Μεταφράσεις:

Άλλες Σελίδες:

Ενότητες

Χάρτης Σελίδας

Λέξεις Κλειδιά

Επικοινωνία

Βοηθητικά Έγγραφα

Χρήσιμοι Σύνδεσμοι

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ

ISBN: 92-1-131401-6 – UN: HS/545/98

από τον Phil Bartle, PhD

Μετάφραση: Δαγδεβερένης Δημήτρης

"Το να γίνει δικαιοσύνη δεν είναι αρκετό
Γιατί η δικαιοσύνη δεν γίνεται
Μέχρι την στιγμή που μπορεί να ειδωθεί ότι γίνεται"

Ανώνυμος

Πρόλογος:

Αυτό το εγχειρίδιο είναι το αποτέλεσμα έξι ετών κινητοποίησης και εκπαίδευσης πάνω στην κοινοτική διαχείριση στο πλαίσιο του Προγράμματος Κοινοτικής Διαχείρισης της Ουγκάντα, που εκτελέστηκε από το UN Habitat (Πρόγραμμα των Ηνωμένων Εθνών για τους Ανθρώπινους Οικισμούς) (Habitat (Φυσικό Περιβάλλον)) και εφαρμόστηκε από την Διεύθυνση Κοινοτικής Ανάπτυξης της Κυβέρνησης της Ουγκάντα. Ωστόσο, είναι σχεδιασμένο με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορεί να εφαρμοστεί σε άλλες χώρες, συνεπώς δεν δίνεται έμφαση στις συγκεκριμένες καταστάσεις στην Ουγκάντα και το στυλ του έχει κρατηθεί όσο το δυνατόν περισσότερο απλό για να διευκολυνθεί η μετάφραση του σε καθομιλούμενες και τοπικές γλώσσες ανά τον κόσμο.

Στην διάρκεια αυτών των ετών προέκυψαν πολλά διδάγματα, άλλα μέσα από επιτυχίες και άλλα μέσα από αποτυχίες. Μέσα από όλα αυτά αναγνωρίσαμε την δυναμικότητα και την εκπληκτική ανθεκτικότητα/προσαρμοστικότητα των κοινοτήτων. Αυτό που συνειδητοποιήσαμε είναι ότι όλες οι κοινότητες, ανεξάρτητα απο το πόσο φτωχές είναι, έχουν πόρους (και πολλοί από αυτούς μένει ακόμη να αναγνωριστούν) οι οποίοι μπορούν να αξιοποιηθούν έτσι ώστε τόσο οι κοινότητες όσο και η Ουγκάντα συνολικά να αναπτυχθούν. Για την απελευθέρωση και την βέλτιστη χρήση αυτών των τεράστιων εθνικών πόρων απαιτείται κινητοποίηση και εκπαίδευση πάνω στην διαχείριση.

Κατά την πορεία, όλοι οι μέτοχοι θα πρέπει να γνωρίζουν πόσο καλά λειτουργεί η επέμβαση (κινητοποίηση και εκπαίδευση πάνω στην διαχείριση). Οι μέτοχοι περιλαμβάνουν τα μέλη της κοινότητας, τους ηγέτες, τους κινητοποιητές στο "πεδίο", τους συντονιστές, τους διευθυντές, τα διοικητικά στελέχη και τους σχεδιαστές σε τοπικό, περιφερειακό και κεντρικό επίπεδο. Αυτό το εγχειρίδιο, που απευθύνεται κυρίως στους εργάτες στο "πεδίο" (και συνίστασται σε όλους όσους εμπλέκονται) παρέχει καθοδήγηση, συμβουλές, υποδείξεις και συστάσεις για την εγκατάσταση ενός συστήματος απαραίτητης παρακολούθησης, προκειμένου να γνωρίζουν όλοι το πόσο καλά λειτουργεί.

Phil Bartle, Chief Technical Adviser
Laban Mbulamuko, National Co-ordinator
Uganda Community Management Programme
1992-1998

Εισαγωγή:

Αυτό το εγχειρίδιο που είναι συνοδευτικό των "Εγχειρίδιο για Κινητοποιητές " και "Εγχειρίδιο για την Δημιουργία Πλούτου"   επικεντρώνεται στις διαστάσεις της παρακολούθησης και αξιολόγησης της ενδυνάμωσης της κοινότητας. Προκειμένου να συμπληρώσει τα άλλα δύο εγχειρίδια, αυτό αναφέρεται με περισσότερες λεπτομέρειες στον σκοπό και τις μεθόδους της παρακολούθησης από το κοινοτικό στο εθνικό επίπεδο.

Ενώ αυτά τα τρία εγχειρίδια προορίζονται κυρίως για τους κοινοτικούς εργάτες στο "πεδίο", συνιστούμε ότι πρέπει να διαβαστούν από σχεδιαστές, διοικητικά στελέχη και διευθυντές που εμπλέκονται στην ενδυνάμωση των κοινοτήτων χαμηλού εισοδήματος. Όπως και τα άλλα δύο, είναι και αυτό ένα βιβλίο για το "πως να". Υπάρχει ένα ελάχιστο ποσοστό περιγραφής, θεωρίας και ιστορίας: η έμφαση δίνεται στις δεξιότητες, τις μεθόδους και τις αρχές.

1. Αρχές της Παρακολούθησης

Αυτό το κεφάλαιο εξηγεί τι είναι η παρακολούθηση και ποιον σκοπό εξυπηρετεί.

1.1 Τι είναι Παρακολούθηση;

Η παρακολούθηση είναι η τακτική παρατήρηση και καταγραφή των δραστηριοτήτων που λαμβάνουν χώρα σε ένα έργο ή ένα πρόγραμμα. Είναι μια διαδικασία συστηματικής συλλογής πληροφοριών για όλες τις πτυχές του έργου.

Η παρακολούθηση είναι ο έλεγχος της προοόδου των δραστηριοτήτων του έργου. Είναι παρατήρηση: - συστηματική και σκόπιμη παρατήρηση.

Ακόμη, η παρακολούθηση περιλαμβάνει την αποστολή σχολίων για την πρόοδο του έργου στους δωρητές, σε αυτούς που το εφαρμόζουν και στους επωφελούμενους.

Η αναφορά επιτρέπει να χρησιμοποιηθούν οι πληροφορίες που έχουν συλλεχθεί στην λήψη αποφάσεων για την βελτίωση της επίδοσης του έργου.

1.2 Σκοπός της Παρακολούθησης

Η παρακολούθηση είναι πολύ σημαντική στον σχεδιασμό και την εκτέλεση του έργου.

Είναι σαν να βλέπετε που πηγαίνετε όταν κάνετε ποδήλατο: μπορείτε να προσαμοστείτε κατά την διάρκεια και να εξασφαλίσετε ότι είστε στην σωστή πορεία.

2. Παρακολούθηση, Σχεδιασμός και Εφαρμογή:

Ένα έργο είναι μια σειρά δραστηριοτήτων (επενδύσεων) που στοχεύουν στην επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων μέσα σε ένα δεδομένο χρονικό πλαίσιο και σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία. Οι επενδύσεις περιλαμβάνουν χρόνο, χρήμα, ανθρώπινους και υλικούς πόρους. Πριν την επίτευξη των στόχων του, ένα έργο περνάει από πολλά στάδια. Η παρακολούθηση θα πρέπει να λαμβάνει χώρα και να ενσωματώνεται σε όλες τα στάδια του κύκλου του έργου.

Η παρακολούθηση θα πρέπει να εκτελείται από όλα τα άτομα και τους θεσμούς (μετόχους) που έχουν συμφέροντα στο έργο. Για την αποτελεσματική υλοποίηση ενός έργου, οι άνθρωποι που το σχεδιάζουν και το υλοποιούν θα πρέπει να σχεδιάσουν από την αρχή όλα στάδια που είναι αλληλένδετα.

Στο "Εγχειρίδιο για Κινητοποιητές", είπαμε ότι οι ερωτήσεις κλειδιά στον σχεδιασμό και την διαχείριση είναι: (1) Τι θέλουμε; (2) Τι έχουμε; (3) Πως μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό που έχουμε για να αποκτήσουμε αυτό που θέλουμε; και (4) Τι θα συμβεί μόλις το κάνουμε; Αυτές (οι ερωτήσεις) μπορούν να τροποποιηθούν χρησιμοποιώντας το "που" αντί για το "τι", ενώ οι αρχές παραμένουν οι ίδιες.

Οι ερωτήσεις γίνονται:

Που είμαστε;

Που θέλουμε να πάμε;

Πως μπορούμε να πάμε εκεί; και

Τι συμβαίνει καθώς το κάνουμε;

2.1 Ανάλυση Κατάστασης και Καθορισμός Προβλήματος

Αυτό θέτει το ερώτημα "Που είμαστε;" (Τι έχουμε;")

Η ανάλυση κατάστασης είναι μια διαδικασία μέσω της οποίας προσδιορίζονται τα γενικά χαρακτηριστικά και τα προβλήματα της κοινότητας. Περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των χαρακτηριστικών και των ειδικών προβλημάτων που έχουν συγκεκριμένες κατηγορίες ανθρώπων στην κοινότητα. Αυτοί μπορεί να είναι άνθρωποι με αναπηρίες, γυναίκες, νέοι, αγρότες, έμποροι και τεχνίτες.

Η ανάλυση κατάστασης πραγματοποιείται μέσα από την συλλογή πληροφοριών που είναι απαραίτητες για την κατανόηση της κοινότητας ως σύνολο και των ατόμων μέσα στην κοινότητα. Οι πληροφορίες που θα πρέπει να συλλεχθούν αφορούν το τι συνέβη στο παρελθόν, τι συμβαίνει τώρα και τι αναμένεται να συμβεί στο μέλλον βάσει των εμπειριών της κοινότητας.

