DIE VIER SCHLÜSSELFRAGEN
im Management und Planung
übersetzt von Katharina Sehnert
Gert Lüdeking gewidmet
Workshop Handout
Was wollen wir?
Was haben wir?
Wie setzen wir das, was wir haben, ein um unsere Ziele zu erreichen?
Was wird passieren, wenn wir diese erreichen?
Der
wesentliche Kern des Managements und der Planung:
Management
als Tätigkeit bedeutet Entscheidungen zu treffen und Probleme zu lösen. Die wesentlichen
Management- und Planungsentscheidungen können in den Antworten zu vier Schlüsselfragen
gefunden werden.
Diese
vier Fragen sind wie folgt: "1. Was wollen wir? 2. Was haben wir? 3.Wie setzen wir
das, was wir haben, ein um unsere Ziele zu erreichen? 4. Was wird passieren, wenn
wir diese erreichen?" Wenn man genauer hinsieht, wird man merken, dass diese Fragen
in jeglichen Dokumenten zur Projektplanung und Brainstorming vorkommen (vielleicht
etwas anders dargestellt).
Wenn
Probleme erst gelöst werden, nachdem sie aufgetreten sind und hartnäckig werden,
dann nennt man das "Management durch Krisen". Dies ist besser als gar kein Management.
Wenn aber klare Ziele definiert werden und die nötigen Schritte zum Erreichen dieser
Ziele erkannt und ausgeführt werden, dann spricht man von "Management durch Zielvorgaben".
Mögliche Probleme werden vorhergesehen und Maßnahmen eingeleitet (bevor diese auftreten)
um mit den Problemen umzugehen. Management durch Zielvorgaben ist effizienter und
weniger belastend als Management durch Krisen.
Egal
ob die bevollmächtigte Gruppe groß oder klein ist, ob sie eine Organisation oder
als vage Gemeinde strukturiert ist, ihre Kapazität wird erhöht, wenn sie die Mittel
der Beantwortung dieser vier Fragen benutzt.
Gäbe
es keine Probleme, dann bräuchte man auch kein Management.
Was
wollen wir?
"Was
ist das zu lösende Hauptproblem?" Der "Was wollen wir?"-Abschnitt behandelt die
Beschreibung des Problems.
Die
Organisation oder Gemeinschaft muss eine einheitliche Zielvorstellung haben. Diese
muss nicht beinhalten, etwas materielles zu besitzen, wie eine Latrine oder Elektizität;
Dies kann ein neues Gesetz sein, eine überarbeitete Einstellung, eine erhöhte Bewusstheit,
veränderte Gewohnheiten, eine neue organisatorische Struktur, erhöhten Profit einer
kommerziellen Organisation, höhere Gehälter für Gewerkschaftsmitarbeiter, veränderte
Methoden oder eine Mitgliedschaft in einer ehrenamtlichen Organisation( oder irgendein
anderes gemeinsames Ziel, das eine Verbesserung bedeutet oder diese hervorruft (
zum Beispiel die Lebensqualität für die ganze Gruppe).
Die
zu erreichenden Ziele sollten in allen Projekt-und Planungsdokumenten identifiziert
werden; das ist normalerweise bekannt. Aber diese sollten auch von allen Betroffenen
in alltäglichen Aktivitäten der Gruppe, Gemeinschaft oder Organisation gewählt
und verstanden sein.
Die
"Was wollen wir?"-Frage muss im Gemeinschaftsmanagementtraining von der Gemeinschaft
als Ganzes, und nicht nur von den Männern, nicht nur von den Gebildeten, nicht nur
von den Bürgerbeauftragten, nicht nur von den Freunden der Agentur, sondern von
allen Beteiligten der Gemeinschaft im Einvernehmen beantwortet werden.
Was
haben wir?
Die
"Was haben wir?" Frage beschreibt die Bestimmung der Ressourcen oder potentiellen
Beiträge die zum Erreichen der gewählten Ziele benutzt werden können. Die geografische
Metapher ist die "Wo sind wir jetzt?" Frage. Diese Frage deutet an, dass die jetzige
Situation beobachtet, diskutiert und analysiert werden muss. (Dies nennt man Situationsanalyse).
Sie beinhaltet, dass man ein klares Bild von allen Ressourcen und Beschränkungen,
Vermögen und Verpflichtungen (potentiellen und realisierten) und ein gültiges und
nachweisbares Bild der Situation bekommt.
Diese
Bestimmung sollte beim Gemeinschaftsmanagementtraining am Besten während Treffen
gemacht werden, in denen auch die ruhigen Leute zur Teilnahme ermutigt werden, da
es viele Ressourcen in jeder Gemeinde gibt, die Ärmsten, die versteckt oder leicht
zu übersehen sind, eingeschlossen. Ein geübter Mobilizer bringt während Gemeindetreffen
Ressourcen zum Vorschein, die sonst versteckt oder getarnt bleiben würden.
Die
Ressourcen können beinhalten: zur Verfügung stehende Arbeitskräfte und Fachkenntnisse
(die menschliche Energie, bereit im Handlungsgeschehen teilzunehmen), Land und Raum
auf denen die Handlung ausgetragen werden kann, Bargeld (von Gebühren, Verkäufe,
Spenden und anderen Quellen), Kapital (wiederverwendbare Ausrüstung und Werkzeuge)
das gebraucht wird, die Handlung durchzuführen und Wissensressourcen (Weisheit,
Informationen, Fähigkeiten, Erfahrung, analytische Leistung, Kreativität) die oft
versteckte Beiträge von alten und in Rente gegangenen Leute sind und die man meistens
bei körperlich behinderten oder sozial ausgeschlossenen findet. Manche sind so offensichtlich,
dass sie sonst übersehen werden.
