ΟΙ ΤΕΣΣΕΡΙΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΚΛΕΙΔΙΑ
στη Διοίκηση και το Σχεδιασμό
μετάφραση από την Καλομοίρα Μπιμπέζα
Αφιερωμένο στον Gert Lüdeking
Φυλλάδιο για το Εργαστήρι
Τί Θέλουμε;
ί Εχουμε;
Πώς χρησιμοποιούμε αυτά που έχουμε για να πάρουμε αυτό που θέλουμε;
Ποιό θα είναι το αποτέλεσμα;
Ο Βασικός Πυρήνας της Διοίκησης και του Σχεδιασμού:
Η
Διοίκηση, σαν δραστηριότητα, σημαίνει ότι παίρνεις
αποφάσεις και λύνεις προβλήματα. Οι βασικές
διοικητικές και σχεδιαστικές αποφάσεις μπορούν
να βρεθούν στις απαντήσεις των τεσσάρων ερωτήσεων
κλειδιών.
Οι
τέσσερις ερωτήσεις είναι: "1. Τί θέλουμε; 2. Τί
έχουμε; 3. Πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτά
που έχουμε για να πετύχουμε αυτό που θέλουμε;
4. Τί θα συμβεί όταν το πετύχουμε;" Αν παρατηρήσετε
καλά, αυτές οι ερωτήσεις είναι οι τέσσερις ερωτήσεις
που περιλαμβάνονται (ίσως καλύπτονται απο την
επεξεργασία) σε κάθε κείμενο σχεδιασμού έργου
και προβληματισμό.
Εαν
τα προβλήματα ελένχονται και λύνονται μόνο όταν
προκύψουν και γίνουν επίμονα, τότε αυτό λέγεται
"διοικηση εν μέσω κρίσης". Είναι καλύτερο απο
το να μην υπάρχει καθόλου διοίκηση. Εαν, εν αντιθέση,
οι στόχοι είναι ξεκάθαροι, και οι απαραίτητες
ενέργειες για να πετύχεις τους στόχους είναι
διασαφηνισμένες και τεθούν σε εφαρμογή, τότε
αυτό λέγεται "διοίκηση μέσω των στόχων". Τα πιθανά
προβλήματα προβλέπονται και παγιώνεται το μέσο
(πριν αναπτυχθούν τα προβλήματα) που θα χρησιμοποιηθεί
για τη λύση τους. Η διοίκηση μέσω των στόχων είναι
πολύ πιο αποτελεσματική και λιγότερο ανχωτική
απο τη διοίκηση εν μέσω κρίσης.
Είτε
η ομάδα που πρέπει να ενδυναμωθεί είναι μικρή
ή μεγάλη, είτε είναι δομημένη σαν οργανισμός
ή σαν ασαφή κοινότητα, η ικανότητα της θα αναβαθμιστεί
εάν υιοθετήσει μέσα που θα θέτουν και θα απαντούν
αυτές τις τέσσερις ερωτήσεις.
Εάν
δεν υπήρχαν προβλήματα, τότε δεν θα χρειαζόταν
και η διευθετησή τους. Αυτά είναι πάντοτε προβλήματα,
έτσι είναι η ζωή. Η διοίκηση είναι τόσο σημαντική
για να αφεθεί μόνο στους διοικούντες, πρέπει
να είναι ευθύνη όλων. Εάν γίνει έτσι, τότε όλοι
πρέπει να γνωρίζουμε τις τέσσερις αυτές ερωτήσεις:
και όλοι θα πρέπει να συνεισφέρουν στην εύρεση
των απαντήσεων.
