PATRU ÎNTREBĂRI FUNDAMENTALE
în management și planificare
traducere de Georgeta Brehoi
revizuit de Natalia Grymnak
Dedicată lui Gert Lüdeking
Rezumatul sesiunii de lucru
Ce ne propunem?
Ce informatii deținem?
Cum ne folosim de informațiile pe care le avem ca să obținem ceea ce ne propunem?
Care va fi rezultatul?
Elementele esențiale în management și planificare:
Managementul,
ca activitate, înseamnă luarea de decizii și rezolvarea problemelor. Esența managementului
și planificarea deciziilor se pot regăsi în răspunsurile la cele patru întrebări
fundamentale.
Cele
patru întrebări fundamentale sunt: "1. Ce ne propunem? 2. Ce informații deținem?
3. Cum ne folosim de informațiile pe care le avem ca să obținem ceea ce ne propunem?
4. Care va fi rezultatul?" Dacă priviți cu atenție, acestea reprezintă cele patru
întrebari fundamentale (probabil ascunse în spatele formulării) care apar în
orice document de planificare a unui proiect și într-o sesiune de brainstorming
("furtuna de idei").
Dacă
problemele sunt analizate și rezolvate doar după ce apar și devin frecvente, vorbim
despre "managementul în situații de criză". E bine măcar să avem acest tip de
management decât deloc. Dacă, contrar acestei situații, obiective clare sunt identificate,
și acțiunile necesare pentru a atinge aceste obiective sunt identificate și urmărite,
atunci vorbim de "managementul obiectivelor". Eventualele probleme sunt cunoscute,
adică identificate (înainte de a aparea) și se lucreaza la rezolvarea lor. Managementul
obiectivelor este mai eficient și mai puțin stresant decât managementul în situații
de criză.
Indiferent
de caz, dacă grupul desemnat să rezolve problemele este de dimensiuni mici sau
mari, dacă este structurat ca o organizație sau are forma unei comunități, capacitatea
sa va fi imbunătățită dacă adoptă modalitati prin care să formuleze și să
răspundă la cele patru întrebări.
Dacă
nu ar exista problemele, nu am avea nevoie de management. Dar probleme apar tot timpul;
așa e viața. Managementul e prea important ca să fie atât doar în seama managerilor;
e responsabilitatea tuturor. Și atunci, toți ar trebui să cunoască cele patru
întrebări; și toți ar trebui să contribuie la găsirea răspunsurilor.
Ce
ne propunem?
"Care
este principala problemă ce trebuie rezolvată?". Întrebarea "Ce ne propunem?"
acoperă descrierea problemei, e modalitatea inversă de a defini scopul general
și modalitatea de a identifica obiectivele specifice, rezultate și alte definiții
al scopului respectiv. Ca să folosim o metaforă geografică "Unde vrem să ajungem?".
Organizația
sau comunitatea are nevoie de o viziune comună a ceea ce iși dorește. Asta nu
înseamna că trebuie să posede un anumit bun, cum ar fi o toaletă sau curent electric;
poate fi vorba de o noua lege, un set revizuit de atitudini, o creștere a conștientizării,
o schimbare în obișnuință, o nouă structură organizațională, un profit mai
mare al unei organizații comerciale, retribuții mai mari pentru membrii federațiilor,
o schimbare a metodelor unei organizații non-profit, sau un scop comun care înseamna
îmbunătățire (de exemplu, a calității vieții) pentru un grup văzut ca întreg.
Scopurile
sau obiectivele ar trebui identificate în toate documentele proiectului și în
cele de planificare; acest lucru se cunoaște deja. Dar acestea ar trebui alese și
înțelese, și agreate de către toți participanții în activitățile zilnice
ale grupului, comunității sau organizației.
Întrebarea
"Ce ne propunem?" văzută în formarea de management într-o comunitate, trebuie
să primească un răspuns din partea comunității ca întreg, nu numai din partea
barbaților, nu numai din partea celor educați, sau a celor care lucrează pentru
comunitate, nu numai din partea prietenilor agenției, ci din partea tuturor celor
care fac parte din comunitate, prin consens.
Ce
informații deținem?
Întrebarea
"Ce informații deținem?" se referă la identificarea resurselor sau a potențialelor
intrări care pot fi folosite pentru a atinge scopul sau obiectivele alese. Metafora
geografică este "Unde suntem acum?". Întrebarea se refera la faptul că trebuie
să observăm, discutăm și analizăm situația actuală. (Asta se numește analiza
situației). Înseamnă obținerea unei imagini clare a tuturor resurselor și constrângerilor,
bunurilor și obligațiilor (potențiale sau achitate), și o imagine valabilă și
reala a situației.
În
formarea în management într-o comunitate, această identificare se realizează
cel mai bine în ședințe în care persoanele tăcute sunt încurajate să participe,
pentru că există multe resurse în fiecare comunitate, inclusiv cele mai sărace,
ele sunt poate ascunse sau nu atât de evidente. Un mobilizator cu experiență reușește
să identifice într-o ședință a unei comunități, prin metode de facilitare,
multe alte resurse ascunse sau camuflate.