Οι πληροφορίες για την ανάλυση κατάστασης και τον προσδιορισμό του προβλήματος θα πρέπει να συλλέγονται με την εμπλοκή των μελών της κοινότητας, χρησιμοποιώντας αρκετές τεχνικές. Αυτό γίνεταιγια να διασφαλιστούν έγκυρες, αξιόπιστες και περιεκτικές πληροφορίες για την κοινότητα και τα προβλήματα της.

Κάποιες από τις ακόλουθες τεχνικές μπορούν να χρησιμοποιηθούν:

• Ανασκόπηση εγγράφων
• Μελέτες
• Συζητήσεις με άτομα, συγκεκριμένες ομάδας και την κοινότητα ως σύνολο
• Συνεντεύξεις
• Παρατηρήσεις
• Ακρόαση ανθρώπων
• Προβληματισμός
• Άτυπους διαλόγους
• Απογραφή των κοινοτικών πόρων της κοινότητας, υπηρεσιών και ευκαιριών
• Περιπάτους, χάρτες, και
• Δέντρο προβλήματος

Η ανάλυση κατάστασης είναι πολύ σημαντική πριν από κάθε προσπάθεια επίλυσης του προβλήματος επειδή:

• Παρέχει μια ευκαιρία για την κατανόηση των δυναμικών της κοινότητας
• Βοηθά στην αποσαφήνιση των κοινωνικών, οικονομικών, πολιτισμικών και πολιτικών συνθηκών
• Παρέχει μια αρχική ευκαιρία για την συμμετοχή των ανθρώπων σε όλες τις δραστηριότητες του έργου
• Καθιστά εφικτό τον προσδιορισμό των προβλημάτων της κοινότητας και των λύσεων, και
• Παρέχει πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τον καθορισμό των στόχων, τον σχεδιασμό και την υλοποίηση τους.

Η ανάλυση κατάστασης θα πρέπει να είναι συνεχής, προκειμένου να παρέχει συμπληρωματικές πληροφορίες κατά την υλοποίηση, την παρακολούθηση και τον επανασχεδιασμό του έργου. Η ανάλυση κατάστασης και ο προσδιορισμός των προβλημάτων θα πρέπει να παρακολουθούνται προκειμένου να διασφαλίζεται ότι σωστές και επικαιροποιημένες πληροφορίες σχετικά με την κοινότητα και τα προβλήματα της είναι πάντοτε διαθέσιμες.

Από την στιγμή που η παρακολούθηση θα πρέπει να ενσωματώνεται σε όλες τις πτυχές ή φάσεις της διαδικασίας, ας εξετάσουμε κάθε φάση και τις μέριμνες για παρακολούθηση που συνδέονται με την κάθε φάση.

2.2 Θέτοντας Σκοπούς και Στόχους

Σκοπός (ο καθορισμός του σκοπού) θέτει το ερώτημα, "Που θέλουμε να πάμε;" (Τι θέλουμε;)

Πριν από οποιαδήποτε προσπάθεια υλοποίησης ενός έργου, οι σχεδιαστές, οι υλοποιητές και οι επωφελούμενοι θα πρέπει να θέσουν σκοπούς και στόχους. Βλέπε Προβληματισμός για να το πραγματοποιήσετε αυτό μέσω μιας συμμετοχικής μεθόδου.

Ένας σκοπός είναι μια γενική δήλωση για τοι τι πρέπει να γίνει προκειμένου να λυθεί ένα πρόβλημα. Καθορίζει γενικά το αναμενόμενο αποτέλεσμα ενός έργου. Ένας σκοπός προκύπτει από το πρόβλημα που πρέπει να διευθετηθεί και σηματοδοτεί τον τελικό προορισμό ενός έργου. Οι στόχοι είναι τετελεσμένες υπο-κατηγορίες ενός σκοπού και θα πρέπει να είναι συγκεκριμένοι προκειμένου να μπορούν να επιτευχθούν.

Οι στόχοι θα πρέπει να είναι "SMART" (ΣΜΕΡΧΔ). Θα πρέπει να είναι

Specific (Συγκεκριμένοι): ξεκάθαροι για το τι, που, πότε και πως θα αλλάξει η κατάσταση

Measurable (Μετρήσιμοι): να είμαστε σε θέση να ποσοστικοποιήσουμε τους στόχους και τα ωφέλη

Achievable (Επιτεύξιμοι) : να είμαστε σε θέση να κατορθώσουμε τους στόχους

     (να γνωρίζουμε τους πόρους και τις ικανότητες που είναι στην διάθεση της κοινότητας)

Realistic (Ρεαλιστικοί) : να είμαστε σε θέση να αποκτήσουμε το επίπεδο της αλλαγής που αντικατοπτρίζεται στον στόχο, και

Time bound (Χρονικά Δεσμευτικοί): να δηλώνεται η χρονική περίοδος στην οποία ο κάθε ένας θα επιτευχθεί.

Για την επίτευξη των στόχων ενός έργου είναι απαραίτητο να αξιολογηθούν οι διαθέσιμοι πόροι στην κοινότητα καθώς και εκείνοι που μπορούν να αποκτηθούν από εξωτερικές πηγές. Βλέπε Αποκαλύπτοντας Κρυφούς Πόρους.

Οι σχεδιαστές, οι υλοποιητές και τα μέλη της κοινότητας θα πρέπει επίσης να προσδιορίσουν τους περιορισμούς που μπορεί να αντιμετωπίσουν κατά την εκτέλεση του έργου και πως μπορούν να τους ξεπεράσουν. Βάσει της έκτασης των περιορισμών και των θετικών δυνάμεων, οι υλοποιητές μπορεί να αποφασίσουν την συνέχιση του έργου ή την εγκατάλειψη του.

Οι σκοποί και οι στόχοι παρέχουν την βάση για την παρακολούθηση και την αξιολόγηση ενός έργου. Αυτά είναι τα σημεία αναφοράς για την μέτρηση της επιτυχίας ή της αποτυχίας του έργου.

Διαμόρφωση Δομών και Στρατηγικών

Η πτυχή αυτή θέτει την τρίτη ερώτηση κλειδί , "Πως πηγαίνουμε εκεί;" (Πως μπορούμε να πάρουμε αυτό που θέλουμε με αυτό που έχουμε;)

Οι σχεδιαστές και οι υλοποιητές (κοινότητες και οι καταλύτες τους) θα πρέπει να αποφασίσουν για το πως πρόκειται να υλοποιήσουν ένα έργο, ποια είναι η στρατηγική. Η συμφωνία για την στρατηγική περιλαμβάνει τον καθορισμό όλων των αντικειμένων (εισροών) που απαιτούνται για την εκτέλεση του έργου, τον προσδιορισμό των διαφορετικών ομάων ή ατόμων και των συγκεκριμένων ρόλων που πρόκειται να διαδραματίσουν στο έργο. Αυτές οι ομάδες και τα άτομα που αναλαμβάνουν συγκεκριμένους ρόλους ονομάζονται "δρώντες".

Συνεπώς, η δημιουργία δομών και στρατηγικών περιλαμβάνει:

• Συζήτηση και συμφωνία για τις δραστηριότητες που πρέπει να υλοποιηθούν κατά την εκτέλεση
• Καθορισμός των διαφορετικών δρώντων και εκτός κοινότητας καθώς και των ρόλων τους, και
• Καθορισμός και κατανομή του κόστους και των υλικών που είναι απαραίτητα για την υλοποίηση του έργου.

Αφού θεμελιώσει την καταλληλότητα των αποφάσεων, ο εκτελεστικός φορέας θα πρέπει να συζητήσει και συμφωνήσει με όλους τους δρώντες για το πως θα υλοποιηθεί το έργο. Αυτό λέγεται σχεδιασμός ενός σχεδίου εργασίας. (Πως παίρνουμε αυτό που θέλουμε;). Ένα σχέδιο εργασίας είναι μια περιγραφή των απαραίτητων δραστηριοτήτων που τίθενται στα στάδια, με μια πρόχειρη υπόδειξη του χρόνου.

Προκειμένου να καταρτίσουν ένα καλό σχέδιο εργασίας, οι υλοποιητές θα πρέπει

• Να απαριθμήσουν όλες τις εργασίες που απαιτούνται για την υλοποίηση ενός έργου
• Να ορίσουν την σειρά με την οποία οι εργασίες θα υλοποιηθούν
• Να δείξουν την κατανομή των αρμοδιοτήτων στους δρώντες, και
• Να δώσουν το χρονοδιάγραμμα κάθε δραστηριότητας.

Το σχέδιο εργασίας είναι ένας οδηγός για την υλοποίηση του έργου και μια βάση για την παρακολούθηση του. Συνεπώς βοηθά στα εξής:

• Έγκαιρη ολοκλήρωση του έργου
• Πραγματοποίηση των σωστών κινήσεων στην σωστή σειρά
• Προσδιορισμός του ποιος θα είναι υπεύθυνος για ποια δραστηριότητα, και
• Καθορισμός του πότε θα αρχίσει η υλοποίηση του έργου.

Οι υλοποιητές και οι σχεδιαστές θα πρέπει να συμφωνήσουν για τους δείκτες παρακολούθησης. Οι δείκτες παρακολούθησης είναι ποσοτικές και περιγραφικές ενδείξεις (κριτήρια) για την μέτρηση ή αξιολόγηση της επιτυχίας των δραστηριοτήτων και των στόχων του έργου. Οι δείκτες θα δείξουν τον βαθμό στον οποίο επιτυγχάνονται οι στόχοι της κάθε δραστηριότητας. Οι δείκτες παρακολούθησης θα πρέπει να είναι σαφείς, σχετικοί με το αντικείμενο και να μπορούν να επαληθευτούν αντικειμενικά.

