EMPAT PERTANYAAN KUNCI
dalam Manajemen dan Perencanaan
diterjemahkan oleh Henry Mangkusasono
Didedikasikan untuk Gert Lüdeking
Catatan lokakarya (workshop)
Apa yang kita inginkan ?
Apa yang kita miliki ?
Bagaimana kita menggunakan apa yang kita miliki untuk mendapatkan yang kita inginkan?
Apa yang akan terjadi hasilnya?
Inti
Utama Manajemen dan Perencanaan
Manajemen,
sebagai suatu kegiatan, berarti membuat keputusan dan memecahkan masalah. Inti penting
manajemen dan keputusan perencanaan dapat ditemukan dalam jawaban atas empat kunci
pertanyaan tersebut.
Keempat
pertanyaan adalah: "1. Apa yang kita inginkan? 2. Apa yang kita miliki? 3. Bagaimana
kita bisa menggunakan yang kita miliki untuk mendapatkan yang kita inginkan? 4. Apa
yang akan terjadi bila kita mendapatkannya? " Jika Anda perhatikan dengan teliti,
mereka adalah empat pertanyaan yang termasuk (mungkin disamarkan dengan elaborasi)
dalam setiap dokumen perencanaan proyek dan dalam curah-pendapat (brainstorming).
Jika
masalah dibahas dan diselesaikan hanya setelah mereka terjadi dan kerap terus muncul,
maka ini disebut "manajemen krisis." Hal ini lebih baik daripada tidak ada manajemen
sama sekali. Jika, sebaliknya, tujuan yang jelas di identifikasi, dan tindakan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan diidentifikasi dan dilaksanakan, maka ini
adalah "manajemen berdasarkan sasaran." Potensi masalah sudah diperkirakan dan sarana
disediakan (sebelum masalah muncul) untuk menanganinya. Manajemen dengan tujuan lebih
efisien dan mengurangkan stres daripada manajemen krisis.
Apakah
kelompok yang diberdayakan itu kecil, atau besar, ataupun kelompok itu terstruktur
sebagai sebuah organisasi atau mungkin masih samar samar, kapasitas sebuah komunitas
akan meningkat jika mereka mengadopsi cara-cara untuk bertanya dan menjawab empat
pertanyaan ini.
Jika
problem dan masalah tidak muncul, maka Manajemen tidak akan dibutuhkan. Tapi masalah
selalu muncul, karena mereka itu adalah bagian dari kehidupan. Manajemen itu terlalu
penting untuk diserahkan hanya kepada manajer, sebaliknya Manajemen perlu menjadi
tanggung jawab semua. Jika demikian, semua harus menyadari keempat pertanyaan itu,
dan semua harus membantu dalam menemukan jawaban untuk mereka.
Apa
yang kita inginkan ?
"Apa
masalah utama yang harus diselesaikan?" Pertanyaan "Apa yang kita inginkan?" meliputi
deskripsi masalah, putar-balikan pertanyaan itu maka maksud umum bakal di tegaskan,
dan pertanyaan dapat di khususkan untuk mencapai hasil dan definisi yang lebih tepat.
Sebagai metafora geografis, "Di mana kita ingin pergi?"
Organisasi
atau masyarakat/komunitas perlu memiliki visi bersama tentang apa yang diinginkannya.
Hal ini tidak harus menjadi hal fisik / materi untuk dimiliki, seperti WC atau listrik,
tapi bisa juga hukum baru, sekumpul kelakuan yang sudah ditinjau-kembali / direvisi,
peningkatan kesadaran, perubahan dalam kebiasaan, struktur organisasi baru, peningkatan
laba dari suatu organisasi komersial, upah lebih tinggi bagi anggota serikat, perubahan
metode atau keanggotaan organisasi non-profit, atau tujuan bersama yang berarti atau
menyiratkan perbaikan (misalnya kualitas hidup) untuk kelompok secara keseluruhan.
Tujuan
dan sasaran harus diidentifikasi dalam semua proyek dan dokumen perencanaan; konsep
ini yang biasanya terkenal. Tapi mereka juga harus dipilih dan dipahami, dan disepakati
oleh semua peserta dalam kegiatan setiap hari masyarakat, kelompok atau organisasi.