Situationsanalyse
bedeutet die sorgfältige und komplette Beobachtung der vorherrschenden Zustände
und die Bestimmung der Dinge, die zur Erreichung der Ziele beitragen (oder möglicherweise
beitragen) und der Dinge, die den Erfolg dieser Ziele hindern könnte.
Wie
setzen wir das, was wir haben, ein um unsere Ziele zu erreichen?
Die
"Wie setzen wir das, was wir haben, ein um unsere Ziele zu erreichen?" Frage ist
der Strategieteil des Managements. Wie kommt man von "A" zu "B". Es gibt immer mehrere
verschiedene Möglichkeiten die vorhandenen Ressourcen zu kombinieren und die gemeinsamen
Wissensressourcen der Gemeinde (siehe oben) sollten benutzt werden um mehrere Strategien
zu identifizieren und die Passendste zu wählen.
Ausgehend
von der Entscheidung wie man von "A" nach "B" kommen kann, muss die Gruppe, von einem
Moderator geleitet, eine Strategie als Teil ihres Aktionsplanes entwickeln. Der geschriebene
Plan beinhaltet die Antwort auf alle vier Fragen. Der kreative, innovative und analytische
Teil der Arbeit besteht im Entwickeln verschiedener möglicher Strategien und die
Brauchbarste davon auszuwählen.
Hier
besteht auch die Möglichkeit zur Organisation oder Umstrukturierung zur Entscheidungsfällung
und zum Handeln. Organisieren
Falls
eine unorganisierte Zusammenstellung von Individuen vorliegt, dann müssen Möglichkeiten
gefunden werden, wie diese eine effektive Organisation bilden können um die notwendigen
Handlungen durchzuführen und die gewählten Ziele erreichen zu können.
Falls
die Gruppe, Organisation oder Gemeinde schon in irgendeiner Art organisiert ist,
dann müssen sich ihre Mitglieder, vielleicht mit Hilfe eines Moderators, fragen,
ob die jetzige Organisation am besten zum Erreichen der Ziele geeignet ist oder ob
man eine Änderung in der Struktur und dem Prozess bedenken sollte. Für einen Gemeinschafts-Mobilizer,
der Managementtraining verwendet, ist dies die Möglichkeit, eine Gemeindegruppe
durch eine Strukturierung oder Umstrukturierung zu leiten um das, was sie haben möglichst
effektiv zu nutzen um das, was sie wollen, zu erreichen.
Was
wird passieren, wenn wir diese erreichen?
Es
ist wichtig, dass die Gruppe, bevor sie Maßnahmen umsetzt, einige stichhaltige und
realistische Vorhersagen über den Einfluss oder das Ergebnis der gewählten Strategie
macht. Natürlich gibt es auch unvorhersehbare Konsequenzen, aber es muss alles versucht
werden um mögliche Konsequenzen zu identifizieren, vor allem um unerwünschte Konsequenzen
zu vermeiden.
Hier
muss die Gruppe wissen, dass Überwachung wichtig ist. Man darf kein Fahrrad mit
geschlossenen Augen fahren. Der gesamt Aktionsplan sollte die Beobachtung der Handlungen
und Ergebnissen, sowie die Möglichkeit zum Berichten an die Gruppe als Ganzes, beinhalten.
Die
"Was wird passieren, wenn wir unser Ziel erreichen?" Frage deckt die Prognose des
Einflusses oder des Ergebnisses der gewählten Strategie ab. Sie kann erweiternd
nach dem Effekt der Maßnahmen auf die Gemeinde und ihr (soziales und physikalisches)
Umfeld fragen und führt zu Überwachungs- und Auswertungsplänen.
Fazit
Diese
vier Fragen sollten von Außendienstarbeitern als Gerüst zum Organisieren und Neuordnen
einer Gruppe verwendet werden. Ähnlich werden sie von Managementtrainern zum Organisieren
und Neuordnen eines Teams benutzt. Ein Koordinator kann sie benutzen um ein Team
oder Außendienstmitarbeiter zu organisieren. Zusammen bilden sie das Gerüst um
Managementkapazität und -Stärke der Teamangehörigen zu stärken.
Diese
vier wesentlichen vier Fragen müssen im Gemeindemanagement gestellt werden, wenn
sich die ganze Gemeinde trifft um über Prioritäten zu entscheiden. Sie sollten
nochmals beim Treffen des Vorstandes der CBO im Auftrag der ganzen Gemeinde benutzt
werden um die Details auszuarbeiten. Wenn man genau hinsieht, wird man diese vier
Fragen, in der genannten Reihenfolge, in zwei der Anhänge dieses Dokuments wiederfinden,
dem Brainstorming Prozess und den Richtlinien für Projektdesign.
Sie
sind die wesentlichen und Kernentscheidungen im Management, egal ob während der
Organisation einer Gewerkschaft oder in einem Managementtreffen leitender Angestellter
eines wohlhabenden Unternehmens (oder in diesem Kontext, während der Aktivierung
und Kapazitätsbildung einer Gemeinde mit niedrigem Einkommen).
Dies
ist Managementtraining für Manager.
Dies
ist Managementtraining für jeden.
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––»«––Letztes aktualisierung: 15.07.2011
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