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GEMEINDE PROJEKTPLANUNG
Leitfaden für Gruppenleiter
von Phil Bartle, PhD
übersetzt von Miriam Wendland
Zentrales Dokument des Moduls
Wie gestaltet man ein Gemeindeprojekt während der Planung?
Kurzfassung:
Dies ist ein Leitfadend, hauptsächlich für die Gemeindemobilisierer und ausgesuchte Mitglieder des Gemeindekomitees, gewählt von der gesamten Gemeinde, um die Wünsche der Gemeinde bezüglich der Planung und Ausführung zu gewährleisten, konzipiert worden ist.
Das Gemeindeprojekt ist ein organisiertes Set an Tätigkeiten, welche die vorrangigen Entscheidungen und Wünsche der Gemeinde als Ganzes (nicht ein Einzelner, eine Gruppe oder Machthaber innerhalb der Gemeinde und keine Gesellschaft außerhalb der Gemeinde) berücksichtigt.
Einleitung:
Während der Mobilisierung einer Gemeinde und während alle Mitglieder über anzugehende Maßnahmen mitentscheiden, wird es sinnvoll diese Entscheidungen und Beschlüsse in ein Gemeindeprojekt zusammenzufassen. Dieses Dokument ist ein Leitfaden zur Gemeindeplanung eines Projekts.
Sie werden sehen, daß die meisten Entscheidungen, die während des Mobilisierungs-, des Oraganisationsprozsesses und in der Brainstorming Session gemacht werden, sich im Gemeindeprojekt widerspiegeln. Dies ist Absicht. Ein Gemeindeprojekt sollte immer die Entscheidungen und Beschlüsse der ganzen Gemeinde widerspiegeln.
Die vier Schlüsselfragen:
Es ist sinnvoll, bei der Planung eines Gemeindeprojektes und dessen schriftlicher Widergabe in einem Projektdokument, mit den Prinzipien der Projektplanung zu beginnen statt nur alle Themen die behandelt werden zu beschreiben. Diese Prinzipien finden sich in vier Schlüsselfragen wieder, die wiederum auch in anderen Modulen vorkommen, z.B. Managementtraining, Brainstorming usw.
Diese vier Schlüsselfragen, und einige ihrer Variationen, sind in diesem Dokument um wichtige Details erweitert worden. Während Sie jede Frage durchgehen und die mit ihnen verbundenen Einzelheiten durchgehen, wird deren Antwort jedes der einzelnen Elemente der Projektplanung darstellen. Passen Sie auf, daß Sie sich nicht mit allzukleinen Einzelheiten aufhalten und dabei vergessen, dass diese vier Fragen eine Einheit bilden. Sie passen logisch zusammen.
- Was wollen wir?
- Was haben wir?
- Wie verwenden wir das, was wir haben, um das zu bekommen, was wir wollen?
- Was wird passieren, wenn wir das durchführen?
- Wohin wollen wir gehen?
- Wo sind wir?
- Wie kommen wir von wo wir sind, dahin, wo wir hin wollen?
- Was wird passieren, wenn wir dahin kommen?
Das erste Set der Schlüsselfragen ist mit Hinblick auf materielle Wünsche formuliert: "(Et)was" ist gewollt. Dies ist ein sinnvoller Ansatz, wenn die Prioritäten der Gemeinde im Sinne von Bau, Anschaffung, Wartung, Reparatur oder Besitz von "etwas" Wertvollem oder Sinnvollem, beschrieben werden können.
Erfahrung mit Gemeindearbeit hat gezeigt, dass verschiedene einkommensschwache, je nach Umständen, unterschiedliche Prioritäten aufweisen können. Arme, ländliche Gemeinden, setzen ihre Prioritäten oft in öffentliche Einrichtungen, wie z.B. eine Klinik, Schule, Wasserversorgung oder einer Zubringerstraße. Menschen, die in städtischen Slums leben, wünschen sich meist Ähnliches (meist als Erweiterung der schon bestehenden öffentlichen Einrichtungen), aber wollen sich aber auch oft in Verbänden zusammenschließen, um für die Rechte der Mieter zu kämpfen, sich gegen Vandalismus oder Kriminalität zu schützen und weitere Ergänzungen schon bestehender Gesetze zu erreichen.
In beiden Fällen verhalten sich die vier Fragen als Einheit: (1) Das Verlangen wird festgestellt, (2) die gegenwärtigen Ressources werden festgehalten, (3) die Mittel, um diese Ressourcen zu nutzen um an das gewünschte Ziel zu kommen werden identifiziert, und (4) einige Auswirkungen und Konsequenzen werden vorhergesagt. Egal welche Metapher genutzt wird, materiell, geographisch oder eine andere, die vier Fragen (und deren Antwort in Bezug auf die Projektplanung) bleiben die gleichen und verhalten sich zu einander auf die gleiche Art und Weise. Diese Einheit und Verbindung zwischen den Fragen muss gesehen werden, bevor wir die vier Schlüsselfragen zu solchen, die für die Projektplanung benötigt werden, erweitern können.