Οι Δείκτες Παρακολούθησης είναι τεσσάρων ειδών, ονομαστικά:

• Δείκτες Εισροών: περιγράφουν τι συμβαίνει στο έργο (π.χ. αριθμός των τούβλων που μεταφέρθηκαν σε μια τοποθεσία και το χρηματικό ποσό που ξοδεύτηκε)
• Δείκτες Εκροών : περιγράφουν την δραστηριότητα του έργου (π.χ. αριθμός των σχολικών αιθουσών που χτίστηκαν
• Δείκτες αποτελέσματος : περιγράφουν το προϊόν της δραστηριότητας (π.χ. αριθμός των μαθητών που πηγαίνουν σχολείο), και,
• Δείκτες επίδρασης : μετρούν την αλλαγή στις συνθήκες της κοινότητας (π.χ. μείωση αναλφαβητισμού στην κοινότητα).

Η καταγραφή των δομών και των στρατηγικών βοηθά την παρακολούθηση του έργου γιατί αναφέρουν με συγκεκριμένο τρόπο τι θα γίνει κατά την διάρκεια της εφαρμογής του έργου. Ο σχεδιασμός θα πρέπει να υποδείξει τι θα παρακολουθηθεί, ποιος θα αναλάβει την παρακολούθηση και πως θα πραγματοποιηθεί η παρακολούθηση.

2.4. Υλοποίηση

Η παρακολούθηση της υλοποίηση θέτει το τέταρτο ερώτημα κλειδί "Τι συμβαίνει όταν το κάνουμε;"

Η υλοποίηση είναι το στάδιο στο οποίο όλες οι σχεδιασμένες δραστηριότητες μπαίνουν σε δράση. Πριν την υλοποίηση ενός έργου, οι υλοποιητές (με επικεφαλείς την επιτροπή του έργου ή τον εκτελεστικό φορέα) θα πρέπει να προσδιορίσουν τα δυνατά σημεία και τις αδυναμίες τους (εσωτερικές δυνάμεις) καθώς και τις ευκαιρίες και τις απειλές (εξωτερικές δυνάμεις).

Τα δυνατά σημεία και οι ευκαιρίες είναι θετικές δυνάμεις που πρέπει να αξιοποιηθούν για την αποτελεσματική υλοποίηση ενός έργου. Οι αδυναμίες και οι απειλές είναι εμπόδια που δυσχεραίνουν την υλοποίηση του έργου. Οι υλοποιητές θα πρέπει να βρουν μέτρα για να τα ξεπεράσουν.

Η παρακολούθηση είναι σημαντική σε αυτή την φάση εφαρμογής προκειμένου να εξασφαλιστεί ότι το έργο υλοποιείται βάσει του προγράμματος. Αυτή είναι μια συνεχής διαδικασία που πρέπει να θεσπιστεί πριν την έναρξη της υλοποίησης του έργου.

Ως εκ τούτου, οι δραστηριότητες της παρακολούθησης θα πρέπει να εμφανίζονται στο σχέδιο εργασίας και να περιλαμβάνουν όλους τους μετόχους. Εάν οι δραστηριότητες δεν προχωρούν κανονικά, θα πρέπει να γίνουν ρυθμίσεις για τον εντοπισμό του προβλήματος ούτως ώστε να διορθωθούν.

Ακόμη, η παρακολούθηση είναι σημαντική για να διασφαλίσει ότι οι δραστηριότητες υλοποιούνται όπως σχεδιάστηκαν. Αυτό βοηθά τους υλοποιητές να μετρήσουν πόσο καλά επιτυγχάνουν τους στόχους τους. Αυτό βασίζεται στο να κατανοήσει κανείς ότι η διαδικασία μέσω της οποίας εφαρμόζεται ένα έργο έχει πολλές επιπτώσεις στην χρήση του, την λειτουργία και την συντήρηση του.

Επομένως αν η υλοποίηση ενός έργου βάσει του στόχου δεν είναι ικανοποιητική προκύπτει η ανάγκη στους υλοποιητές να θέσουν και να απαντήσουν το ερώτημα, "Πόσο καλά θα φτάσουμε εκεί;" (Τι συμβαίνει μόλις το κάνουμε;)

2.5. Περίληψη της Σχέσης

Υπάρχει μια στενή και αμοιβαία ενισχυτική (υποστηρικτική) σχέση ανάμεσα στον σχεδιασμό, την υλοποίηση και την παρακολούθηση. Κανένα δεν μπορεί να γίνει ξεχωριστά από τα υπόλοιπα και όταν πραγματοποιείται ένα από τα τρία, οι σχεδιαστές και οι υλοποιητές θα πρέπει να φροντίσουν και για τα άλλα.

3. Αξιολόγηση:

Η αξιολόγηση είναι μια διαδικασία για να κρίνουμε την αξία αυτού που έχει επιτευχθεί μέσω ενός έργου ή προγράμματος, ιδιαίτερα σε σχέση με τις σχεδιασμένες δραστηριότητες και τους συνολικούς στόχους. Περιλαμβάνει αξιολογική κρίση και συνεπώς είναι διαφορετική από την παρακολούθηση (η οποία είναι παρατήρηση και αναφορά των παρατηρήσεων).

3.2. Σκοπός της Αξιολόγησης:

Η αξιολόγηση είναι σημαντική για να εντοπίσουμε τα εμπόδια και τους ανασχετικούς παράγοντες που δυσχεραίνουν το πρόγραμμα στο να πετύχει τους στόχους του. Στην συνέχεια, οι λύσεις στα εμπόδια μπορούν να εντοπιστούν και να εφαρμοστούν.

Επίσης, η αξιολόγηση επιτρέπει στους σχεδιαστές και τους υλοποιητές του έργου να αποτιμήσουν τα οφέλη και τα κόστη που αφορούν τους συνειδητούς άμεσους και έμμεσους επωφελούμενους του έργου. Για παράδειγμα, αν το έργο που υλοποιείταιι είναι η προστασία μιας πηγής, η αξιολόγηση υπογραμμίζει τα οφέλη για τους ανθρώπους που φέρνουν και χρησιμοποιούν το νερό, καθώς και τα κόστη για τους ανθρώπους που η γη τους πάει χαμένη και οι σοδειές τους καταστρέφονται κατα την διαδιακασία της συλλογής του νερού.

Η αξιολόγηση είναι απαραίτητη για να αντλούμε διδάγματα από την εμπειρία υλοποίησης έργου και για να χρησιμοποιούμε αυτά τα μαθήματα στον σχεδιασμό άλλων έργων σε αυτή την κοινότητα ή αλλού.

Τέλος, η αξιολόγηση θα πρέπει να παρέχει μια ξεκάθαρη εικόνα για την έκταση στην οποία υλοποιήθηκαν οι σκόπιμοι στόχοι των δραστηριότητων και του έργου.

3.3. Η Διαδικασία της Αξιολόγησης:

Η αξιολόγηση μπορεί και πρέπει να γίνεται: (α) πριν, (β) κατά την διάρκεια, και, (γ) μετά την υλοποίηση.

Πριν την υλοποίηση του έργου, η αξιολόγηση είναι αναγκαία για να:

• Εκτιμήσουμε τις πιθανές συνέπειες του σχεδιασμένου έργου/έργων στους ανθρώπους της κοινότητας για μια χρονική περίοδο
• Πάρουμε μια τελική απόφαση για το ποιο εναλλακτικό έργο θα πρέπει να υλοποιηθεί, και,
• Βοηθηθούμε στην λήψη αποφάσεων που αφορούν το πως θα υλοποιηθεί το έργο.

Κατά την διάρκεια της υλοποίησης του έργου: Η αξιολόγηση θα πρέπει να είναι μια συνεχής διαδικασία και να λαμβάνει χώρα σε όλες τις δραστηριότητες υλοποίησης του έργου. Αυτό επιτρέπει στους σχεδιαστές και υλοποιητές του έργου να εξετάζουν προοδευτικά τις στρατηγικές του έργου ανάλογα με τις αλλαγές των συνθηκών προκειμένου να επιτευχθεί η επιθυμητή δραστηριότητα και οι στόχοι του έργου.

Μετά την υλοποίηση του έργου : Είναι χρήσιμη για την ανάπλαση της διαδικασίας του σχεδιασμού και της υλοποίησης του έργου καθώς και για την αποτελέσματα μετά την υλοποίηση του έργου. Επιπλέον, βοηθά στα εξής:

• Εντοπισμός εμποδίων ή ανασχετικών παραγόντων που είναι εγγενή στην φάση της υλοποίησης
• Εκτίμηση των πραγματικών ωφελών και του αριθμού των ανθρώπων που επωφελήθηκαν
• Παροχή ιδεών για την δύναμη του έργου, για αντιγραφή, και,
• Παροχή μιας ξεκάθαρης εικόνας για την έκταση στην οποία επιτεύχθηκαν οι στόχοι του έργου.

4. Πληροφορίες διαχείρισης

Οι πληροφορίες διαχείρισης και η διαχείριση πληροφοριών είναι διαφορετικές έννοιες: Οι πληροφορίες διαχείρισης είναι ένα είδος πληροφοριών (στοιχεία), ενώ η διαχείριση πληροφοριών είναι ένα είδος διαχείρισης (το σύστημα).

Η διαχείριση πληροφοριών είναι η διαδικασία ανάλυσης και χρήσης των πληροφοριών που έχουν συλλεχθεί και αποθηκευτεί προκειμένου να επιτρέψουν στους διαχειριστές (σε όλα τα επίπεδα) να λάβουν ενημερωμένες αποφάσεις. Οι πληροφορίες διαχείρισης είναι οι πληροφορίες που είναι αναγκαίες για την λήψη αποφάσεων διαχείρισης.

