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CHAPITRE QUATRE
Formation de gestion dans le PGC
Former pour le renforcement : Une méthodologie de l'enseignement de la gestion de la communauté
par Phil Bartle, PhD
traduit par Frédérique Gwyther
4. Formation en gestion dans le PGC :
Alors que les trois premiers chapitres de cette méthodologie traitaient des principes d'application de l'enseignement de la gestion au renforcement des communautés dont les revenus sont faibles, ce chapitre offre une description plus détaillée de l'application de la méthodologie au Programme de gestion de la communauté.
Lorsque nous rencontrons des responsables et des membres des communautés, nombreux sont ceux qui nous disent, « Ah oui, en matière de participation communautaire, on s'y connaît. Vous n'avez qu'à nous apporter les tuiles (ou les tuyaux) et on va construire la clinique (ou l'approvisionnement en eau). » Certains d'entre eux sont incrédules quand on leur dit « Non. »
Nous leur expliquons que lorsque nous comptons sur leur participation, cela veut dire qu'ils doivent contribuer à :
- la mobilisation de tous les membres de leur communauté ;
- décider, collectivement, à quel projet donner priorité ;
- la planification de leur projet ;
- élire un comité exécutif entre eux ;
- ouvrir un compte bancaire pour le projet ;
- l'achat de leurs propres matériaux de construction ;
- l'organisation de l'entreprise de projets d'entraide ;
- entretenir et maintenir les installations ; et
- observer et analyser entre eux et avec nous.
Nous leur disons que nous pouvons leur offrir une formation en gestion, et que nous pouvons les aider financièrement à condition qu'ils apprennent les principes d'une bonne gestion, par exemple, comment rédiger de bonnes propositions, ouvrir un compte en banque collectif et mettre en place un système de comptabilité transparent.
Nous disons très clairement (généralement en nous répétant) que nous ne faisons aucune promesses. Nous ne contribuerons pas à des projets communautaires à moins que leurs propositions soient approuvées et qu'un contrat soit signé. L'élaboration du projet (et la proposition) et du contrat constituent ensemble le point central de notre formation en gestion communautaire, et ceci apparaîtra plus clairement ci-dessous.
Illustration 10 : Atelier de formation ;
Apprentissage de compétences en gestion :
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4.1. Choix de projet communautaire :
Lorsque nous acceptons de donner à la communauté une formation en gestion, nous commençons par nous assurer que tous les membres de la commnunauté sont bien présents lorsque la décision est prise de quel projet choisir. Nous insistons sur le fait que le projet ne doit pas être le choix de prédilection des membres les plus puissants ou les plus éduqués de la communauté, et que la décision ne peut pas venir seulement des hommes, ou d'un seul groupe ethnique (dans les communautés multi-raciales).
Nous faisons remarquer que les femmes, les jeunes, les handicapés, et les gens pauvres doivent être reconnus à part entière par la communauté, et doivent participer au choix du projet à entreprendre. L'organisation de la communauté est dirigée par nos Coordinateurs régionaux (du PGC) qui font partie des Comités de dévelopement régional, par des responsables locaux dans la structure officielle du Conseil Local, par les fonctionnaires du gouvernement central et régional, et par des mobilisateurs non rémunérés (membres de la communauté qui reçoivent de temps en temps des indemnités ou des avantages symboliques).
4.2. Evaluer les besoins communautaires et les priorités :
Il y a une séquence logique : tout d'abord, faire prendre conscience, mobiliser la communauté, identifier les problèmes prioritaires, évaluer les resources et contraintes potentielles, produire des stratégies et en choisir une, mettre l'action en place, effectuer une observation et une évaluation, et on recommence. Avant qu'une communauté ne décide de choisir un projet prioritaire (ou un problème à résoudre) il est utile d'examiner la communauté objectivement pour déterminer la situation actuelle.
Quel est l'actif et le passif de la communauté ?
Le PGC préconise une pratique d'apprentissage participatif dans le travail que font ensemble les éducateurs et les membres de la communauté pour observer, enregistrer et analyser la situation actuelle de la communauté.
4.3. Besoin d'une élaboration de projet communautaire :
Lorsqu' un choix de projet (construction de clinique, extension des services d'approvisionnement en eau, construction de salles de classe, pont, quoi que ce soit) est effectué, nous expliquons que la communauté doit préparer et soumettre une proposition de projet basée sur une bonne élaboration du projet. Ils doivent décider du travail à effectuer, de combien chaque partie va coûter, d'où ils vont obtenir les ressources, et de beaucoup d'autres éléments de la conception.
