CZTERY PYTANIA KLUCZOWE
w Zarządzaniu i Planowaniu
tłumaczenie Katarzyna Matiasczyk
Z dedykacją dla Gert Lüdeking
Ulotka warsztatowa
Co chcemy osiągnąć?
Co mamy?
Jak wykorzystać to co mamy, aby osiągnąć to co chcemy?
Jaki będzie rezultat?
Sedno Zarządzania i Planowania:
Zarządzanie
jako czynność, oznacza podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów. Istotne
decyzje w zarządzaniu i planowaniu znajdują się w odpowiedziach na cztery pytania
kluczowe.
Te
cztery pytania to: "1. Co chcemy osiągnąć? 2.Co mamy? 3. Jak wykorzystać to co
mamy, aby osiągnąć to co chcemy? 4. Co się stanie, kiedy to osiągniemy?" Jeśli
przyjrzysz się dokładnie, zobaczysz że są to te same cztery pytania (być może
bardziej szczegółowe), które wchodzą w skład każdego planu projektu i burzy
mózgów.
Jeśli
problemy bada się i rozwiązuje dopiero kiedy się pojawią i staną uciążliwe,
mówimy wtedy o "zarządzaniu kryzysowym". Jest ono lepsze niż brak jakiegokolwiek
zarządzania. Jeśli, dla kontrastu, określone zostaną jasne cele, a niezbędne
czynności do osiągnięcia tych celów zostaną określone i przeprowadzone, mówimy
wtedy o " zarządzaniu przez cele". Przewiduje się potencjalne problemy i wprowadza
środki zaradcze (zanim problemy się pojawią), aby je rozwiązać. Zarządzanie
przez cele jest bardziej skuteczne i mniej stresujące, niż zarządzanie kryzysowe.
W
zależności od tego czy grupa podlegająca umacnianiu jest mała czy duża, czy
jest zbudowana jako organizacja czy tak mało precyzyjna jak społeczność, jej
możliwości zwiększą się jeśli rozpocznie proces zadawania i odpowiadania na
te cztery pytania.
Jeśli
nie byłoby problemów, nie byłoby również potrzeby zarządzania. Problemy są
zawsze; takie są koleje losu. Zarządzanie jest zbyt ważne, aby zajmowali się
nim wyłącznie menadżerowie; wszyscy muszą być odpowiedzialni. Jeśli tak jest
w istocie, wszyscy powinni być świadomi tych czterech pytań; i wszyscy powinni
przyłączyć się do znalezienia odpowiedzi na nie.
Co chcemy osiągnąć?
"Jaki
jest główny problem, który należy rozwiązać?" Pytanie "Co chcemy osiągnąć?"
dotyczy również opisu problemu, jest przeciwieństwem definiowania ogólnego celu,
odnosi się również do jego udoskonalenia, w celu osiągnięcia konkretnych celów,
wydajności oraz innych, lepszych definicji tego celu. Jako metafora geograficzna,
"Gdzie chcemy dotrzeć?".
Organizacja
lub społeczność musi dzielić wspólną wizję tego, co chce osiągnąć. Nie
musi to być przedmiot, który chce posiadać, jak np. latryna czy elektryczność;
może to być nowe prawo, nowe podejście, zwiększenie świadomości, zmiana nawyków,
nowa struktura organizacyjna, zwiększony zysk organizacji komercyjnej, wyższe stawki
dla związkowców, zmiana metod lub członkowstwo w organizacji pozarządowej lub
jakikolwiek wspólny cel oznaczający lub sugerujący polepszenie (np jakości życia)
dla całej grupy.
Cele
i dążenia należy określić we wszystkich projektach i planach; jest to zazwyczaj
wiadome. Lecz powinny być one również wybrane, zrozumiane i uzgodnione przez wszystkich
członków grupy, społeczności lub organizacji biorących udział w codziennych
czynnościach.
W
szkoleniu społeczności z zakresu zarządzania, na pytanie "Co chcemy osiągnąć?"
musi odpowiedzieć cała społeczność, a nie jedynie mężczyźni, nie jedynie
osoby wykształcone, nie jedynie urzędnicy rządowi, nie jedynie zaprzyjaźnieni
z agencją, lecz zgodnie cała społeczność.
Co mamy?
Pytanie
"Co mamy?" to ustalenie źródeł lub potencjalnych nakładów, które można wykorzystać
do osiągnięcia ustalonych celów i dążeń. Metafora geograficzna to "Gdzie się
teraz znajdujemy?". Pytanie to sugeruje, że obecną sytuację należy rozpoznać,
przedyskutować i zanalizować. (Nazywamy to analizą sytuacji). Sugeruje się uzyskanie
jasnego obrazu wszystkich źródeł i ograniczeń, aktywów i pasywów (potencjalnych
i rzeczywistych) oraz uzyskanie obecnego i wiarygodnego obrazu sytuacji.
W
szkoleniu społeczności z zakresu zarządzania, identyfikacji tej dokonuje się
najlepiej w czasie spotkań, gdzie zachęca się do udziału nieśmiałe osoby, ponieważ
w każdej społeczności istnieje wiele zasobów, nawet w najbiedniejszej, ukrytych
lub być może niezbyt oczywistych. Wyszkolony mobilizator ułatwia wydobycie, podczas
spotkania społeczności, ukrytych lub niewidocznych zasobów.