Η παρακολούθηση παρέχει πληροφορίες για το τι συμβαίνει στο έργο. Οι πληροφορίες αυτές συλλέγονται κατά τις φάσεις του σχεδιασμού και της υλοποίησης. Οι πληροφορίες βοηθούν στο να ανιχνεύσουμε αν κάτι στο έργο πηγαίνει λάθος. Συνεπώς, η διαχείριση μπορεί να βρει λύσεις που διασφαλίζουν την επιτυχία.

4.1. Η Σημασία των Πληροφοριών Διαχείρισης:

Οι Πληροφορίες Διαχείρισης είναι σημαντικές για να:

• Λάβουμε αποφάσεις που είναι απαραίτητες για την βελτίωση της διαχείρισης των υποδομών και των υπηρεσιών, και να,
• Εφαρμόσουμε συμμετοχικό σχεδιασμό, υλοποίηση, παρακολούθηση και αξιολόγηση.

4.2. Πως να χρησιμοποιήσετε την Διαχείριση Πληροφοριών:

Προκειμένου να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες για να λάβετε αποφάσεις διαχείρισης, οι πληροφορίες θα πρέπει να διαχειρίζονται (συλλέγονται, αποθηκεύονται και αναλύονται). Αν και η διαχείριση πληροφοριών (η διαδικασία συλλογής και αποθήκευσης πληροφοριών) και οι πληροφορίες διαχείρισης (οι πληροφορίες που απαιτούνται για την λήψη ενημερωμένων αποφάσεων) είναι διαφορετικές, πάντοτε ενισχύουν η μία την άλλη και δεν μπορούν να διαχωριστούν στις καθημερινές εργασίες.

Κατά συνέπεια η διαχείριση πληροφοριών περιλαμβάνει:

• τον προσδιορισμό των απαιτούμενων πληροφοριών
• την συλλογή και ανάλυση των πληροφοριών
• την αποθήκευση και ανάκτηση τους όποτε απαιτείται
• την χρήση τους, και
• την διάδοση τους.

Προσδιοισμός των Πληροφοριών που Απαιτούνται για Διαχείριση:Κατά την διάρκεια του σχεδιασμού, της διαχείρισης και της παρακολούθησης του έργου παράγονται πολλές πληροφορίες. Μερικές είναι απαραίτητες για την επιτόπια λήψη αποφάσεων και άλλες για μελλοντικές αποφάσεις διαχείρισης. Συνεπώς, ένα καλό σύστημα διαχείρισης πληροφοριών θα πρέπει αν βοηθά τους διαχειριστές του έργου να γνωρίζουν ποιες πληροφορίες θα πρέπει να συλλέξουν για διαφορετικές αποφάσεις διαχείρισης, σε διαφορετικά χρονικά σημεία.

Συλλογή και Ανάλυση Πληροφοριών για την Διαχείριση Πληροφοριών: Οι πληροφορίες μπορούν να αντληθούν από αναφορές τεχνικού προσωπικού, από βιβλία του χωριού, από έντυπα που συμπληρώνουν διαφορετικοί δρώντες, από κοινοτικές συναντήσεις, από συνεντεύξεις, από παρατήρηση και από κοινοτικούς χάρτες.

Αποθήκευση : Είναι σημαντικό να αποθηκεύετε πληροφορίες για μελλοντικές παραπομπές. Οι πληροφορίες μπορούν να αποθηκευτούν στο βιβλίο του χωριού, στις εκθέσεις του έργου, σε έντυπα και στο μυαλό. Η πλέον σημαντική αρχή στην αποθήκευση πληροφοριών είναι η ευκολία ανάκτησης τους.

Χρήση των Πληροφοριών : Οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επίλυση των κοινοτικών προβλημάτων, για τον προσδιορισμό των πόρων (ποσότητα και είδος), την προσέλκυση της στήριξης τους και τον προσδιορισμό των μελλοντικών έργων.

Διάδοση ή Ροή Πληροφοριών : Προκειμένου οι πληροφορίες να χρησιμοποιηθούν επαρκώς θα πρέπει να μοιραστούν και με τους άλλους μετόχους ή χρήστες. Οι υπόλοιποι μέτοχοι μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν αυτές τις πληροφορίες για τις δικές τους διαχειριστικές αποφάσεις και μπορούν να βοηθήσουν αυτόν που συλλέγει τις πληροφορίες να βγάλει νόημα και να το χρησιμοποιήσει για διαχειριστικούς σκοπούς.

Οι πληροφορίες θα πρέπει να μοιράζονται μεταξύ του χωριού, της κοινότητας, του υπο-νομού, της περιφέρειας, του εθνικού γραφείου, των ΜΚΟ και του δωρητή.

Η διαχείριση πληροφοριών είναι αναπόσπαστο κομμάτι της παρακολούθησης επειδή οι πληροφορίες αυτές συλλέγονται κατά την παρακολούθηση και βοηθά στον σχεδιασμό και την υλοποίηση των δραστηριοτήτων παρακολούθησης.

Είτε προέρχεται από το προσωπικό ή τους μετόχους, ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να αντλήσετε πληροφορίες που είναι χρήσιμες στην παρακολούθηση είναι η Ετήσια Αναθεώρηση . Αν και αυτή περιγράφεται για τον ρόλο της στην απόκτηση συμμετοχικών πληροφοριών διαχείρισης, μπορεί να εφαρμοστεί εξίσου και την απόκτηση πληροφοριών παρακολούθησης.

5. Συμμετοχή στην Παρακολούθηση Έργου:

Η παρακολούθηση έχει έναν ζωτικό ρόλο στην διαχείριση και την υλοποίηση και συνεπώς δεν μπορεί να αφεθεί μόνο σε ένα μέτοχο. Στην παρακολούθηση θα πρέπει να συμμετέχουν όσο το δυνατόν περισσότερα άτομα και θεσμοί που έχουν συμφέρον στο έργο.

5.1. Πλεονεκτήματα της Συμμετοχής:

Τα πλεονεκτήματα της συμμετοχής στην παρακολούθηση περιλαμβάνουν: (α) κοινή δέσμευση, (β) ενίσχυση της λογοδοσίας, (γ) καλύτερες αποφάσεις, (δ) βελτίωση απόδοσης, (ε) βελτίωση σχεδιασμού, και, (στ) περισσότερες πληροφορίες.

Κοινή Αντίληψη των Προβλημάτων και Αναγνώριση Λύσεων: Η συμμετοχική παρακολούθηση βοηθά τους μετόχουν να αποκτήσουν μια κοινή αντίληψη των προβλημάτων που αντιμετωπίζει η κοινότητα ή το έργο (τις αιτίες τους, το μέγεθος, τις επιδράσεις και τις επιπλοκές).

Αυτό διευκολύνει την αναγνώριση των λύσεων. Οι λύσεις αυτές είναι πιο πιθανόν να είναι οι κατάλληλες επειδή προέρχονται από μια υπάρχουσα κατάσταση.

Ωφελεί τις Ομάδες Στόχους και Ενισχύει την Λογοδοσία: Η συμμετοχή στην παρακολούθηση διασφαλίζει ότι οι άνθρωποι στους οποίους στοχεύει το έργο είναι αυτοί που ωφελούνται.

Αυξάνει την επίγνωση των δικαιωμάτων των ανθρώπων, η οποία προκύπτει από την συμμετοχή τους στην περιφρούρηση της ιδιοποίησης των πόρων του έργου. Η περιφρούρηση ενάντια στην ιδιοποίηση πόρων καθιστά την υλοποίηση του έργου λιγότερο δαπανηρή.

Λήψη Κατάλληλων Αποφάσεων: Η παρακολούθηση παρέχει τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την λήψη αποφάσεων διαχείρισης.

Όταν στην παρακολούθηση συμμετέχουν πολλοί άνθρωποι αυτό σημαίνει ότι έχουν συμμετάσχει στην παροχή πληροφοριών διαχείρισης και έχουν συνεισφέρει στην λήψη αποφάσεων. Οι αποφάσεις που έχουν ληφθεί με αυτόν τον τρόπο είναι περισσότερο πιθανό να γίνουν αποδεκτές και να έχουν μεγαλύτερη σχέση με την πλειοψηφία του πληθυσμού. Αυτό καθιστά ευκολότερη την κινητοποίηση ανθρώπων και πόρων για την υλοποίηση του έργου.

Βελτίωση Επίδοσης κατά την διάρκεια της Παρακολούθησης , αν διαπιστωθεί μια απόκλιση στην επίδοση τότε μπορούν να βρεθούν λύσεις. Για την εξεύρεση κατάλληλων αποφάσεων που μπορούν να εφαρμοστούν απαιτείται η συμμετοχή των ανθρώπων εκείνων που θα κάνουν πράξη την απόφαση.

Συνεπώς, η συμμετοχή στην παρακολούθηση μπορεί να βοηθήσει στην βελτίωση της επίδοσης του έργου.

Σχεδιασμός των Έργων: Οι πληροφορίες που παράγονται κατά την διάρκεια της παρακολούθησης του έργου βοηθούν στον επανασχεδιασμό τους σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία προκειμένου να γίνουν πιο αποδεκτά.

Τα διδάγματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν στον σχεδιασμό παρόμοιων έργων οπουδήποτε.

Συλλογή Πληροφοριών: Αν στην παρακολούθηση συμμετέχουν πολλοί άνθρωποι είναι πιο πιθανό να φέρουν περισσότερο ακριβείς πληροφορίες. Αυτό συμβαίνει γιατί οι πληροφορίες που μπορεί να παραλειφθούν από ένα μέρος, μπορεί να συλλεχθούν από ένα άλλο.

Κάθε μέτοχος δίνει διαφορετική έμφαση στις διάφορες πτυχές του έργου, χρησιμοποιώντας διαφορετικές μεθόδους. Εναλλακτικά, αν ένα μέρος γνωρίζει ότι οι πληροφορίες που συλλέγει θα επαληθευτούν, αυτό προλαμβάνει τις προμελετημένες εσφαλμένες αναφορές.