Nous leur faisons remarquer que le choix de projet reste à l'état de souhait jusqu'à ce qu'ils soient précis et spécifiques et qu'ils disent exactement combien, où, et comment il doit être exécuté. Pour nous, ceci est aussi un apprentissage de gestion, et nous leur offrons des conseils et des suggestions, mais toujours en leur expliquant que les décisions doivent être prises par les membres de la communauté (dans son entier), mais pas par nous.
4.4. Brainstorming et choix des priorités :
Une technique importante de gestion, et qui fait partie de la formation en gestion, est le 'brainstorming' (remue-méninges).
L'élément clé de la session est que les participants, sous la direction d'un animateur de groupe, se retiennent d'exercer tout jugement ou critique, de façon à mettre en lumière toutes les stratégies possibles (même les plus sottes) et à choisir la plus approppriée ensuite.
Alors que le brainstorming s'utilisait de plus en plus pour développer le travail d'équipe dans les groupes dirigeants d'entreprises, on a trouvé qu'il s'appliquait aussi bien aux groupes communautaires pour les aider à identifier leurs problèmes, à choisir celui qu'il fallait résoudre en priorité, à identifier des resources, à concevoir des stratégies possibles et à choisir la plus appropriée. Des sessions de brainstorming devraient être utilisées à plusieurs étapes du processus, et les animateurs de groupe devraient être bien formés pour les gérer, et les membres de la communauté bien informés de la façon dont se déroulent ces sessions.
Dans le choix de priorités parmi plusieurs options, le brainstorming peut aider les membres de la communauté à déveloper un sens de propriété intellectuelle de l'activité qu'ils ont choisie.
4.5. Concevoir un projet communautaire ou une activité :
Bien qu'une session de brainstorming puisse produire un projet communautaire et une esquisse d'élaboration, un plan plus détaillé est nécessaire pour obtenir un financement de la plupart des agences donatrices.
La conception du projet doit être très simple à comprendre. Elle peut être ajoutée à une proposition écrite (voir ci-dessous). Les éléments essentiels de la proposition, d'abord le choix du projet et ensuite comment il doit être exécuté, par qui et quand, doivent être approuvés point par point par la communauté entière. Ceux qui ont été élus pour préparer la conception devraient non seulement la rédiger, mais s'assurer dans une réunion communautaire que tous les membres de la communauté comprennent ses détails.
Illustration 11 : Formation - Atelier de rédaction d'un rapport :
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4.6. Rédiger une proposition de projet communautaire :
Rappellez-vous que le rôle d'un animateur de groupe est de favoriser l'autonomie de la communauté. L'animateur de groupe ne doit pas rédiger la proposition. L'animateur de groupe peut conseiller les représentants de la communauté (par exemple un responsable de l'organisation communautaire) dans la rédaction de la proposition. On peut trouver des techniques de rédaction de propositions dans le document Demandes de financement : Directives (comment obtenir le financement d'une organistion donatrice).
Une proposition est une demande d'aide financière pour mettre un projet en place. Une proposition n'est pas une 'liste' d'articles désirés.
Une proposition doit justifier chaque point de la liste, de façon à ce que l'organisation donatrice puisse décider si elle veut fournir certains d'entre eux, ou tous. Les présentateurs doivent savoir exactement ce qu'ils veulent faire de ces articles, et c'est pourquoi ils devraient concevoir un projet pour les aider à atteindre leurs objectifs.
Une proposition de projet doit être un document de vente honnête. Sa fonction est d'informer et de convaincre, non pas de sermonner, de se vanter ou de tromper. Si la communauté est convaincue que l'idée est bonne et devrait être soutenue, sa proposition de projet devrait le refléter aux yeux des décisionnaires qui évalueront ses mérites par rapport à d'autres engagements de donation.
Elle devrait indiquer clairement comment et quand le projet doit aboutir, ou devenir indépendant. Les propositions devraient être claires et bien présentées, de préférence dactylographiées, et sans la moindre information inutile. La plupart des donateurs tiennent compte du degré d'initiative locale dans la proposition de projet, de l'utilisation des resources disponibles au sein du pays même et des dispositions pour que le projet soit viable une fois le financement initial dépensé.