Τί Θέλουμε;
"Ποιό
είναι το κυριότερο πρόβλημα που χρειάζεται λύση;"
Η ερώτηση "Τί θέλουμε" καλύπτει την περιγραφή
του προβλήματος, την αναστροφή για τον καθορισμό
του γενικού στόχου, και την βελτιωσή του ώστε
να έχει καθορισμένους στόχους, αποτελέσματα
και άλλους εκλεπτισμένους ορισμούς αυτού του
στόχου. Σαν μεταφορά με γεωγραφικό νόημα, "Πού
θέλουμε να φτάσουμε;"
Η
οργάνωση ή η κοινότητα πρέπει να έχει μια κοινή
άποψη του τι θέλει. Αυτό δεν χρειάζεται να είναι
κάτι υλικό που το κατέχουμε, όπως το αποχωρητήριο
ή οι ηλεκτρικές εγκαταστάσεις, μπορεί να είναι
ένας νέος νόμος, ένα αναθεωρημένο σύνολο συμπεριφορών,
μια αύξηση στην επαγρύπνηση, μια αλλαγή στις
συνήθειες, μια καινούρια οργανωτική δομή, η αύξηση
των κερδών μιας εμπορικής οργάνωσης, οι αυξημένοι
μισθοί για τα μέλη των συνδικάτων, η αλλαγή των
μεθόδων ή της συμμετοχής σε μια μη κερδοσκοπική
οργάνωση, ή οποιοσδήποτε κοινός στόχος που υπονοεί
αναβάθμιση (π.χ. στην ποιότητα ζωής) για την ομάδα
στο συνολό της.
Οι
στόχοι και οι επιδιώξεις θα πρέπει να καθορίζονται
σε όλα τα κείμενα που αφορούν το σχεδιασμό του
έργου, αυτό είναι συνήθως γνωστό. Αλλά ακόμη
θα πρέπει να διαλέγονται και να γίνονται αντιληπτά,
και να γίνονται αποδεκτάί από όλους τους συμμετέχοντες
στις καθημερινές ασχολίες της ομάδας-κοινότητας
ή του οργανισμού.
Στην
εκπαίδευση διοίκησης της κοινότητας η ερώτηση
"Τί θέλουμε;" πρέπει να απαντηθεί απο την κοινότητα
στο συνολό της, όχι μόνο απο τους άντρες, όχι
μόνο απο τους μορφωμένους, όχι μόνο απο τους
δημόσιους υπαλλήλους, όχι μόνο απο τους φίλους
των κρατικών υπηρεσιών, αλλά απο όλη την κοινότητα.
Τί έχουμε?
Η
ερώτηση "Τί έχουμε;" είναι ο ορισμός των πόρων
και των πιθανών εισροών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν
για να επιτευχθεί ο επιλεγμένος στόχος ή επιδιώξη.
Η γεωγραφική μεταφορά είναι , "Πού είμαστε τώρα;"
Η ερώτηση υπαινίσσεται ότι η δεδομένη κατάσταση
πρέπει να τεθεί υπό παρακολούθηση, συζήτηση
και να αναλυθεί. (Αυτό ονομάζεται ανάλυση της
κατάστασης). Αφήνει να εννοηθεί ότι πρέπει να
έχουμε σαφή άποψη των πόρων και των περιορισμών,
ενεργητικών και παθητικών (πιθανών και υπαρχόντων),
και μια ισχύουσα και εξακριβωμένη εικόνα της
κατάστασης.
Στην
εκπαίδευση για διοίκηση της κοινότητας, αυτός
ο ορισμός γίνεται καλύτερα στις συνεδρίες όπου
οι σιωπηλοί άνθρωποι ενθαρρύνονται να συμμετέχουν,
επειδή στην κάθε κοινότητα υπάρχουν πόροι, ακόμα
και στις πιο φτωχές , που είναι κρυμμένοι ή ίσως
όχι τόσο φανεροί. Ενας επιδέξιος παρακινητής
συγκαλεί κοινοτικές συνεδρίες, για διευκόλυνση,
του καθορισμού των αλλιώς κρυμμένων ή καλυμένων
πόρων.
Οι
πόροι μπορεί να είναι διαθέσιμη εργασία και
πείρα (η ανθρώπινη ενέργεια να είναι έτοιμη να
καταγίνει με την δραστηριότητα), γη ή χώρος που
θα διεξαχθεί η δραστηριότητα, μετρητά (που προέρχονται
μέσω αντιτίμων, εμπορίου, δωρεών ή άλλων πηγών).