5.2. Προκλήσεις της Συμμετοχής στην Παρακολούθηση:

Αν και η συμμετοχή στην παρακολούθηση έχει έναν αριθμό από αρετές, είναι πιθανό να αντιμετωπίσει και έναν αριθμό προκλήσεων. Οι προκλήσεις περιλαμβάνουν: (α) υψηλό κόστος, (β) διαφορές στις πληροφορίες, και (γ) ανακρίβειες.

Υψηλό Αρχικό Κόστος : Η συμμετοχή στην παρακολούθηση απαιτεί πολλούς πόρους (π.χ. χρόνο, μεταφορά και αποζημιώσεις σχετικές με την απόδοση). Είναι μια απαιτητική διαδικασία που μπορεί να τεντώσει υπερβολικά το εθελοντικό πνεύμα στο κοινοτικό επίπεδο και τους χρηματικούς πόρους σε περιφερειακό και εθνικό επίπεδο. Συνεπώς, θα πρέπει να είναι απλή και να επικεντρώνεται στα ζωτικά στοιχεία.

Ποσότητα και Ποικιλία των Πληροφοριών : Η παρακολούθηση απαιτεί συλλογή, τεκμηρίωση και κοινή χρήση για ένα ευρύ φάσμα πληροφοριών. Αυτό απαιτεί πολλές δεξιότητες οι οποίες λείπουν από τις κοινότητες. Συνεπώς, προϋποθέτει πολύ χρόνο και πόρους για την ανάπτυξη ικανοτήτων. Ακόμη, έχει τον κίνδυνο εσφαλμένων αναφορών.

Ανακρίβεια των Πληροφοριών: Ορισμένοι μέτοχοι, από την κοινότητα μέχρι το εθνικό επίπεδο, μπορεί εσκεμμένα να παρέχουν λανθασμένες πληροφορίες για να απεικονίσουν μια καλύτερη απόδοση και αποτελέσματα ή εξαιτίας κοινοτικών διαφορών ή διαφορών στο έργο. Για να εξουδετερώσετε τις εσφαλμένες ή λανθασμένες αναφορές απαιτείται ευαισθητοποίηση και συναίνεση που είναι δύσκολο να επιτευχθούν.

Τα πλεονεκτήματα της συμμετοχής στην παρακολούθηση είναι προφανώς περισσότερα από τις προκλήσεις. Κατά συνέπεια, είναι απαραίτητο να ενθαρρύνετε και να στηρίξετε την συμμετοχική διαχείριση καθώς εμείς εφευρίσκουμε μέτρα να εξουδετερώσουμε τις προκλήσεις.

6. Επίπεδα Παρακολούθησης:

Η παρακολούθηση θα πρέπει να διεξάγεται από όλους τους μετόχους σε όλα τα επίπεδα. Ωστόσο κάθε επίπεδο έχει συγκεκριμένους στόχους για την παρακολούθηση, συγκεριμένες μεθόδους και συνεπώς ρόλους.

Προκειμένου η παρακολούθηση να είναι αποτελεσματική θα πρέπει να υπάρχει ένας μηχανισμός που να παρέχει υλικό σε όλους τους ανθρώπους που εμπλέκονται σε όλα τα επίπεδα (κοινοτικό, περιφερειακό, εθνικό και επίπεδο δωρητών).

6.1. Η Παρακολούθηση στο Κοινοτικό Επίπεδο:

Το κοινοτικό επίπεδο είναι εκείνο στο οποίο πραγματοποιείται η υλοποίηση και η αξιοποίηση των ωφελειών του έργου. Στις περισσότερες περιπτώσεις είναι το επίπεδο του χωριού και της κοινότητας. Σε αυτό το επίπεδο, ο κύριος σκοπός της παρακολούθησης είναι να βελτιώσει την υλοποίηση και την διαχείριση των έργων. Για παράδειγμα, το συμφέρον της κοινότητας ως σύνολο στην παρακολούθηση της κατασκευής σχολείων, είναι να διασφαλίσει ότι η κατασκευή των σχολείων (ένα προϊόν) πραγματοποιείται όπως σχεδιάστηκε.

Συνεπώς, οι ειδικοί στόχοι της παρακολούθησης σε αυτό το επίπεδο περιλαμβάνουν, (α) την διασφάλιση ότι τα έργα υλοποιούνται έγκαιρα, (β) ότι είναι καλής ποιότητας και (γ) οι εισροές του έργου αξιοποιούνται καλά.

Η παρακολούθηση σε αυτό το επίπεδο περιλαμβάνει: Προσδιορισμό ενός κοινοτικού έργου . Αυτό θα πρέπει να προσδιοριστεί με συμμετοχικό τρόπο για να αντικατοπτρίζει τις ανάγκες της κοινότητας και να παρακινήσει το ενδιαφέρον των ανθρώπων για την υλοποίηση και την παρακολούθηση του.

Εάν η διαδικασία προσδιορισμού του έργου δεν γίνει καλά και δεν αντικατοπτρίζει τα συμφέροντα της κοινότητας, είναι πιθανό οι κοινότητες να μην συμμετέχουν στην παρακολούθηση των δραστηριοτήτων υλοποίησης.

Προσδιορισμός της ομάδας/των ομάδων που θα ηγηθούν της παρακολούθησης του έργου στην κοινότητα. Οι ρόλοι της κάθε ομάδας, το πως θα πρέπει να εκτελέσουν την διαδικασία παρακολούθησης καθώς και η χρήση και ανταλλαγή των παραγόμενων πληροφοριών με τις άλλες ομάδες εντός και εκτός κοινότητας, όλα αυτά θα πρέπει να συγκεκριμενοποιηθούν και να εξηγηθούν.

Σχεδιασμός ενός σχεδίου εργασίας που καθοδηγεί την παρακολούθηση του έργου. Το σχέδιο εργασία θα πρέπει να προσδιορίζει τις δραστηριότητες με την σειρά που θα πρέπει να εκτελεστούν καθώς και τα άτομα που θα τις εκτελέσουν. Αυτό βοηθά τους ανθρώπους της παρακολούθησης να γνωρίζουν τις δραστηριότητες που θα πρέπει να εκτελεστούν από συγκεκριμένους ανθρώπους μέσα σε ένα ορισμένο χρονικό διάστημα. Εάν οι δραστηριότητες δεν εκτελεστούν, τότε οι άνθρωποι της παρακολούθησης παίρνουν οδηγίες και βρίσκουν λύση(-εις).

Καθορισμός των κύριων δραστηριοτήτων από το σχέδιο εργασίας. Ενώ όλες οι δραστηριότητες στο σχέδιο εργασίας είναι απαραίτητες και πρέπει να παρακολουθούνται, είναι χρήσιμο να προσδιορίσετε τις κύριες δραστηριότητες βάσει των στόχων και των δεικτών που θα τεθούν. Για παράδειγμα, αν οι προπαρασκευαστικές εργασίες ενός έργου κατασκευής σχολείου περιλαμβάνουν την κινητοποίηση της κοινότητας, τον δανεισμό σκαπανών από το γειτονικό χωριό, το σκάψιμο του εδάφους και την μεταφορά νερού για την κατασκευή τούβλων, τότε η κύρια δραστηριότητα που συνοψίζει όλες τις υπο-δραστηριότητες είναι η κατασκευή τούβλων.

Καθορισμός των δεικτών για τον στόχο της κάθε δραστηριότητας. . Οι δείκτες βοηθούν την ομάδα παρακολούθησης να πει κατά πόσο έχουν οι επιτευχθεί οι στόχοι κάθε δραστηριότητας. Στο παράδειγμα μας, ένας δείκτης θα μπορούσε να είναι ο αριθμός των τούβλων που κατασκευάστηκαν. Και

Σύγκριση του τι συμβαίνει με το τι είχε σχεδιαστεί , αυτό θα πρέπει να γίνεται μέσα στην διαδικασία για να μας πει αν το έργο είναι εντός χρονοδιαγράμματος και όπως είχε σχεδιαστεί. Οι επόπτες θα πρέπει να ελέγχουν τους δείκτες για να υπολογίζουν κατά πόσο έχουν επιτευχθεί οι στόχοι. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει την παρατήρηση της ποιότητας της δουλειάς προκειμένου να διασφαλιστεί ότι είναι καλή. Η ομάδα παρακολούθησης μπορεί να χρειαστεί έναν τεχνικό, όπως έναν ντόπιο τεχνίτη ή τεχνικό από την περιφέρεια για να εξακριβώσει την ποιότητα του έργου (αν αφορά κατασκευή).

Η ομάδα παρακολούθησης θα πρέπει να συμφωνήσει στην συχνότητα των επισκέψεων στην τοποθεσία του έργου ως ένα μέσο εξακρίβωσης αυτών που λαμβάνουν χώρα.Για ένα κοινοτικό έργο, προκειμένου να αποφευχθούν μεγάλες αποκλίσεις, οι επισκέψεις παρακολούθησης θα πρέπει να πραγματοποιούνται τουλάχιστον μια φορά την εβδομάδα. Κατά την διάρκεια των επισκέψεων στο έργο, η ομάδα θα πρέπει να βλέπει τι γίνεται (να παρατηρεί) και να μιλά σε όλους όσους εμπλέκονται στο έργο.

Η ομάδα παρακολούθησης θα πρέπει να προσδιορίσει τους στόχους για κάθε δραστηριότητα. Για παράδειγμα, ο στόχος της κατασκευής τούβλων ως μια δραστηριότητα κατά την διάρκεια του έργου της κατασκευής του σχολείου θα μπορούσε να είναι: η κατασκευή δέκα χιλιάδων τούβλων μέχρι το τέλος Φεβρουαρίου.