Termenul
de resurse poate include mâna de lucru și expertiza disponibilă (mâna de lucru
ce poate fi folosită în diferite activități), terenul sau spațiul în care are
loc activitatea, banii lichizi (încasări, vânzări, donații sau alte surse),
capitalul (reutilizarea echipamentului sau instrumentelor) necesare pentru a duce
la bun sfârșit activitatea, și resurse de natură umană (înțelepciune, informații,
competente, experiență, capacitate analitică, creativitate) care sunt deseori
contribuții ascunse ale generației în vârstă, și sunt prezente mai alea la
persoanele cu dizabilități sau care sunt din punct de vedere social ostracizate.
Unele sunt atât de evidente încât sunt trecute cu vederea.
Analiza
situației înseamnă observarea atentă și completa a conditiilor preponderente,
si determinarea acelor aspecte care vor contribui la realizarea obiectivelor (sau
au potențial în a contribui), a acelor aspecte care pot bloca realizarea obiectivelor.
Cum
ne folosim de informațiile pe care le avem ca să obținem ceea ce ne propunem?
Întrebarea
"Cum ne folosim de informațiile pe care le avem ca să obținem ceea ce ne propunem?"
reprezintă partea strategică în management. Cum să ajungem de la "A" la "B".
Există întotdeauna diferite căi pentru a îmbina resursele disponibile, iar resursele
umane (menționate mai sus) ar trebui utlilizate pentru a identifica mai multe strategii,
și selectarea celei mai potrivite.
Pentru
a determina cum să parcurgem distanța între "A" si "B", grupul, îndrumat de facilitator,
trebuie să identifice strategia ca parte a planului de acțiune. Planul scris va
include răspunsurile la cele patru întrebari. Partea creativă, inovativă, analitică
a muncii o reprezintă generarea mai multor posibile strategii, și apoi alegerea
aceleia care e viabilă.
Există
iar oportunitatea organizării sau reorganizării în scopul luării de decizii sau
acțiuni. Consultați
Organizare.
Daca este vorba de un grup neorganizat de indivizi, atunci pentru a realiza obiectivele
identificate, strategia va trebui să se refere la modalitatea în care ei se transforma
într-o organizație eficiența care poate duce la bun sfârșit activitățile necesare.
Dacă
grupul, organizația sau comunitatea este deja organizat/ă într-un anumit fel,
membrii ei/lui, cu ajutorul facilitatorului, trebuie să se întrebe dacă organizația
actuală este construită în așa fel încât să atingă scopurile propuse, sau
dacă trebuie considerată o schimbare în structura și procesul acesteia/acestuia.
Pentru un mobilizator însărcinat cu aplicarea formării în management, aceasta
este oportunitatea pentru a ghida comunitatea în formarea sau reformarea ei într-una
care poate folosi un mod eficient în a obtine ceea ce se dorește.
Care
va fi rezultatul?
Este
important ca, înaintea oricărei acțiuni, grupul să facă o predicție valabilă
si realistică în legătură cu impactul sau rezultatul strategiei alese. Cu siguranță
că vor exista consecințe neprevăzute, însă orice încercare trebuie făcută
ca să se identifice posibilele consecințe, mai ales pentru a le evita pe acelea
nedorite.
Grupul
trebuie să fie acum conștient de faptul că monitorizarea este importantă. Nu
e momentul să mergem pe bicicleta cu ochii închiși. Planul de acțiune ar trebui
să includă observarea acțiunilor și rezultatelor, și modalitățile de raportare
către grup vazut ca întreg.
Întrebarea
"care va fi rezultatul?" acoperă partea legată de impactul activității. Putem
reformula întrebarea, cum va fi afectată comunitatea și mediul (social și fizic)
sau în urma activității. Această întrebare va conduce la monitorizare și evaluare.
Concluzie:
Aceste
patru întrebări ar trebui folosite de cel care lucreaza în domeniu ca un cadru
pentru organizarea, sau reorganizarea unui grup. De asemenea ele sunt folosite de
un formator în management pentru organizarea sau reorganizarea unei echipe de management.
Un coordonator le poate folosi pentru a organiza o echipa. Acestea constituie împreună
cadrul pentru a construi capacitatea și puterea în management al oricărui grup
de participanți.
În
formarea managementului într-o comunitate, aceste patru întrebări fundamentale
trebuie să fie adresate atunci când întreaga comunitate se întâlnește pentru
a decide care sunt prioritățile. Aceste întrebari ar trebui să fie refolosite
atunci când comitetul executiv al CBO se reunețte pentru a definitiva detaliile.
Dacă analizați cu atenție, veți observa că aceste patru întrebări, în ordinea
prezentată, sunt ascunse în spatele a doua documente din Apendice, procesul de
brainstorming și îndrumările legate de designul proiectului.
Indiferent
unde sunt adresate aceste întrebări, într-o întrunire a federației, o întâlnire
a managementului cu senior executivi ai unei corporații cu experiență (sau, în
acest context, atunci când o comunitate cu câștiguri reduse iși dezvoltă capacitățile),
ele constituie esența sau deciziile de baza în management.
Acest
material nu reprezintă formarea în management pentru manageri.
Acest
material reprezintă formarea în management pe înțelesul tuturor.
––»«––
© Drepturi de autor 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Design web realizat de Lourdes Sada
––»«––Ultima actualizare: 08.03.2011
|