De plus en plus, les agences de financement recherchent une approche intégrée dans les projets de développement. Ce qui veut dire que la communauté doit déterminer dans quelle mesure son projet soutient et complète de présentes activités, et si sa conception permet de surmonter les problèmes éventuels. Nous recommendons que les organisations communautaires obtiennent leurs ressources (financement) de plusieurs sources (locales en particulier). Ne laissez pas l'organisation ou le groupe devenir dépendant d'un seul donateur.
La proposition devrait indiquer quels rapports seront rédigés. Un compte rendu explicatif détaillé mensuel devrait indiquer dans quelle mesure chacun des objectifs prévus est atteint, pour quelles raisons ils ne le sont pas complètement, et au besoin, des suggestions et des raisons pour changer les objectifs. Le compte rendu explicatif peut donner des informations concernant les évènements et la consommation (quelles actions furent prises, voir ci-dessous), mais devrait insister sur le rendement (les résultats dans la mesure où elles conduisent à l'aboutissement des objectifs énoncés). Il faut prêter attention au nombre et à la localisation des bénéficiaires. Il est préférable que le compte rendu mensuel soit organisé en sections correspondantes aux sections de la proposition.
Au compte rendu narratif s'ajoute le rapport financier. Un rapport financier détaillé mensuel, devrait indiquer quelles sommes ont été reçues et leur provenance, quelles sommes ont été dépensées, répertoriées ligne par ligne d'après les catégories de budget dans la proposition, les raisons pour les dépenses au dessus et au dessous, et une évaluation pour déterminer comment les dépenses ont contribué à atteindre les objectifs énoncés dans le projet.
Personne ne devrait essayer de rédiger une proposition seul. L'animateur doit en faire une activité de groupe pour les représentants communautaires, au nom de la communauté entière et pour son approbation. Demandez de l'aide à vos amis et collègues, au programmeur, au responsable, au personnel et à ceux qui peuvent vous aider, que ce soit avec les concepts ou le style. Pensez à la préparation de la proposition comme à une forme écrite de 'dialogue' dans lequel chaque ébauche successive est une continuation du processus.
Une courte liste des chapitres d'une proposition se trouve ici : Chapitres d'une proposition de projet communautaire. Elle peut être utilisée comme un petit communiqué pendant les ateliers ou la formation occasionnelle.
4.7. Le comité exécutif :
Bien que nous demandions que la communauté dans son ensemble prenne la décision finale concernant quel projet choisir, et certaines des décisions générales concernant la façon de l'entreprendre (identifier les ressources, choisir une stratégie parmi les différentes options),il est nécessaire de former un groupe de travail plus petit, et responsable, pour la conception détaillée. Il s'agit du comité exécutif.
Nous ne stipulons pas comment un comité doit être formé; nous n'imposons aucune notion préconçue de méthode d'organisation. Nous déconseillons de choisir un secrétaire ou un trésorier pour la simple raison qu'ils sont instruits (il en est plus d'un qui s'est enfui avec la caisse), et nous faisons remarquer qu'une femme âgée et analphabète qui a bonne réputation au sein de la communauté, ferait une bonne trésorière (on n'a pas besoin de savoir lire et écrire pour compter de l'argent).
Illustration 12 : Plus d'actions communautaires ; Fabriquer des briques :
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4.8. La contribution collective :
Lorsque nous expliquons que la participation collective n'est pas la même chose que la contribution collective (bien que beaucoup le présument par erreur), nous faisons aussi remarquer que les deux sont nécessaires. Alors que la participation collective signifie la prise de décision qui rend toute activité communautaire ou centrée sur la communauté, la contribution collective est nécessaire pour être sûr que les membres de la communauté sentent que le projet leur appartient, à savoir qu'ils ont investi dedans, et qu'ils ne l'ont pas juste reçu.
Nous faisons remarquer qu'au moins cinquante pour cent des intrants doivent venir de la communauté elle-même. Au départ, de nombreux membres de la communauté envisagent ceci avec angoisse et désespoir.
Nous leur faisons ensuite remarquer que le travail collectif qu'ils donnent doit être calculé équitablement, et que s'ils le faisaient, ils seraient agréablement surpris de voir quelle valeur cela apporterait à l'intrant communautaire. Nous signalons que le temps passé par des membres de la communauté, en particulier ceux qui siègent au comité exécutif, à décider et à planifier le projet, sont des donations de compétences importantes, de planification et de gestion, de temps et de travail.
De plus, nous faisons remarquer que les donations de sable et de terre, elles aussi, sont souvent sous estimées, et devraient être reconnues, avec des évaluations des coûts équitables, commes des intrants collectifs.