Κάθε φορά που μια επίσκεψη παρακολούθησης λαμβάνει χώρα, αυτοί που παρακολουθούν θα πρέπει να καταγράψουν τα ευρήματα τους. Μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα έντυπο προσαρτημένο στο παράρτημα ή να συμφωνήσουν σε μια οποιαδήποτε άλλη μορφή έκθεσης που θα αποτυπώνει τα ευρήματα σε σχέση με το σχέδιο εργασίας. Τα ευρήματα από τις επισκέψεις παρακολούθησης θα πρέπει να συζητώνται με τα άλλα μέλη της εκτελεστικής επιτροπής. Οι ομάδες παρακολούθησης και εκτέλεσης θα πρέπει να χρησιμοποιούν τις πληροφορίες που συλλέγονται για να εντοπίζουν και να επιλύουν τα προβλήματα που αντιμετωπίζει το έργο.

Οι ομάδες παρακολούθησης και εκτέλεσης θα πρέπει να αποθηκεύουν τις πληροφορίες και να τις χρησιμοποιούν σε μελλοντικές δράσεις καθώς και για την ενημέρωση των υπόλοιπων μετόχων. Σε κάθε τοποθεσία θα πρέπει να υπάρχει ένα αρχείο που θα φυλάσσονται αντίγραφα των αναφορών παρακολούθησης και άλλων εγγράφων πουθ σχετίζονται με το έργο.

6.2. Παρακολούθηση σε Περιφερειακό και σε Επίπεδο Υπο-Νομού:

Οι αξιωματούχοι σε περιφερειακό επίπεδο και σε επίπεδο υπο-νομού θα πρέπει να παίρνουν πληροφορίες από την κοινοτική παρακολούθηση και να παρακολουθούν την απόδοση σε σχέση με την μετατροπή των εισροών σε αποτελέσματα. Επίσης, θα πρέπει να παρακολουθούν την έκβαση του έργου (π.χ. την επίδραση της κατασκευής του σχολείου στα επίπεδα εγγραφών). Ακόμη, η περιφέρεια θα πρέπει να παρακολουθεί την αύξηση στην δύναμη, ικανότητα και ισχύ της κοινότητας στόχου να κινητοποιήσει την δική της ανάπτυξη.

Συνεπώς οι στόχοι περιλαμβάνουν: υποστήριξη της βελτίωσης της απόδοσης του έργου και την μέτρηση της εφαρμοσιμότητας του τρόπου με τον οποίο σχεδιάστηκε το έργο σε σχέση με την ενδυνάμωση της κοινότητας.

Οι μέθοδοι παρακολούθησης που μπορούν να εφαρμοστούν σε αυτό το επίπεδο περιλαμβάνουν (α) τακτική παρακολούθηση και (β) ποιοτική υποστήριξη.

Τακτική Παρακολούθηση και Επιβλεπτική Υποστήριξη Αυτή απαιτεί από τον Περιφερειακό Συντονιστή του Έργου, τον Βοηθό της Κοινοτικής Ανάπτυξης, άλλα μέλη του τεχνικού προσωπικού καθώς και τους πολιτικούς της περιφέρειας και του υπο-νομού να επισκέπτονται τις τοποθεσίες των έργων για να εξακριβώσουν το τι συμβαίνει σε σχέση με αυτό που έχει σχεδιαστεί.

Ένα αντίγραφο του σχεδίου εργασίας και οι κοινοτικές αναφορές παρακολούθησης θα πρέπει να τηρούνται στο αρχείο που βρίσκεται στην τοποθεσία του έργου. Αυτό βοηθά όποιον θέλει να συγκρίνει την πρόοδο σε σχέση με το σχέδιο εργασίας και να λάβει σχόλια από την ομάδα παρακολούθησης χωρίς να χρειαστεί να ψάξει για τα μέλη της ομάδας παρακολούθησης που μπορεί να μην είναι διαθέσιμα.

Κατά την διάρκεια της τακτικής παρακολούθησης, οι συζητήσεις θα πρέπει να διεξάγονται με όλους τους ανθρώπους που εμπλέκονται στην υλοποίηση και την παρακολούθηση του έργου. Κοιτάξτε τον τρόπο με τον οποίο κάθε ομάδα εκτελεί τα καθήκοντα της (ως ένα μέσο για να ελέγξετε την αύξηση στην ικανότητα της κοινότητας).

Πραγματοποιήστε και καταγράψτε σχόλια σχετικά με τα θετικά και τα αρνητικά σημεία του έργου. Προτείνετε λύσεις υποδεικνύοντας ποιος θα πρέπει να τις εκτελέσει καθώς και τις οικονομικές, χρονικές και αρνητικές συνέπειες που μπορεί να υποστεί το έργο αν οι λύσεις αυτές δεν εφαρμοστούν. Ένα αντίγραφο των σχολίων θα πρέπει να μπει στο αρχείο/βιβλίο που βρίσκεται στην τοποθεσία του έργου και ένα άλλο θα πρέπει να συζητηθεί και να καταχωρηθεί στην περιφέρεια.

Οι υπο-νομοί και οι περιφέρειες θα πρέπει να οργανώνουν συζητήσεις για την πρόοδο του έργου τουλάχιστον μια φορά τον μήνα. Ακόμη θα πρέπει να καταχωρούν και να υποβάλλουν μια έκθεση προόδου του έργου ως μέρος της τακτικής μηνιαίας αναφοράς στο περιφερειακό και εθνικό γραφείο αντίστοιχα.

Τα κύρια θέματα που πρέπει να κοιτάξετε κατά την διάρκεια της τακτικής παρακολούθησης στον υπο-νομό και την περιφέρεια περιλαμβάνουν:

• Τα πραγματικά επίπεδα των εισφορών της κοινότητας, υπο-νομού, περιφέρειας και δωρητών (περιλαμβανομένων των χρηματικών πόρων, υλικών, χρόνου και εμπειρίας).
• Την έγκαιρη υλοποίηση και ποιότητα των έργων
• Την κατάλληλη χρήση και λογοδοσία για τους πόρους της κοινότητας και των δωρητών
• Το επίπεδο της κοινοτικής εμπλοκής στο έργο
• Την δέσμευση και τις επιδόσεις των κοινοτικών επιτροπών, και,
• Την έγκαιρη χρήση των πληροφοριών που παράγονται μέσω της τακτικής κοινοτικής παρακολούθησης.

Ποιοτική Έρευνα : Η περιφέρεια, σε συνεργασία με τον υπο-νομό, θα πρέπει να οργανώνει Συζητήσεις με Ομάδες Εστίασης, Συνεντεύξεις με Πληροφοριοδότες-Κλειδιά καθώς και Συζητήσεις με Κοινοτικές Ομάδες, με τις κοινότητες και με άλλους πληροφοριοδότες-κλειδιά τουλάχιστον δύο φορές τον χρόνο.

Οι έρευνες αυτές θα βοηθήσουν την περιφέρεια να:

• Επαληθεύσει κάποιες πληροφορίες που συλλέχθηκαν από την κοινότητα και την περιφέρεια
• Λάβει πληροφορίες για θέματα που δεν περιγράφονται κατά την τακτική παρακολούθηση
• Συζητήσει επιτόπου με τις κοινότητες για πιθανές λύσεις σε προβλήματα που εμποδίζουν την εκτέλεση του έργου, και
• Συζητήσει με την κοινότητα, να μάθει από αυτή και να εξηγήσει ζητήματα οικοδόμησης ικανότητας.

Αυτές οι ποιοτικές έρευνες θα πρέπει να είναι απλές και να εμπλέκουν τα μέλη της κοινότητας προκειμένου να μειωθεί το κόστος αλλά και για να μάθουν τα μέλη της κοινότητας πως να διεξάγουν οι ίδιοι αυτές τις έρευνες ως ένα μέσο κοινοτικής ενδυνάμωσης. Τα αποτελέσματα θα πρέπει να αναλύονται σε σχέση με τα ευρήματα της κοινοτικής και της τακτικής περιφερειακής παρακολούθησης και θα πρέπει να χρησιμοποιούνται στις συζητήσεις για λύσεις.

Τα ευρήματα θα πρέπει να είναι καλά τεκμηριωμένα και να κοινοποιηθούν στο εθνικό επίπεδο προκειμένου να βοηθήσουν στην διαχείριση πληροφοριών σε εθνικό επίπεδο.

Τα κύρια θέματα κατά την διάρκεια των ποιοτικών ερευνών περιλαμβάνουν:

• Την θεμελίωση ότι τα έργα αποτελούσαν τις προτεραιότητες της κοινότητας (επίσης την καταλληλότητα του προσδιορισμού του έργου)
• Την γνώση και την αποδοχή της μεθοδολογίας του έργου από τα μέλη της κοινότητας καθώς και την προθυμία τους να συμμετέχουν και να συνεισφέρουν στις δραστηριότητες του έργου
• Την αποτελεσματικότητα των μελών της κοινότητας κατά την διάρκεια της παρακολούθησης του έργου
• Τις απόψεις των μελών της κοινότητας για την ποιότητα και την χρήση των πόρων (λογοδοσία)
• Τις δεξιότητες (π.χ. ικανότητα λήψης αποφάσεων και διαπραγματευτικές δεξιότητες), που αποκτήθηκαν από συγκεκριμένες κατηγορίες ανθρώπων της κοινότητας κατά την διάρκεια της υλοποίησης του έργου, και
• Την γνώση της κοινότητας για τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις της.

Πριν τις ποιοτικές έρευνες, κάθε περιφέρεια και υπο-νομός θα πρέπει να προσδιορίσει οποιαδήποτε κενά στην διαχείριση πληροφοριών προκειμένου να διαμορφώσει περιοδικά θέματα. Επίσης, συγκεκριμένοι σχεδιασμοί θα πρέπει να συμφωνηθούν σε αυτό το στάδιο.

