raporlarda olduğu gibi, böyle raporlar faaliyet listesiyle bitmemelidir, fakat bu faaliyetlerin sonuçlarını (istenilen sonuçlara ulaşıldığıyla ilgili olan derece) ve öğrenilen dersleri (durum faaliyetlerinde olan çalıştaylardaki dersler değil, bir çalıştay düzenlemekle ilgili olanlar) belirtmelidir. Bakınız: Çalıştay Hazırlamak. Hangi Konular Olmalı? Hareketlendiricilerle olan kimi çalıştaylar süresince, katılımcılara yeniden topluluk proje raporlarında hangi konuların olması gerektiğini sordum. Birçok hareketlendirici grubu, aşağıdakileri önerdi:
Bu, iyi bir kontrol listesinin temelini oluşturmaktadır. Yazdığınız herhangi bir rapora yeniden göz atmak için bunu bir kontrol listesine de dönüştürebilirsiniz. Ya da topluluk uygulama komitesine yazmayı öğretin. Ancak genel olarak, her raporun beklenilen ya da istenilen şeylerle gerçekleşenleri karşılaştırması gerektiğini untumayın. Eylemlerin sonuçlarını vurgulayın. Bu konuların herbirinin nereye yerleşmesi gerektiğini belirten raporların örnek bir formatı için, bakınız: Örnek Bir Rapor Formatı. İşte, farklı türdeki raporların içermesi gereken konular bunlardır. Son olarak, raporları iyileştirme konusunda bazı ipuçları ve tavsiyelerin üzerinden geçtik. Bir rapor (a) okunursa ve (b) bunun üzerinden harekete geçilirse, iyidir. Nasıl iyi raporlar yazabiliriz? Bakınız Etkili Raporlar. ––»«––Topluluk Eğitimini İzleme:
© Telif Hakkı 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
––»«–– |
Ana Sayfa |
Rapor Yazımı |