Tweet
الترجمة:
'العربية / Al-ʿarabīyah
Català
Deutsch
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
हिन्दी / hindī
Italiano
Português
Română
Српски / Srpski
Türkçe
اردو / Urdu
صفحات أخرى :
الوحدات
خريطة الموقع
الكلمات المفتاحية
إتصال
مستندات مفيدة
روابط مفيدة
المحتويات:
المحتويات:
انواع مختلفة من التقارير
من اجل المحفزين
من قبل فيل بارتل, PhD
قام بالترجمة : احمد النجم
دليل
الجزء ج : كيفية كتابة التقارير:
لقد كتبت هذه الارشادات بطريقة تكون ذات فائدة للعاملين في الميدان الذين يعملون في مشروع يتم تمويله من الخارج,و الذي تم تصميمه لتحفيز المجتماعت المحلية لادارة تطورهم
اختلاف الاغراض يؤدي الى اختلاف محتويات القرير
لاحظنا ان اهداف الممحفزين تختلف عن اهداف المشاريع الاجتماعية التي يدعمونها.و هذا يعني ان تقاريرهم ستكون مختلفة,لان جوهر التقرير الجيد هو المقارنة بين النتائج الحاصلة و النتائج المبتغاة
التقارير بصورة عامة
يوجد مبدأ ضروري عليك ان تهدف اليه في كتابة التقارير الا وهو الابلاغ عن نتائج نشاطاتك .هذا يتطلب بعض التحليل من قبلك و هذا يتعدى مجرد الوصف للاعمال التي تقوم بها
ان تعمل في مشروع له عدة جهات مانحة,و قد تم الطلب منك من احدى الوكالات ان تطلعهم على بعض الاشياء المحددة التي تجري في الميدان.ان التقارير التي تقدمها هي الطريق الوحيد او القناة الوحيدة التي تصل من خلالها المعلومات الى الاشخاص الذين قرروا تمويل هذا المشروع او ما يشابهه
كل تقرير منفصل يجب ان يحدد بطريقة صحيحة, في البداية تكون المعرفات الاساسية,التي تشمل على الاقل العنوان( الفترة الزمنية و المكان اللذان يغطيهما التقرير) و اسم الكاتب
في النهاية يوجد ايضا معرفات و التي يجب ان تكون موجودة في كل وثيقة.يجب على كل تقرير ان تحتوي على التالي:
- اسم المؤلف و على ماذا كل هذا ,يجب ان تحدد هذه في بداية التقرير.يجب ان يكون من ضمن "على ماذا كل هذا " المكان الجغرافي و الفترة الزمنية التي تمت خلالها كتابة هذا التقرير.يجب ان تكتب مسماك و منصبك و كذلك اسمك ككاتب
- بعض المعلومات المحددة يجب ان توضع في قعر الصفحة الاخيرة
- ضع اسم الملف في الكومبيوتر ( و المسار) في اسفل الجهة اليسرى.ضع رمز لتاريخ الطباعة في وسط السطر الاخير .ضع اسم الكاتب بمختصر الحروف الاولى بعدها شارطة و اسم الشخص الذي قام بطباعتها على الجهة اليمنى من السطر الاخير للصفحة الاخيرة
هذا عناصر مهمة في كل التقارير.هنالك خمسة انواع من التقارير على المحفزين ان يألفوها ,و تختلف بعضها عن بعض
- تقرير عن التقدم الشهري,
- تقرير عن مشروع مجتمعي ,
- تقرير المحفزين الروتيني
- تقرير عن زيارة ميدانية,و
- تقرير اجتماع
لنخوض الان في الانواع الخمسة المختلفة من التقارير
تقارير في التقدم الشهري:
يشير التالي الى تقرير التقدم الروتيني سواء كان ذلك شهري ,كل شهرين .كل اربعة اشهر ,نصف سنوي ,سنوي .تقرير التقدم يختلف عن تقرير الحالة في ان الاخير يقوم على وصف ما قد تم في فترة كتابة التقرير.على عكس ذلك فان تقرير التقدم يقوم بربط ما تم فعله بالاهداف المبتغاة