6.3. Παρακολούθηση σε Εθνικό Επίπεδο και Επίπεδο Δωρητών:

Η παρακολούθηση σε εθνικό επίπεδο και σε επίπεδο δωρητών είναι να διαπιστώσουμε αν γίνεται καλή χρήση των εισροών (τα αποτελέσματα υλοποιούνται), αν ο σχεδιασμός του έργου είναι κατάλληλος καθώς και για μάθηση.

Οι στόχοι της παρακολούθησης σε αυτό το στάδιο περιλαμβάνουν:

• Την διασφάλιση ότι οι εισροές χρησιμοποιούνται αποδοτικά και αποτελεσματικά
• Την διασφάλιση ότι οι σχεδιασμένες δραστηριότητες υλοποιούνται
• Την μέτρηση της εφαρμοστικότητας της μεθοδολογίας για την κοινοτική ενδυνάμωση, και
• Την άντληση διδαγμάτων από την παρέμβαση του έργου για μελλοντικά έργα μέσα στην χώρα και αλλού. Τα διδάγματα θα είναι η βάση για την αναπαραγωγή της μεθοδολογίας του έργου.

Οι μέθοδοι παρακολούθησης σε αυτό το επίπεδο περιλαμβάνουν (α) τακτική παρακολούθηση (β) έρευνα δράσης και ποιοτικές έρευνες, και (γ) στατιστικές

Τακτική Παρακολούθηση : Η τακτική παρακολούθηση θα πρέπει να διεξάγεται σε τριμηνιαία βάση από το προσωπικό του έργου και την μονάδα σχεδιασμού του υπουργείου και να αφορά τον έλεγχο των επιπέδων των δραστηριοτήτων και των στόχων. Από την στιγμή που το εθνικό επίπεδο λαμβάνει πληροφορίες για το έργα και τις δραστηριότητες μέσω των μηνιαίων αναφορών προόδου της περιφέρειας, η εθνική τακτική παρακολούθηση θα πρέπει να είναι περιορισμένης σκοπιάς. Θα πρέπει να καλύπτει τις πτυχές εκείνες που εμφανίζονται αντιφατικές, προβληματικές, πολύ ικανοποιητικές ή μοναδικές. Αυτές καθιστούν το εθνικό γραφείο ικανό να παρέχει την απαραίτητη υποστήριξη και να αντλήσει διδάγματα.

Έρευνα Δράσης και Ποιοτικές Έρευνες : Το εθνικό γραφείο θα πρέπει να διεξάγει εις βάθος ποιοτικές έρευνες μια φορά τον χρόνο. Αυτές θα πρέπει να επικεντρώνονται στην άντληση διδαγμάτων για αντιγραφή από τον σχεδιασμό του έργου και τις εμπειρίες υλοποίησης.

Συνεπώς, τα κύρια ζητήματα σε αυτό το επίπεδο περιλαμβάνουν:

• Την συνεισφορά των κοινοτικών έργων στις εθνικές προτεραιότητες και τις προτεραιότητες των δωρητών
• Την ικανοποίηση που προέρχεται από τις κοινότητες (επίπεδα υπηρεσιών και χρησιμότητα των υποδομών)
• Την ικανότητα των κοινοτήτων να λειτουργούν και να συντηρούν τις υπηρεσίες και τις υποδομές
• Την δυνατότητα των μελών της κοινότητας να πληρώνουν για τις υπηρεσίες και τις υποδομές
• Την καταλληλότητα της μεθοδολογίας του έργου από την σκοπιά των εθνικών πολιτικών
• Την ηγεσία, την εξουσία και την εμπιστοσύνη μέσα στις κοινότητες
• Την ανάπτυξη ικανοτήτων και λειτουργίας της Τοπικής Αυτοδιοίκησης και του προσωπικού της Περιφέρειας
• Την αντιπροσώπευση (ιδιαίτερα των γυναικών) στην κοινοτική διαδικασία λήψης αποφάσεων
• Την αντιγραφή των εμπειριών σε άλλα έργα και εκπαιδευτικούς θεσμούς
• Την ανάπτυξη των ικανοτήτων των υπαρχόντων ατόμων και θεσμών, και
• Την λειτουργία των συστημάτων παρακολούθησης και πληροφοριών διαχείρισης.

Στατιστικές : Οι στατιστικές θα πρέπει να διεξάγονται για την συλλογή ποσοτικών δεδομένων και την συμπλήρωση πληροφοριών που παράγονται από άλλες μεθόδους. Αυτές μπορεί να ανατεθούν σε ερευνητικά ιδρύματα όπως τα πανεπιστήμια.

6.4. Ζητήματα Παρακολούθησης και Διαδικασίες σε Διαφορετικά Επίπεδα:

Εδώ περιγράφονται ζητήματα και διαδικασίες παρακολούθησης για κάθε επίπεδο. Αυτό γίνεται για να δοθεί έμφαση στο ότι οι μέτοχοι θα πρέπει να ηγούνται της παρακολούθησης αλλά όχι να την διεξάγουν εξ' ολοκλήρου. Στην πράξη, τα ζητήματα και οι διαδικασίες των διαφορετικών μετόχων επικαλύπτονται. Κάθε μέτοχος θα πρέπει να υποστηρίζει τους άλλους στις ευθύνες της παρακολούθησης.

Τα ζητήματα που αναφέρονται εδώ δεν είναι εξαντλητικά, αλλά υποδεικνύουν το τι θα πρέπει να γίνει. Κατά συνέπεια, το κάθε επίπεδο θα πρέπει να συλλέγει πληροφορίες για οποιαδήποτε άλλα ζητήματα που θεωρούνται σχετικά με τις συγκεκριμένες καταστάσεις.

Αυτά παρουσιάζονται ως τρεις πίνακες (1) επίπεδο κοινότητας, (2) επίπεδο περιφέρειας, και (3) εθνικό επίπεδο, υποδηλώνοντας τα ζητήματα-κλειδιά σε κάθε επίπεδο.

6.5. Επίπεδο Κοινότητας:

Στο επίπεδο της κοινότητας, οι τρεις βασικοί δρώντες που έχουν μερίδιο συμμετοχής στην παρέμβαση ενδυνάμωσης της κοινότητας είναι:

• Ο εκτελεστικός φορέας της CBO ή η Εκτελεστική Επιτροπή (CIC) του κοινοτικού έργου
• Οι κινητοποιητές της κοινότητας, και
• Η Κοινοτική Επιτροπή Ανάπτυξης (PDC).

Ο πίνακας που ακολουθεί δείχνει τα κύρια ζητήματα ενδιαφέροντος, τους δείκτες παρακολούθησης, τα μέσα παρατήρησης, την συχνότητα και τις προτεινόμενες διαδιακασίες παρακολούθησης για κάθε έναν από αυτούς τους τρεις μετόχους.

6.6. Επίπεδο Υπο-νομού και Περιφέρειας:

Στο περιφερειακό και υπο-περιφερειακό επίπεδο (περισσότερες από μία κοινότητες), οι κύριοι δρώντες που έχουν μερίδιο στην παρέμβαση για την ενδυνάμωση της κοινότητας είναι οι:

• Βοηθοί Κοινοτικής Ανάπτυξης (CDAs)
• Μονάδα Σχεδιασμού, και
• Περιφερειακός Συντονιστής Έργου (DPC) που, εάν είναι αξιωματούχος του Υπουργείου, είναι συνήθως υπάλληλος Κοινοτικής Ανάπτυξης (CDO) ή ένας ισότιμος τίτλος μιας ΜΚΟ.

Ο πίνακας που ακολουθεί δείχνει τα κύρια ζητήματα ενδιαφέροντος, τους δείκτες παρακολούθησης, τα μέσα παρακολούθησης, την συχνότητα και τις προτεινόμενες διαδικασίες παρακολούθησης για κάθε έναν από αυτούς τους τρεις μετόχους.

6.7. Εθνικό Επίπεδο και Επίπεδο Δωρητών:

Στο εθνικό επίπεδο ή επίπεδο χώρας υπάρχουν δύο κύριοι μέτοχοι, (1) Το υπουργείο ή ο φορέας που υλοποιεί την παρέμβαση ή το έργο, και (2) κάθε εξωτερικός εθνικός ή διεθνής δωρητής που συνεισφέρει στην παρέμβαση ή στο έργο.

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

Περιεχόμενα:

• Αρχή
• Πρόλογος
• 1. Αρχές
• 2. Παρακολούθηση
• 3. Αξιολόγηση
• 4. Πληροφορίες
• 5. Συμμετοχή
• 6. Επίπεδα
• 7. Αναφορά
• 8. Παραρτήματα
• Τέλος

7. Αναφορά:

Η αναφορά είναι μια κύρια δραστηριότητα κατά την διάρκεια της παρακολούθησης του έργου. Είναι ο τρόπος με τον οποίο οι πληροφορίες για την διαδικασία και τα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων, και όχι μόνο, κοινοποιείται στος μετόχους του έργου. Βλέπε επίσης Σύνταξη Ανφορών.

Στην περίπτωση ενός έργου κατασκευής σχολείου, η αναφορά δεν τελειώνει με την επισήμανση του πόσες φορές συναντήθηκε η κοινότητα για να κατασκευάσει τούβλα και να χτίσει τους τοίχους, αλλά επίσης περιλαμβάνει και τον αριθμό των τούβλων και των τοίχων που χτίστηκαν συν την διαδικασία με την οποία υλοποιήθηκαν.

Στα κοινοτικά έργα, η αναφορά γίνεται κυρίως με δυο τρόπους: προφορικό και γραπτό.