Erweiterte Schlüsselfragen:
Die Gemeindeprojektplanung basiert auf den gleichen vier Fragen, ihr Verständnis kann aber noch vereinfacht werden, indem man sie erweitert.
Da die Projektplanung als geschriebenes Dokument ausgeführt wird, dienen diese erweiterten Fragen als Kapitel- und Sektionseinteilung.
- Was ist das Problem?
- Definieren Sie das Ziel als Lösung zu Ihrem Problem;
- Verfeinern Sie das Ziel in ein Set von Zielvorgaben (SMART);
- Identifizieren Sie Ressourcen und Einschränkungen;
- Entwickeln Sie Strategien um diese Ressources zu nutzen und vermeiden Sie dabei Einschränkungen um die Zielvorgaben zu erreichen;
- Wählen Sie die effektivste Strategie;
- Entscheiden Sie über die Organisation (Struktur, wer tut was, Budget, Terminplan); und
- Entscheiden Sie über eine Kontrolle, Berichtersattung und Bewertung
Die "Was wollen wir?" Frage lässt sich nun in drei weitere Aspekte aufteilen:
- Was ist das Problem?
- Definieren Sie das Ziel als Lösung zu Ihrem Problem;
- Verfeinern Sie das Ziel in ein Set von Zielvorgaben.
Unsere Zielvorgaben spezifizieren was wir wollen. Sie sind die Reaktion zu dem primären Problem der Gemeinde.
Die "Was haben wir?" Schlüsselmanagementfrage erweitert sich zu:
- Identifizieren Sie die Ressourcen und Einschränkungen;
"Was haben wir" kann in zwei Gruppen unterteilt werden: (1) was haben wir Sinnvolles und von Wert (Ressource), das uns das gibt was wir wollen, und (2) was haben wir, das uns daran hindert das zu bekommen was wir wollen (Einschränkungen). Diese können in zwei unterschiedliche Kapitel oder Abschnitte in der Projektplanung eingeteilt werden.
"Wie nutzen wir das, was wir haben, um das zu bekommen was wir wollen" wird nun um drei Aspekte erweitert:
- Entwickeln Sie Strategien um diese Ressources zu nutzen und vermeiden Sie dabei Einschränkungen um die Zielvorgaben zu erreichen;
- Wählen Sie die effektivste Strategie; und
- Entscheiden Sie über Organisation (Struktur, wer tut was, Budget, Terminplan).
Nur eine Strategie (ein Weg, der zur Erfüllung der Zielvorgaben führt) ist gewünscht und benötigt. Wie man in der Brainstorming Session gesehen hat, bezieht ein Entscheidungsprozess, an dem einige Alternativen vorgeschlagen werden um dann einen Weg auszusuchen, mehr Menschen in den Entscheidungprozess mit ein. Der Prozess der Organisation ist Aufgabe des Mobilisierers und sollte logischerweise auf den Zielvorgaben und der gewählten Strategie der Gemeinde beruhen.
Das "Wie bekommen wir was wir wollen mit dem was wir haben" beinhaltet auch das Budget. Das aufgeschlüsselte Budget sollte im Anhang stehen. Jede Zeile des aufgeschlüsselten Budget sollte die gesamten Kosten für eine Budgetkategorie beinhalten. Die Zeilen sollten sinnvoll, mit ähnlichen Kostenpunkten, gruppiert werden (z.B. Gehälter, Fahrzeuge, Kommunikation, Benzin, Transport). Wenn möglich, dann unterscheiden Sie zwischen nicht-Verbrauchsmaterial (Ausrüstung, die später wiederverwendet werden kann) und Verbrauchstgütern (Material, was aufgebraucht wird).
Das Budget sollte eine realistische Hochschätzung aller Kosten zur Aus- und Durchführung des Projekts sein. Wenn möglich, sollten Sie angeben ob es eine Möglichkeit der Eigenunterstützung gibt oder Unterstützung von alternativen Ressourcen, als die, die Sie bereits verwenden. Kosteneinschätzungen sollten in logische Kategorien aufgegliedert werden, z.B. : Gehälter, Verbrauchsgüter und Materialien, Ausrüstung, Reisekosten, Miete, Telephon. Freiwille Beiträge zu dem Projekt, sei es durch Sie oder andere Ihrer Organisation, sollten aufgezählt und ihr Geldgegenwert so gut wie möglich geschätzt werden. Erwähnen Sie Einrichtungen und Anlagen die zur Verfügung stehen bzw. die für das Projekt zur Verfügung gestellt werden können. Erwähnen Sie die Ausrüstung und Verbrauchsgüter, die Ihre Organisation zur Verfügung stellt. Es sollten auch alle weiteren Beitrage aufgelistet werden, seien es welche durch die Regierung oder andere Organisationen.
Die vierte Frage, "Was wird passieren, wenn wir das durchführen?" kann um viele verschiedene Fragen in der Projektplanung erweitert werden. Diese sind wie folgt zusammengefasst:
- Entscheiden Sie über eine Kontrolle, Berichtersattung und Bewertung.