ان من اهم مصادر المعلومات عن المشروع يمكن ان يكون تقرير التقدم الشهري الروتيني,اذا تم عمله بطريقة صحيحة.ان المتبرعين و المقر الرئيسي لوكالات التنفيذ و القادة في المجموعات المستهدفة و الوكالات التي تراقب المشروع و تدير التمويل جميع هؤلاء يريدون ان يعرفوا كم حققت نشاطات المشروع من اهداف المشروع
- بناء على ذلك فان اهم تميز يمكن ان تعلمه هو ان تفرق بين :
- الاعمال التي تقوم بها (المدخلات), و
- نتائج هذه الاعمال ( المخرجات ) او تأثيرها على المجموعة المستهدفة
على الرغم ان تقرير التقدم قد يختلف في عدة اشكال ,فان هذا التميز يجب ان يقوم بطريقة اخرى.صمم تقرير على ان يحتوي على عنوانين رئيسيين : (أ) الاعمال, و (ب) النتائج او ان تضع فقرة لكل هدف من اهداف المشروع تتضمن (1) الاعمال و (2) نتائج هذه الاعمال
ان من الاخطاء الشائعة التي يقوم بها المبتدئين هو ان يعتقدوا ان جل ما عليهم فعله هو الابلاغ عن نشاطاتهم فقط.ان تقرير التقدم الجيد ليس تقرير وصفي للنتائج فقط,لكن يجب ان يحتوى على نتائج النشاطات الموصوفة.على التحليل الاجابة على السؤال التالي ," الى اي مدى تم التوصل من اهداف المشروع؟" بما انكم لستم مبتدئين, و محترفين ,فانكم تستطيعون ان تظهروا احترافكم من خلال الذهاب ابعد من مجرد الوصف للنشاطات في تقرير التقدم
قم دائما بمراجعة اهداف المشروع قبل كتابة تقرير التقدم الشهري.توجد هذه عادة في وثيقة المشروع.في المكون التحليلي لتقريرك,تستطيع ان تذكر هذه الاهداف ,بشكل منفصل و يحتوي على عنوان فرعي لكل واحد ,و تكتب ايضا تحليل عن تقدمك في الوصول الى هذه الاهداف .في حال انك لم تصل الى الهدف ,او وصلت اليه, ة لم تستطيع الوصل الى الجانب الكمي من الهدف , فان عليك ذكر تفسير لكل هذا
تقارير عن مشروع المجتمع:
ان التقرير السردي المفصل الشهري يجب ان يحتوي على ما مدى تحقق الاهداف المنشودة,و ما هى الاسباب وراء عدم تحقيقها كلها ,الدروس التي تم الاستفادة منها ,ما هي المقترحات و ما هي اسباب تغيير الاهداف اذا كان هنالك داعي لتغييرها
ان التقرير السردي يمكن ان يحتوي معلومات حول الاحداث و المدخلات( ماهى الاعمال التي تم القيام بها , انظر الى الاسفل), لكن يجب ان يركز على المخرجات( نتائج هذه الاعمال و دورها المؤدي الى تحقيق الاهداف ).يجب ان يعطى اهتمام الى اعداد و مواقع المستفيدين. من الافضل ان يقسم التقرير الشهري الى اقسام متماشية مع اقسام الاقتراح
بل الاضافة الى التقرير السردي الشهري , هنالك التقرير المالي. التقرير المالي الشهري المفصل يجب ان يحتوي على الاموال التي تم استلامها و من اين (1) ما هي الاموال التي تم صرفها, مدرجة بالتفصيل حسب فئات الميزانية في الطلب, ما هي اسباب الانفاق الزائد او الانفاق القليل,و تقيم دور الانفاق في المساهمة في الوصول الى الهدف المحدد للمشروع
الهامش(1)ننصح ان يقوم يكون هنالك اكثر من مصدر تمويل واحد : لا تجعل المنظمة او المجموعة تعتمد على متبرع واحد.