7.1. Προφορική Αναφορά:

Αυτή είναι μια διαδικασία με την οποία η αναφορά πραγματοποιείται προφορικά. Είναι το πιο συνηθισμένο μέσο αναφοράς. Τα μέλη της κοινότητας βρίσκουν ευκολότερο και πιο αποτελεσματικό να επικοινωνούν με τους άλλους προφορικά.

Τα πλεονεκτήματα της προφορικής αναφοράς είναι:

• Η δυνατότητα να συμμετάσχει ένα ευρύτερο ποσοστό της κοινότητας Πολλά μέλη της κοινότητας, ιδίως στις αγροτικές περιοχές, είναι αναλφάβητα και δεν μπορούν να γράψουν. Αυτοί που μπορούν να γράψουν θεωρούν ότι η σύνταξη αναφορών είναι χρονοβόρα και δαπανηρή, γεγονός που τους καθιστά απρόθυμους να καταγράψουν όλες τις πληροφορίες που αποκτούνται κατά την παρακολούθηση του έργου.
• Σαφήνεια και έγκαιρη διανομή πληροφοριών . Η προφορική αναφορά πάντοτε γίνεται αμέσως μετά από ένα γεγονός. Αυτό κάνει τις πληροφορίες που ανακύπτουν από μια διαδικασία να είναι σχετικά έγκυρες, αξιόπιστες και ενημερωμένες συγκριτικά με τις πληροφορίες που είναι καταγεγραμμένες. Οι άνθρωποι που δίνουν τις αναφορές έχουν την ευκαιρία να συζητήσουν με την κοινότητα και να πάρουν άμεσο υλικό. Αυτό βοηθά στην διαδικασία λήψης αποφάσεων.
• Χαμηλό κόστος . Η προφορική αναφορά μειώνει σημαντικά τον χρόνο και τους άλλους πόρους που δαπανώνται για την αναφορά.

Οι προκλήσεις της προφορικής αναφοράς περιλαμβάνουν:

• Εσφαλμένη αναφορά . Μερικά μέλη της κοινότητας ίσως διαδώσουν εσκεμμένα εσφαλμένες πληροφορίες για να προστατέψουν τα συμφέροντα τους. Η προφορική αναφορά είναι δελεαστική επειδή ένα άτομο που αναφέρει γνωρίζει ότι κανένας δεν θα ακυρώσει τις αναφορές. Σε άλλες περιπτώσεις οι άνθρωποι που δίνουν τις πληροφορίες δεν έχουν τον χρόνο να σκεφτούν διεξοδικά την απήχηση τους.
• Αποθήκευση, αντιγραφή και συνέπεια : Από την στιγμή που κατά την προφορική αναφορά πληροφοριών καμία δεν τεκμηριώνεται και δεν καταγράφεται είναι πολύ δύσκολο να την κρατήσετε και να την ανακτήσετε για περαιτέρω χρήση. Οι πληροφορίες αυτές κρατούνται μόνο στο μυαλό των ανθρώπων που συμμετείχαν στην υλοποίηση του έργου. Συνεπώς, αυτό καθιστά δύσκολη την κοινοποίηση των πληροφοριών με ανθρώπους πέρα από την κοινότητα, ιδίως στις περιπτώσεις όπου αυτοί που κατέχουν τις πληροφορίες δεν μπορούν ή δεν είναι πρόθυμοι να τις αποκαλύψουν. Επίσης, οι πληροφορίες που συλλέχθηκαν είναι πιθανό να μην είναι συνεπείς, ιδιαίτερα σε περιπτώσεις όπου η προηγούμενη γνώση χρειάζεται για την παραγωγή καινούριων στοιχείων.

7.2. Γραπτή Αναφορά:

Κατά την διάρκεια της παρακολούθησης είναι σημαντικό να αναφέρετε τα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων σας και όχι μόνο τις δραστηριότητες. Γράψτε ότι παρατηρείτε, μαζί με τις αναθεωρημένες εκθέσεις του τεχνικού προσωπικού.

Τα πλεονεκτήματα των γραπτών αναφορών είναι:

• Παρέχουν αξιόπιστες πληροφορίες για διαχειριστικούς σκοπούς (Οι γραπτές αναφορές μπορούν να διασταυρωθούν σε βάθος χρόνου με άλλες πληροφορίες προκειμένου να επιτύχετε ακρίβεια)
• Βοηθούν στην παροχή πληροφοριών από το τεχνικό προσωπικό, και
• Οι αναφορές που είναι γραπτές είναι πολύ εύκολα διαχειρίσιμες.

Οι προκλήσεις των γραπτών αναφορών είναι:

• Η καθημερινή συγγραφή κατά την διάρκεια της παρακολούθησης του έργου πάντοτε αγνοείται, και
• Η τεκμηρίωση των αναφορών είναι πολύ δαπανηρή και σε χρόνο και σε χρήμα.

Βλέπε Επίπεδα Παρακολούθησης για μια εξήγηση των επιπέδων που χρησιμοποιούνται εδώ. Η Ουγκάντα χρησιμοποιεί: 1 = χωριό, 2 = κοινότητα, 3 = υπο-νομός, 4 = νομός και 5 = περιφέρεια.

7.3. Οι Ρόλοι των Μετόχων-Κλειδιά στην Αναφορά:

Κοινοτικό επίπεδο:

Επιτροπές Έργου:

• Σχεδιασμός και δημοσιοποίηση (σε συννενόηση με τους κινητοποιητές) του σχεδίου εργασίας υλοποίησης του έργου στην Επιτροπή Ανάπτυξης της Κοινότητας, τα Τοπικά Συμβούλια και την κοινότητα.
• Σύνταξη και δημοσιοποίηση των μηνιαίων αναφορών προόδου του έργου προς την Επιτροπή Ανάπτυξης της Κοινότητας, τα Τοπικά Συμβούλια σε επίπεδο χωριού και κοινότητας και Βοηθούς Κοινοτικής Ανάπτυξης, και
• Διατήρηση του αρχείου στην τοποθεσία του έργου (που περιλαμβάνει τα σχέδια έργου, τις αναφορές παρακολούθησης και οποιαδήποτε άλλη πληροφορία για το έργο) για κάθε έργο.

Κοινοτικοί Κινητοποιητές:

• Προετοιμασία αναφορών για την διαδικασία προσδιορισμού έργου σε επίπεδο χωριού και υποβολή αντιγράφων στην Επιτροπή Ανάπτυξης της Κοινότητας και στον Βοηθό Κοινοτικής Ανάπτυξης
• Συλλογή και υποβολή αναφορών για την κοινότητα και συγκεκριμένα άτομα στην κοινότητα, και
• Υποβολή αναφορών για όλη την εκπαίδευση που διεξήχθη στην κοινότητα.

Επιτροπές Κοινοτικής Ανάπτυξης:

• Παροχή ενημέρωσης για τα έργα στην κοινότητα κατά τις συναντήσεις της κοινότητας και του τοπικού συμβουλίου.
• Αναφορά στην κοινότητα και στον Βοηθό Κοινοτικής Ανάπτυξης για τους πόρους και πως χρησιμοποιούνται σε κάθε έργο
• Υποβολή ετήσιας αναφοράς στον Βοηθό Κοινοτικής Ανάπτυξης για τους κύριους δρώντες στα κοινοτικά έργα.

Τοπικό Συμβούλιο Ένα και Δύο:

• Καταγραφή πρακτικών των συναντήσεων του συμβουλίου και του εκτελεστικού φορέα για τις διαχειριστικές τους αποφάσεις και χρήση τους από τις ομάδες υπο-νομού, περιφέρειας και χώρας.

Επίπεδο Υπο-νομού και Περιφέρειας:

Βοηθός Κοινοτικής Ανάπτυξης:

• Υποβολή μίας μηνιαίας περίληψης των αναφορών προόδου του έργου στην περιφέρεια
• Αναφορά για την κατάσταση και την λειτουργία των κοινοτικών κινητοποιητών, των επιτροπών του έργου και των επιτροπών κοινοτικής ανάπτυξης
• Υποβολή περίληψης της εκπαίδευσης που πραγματοποιήθηκε από τους κινητοποιητές και για τους κινητοποιητές.
• Υποβολή αναφοράς στην περιφέρεια για τους κύριους συνεισφέροντες στα κοινοτικά έργα

Αξιωματούχος Κοινοτικής Ανάπτυξης (Περιφερειακός Συντονιστής):

• Υποβολή μηνιαίας περίληψης στο εθνικό γραφείο των αναφορών προόδου της περιφέρειας

Εθνικό Γραφείο:

Εθνικός Συντονιστής:

• Υποβολή εξαμηνιαίων αναφορών προόδου της χώρας στην εθνική οργανωτική επιτροπή, στο υπουργείο και τους δωρητές
• Προετοιμασία ενημερώσεων για τις δραστηριότητες και τα αποτελέσματα του έργου και υποβολή αντιγράφων σε κάθε περιφέρεια, η οποία με την σειρά της δημοσιοποιεί την αναφορά στους υπο-νομούς και τις κοινότητες.
• Υποβολή αναλύσεων SWOT (Δυνάμεις, Αδυναμίες, Ευκαιρίες, Απειλές) δύο φορές τον χρόνο για τα δυνατά σημεία και τις αδυναμίες του σχεδιασμού του έργου προς το υπουργείο και τους δωρητές. Περιλαμβάνει κακές και καλές εμπειρίες υλοποίησης. Μπορεί να είναι κομμάτι της εξαμηνιαίας αναφοράς
• Σύνθεση και δημοσιοποίηση στατιστικών και των ευρημάτων των ποιοτικών ερευνών κάθε φορά που διεξάγονται τέτοιες μελέτες.

8. Παραρτήματα:

Τα παραρτήματα έχουν ενσωματωθεί στις εκπαιδευτικές ενότητες .

© Copyright 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Web Design by Lourdes Sada

––»«––

Τελευταία ενημέρωση: 15.07.2012