κεφάλαιο (επαναχρησιμοποιούμενα εργαλεία ή
εξοπλισμός) που χρειάζονται για να έρθει εις
πέρας η δραστηριότητα, και ανθρώπινοι νοητικοί
πόροι (σοφία, επιδεξιότητες, πείρα, αναλυτική
ικανότητα, δημιουργικότητα) που είναι συχνά
οι κρυμμένες συνεισφορές των ηλικιωμένων ή των
ανθρώπων που έχουν βγει στη σύνταξη, και βρίσκονται
συχνά σε αυτούς που είναι σωματικά ανάπηροι
ή κοινωνικά εξωστρακισμένοι. Οι περισσότεροι
είναι τόσο φανεροί που συχνά παραγκωνίζονται.
Ανάλυση
της κατάστασης σημαίνει προσεκτική και πλήρης
παρατήρηση των επικρατουσών συνθηκών, και τον
καθορισμό των πραγμάτων που θα συντελέσουν στην
επίτευξη των στόχων ( ή πιθανόν να συντελέσουν)
και των πραγμάτων που θα επιβραδύνουν την επίτευξη
των στόχων.
Πώς Πετυχαίνουμε Αυτό Που Θέλουμε Με Αυτά Που Εχουμε;
Η
ερώτηση "Πώς πετυχαίνουμε αυτό που θέλουμε με
αυτά που έχουμε;" είναι το κομμάτι της στρατηγικής
της τέχνης της διοίκησης. Πως να πάμε απο το "A"
στο "B." Υπάρχουν πάντα διάφοροι τρόποι να συνδυαστούν
οι διαθέσιμοι πόροι, και οι κοινοί νοητικοί πόροι
της κοινότητας (όπως αναφέρθηκε παραπάνω) θα
πρέπει να χρησιμοποιούνται για να καθορίζουν
πολλές στρατηγικές, ώστε να επιλεγεί η πιο κατάλληλη.
Στον
καθορισμό του πως πάμε απο το "A" στο "B" είναι που
η ομάδα, οδηγούμενη απο τον διαμεσολαβητή, πρέπει
να δημιουργήσει μια στρατηγική σαν μέρος του
σχεδίου της δράσης. Το έγγραφο σχέδιο πρέπει
να περιλαμβάνει τις απαντήσεις για τις τέσσερις
ερωτήσεις. Το δημιουργικό, καινοτόμο, και αναλυτικό
κομμάτι αυτής της εργασίας είναι στο να δημιουργηθούν
πολλές πιθανές στρατηγικές, και μετά να επιλεγεί
η πιο βιώσιμη απο αυτές.
Εδώ,
επίσης, είναι η ευκαιρία για οργάνωση ή αναδιοργάνωση
για τη ληψη αποφάσεων και για τη δράση. Δες οργανώνω.
Εαν είναι μια ανοργάνωτη συλλογή απο διαφορετικούς
ανθρώπους, τότε για να πετύχεις τους επιλεγμένους
στόχους η στρατηγική θα πρέπει να απευθύνεται
στο πως θα μπορέσουν να σχηματίσουν έναν αποτελεσματικό
οργανισμό για να διεξάγει τις απαραίτητες ενέργειες.
Εάν
η ομάδα, ο οργανισμός ή η κοινότητα είναι ήδη
οργανωμένη με κάποιο τρόπο, τα μέλη της, πιθανώς
υποβοηθούμενα απο κάποιον διαμεσολαβητή, πρέπει
να αναρωτηθούν εάν ο τωρινός οργανισμός είναι
σχεδιασμένος σωστά ώστε να πετύχει τους στόχους
του, ή αν μια αλλαγή στη δομή και τη διαδικασία
μπορεί να έχει αποτέλεσμα. Για τον κοινοτικό
παρακινητή η εφαρμογή της εκπαίδευσης διοίκησης.