التقارير الروتينية للمحفزين:
انظر الى الاختلاف بين تقرير المشروع الاجتماعي و تقرير المحفز الاجتماعي,تذكر ان الاهداف تختلف.من المفترض ان اهداف المشروع الاجتماعي ان تكون سهلة, على سبيل المثال بناء مدرسة او اعادة تأهيل مصدر للمياه. ما هي اهداف المحفزين ( للتقرير عنها في التقدم)؟ ان اهداف المحفزين تختلف عن اهداف المشاريع المبنية على المجتمع, لهذا فان تقرير التقدم ( عند الوصول للهدف )سيكون مختلفا
بتعبير بسيط, ان النتائج المرجوة من عمل الحفز هية تحفيز المجتمع.ان الوصف الوظيفي للمحفز هو التحفيز, و هذا يتضمن عدة عوامل ( على سبيل المثال , بناء وحدة المجتمع,ضمان مشاركة المجاميع المهمشة و الضعيفة, ترتيب الاولويات للمجتمع, التدريب الادارة, التشجيع,القيادة من غير السياسة). (2)
الحاشية (2) ان هذا التدخل يضم ثلاثة عوامل مهمة : (ا) رفع الوعي , ثم :( ب) التحفيز , من ثم :( ت)التدريب على الادارة . ان تدريب المجتمع على الادارة في البداية يرفع الوعي حول الحاجة الى المسائلة الشفافة,بطريقة ما تمكن جميع افراد المجتمع ان يروا بانفسهم ان المصادر المستلمة هي بالحقيقة موجهة نحو المشروع و ليس للتحويل تجاه اغراض اخرى. ثم يتوجه التدريب نحو كيفية عمل المسائلة المادية الشفافة, ثم الى الاحتفاض بدفتر حسبات ذو دخول مزدوج يكون دقيقا, ثم الى ربط الايصالات بل مدخولات ,و عمل اقرار مادي دقيق و معتمد و بلاضافة الى نتيجة الموازنة
ها هية مصفوفة تربط اهداف المحفزين التقليدية مغ ما يجب ان يتظمن في تقرير المحفزين
الجدول 2 : تقرير اهداف المحفز |
|||||
| النتائج المنشودة | الاجرائات المتخذة | النسبة المئوية التي انجزت | الاسباب | العوامل المؤثرة | العوائق |
|---|---|---|---|---|---|
| توحيد المجتمع | الاجتماع لشرح الفوائد,ورشة عمل | (قدر هذا ثم فسر ) | ما مدى استعداد المجتمع؟ و ما مدى مهارة المحفزين | مستوى الوعي, تجهيزات الاجتماع,التعليم | الانقسام الاجتماعي,الطوائف,نقص المواهب الايحائية |
| ساعد المجتمع على تقييم نفسه | ورشة عمل للتدريب على التققيم | " | ما مدى استعداد المجتمع؟ و ما مدى مهارة المحفزين | " | " |
| ساعد المجتمع على تحديد المشكلة ذات الاولوية | اجتماع حيوي لوضع الاولويات | " | ما مدى استعداد المجتمع؟ و ما مدى مهارة المحفزين | " | " |
| ساعد المجتمع على تحديد الاهداف و صقلها الى اهداف محددة | التدريب على الادارة, الافكار الجديدة | " | ما مدى استعداد المجتمع؟ و ما مدى مهارة المحفزين | " | " |
| ساعد المجتمع على تحديد موارده | جلسة افكار جديدة | " | ما مدى استعداد المجتمع؟ و ما مدى مهارة المحفزين | " | " |
| ساعد المجتمع على ايجاد ستراتيجيات و اختيار واحدة | جلسة حول الافكار البارعة | " | ما مدى استعداد المجتمع؟ و ما مدى مهارة المحفزين | " | " |
| ساعد المجتمع على تكوين لجنة تنفيذية (cbo) | اجتماعات تنظيمية ( انتخابات او اجماع) | " | ما مدى استعداد المجتمع؟ و ما مدى مهارة المحفزين | " | " |
| الى اخره | الى اخره | الى اخره | الى اخره | الى اخره | الى اخره |
|
المحتويات:المحتويات:المحتويات: |
لمزيد من المعلومات حول تاثير التدخل الايحائي للمجتمع , ارجع الى قائمة عوامل تقوية المجتمع: عناصر تقوية المجتمع,و طرق قياس التغير في كل واحدة منهم: قياس تقوية المجتمع. التقارير عن رحلة ميدانية: في حين انك تستطيع ان تذكر و تعدد الرحلات الميدانية في تقريرك الشهري , فان جميع الرحلات الميدانية الرئيسية يجب ان تذكر بتقرير عن الرحلة الميدانية يجب ان يكون للرحلة الميدانية غرض ,لذلك يجب على تقريرك للرحلة ان يبدأ بالاشارة الى غرض هذه الرحلة.يجب على الغرض ان يبرر القيام بهذه الرحلة ,حتى وان فشلت في ما كنت تعتزم القيام به في الرحلة.