Do
zasobów można zaliczyć dostępną siłę roboczą i specjalistyczną (dostępna
energia ludzka możliwa do wykorzystania w działaniu), ziemie lub powierzchnie do
przeprowadzenia działania, gotówkę (z opłat, sprzedaży, dotacji i innych źródeł),
kapitał (sprzęt lub narzędzia wielokrotnego użytku) potrzebny do przeprowadzenia
działania, ludzkie zasoby intelektualne (mądrość, informacje, umiejętności,
doświadczenie, możliwości analityczne, kreatywność), które często stanowią
ukryty wkład starszych lub emerytów, i które często można znaleźć wśród
osób upośledzonych fizycznie lub społecznie. Większość z nich jest tak oczywista,
że często nie dostrzegana.
Analiza
sytuacji oznacza uważną i dokładną obserwacje panujących warunków oraz określenie
tego co przyczyni się do osiągnięcia celu (lub co może się potencjalnie przyczynić)
oraz co może przeszkodzić w osiągnięciu tych dążeń.
Jak wykorzystać to co mamy, aby osiągnąć to co chcemy?
Pytanie
"Jak wykorzystać to co mamy, aby osiągnąć to co chcemy?" to część strategii
sztuki zarządzania. Jak dotrzeć z punktu "A" do punktu "B". Zawsze istnieje kilka
różnych sposobów połączenia dostępnych zasobów, a wspólne zasoby intelektualne
społeczności (jak wspomniano powyżej) powinno się zastosować do określenia
kilku strategii i wyboru najwłaściwszych.
To
właśnie podczas określania jak dostać się z punktu "A" do punktu "B" grupa,
prowadzona przez facylitatora, musi stworzyć strategię jako część planu działania.
Plan w formie pisemnej zaweirać będzie odpowiedzi na wszystkie cztery pytania.
Kreatywna, innowacyjna i analityczna część pracy to stworzenie kilku możliwych
strategii, a następnie wybór najbardziej realnej wśród nich.
Tutaj
również istnieje możliwość organizowania lub reorganizowania sposobu podejmowania
decyzji i działania. Patrz organizowanie.
Jeśli jest to niezorganizowana grupa osób, wtedy aby osiągnąć założone cele,
strategia będzie musiała dotyczyć tego jak z owej grupy stworzyć skuteczną organizację
do przeprowadzenia niezbędnych działań.
Jeśli
grupa, organizacja lub społeczność jest już w jakiś sposób zorganizowana, jej
członkowie, być może z pomocą facylitatora, muszą zadać sobie pytanie czy obecna
forma organizacji jest najlepsza do osiągnięcia celów, lub czy można rozważać
zmianę struktury i działania. Dla mobilizatora społeczności, stosującego szkolenie
w zarządzaniu, jest to możliwość pokierowania grupy społeczności do stworzenia
lub zreformowania, aby mogła w najbardziej skuteczny sposób wykorzystać to co
ma, aby osiągnąć to co chce.
Co się stanie, kiedy to osiągniemy?
Ważne
jest, aby zanim działanie zostanie podjęte, grupa dokonała sensownych i realistycznych
przewidywań wpływu lub rezultatu przybranej strategii. Oczywiście, mogą wystąpić
nieprzewidywalne konsekwencje, lecz należy włożyć wszelki wysiłek, aby je zidentyfikować,
zwłaszcza po to, aby ich uniknąć.
W
tym miejscu grupa musi być świadoma tego, że monitorowanie jest bardzo ważne.
Nie można jeździć na rowerze z zamkniętymi oczami. Całościowy plan działania
powinien zawierać obserwacje działania i rezultaty oraz sposoby przekazywania tych
informacji z powrotem całej grupie.
Pytanie
"Co się stanie, kiedy to osiągniemy?" dotyczy również prognozy wpływu działalności.
Można je rozszerzyć i zapytać jakie są oczekiwania odnośnie wpływu działalności
na społeczność i jej (społeczne i fizyczne) otoczenie oraz o to jak działalność
doprowadzi do planów monitoringu i oceny.
Wnioski:
Te
cztery pytania powinny być stosowane przez pracowników terenowych jako podstawy
organizowania lub reorgranizacji grupy. Są one również stosowane przez trenera
w zarządzaniu do organizacji lub reorganizacji zespołu zarządzającego. Koordynator
może je stosować do zorganizowania zespołu pracowników terenowych. Wspólnie,
pytania te tworzą podstawy do zbudowania możliwości i potencjału w zarządzaniu
dla każdej grupy członków.
W
szkoleniu społeczności z zakresu zarządzania, te cztery, istotne pytania należy
zadać, kiedy spotyka się cała społeczność w celu ustalenia priorytetów. Należy
je zadać ponownie, kiedy w imieniu całej społeczności zbierze się komitet wykonawczy
organizacji społecznej, aby dopracować szczegóły. Jeśli spojrzysz uważnie,
dostrzeżesz te cztery pytania, w przedstawionej kolejności, ukryte w dwóch aneksach
do tego dokumentu, w procesie burzy mózgów oraz we wskazówkach do projektu.
Czy
zadaje się je podczas tworzenia związku zawodowego, lub podczas spotkania zarządu
lub kierownictwa bogatej korporacji (lub w tym wypadku, podczas tworzenia możliwości
i umacniania społeczności o niskim dochodzie), stanowią one podstawowe lub główne
decyzje w zarządzaniu.
Powyższy
dokument nie jest szkoleniem w zarządzaniu dla menażerów.
Powyższe
szkolenie w zakresie zarządzania nie jest dla każdego.
––»«––
Prawa autorskie ©1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Projekt stron: Lourdes Sada
––»«––Ostatnia aktualizacja: 22.11.2011
|