AS QUATRO QUESTÕES ESSENCIAIS
em gestão e planeamento
traducido por Ivone Ferreira
editado por Leandro Chu
Dedicado a Gert Lüdeking
Manual de oficina de trabalho
O que queremos?
O que temos?
Como usamos o que temos para conseguir o que queremos?
Qual será o resultado?
O núcleo essencial de gestão e planeamento:
A gestão, como actividade, significa tomar decisões e resolver problemas. As decisões essenciais em gestão e planeamento podem ser encontradas nas respostas de quatro questões fundamentais. Estas quatro questões são: "1. O que queremos? 2. O que temos? 3. Como podemos usar o que temos para conseguir o que queremos? 4. O que irá acontecer quando o tivermos?" Se olhar atentamente, estas quatro questões fazem parte de qualquer documento de plano de projecto e em discussão criativa (brainstorm).
Se os problemas são examinados e resolvidos apenas após a sua existência e agravamento, então isso é "gestão através da crise;", e é melhor que nenhuma gestão.
Se, em contraste, tem-se objectivos claros, e as acções necessárias para chegar a esses objectivos são identificadas e levadas a cabo, então é "gestão através de objectivos". Potenciais problemas são previstos e, antes de se agravarem, meios de acção são elaborados para lidar com eles. Este tipo de gestão é mais eficiente e menos estressante que aquela através da crise.
Seja o grupo empoderado menor ou maior, estruturado como uma organização ou como uma mera comunidade, sua capacidade aumentará se adoptar os meios de pergunta e resposta à estas quatro questões.
Se não existissem problemas, então não haveria necessidade de gestão. Sempre existem problemas; é esse o curso da vida. A gestão é demasiado importante para ser feita apenas pelos gestores; precisa ser responsabilidade de todos. Dessa forma, todos estarão cientes destas quatro questões; e todos contribuirão na identificação de suas respostas.
O que queremos?
"Qual o maior problema a ser resolvido?" A questão "O que queremos?" cobre a descrição do problema, inverte-se para definir a meta principal, e o seu refinamento para torná-la em objectivos específicos, saídas e outras definições dessa mesma meta. Como uma metáfora geográfica, "Onde queremos ir?"
Uma organização ou comunidade precisa de ter uma visão compartilhada do que quer. Não precisa de ter algo físico, como uma casa de banho ou electricidade; pode ser uma nova lei, uma nova série de atitudes, uma conscientização, uma mudança de hábitos, uma nova estrutura organizacional, um aumento da produtividade de uma organização comercial, salários altos para os membros da união, uma mudança de métodos ou de membros de uma organização sem fins lucrativos, ou qualquer outro objectivo partilhado que signifique ou implique uma melhoria (ex. da qualidade de vida) para o grupo como um todo.
Metas e objectivos devem ser identificados em todos os projectos e documentos de planeamento; isso é geralmente bem conhecido. Mas eles também devem ser escolhidos e compreendidos e estar de acordo com todos os participantes das actividades diárias do grupo, comunidade ou organização.
No treinamento de gestão comunitário a questão "O que queremost?" deve ser respondida pela comunidade como um todo, não só pelos homens, pelos letrados, pelos funcionários civis, pelos amigos da agência, mas por toda a comunidade, através de consenso.
O que temos?
A questão "O que temos?" é a identificação de recursos ou possíveis depósitos que podem ser usados para atingir os objectivos pretendidos. A metáfora geográfica é "Onde estamos agora?"
A questão implica que a situação actual deve ser observada, discutida e analisada. (A isto chama-se análise da situação). Ou Seja, obter uma imagem clara de todos os recursos e obstáculos, bens e dívidas (possíveis e concretas), e uma imagem válida e verificável da situação.
No treinamento de gestão comunitário, esta identificação é melhor realizada em encontros onde as pessoas mais tímidas são incentivadas a participar. Pois, cada comunidade possui muitos recursos, incluindo as mais pobres, que estão escondidos ou talvez não tão óbvios.
Um mobilizador capacitado tira de um encontro comunitário, por facilitação, a identificação de muitos recursos que de outra forma estariam escondidos ou disfarçados.