يجب غلى الغرض ان يكون مرتبطا باحد اهداف المشروع على الاقل,كما ورد في وثيقة المشروع. التفاصبل التقنية ,بالطبع , يمكن ان تذكر باي ترتيب منظم, المواعيد و اماكن ال ( السفر , الاشخاص الذين تم اللقاء بهم مع (مسمياتهم المهنية, اسماء الوكالات, اوقات الاجتماع,موقع الاجتماع و الى ما ذلك) الاماكن التي تمت رؤيتها ,الاجتماعات التي تم حضورها . اجعل القائمة سهلة القرائة و سهلة الفهم و موجزة لكن كاملة يجب على تقرير الرحلة ان يشدد على نتائج هذه الرحلة.هل حققت الغرض ؟ الى اي مدى؟ لماذا ؟ ما هي المشاهدات الغير متوقعة التي واجهتك ؟ ما التبعات التي تترتب على هذه المشاهدة؟ هل قمت بمشاهدت نتائج احدى المشاريع السابقة ؟ هل يجب ان تعدل احد الاهداف نتيجة لمشاهداتك؟ هل قمت بتحدبد مشاكل جديدة؟ هل قمت بالتوصل الى استنتاج جديد ,لوحدك او اثناء النقاش مع بعض الاشخاص الذين قابلتهم او الاجتماعات التي حضرتها ؟ احرص على ان تقوم بذكر المدى الذي توصلت اليه في تحقيق غرض الرحلة. تقارير الاجتماع: يجب على كل الاجتماعات ,بالطبع, ان يكون لها غرض , و هذا الغرض يجب ان يرتبط بتحقيق اهداف المشروع.قم باعداد تقارير عن هذه الاجتماعات,لذلك يجب ان تركز على الغاية و ان تشير الى نتائج الاجتماع في ما يخص التقدم نحو تحقيق الاهداف.انظر الى الاجتماعات. ان تقرير الاجتماع هو بالتحديد المكان الذي يمكن ان تضلل فيه باستخدام صوت الغائب .تجنب استعمال جمل مثل "تم ذكر ..." او " لقد قيل .." استعمل صوت الحاضر و قم بذكر من قال ماذا " اقترح السيد اوتينو " اتفقت المجموعة بل كامل عدا السيد كابيا على .." ان تحضير كتابة التقارير هو جزء ثابت من تدريب في مهارة الادارة.ان انتاج و توزيع التقارير السردية يجب ان يكون متضمن في عرض الاقتراح و العقد تقارير عن ورشة العمل : كما في التقرير عن مشروع مجتمعي و التقرير عن نشاط ميداني للمحفزين , فان التقارير عن عقد ورشة عمل له نفس الاهمية .بعد كل ورشة عمل ,على المنظم ( مع مساهمة من المسهلين الاخرين و يشمل ذلك كتابة تقارير من قبل المتدربين انفسهم ) ان بكتب تقرير .يجب ان لا يكون التقرير عبارة عن قائمة بالاعمال التي تم القيام بها .على كل تقرير ان يكون تحليليا , و يركز على نتائج الاعمال التي تم القيام بها , و الى اي مدى تم التوصل من اهداف ورشة العمل . كما في كل التقارير , فان هذه التقارير يجب ان لا تنتهي بقائمة الاعمال و انما يجب ان تشير الى نتائج هذه الاعمال (الى اي مدى تم التوصل الى النتائج المبتغاة) بل اضافة الى الدورس المستقاة من عمل هذه الورشة ,و ليس الدروس التي كانت متضمنة خلال الورشة , و التي هي في هذا الحالة ( الاعمال ) انظر الى: التخضير لورشة العمل . ما هي المواضيع التي يجب ان يتضمنها التقرير؟ مرة اخرى , خلال عدة ورشات عمل مع المحفزين ,قمت بسؤال المشاركين عن المواضيع التي يجب ان يتضمنها التقرير عن مشروع مجتمعي مع مجاميع المحفزين عرضوا التالي:
هذه يكون قاعدة لقائمة مراجعة جيدة, و يمكنك ان تحولها الى قائمة مراجعة لاستعراض اي تقرير تكتبه,او لتعليم لجان التنفيذ للمجتمع ان تكتب . بصورة عامة ,مع ذلك , تذكر ان اي تقرير يجب ان يقارن بين التوقعات او ما كان متامل مع ما حصل. ركز على نتائج الافعال اكثر من التركيز على وصف الاعمال نفسها . للرؤية شكل نموذج التقرير, الذي يشير الى مكان وضع كل واحد من هذه المواضيع, انظر الى شكل نموذج التقرير. هذه هي المواضيع التي يجب ان تحتويها مختلف انواع التقارير. بالنتيجة, نخوض في بعض النصائح و التوجيهات حول جعل التقارير جيدة.يكون التقرير جيدا عندما (أ) تتم قرائته (ب) يتم التصرف بنائا عليه. كيف نكتب تقارير جيدة ؟ انظر الى تقارير افضل . ––»«––مراقبة تدريب المجتمع:
© حقوق الطبع محفوظة 1967, 1987, 2007 د. فيل بارتل.
––»«–– |
الصفحة الرئيسية |
كتابة التقارير |