4.9. Préparation de projet :
Quand un groupe communautaire décide d'entreprendre un projet, il sait qu'il y a plusieurs approches pour obtenir des ressources. Celles-ci comprennent des programmes de collectes de fonds, des sollicitations privées, et des agences donatrices. Pour ces dernières, il faut une proposition.
Ils ne voient tout d'abord, dans la préparation d'un projet, qu'une méthode pour obtenir des fonds d'une agence donatrice. Ce n'est pas une mauvaise motivation en soi, mais le rôle de la formation en gestion communautaire est d'utiliser cette motivation pour aider la communauté à préparer une proposition qui reflète une bonne planification, une bonne conception et une bonne gestion de leur projet (rendant ainsi la communauté plus efficace et donc renforcée durablement). La rédaction de proposition (quand elle est effectuée correctement, et qu'elle comprend une bonne conception de projet), devient ainsi un outil de formation en gestion important.
Très souvent les responsables et les membres des communautés vont dire quelque chose du genre de,"Apportez-nous les matériaux pour la toiture et on construira la clinique". Ils peuvent être tout étonnés quand on leur dit qu'on ne va pas leur donner les tuiles, mais un chèque, et encore seulement s'ils préparent une proposition de projet acceptable. La proposition est exigée, mais la formation pour préparer de bonnes propositions (efficaces parce que lucratives) fait partie de la formation en gestion communautaire.
Contrairement au développement communautaire traditionnel, dans lequel l'intention immédiate est de mobiliser la communauté pour s'aider elle-même, la formation en gestion communautaire a un objectif de développement durable à long terme, pour former une communauté en conception de projet, en planification et en gestion, et pour la stimuler et l'aider à agir en conséquence.
4.10. De la proposition au contrat :
Quand la communauté soumet un dossier, il n'est pas rejeté ou accepté en bloc. Le plus souvent, (toujours en fait) il est retourné avec quelques suggestions de changement. Quelquefois la communauté demande une session de formation en rédaction de proposition. Cette formation, qui fait partie de la formation de gestion planifiée, insiste toujours sur le fait que les propositions sont simples, praticables, et dans les domaines de compétences de la communauté.
Nous ne les entraînons pas à écrire de 'jolies' propositions ; nous voulons qu'ils apprennent à préparer des propositions 'efficaces.' (L'efficacité désirée étant d'obtenir un financement.) En même temps que la proposition prend forme, nous adaptons un contrat standard pour qu'il reflète la proposition et le dialogue. J'en dirai plus sur le contrat lui-même plus loin.
4.11. Contrats communautaires :
Les efforts d'animation dans la gestion de communauté se traduisent par la formation de nouvelles OBC (Organisations de base communautaires) et/ou le renforcement de celles qui sont déjà en place. Dans le cadre de l'officialisation de tels groupes, ils doivent signer un contrat communautaire pour participer au financement de leurs projets de construction.
Les contrats sont conçus pour que les OBC créent et génèrent des actions et des documents spécifiques qui contribuent à cette officialisation et ce renforcement. Les contrats sont modifiés pour chaque projet d'OBC en fonction de leur proposition approuvées. Les contrats sont signés par les responsables des programmes de gestion communautaires, les dirigeants locaux ou régionaux, les officiels de l'administration locale et deux membres exécutifs de chaque OBC en cours de renforcement.
4.12. Insister sur la mise en place progressive :
Lorsque nous demandons à la communauté de bien élaborer leur projet, nous leur demandons de planifier leur projet par étapes. Ils ne peuvent pas tout faire à la fois.
Nous leur disons qu'ils ne doivent laisser dormir ni l'argent à la banque, ni les matériaux de construction dans un entrepôt. Ils doivent procéder par étapes logiques [par exemple (a) poser les fondations, (b) construire les murs, (c) poser la toiture, (d) ajouter les accessoires].
Les intrants (donateur, communauté, gouvernement, autres) pour chacune de ces étapes doivent être calculés. Ces étapes doivent être comprises dans la proposition et le contract communautaire, et le donateur ne paiera pour chaque étape successive que si tous les documents requis sont fournis, et si le donateur a vu la construction elle-même.
De cette façon, le donateur peut contrôler et se protèger d'un abus éventuel du financement, et peut refuser des paiements si des étapes préalables n'ont pas été terminées. (Jusqu'ici, ceci n'a pas été nécessaire dans le PGC, mais cela fait partie de notre méthodologie).