Diese drei Dinge unterscheiden sich, sind aber miteinander verwandt. Sie sind auch unentbehrlich, auch wenn sie manchmal von weniger erfahrenen Mobilisieren und Gemeindeleitern übersehen werden.
Kontrolle bedeutet, dass der laufende Fortschritt des Projekts (die Implementierung) genau beobachtet wird. Nicht nur die Taten, sondern auch die Ergebnisse müssen überwacht werden. Dies ist notwendig, um das Projekt auf dem Laufenden zu halten. Durch die Berichterstattung (mündlich oder schriftlich) werden alle Beteiligten über die Kontrolle informiert. Bewertung heißt, das was passiert (und deren Auswirkung und Ergebnisse) muss kritisch ausgewertet werden, um eventuelle Änderungen der Pläne, Ziele, Zielvorgaben oder Strategien vorzunehmen.
Die Kontrolle sollte vorgenommen werden von
- der Gemeinde;
- der Gemeindenahen Organisation; und
- anderen Spendern.
Die Projektplanung sollte erläutern, wie Erfolge gemessen und geprüft werden können.
Das Vorbereiten und Empfangen von Berichten muß in der Projektplanung entschieden und beschrieben sein. Es sollte ein Schwerpunkt auf die Berichterstattung von Ergebnissen gesetzt werden. Das heißt die Auswirkungen des Projekts verglichen mit den geplanten Zielvorgaben, so wie sie in der Projektausschreibung beschrieben wurden und nicht nur die Aktivitäten des Projekts erwähnen (diese sind Inputs).
Über die Grundlagen hinaus:
Die vier Schlüsselmanagementfragen und deren Erweiterung zu ungefähr ein Dutzend Projektplanungskapiteln umfassen das Wesentliche der Gemeinde Projektplanung. Es gibt aber noch einige andere Elemente, die Sie der Planung hinzufügen können. Die Meisten dieser Zusatzelemente sind in einem anderen Modul beschrieben, dem Projektantrag. Dies liegt daran, dass sich die Projektplanung mit dem Erhalten von externen Geldern überschneidet. Sie der Projektplanung hinzuzufügen hilft bei dem Verständnis des vorgeschlagenen Projekts und klärt Fragen, die Gemeindemitglieder dazu haben könnten.
Wir übersehen manchmal, dass in Gemeindeprojekten die wichtigsten Spender die Gemeindemitglieder selber sind. Die Zeit, Energie und das Wissen die vom Führungskomittee gespendet werden, bringt auch diese hoch auf die Liste der Spender. Wenn ein Gemeindeprojekt geplant wird, sollte dies eine Reaktion auf die im Brainstorming ermittelten Wünsche der Gemeinde sein. Wenn die Planung vollständig ist, und das Projektdokument getippt und fertig ist, sollte es zurück an die Gemeinde gebracht werden, damit diese nocheinmal kritisch rückmelden kann, ob es im Ganzen den Vorstellungen und Prioritäten der Gemeinde entspricht.
- Titelseite;
- Beschreibung der Nutznießer (und wie sie davon profitieren);
- Hintergrund (Thema und Probleme);
- Ziele und Aktivitäten (wie viel muss getan werden);
- Terminplan und Einteilung in Phasen;
- organizational profile and chart;
- Kosten-Nutzen Analyse;
- Arbeitsbeschreibung; und
- Kurzfassung oder eine Zusammenfassung.
Eine Beschreibung dieser Elemente wird hier nicht vorgenommen. Wenn Sie eine genaue Beschreibung dieser nachlesen wollen, und warum man sie hinzufügen möchte, dann schauen Sie unter Projektanträge nach.
Schlussfolgerung:
Wenn sich die Gemeinde als Ganzes sich für eine Strategie entschieden hat, kann dies in einem Projekt ausgedrückt werden. Nun sollte eine Projektplanung folgen. Die zentralen Elemente des Projekts sollten das Ergebnis einer Brainstormingsession sein, die vom Moblisierer geführt wurde. Die Details, die vom Führungskomittee ausgearbeitet wurden, werden von der Gemeinde bewilligt.
Mit dem oben aufgeführten Leitfaden kann gezeig werden, dass sich die wesentlichen Elemente der Planung durch die vier Schlüsselmanagementfragen ergeben. Weitere Elemente, die über die wesentlichen hinaus gehen (die helfen, das Projekt der Gemeinde und weiteren Spendern zu verdeutlichen) sind auch erwähnt.
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Anhang: Modelentwurf einer Projektplanung
- Hintergrund (Was ist das Problem)
- Das Ziel des Projekts (die Lösung zum Problem)
- Die Ziele
- Die Ressourcen (mögliche, vorhandene, interne und externe)
- Die Einschränkungen
- Mögliche Strategien (um das Ziel zu erreichen)
- Die gewählte Strategie (warum ist diese gewählt worden)
- Kontrolle
- Berichterstattung
- Bewertung
- Anhang (detailliertes Budget, Terminpläne, Listen, Diagramme,
- extra Informationen)
Das Folgende ist eine mögliche Struktur einer Projektplanung:
Projektplanung:
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