Τί Θα Συμβεί όταν Πετύχουμε;
Είναι
σημαντικό, πριν απο την δράση, η ομάδα να κάνει
κάποιες βάσιμες και ρεαλιστικές προβλέψεις
για τον αντίκτυπο ή το αποτέλεσμα της επιλεγμένης
στρατηγικής. Φυσικά μπορεί να υπάρχουν μερικές
απρόβλεπτες συνέπειες, αλλά η κάθε προσπάθεια
πρέπει να γίνεται ώστε να προσδιορίζονται οι
πιθανές επιπτώσεις, ειδικά για να αποφευχθούν
οι ανεπιθύμητες επιπτώσεις.
Σε
αυτό το σημείο η ομάδα πρέπει να γνωρίζει ότι
η παρακολούθηση είναι τόσο σημαντική.Δεν θα
πρέπει να κάνουμε ποδήλατο με κλειστά μάτια.Το
όλο σχέδιο δράσης θα πρέπει να περιλαμβάνει
την παρατήρηση των πράξεων και των αποτελεσμάτων,
και τον τρόπο που θα γίνεται η αναφορά τους σε
όλη την ομάδα.
Η
ερώτηση "Τί θα συμβεί μόλις πετύχουμε;" καλύπτει
την πρόβλεψη της απήχησης της δραστηριότητας
. Μπορεί να επεκταθεί και στην ερώτηση πως η δραστηριότητα
προβλέπεται να επιρρεάσει την κοινότητα και
τα πέριξ (κοινωνικά και υλικά), και πως θα οδηγήσει
στο σχεδιασμό της παρακολούθησης και της αξιολόγησης.
Συμπέρασμα:
Αυτές
οι τέσσερις ερωτήσεις θα πρέπει να χρησιμοποιούνται
απο τους κοινωνικούς ερευνητές σαν πλαίσιο για
οργάνωση, ή αναδιοργάνωση, μιας ομάδας. Ομοίως
χρησιμοποιούνται απο τον εκπαιδευτή διαχείρισης
για την οργάνωση ή την αναδιοργάνωση μιας ομάδας
διοίκησης. `Ενας συντονιστής μπορεί να τις χρησιμοποιήσει
για να οργανώσει μια ομάδα κοινωνικής έρευνας.
Ολες μαζί, είναι το πλαίσιο για την οικοδόμηση
της ικανότητας για διεύθυνση και δύναμη για
κάθε ομάδα συμμετεχόντων.
Στην
κοινοτική εκπαίδευση για διοίκηση, αυτές οι
σημαντικές τέσσερις ερωτήσεις πρέπει να τεθούν
όταν όλη η κοινότητα συναντάται για να καθορίσει
τις προτεραιότητές της. Θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν
ξανά όταν η εκτελεστική επιτροπή του OΒK συναντηθεί
εκ μέρους ολόκληρης της κοινότητας για να δουλέψει
τις λεπτομέρειες. Εαν κοιτάξετε προσεκτικά,
θα δείτε αυτές τις τέσσερις ερωτήσεις, με τη
σειρά που παρουσιάζονται, κρυμμένες σε δύο απο
τα παραρτήματα αυτού του κειμένου, τη διαδικασία
του προβληματισμού και τις κατευθυντήριες οδηγίες
για το σχεδιασμό έργου.
Είτε
θέτονται (οι ερωτήσεις) όταν οργανώνεται ένα
συνδικάτο, ή γίνεται μια διοικητική διάσκεψη
των ανώτερων στελεχών μιας έυπορης εταιρείας
(ή, σε αυτή την ενότητα, κατά τη διάρκεια παροχής
εξουσιοδότησης και ανάπτυξη της ικανότητας
των χαμηλού εισοδήματος κοινωνιών), αποτελούν
τις ζωτικές ή τις ουσιώδης αποφάσεις στην διοίκηση.
Αυτό
δεν είναι εκπαίδευση διοίκησης για διευθυντές.
Αυτό
είναι εκπαίδευση διοίκησης για τον κάθε ένα.
––»«––
© Πνευματικά δικαιώματα 1967, 1987, 2007 Φιλ Μπαρτλ
Σχεδιασμός Ιστοσελίδας: Lourdes Sada
––»«–– Τελευταία ενημέρωση: 28.01.2012
|