4.13. Plus de détails au sujet du contrat :
Le contrat que nous utilisons est modelé sur les contrats standards de donateurs/associés, et modifiés pour nos dialogues aves des OBC (Organisations de base communautaires). C'est un document juridique, bien qu'il ne comporte pas de pénalités pour infraction.
Puisqu'il est conçu pour contribuer à aider la communauté à planifier son propre développement, il comporte plusieurs clauses qui vont au-delà des objectifs spécifiques du projet communautaire lui-même. Il comporte, par exemple, des conditions exigeant que l'OBC s'organise en comité exécutif, ouvre un compte en banque, fournisse une constitution écrite (ou équivalent) et une liste des membres de son comité exécutif, qu'elle fasse des rapports financiers et des comptes rendus explicatifs appropriés sur ses progrès, et ce genre de choses.
Il y a de nombreux signataires du contrat, et chacun d'entre eux a un rôle bien précis :
Deux membres du comité exécutif de l'OBC, qui représentent la communauté.
Le DA (Directeur Administratif, auparavant le Secrétaire Général Régional, et avant cela le Commissionnaire Régional) ou autre représentant gouvernemental dans la région, pour assurer que la région est informée des projets communautaires dans la région et peut prendre cette information en compte dans son processus de planification.
Un responsable local, généralement le président du Conseil Local III, IV ou V, pour assurer que le projet sera vu comme faisant partie du système de gouvernance élu démocratiquement.
Le CTP signe comme représentant de la contribution des NU dans le financement, alors que le CPN signe en tant que représentant du gouvernement central.
Le coordinateur régional signe au nom du PGC.
Nous demandons que l'OBC (avec l'aide du coordinateur) s'assure que tous les signataires soient prévenus et qu'ils signent le contrat, de façon à ce que le processus soit transparent et bien compris.
Seul le comité exécutif est responsable de l'ouverture d'un compte en banque, et nous recommandons que trois de ses membres signent les chèques ensemble pour les valider. Le PGC et les officiels du gouvernement ne doivent pas être des signataires du compte en banque de l'OBC. (Ceci nous protège et encourage aussi moins de dépendance). Signataires de contrat n'est pas équivalent de signataires du compte en banque du projet.
4.14. La cérémonie de la remise du chèque :
Le PGC, par l'intermédiaire de ses coordinateurs régionaux, a recommandé que la remise de n'importe quel chèque à n'importe quelle organisation communautaire, ait lieu lors d'une cérémonie publique. Une cérémonie apporte une plus grande transparence aux membres de la communauté que telle ou telle somme d'argent a été versée au comité exécutif auquel ils avaient confié la planification et l'exécution de leur propre projet communautaire.
La cérémonie attire de nombreux membres de la communauté, la presse, la radio et la télévision, et fait parler de l'agence et de la communauté cible. (Nous n'invitons pas la presse directement ; nous encourageons le responsable de la communauté à le faire.) Cela nous procure une autre filière d'information pour en expliquer un peu plus aux officiels et autres de la région, sur le sysème et sa logique.
Le directeur du Développement Communautaire a parfois présidé ces cérémonies. On encourage la communauté à inviter des gens haut placés et des officiels du devant de la scène et des célébrités. Ceci, tour à tour, consolide l'engagement de la communauté à l'achèvement du projet (et à mettre en pratique la formation de gestion que nous offrons).
Pour cette fête, nous encourageons des activités comme de la danse, du tambour, des spectacles donnés par des groupes de jeunes, des clubs culturels ou des écoles de la région. Ceci apporte non seulement une distraction pour les spectateurs, mais aussi insufle une saine fierté de sa culture et de ses traditions et un forum pour des artistes talentueux.
4.15. Fêter l'achèvement du projet :
La fin du projet, s'il s'avère une réussite, ne devrait pas être froidement oubliée.
L'éducateur/mobilisateur sait pourquoi l'achèvement devrait être célébré publiquement, sait pourquoi des chants et danses traditionnels devraient être au programme de la fête, et comment encourager l'OBC à préparer et à mettre en place la célébration.
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Illustration 13 : Une autre action communautaire ; Construction :
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- Introduction : Former pour renforcer
- Chapitre un : Introduction à la formation à la gestion communautaire
- Chapitre deux : Formation à l'action communautaire
- Chapitre trois : Formation à la gestion pour le renforcement des communautés
- Chapitre quatre : Programme de formation à la gestion communautaire
- Chapitre cinq : Quelques protagonistes du processus de formation
- Chapitre six : Éléments divers de la formation