Dalam
pelatihan Pengelolaan Komunitas (Community Management) , pertanyaan "Apa yang kita
inginkan?" harus dijawab oleh komunitas/masyarakat secara keseluruhan, bukan hanya
oleh pria, atau oleh yang berpendidikan, tidak hanya oleh pegawai negeri, atau oleh
teman-teman lembaga, tetapi oleh semua komunitas masyarakat, melalui persetujuan
umum (konsensus).
Apa
yang kita miliki
"Apa
yang kita miliki?" mengidentifikasi apa saja sumber daya atau masukan (input) potensial
yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan pilhan atau sasaran. Hal ini bisa diringkas
dengan metafora geografis, "Di mana kita sekarang?" Pertanyaan ini menyiratkan bahwa
situasi saat ini harus diamati, didiskusikan, dan dianalisis. (Ini disebut analisis
situasi). Analisa ini memerlukan gambaran jelas dari semua sumber daya dan kendala,
aset dan pertanggung-jawaban (dalam arti potensial atau yang tercapai), dan gambaran
dari situasi yang sah juga terbukti.
Dalam
pelatihan Pengelolaan Komunitas, identifikasi ini paling baik dilakukan dalam pertemuan
di mana orang-orang yang biasanya pendiam didorong untuk berpartisipasi, karena ada
banyak sumber daya di setiap masyarakat, ditemukan di kelompok yang paling miskin,
tersembunyi atau saja tidak selalu jelas. Seorang mobilisator terampil mampu menarik
dan mengenal sumber daya yang biasanya tersembunyi atau tersamar dari sebuah pertemuan
komunitas dengan cara fasilitasi.
Sumber
daya bisa termasuk tenaga kerja yang tersedia dan keahlian (energi manusia siap untuk
dipekerjakan dalam kegiatan ini), tanah atau ruang di mana kegiatan terlaksana, uang
tunai (melalui biaya, penjualan, sumbangan dan sumber-sumber lain), modal (peralatan
daur-ulang atau alat-perkakas) yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan, dan sumber
daya mental manusia (kebijaksanaan, informasi, keterampilan, pengalaman, kemampuan
analitik, kreativitas) yang sering di sediakan oleh orang tua atau pensiun, dan sering
ditemukan pada mereka yang mungkin cacat fisik atau terkucil sosial tanpa disadari
oleh masyarakat umum. Banyak mereka begitu tersebar sehingga mereka malah terabaikan.
Analisa
situasi berarti pengamatan yang cermat dan lengkap pada kondisi yang berlaku, dan
penentuan hal-hal yang akan membantu untuk mencapai tujuan (atau berpotensi akan
berkontribusi) dan juga hal-hal yang dapat menghambat pencapaian tujuan tersebut.
Bagaimana
Kita Mendapatkan Apa yang Kita Inginkan Dengan Yang Kita Miliki?
Pertanyaan
"Bagaimana kita mendapatkan apa yang kita inginkan dengan yang kita miliki?" adalah
bagian strategi kerajinan manajemen. Bagaimana mencapai dari "A" ke "B". Banyak cara
berbeda untuk menggabungkan sumber daya yang tersedia. Sumber daya mental kolektif
dari masyarakat (seperti yang disebutkan di atas) harus digunakan untuk mengajukan
beberapa strategi, dan untuk memilih salah satu yang tepat.
Dengan
ketekadan untuk mencapai dari "A" ke "B", kelompok harus membuat strategi sebagai
bagian dari rencana kegiatan, atas panduan oleh seorang fasilitator. Rencana tertulis
harus mencakup jawaban atas semua empat pertanyaan. Pekerjaan kreatif, inovatif,
dan analitis diperlukan untuk menghasilkan beberapa strategi kemungkinan, kemudian
pemilihan yang paling layak di antara mereka.
Di
sini juga, kesempatan tersedia untuk mengorganisir atau organisasi ulang untuk membuat
keputusan dan kegiatan. lihat organisasi.