Os recursos podem englobar mão-de-obra disponível e experiência (a energia humana pronta a ser empregue na actividade), terra ou espaço para exercer a actividade, dinheiro (através de encargos, vendas, donativos e outros recursos), capital (equipamento ou ferramentas reutilizáveis) preciso para manter a actividade, e recursos humanos mentais (sabedoria, informação, capacidades, experiência, capacidade analítica, criatividade) que muitas vezes são possíveis contribuições não percebidas que podem vir de pessoas idosas ou reformadas ou daqueles que são fisicamente incapacitados ou socialmente excluídos. Muitos são tão óbvios que de outra forma passam despercebidos.
A análise da situação significa uma observação completa e atenta das condições existentes. E também determina o que irá contribuir (ou que possivelmente poderá contribuir) ou impedir a realização dos objectivos.
Como conseguimos o que queremos com o que temos?
A questão "Como conseguimos o que queremos com o que temos?" é a parte estratégica na especialidade da gestão. Como chegar de "A" a "B". Há sempre inúmeras formas de combinar os recursos disponíveis, e os recursos mentais colectivos da comunidade (como mencionado acima) deven ser usados para identificar inúmeras estratégias, e seleccionar a mais apropriada.
É na determinação de como chegar de "A" a "B" que o grupo, guiado por um facilitador, deve criar uma estratégia como parte integrante do seu plano de acção. O plano escrito incluirá as respostas de todas as quatro perguntas. A parte criativa, inovadora e analítica do trabalho está em gerar várias estratégias possíveis e depois, de entre elas, a mais viável.
Também
aqui está a oportunidade de organizar e reorganizar para tomadas de decisão
e de acção. Ver organizar. Se
é um conjunto de indivíduos não organizados, então para atingir os
objectivos propostos, a estratégia terá de incidir em como terão eles
de formar efectivamente uma organização de modo a proceder às actividades
necessárias.
Se o grupo, organização ou comunidade já está organizada de alguma forma, seus membros, talvez ajudados por um facilitador, precisam de se auto-interrogarem se a actual organização está planejada da melhor forma para atingir as metas, ou se uma mudança na sua estrutura e procedimentos deve ser considerada. Para um mobilizador comunitário, aplicar treinamento gerencial, é a oportunidade para guiar uma comunidade a formar ou a se reformar noutra comunidade que possa efectivamente usar o que têm para obter o que querem.
O que irá acontecer quando o tivermos?
É importante que, antes de partir para a acção, o grupo faça algumas previsões válidas e realistas acerca do impacto ou do resultado da estratégia escolhida. É óbvio que poderão surgir consequências inesperadas, mas cada tentativa deve ser feita para identificar possíveis consequências, especialmente de modo a evitar as consequências indesejáveis.
É aqui que o grupo deve estar ciente que a vigilância é muito importante. Não podemos andar de bicicleta com um olho fechado. Todo o plano de acção deve incluir a observação de acções e resultados, e um meio de reportar ao grupo todo.
A questão "O que irá acontecer quando o tivermos?" cobre a previsão do impacto da actividade.
Pode ser expandida em perguntar como a actividade irá afectar a comunidade e seus (sociais e físicos) ambientes, levando a planos para vigilância e avaliação.
Conclusão:
Estas quatro questões deveriam ser usadas por aqueles que fazem trabalho de campo como uma estrutura para organizar, ou reorganizar, um grupo. Da mesma forma, elas são usadas pelo instrutor de gestão para organizar ou reorganizar a equipa de gestão.
Um coordenador pode usá-las para organizar uma equipa de operários em campo. Juntos, eles são a estrutura para construir a capacidade de gestão e a força de qualquer grupo de participantes.
No treinamento de gestão comunitário, estas quatro questões essenciais precisam de ser levantadas quando toda a comunidade está reunida para definir prioridades. Devem ser usadas novamente com o comité executivo da OBC (organização baseada na comunidade) se reune em nome de toda a comunidade para discutir pormenores. Se olhar atentamente, verá que estas quatro questões, apresentadas naquela ordem, escondidas em dois dos apêndices a estes documentos, no processo de discussão criativa e nas linhas de guia para o plano de projecto.
Sejam elas perguntadas na organização de um sindicato, ou num encontro gerencial de executivos sénior de uma empresa rica (ou, neste contexto, durante o empoderamento e a capacidade de construir a partir de uma comunidade desfavorecida), elas constituem as decisões essenciais em gestão.
Isto não é um treinamento de gestão para administradores, mas sim um treinamento de gestão para todos.
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––»«–– Última actualização: 01.12.2011
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