Jika organisasi belum terbentuk di komunitas, maka pertama mereka harus membahas
bagaimana mereka dapat membentuk menjadi sebuah organisasi yang efektif untuk melaksanakan
kegiatan yang diperlukan.
Jika
kelompok, organisasi atau komunitas sudah terbentuk dalam susunan apapun , anggotanya,
mungkin dibantu oleh seorang fasilitator, perlu bertanya pada diri sendiri jika organisasi
saat ini adalah sudah mampu atau optimal untuk mencapai tujuan, atau jika perubahan
dalam struktur dan proses perlu sekarang dipertimbangkan. Untuk mobilisator masyarakat
yang ingin menerapkan pelatihan manajemen, ini adalah kesempatan untuk memandu kelompok
masyarakat dalam membentuk atau membentuk-ulang dirinya menjadi satu kelompok yang
paling efektif atas penggunaan yang dimilikinya untuk mendapatkan yang diinginkan.
Apa
Yang Akan Terjadi Bila Kita Mendapakatnya
Sebelum
bermulai kegiatan, kelompok perlu membuat beberapa prediksi yang sah (valid) dan
realistis tentang dampak atau hasil dari strategi pilihan. Tentu saja mungkin ada
beberapa konsekuensi yang tak terduga, namun setiap usaha harus dibuat untuk mengenalkan
(mengidentifikasi) konsekuensi yang mungkin, terutama agar konsekuensi yang tidak
diinginkan dapat terhindarkan.
Dalam
hal ini kelompok tersebut harus sadar amat pentingnya pemantauan. Ini bisa di samakan
dengan seseorang yang naik sepeda dengan mata tertutup. Seluruh rencana kegiatan
harus mencakup pengamatan tindakan dan hasil, dan sarana untuk melaporkan kembali
kepada kelompok secara keseluruhan.
Pertanyaan
"Apa yang akan terjadi ketika kita mendapatkannya?" meliputi prediksi/ramalan dampak
kegiatan. Hal ini dapat diperluas untuk meliputi pengaruh kegiatan ini pada masyarakat
dan lingkungan (sosial dan fisik) nya,dan juga mengarah ke rencana untuk pemantauan
(monitoring) dan evaluasi.
Kesimpulan:
Empat
pertanyaan ini harus digunakan oleh pekerja lapangan sebagai kerangka untuk menata,
atau organisasi-ulang, kelompok tersebut. Demikian pula mereka digunakan oleh pelatih
manajemen untuk mengatur atau organisasi-ulang tim manajemen. Seorang koordinator
dapat menggunakannya untuk mengatur sebuah tim pekerja lapangan. Bersama-sama, mereka
adalah kerangka kerja untuk membangun kapasitas manajemen dan kekuatan dari setiap
kelompok peserta.
Dalam
pelatihan Pengelolaan Komunitas, keempat pertanyaan inti perlu diajukan ketika seluruh
komunitas/masyarakat bertemu untuk memutuskan prioritas. Mereka harus digunakan lagi
ketika komite eksekutif dari CBO bertemu atas nama seluruh komunitas untuk menentukan
detil/rincian. Jika Anda perhatikan dengan teliti, Anda akan melihat empat pertanyaan,
dalam urutan yang disajikan, tersembunyi dalam dua lampiran dokumen ini, proses curah-pendapat
(brainstorming) dan pedoman untuk desain proyek.
Apakah
Empat Pertanyaan itu diminta ketika mengorganisir sebuah serikat buruh, atau dalam
pertemuan manajemen eksekutif senior dari perusahaan besar (atau, dalam konteks ini,
selama pembangunan pemberdayaan dan kapasitas masyarakat berpenghasilan rendah),
mereka adalah bagian dari keputusan penting atau inti dalam manajemen.
Ini
bukan pelatihan manajemen untuk manajer.
Ini
adalah pelatihan manajemen untuk semua orang.
––»«––
© Hak Cipta 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Desain Web oleh Lourdes Sada
––»«––Pembaruan Terakhir: 2011.09.07
|