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• All'inizio
• Sommario
• Introduzione
• Questioni chiave
• Questioni chiave per esteso
• Oltre l'essenziale
• Conclusione
• Appendice
• Alla fine

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• Oltre il modulo
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PIANO DEL PROGETTO DELLA COMUNITÀ

Linee guida per Leader

a cura di Phil Bartle, PhD

tradotto da Michela Del Zoppo

Documento principale nel Modulo

In fase di progettazione, come si pianifica il progetto della comunità?

Sommario

Questo documento contiene le linee guida, principalmente per l'animatore della comunità e i membri scelti del comitato esecutivo scelti dalla comunità come un tutt'uno, affinché i desideri della comunità vengano inseriti nel pianificare e intraprendere azioni.

Il progetto della comunità è una serie organizzata di azioni che codificano le scelte e i desideri prioritari della comunità intera (non un singolo individuo, una fazione o un gruppo di potere all'interno della comunità e non un'agenzia all'esterno della comunità).

Introduzione

In una comunità che viene formata da un animatore e, con tutti i suoi membri che partecipano nelle scelte riguardo le azioni da intraprendere, è utile unire queste scelte e decisioni in un progetto comunitario. Questo documento è una guida alla pianificazione del progetto della comunità.

Vedrete che la maggior parte delle decisioni prese nel processo di mobilizzazione e organizzazione e nelle sessioni di tempesta di idee, saranno riflesse nella pianificazione del progetto della comunità. Si tratta di una conseguenza voluta, un progetto basato sulla comunità dovrebbe riflettere le scelte e le decisioni dell'intera comunità.

Le Quattro Domande Chiave

Pianificando un progetto della comunità e inserendo questi piani in un documento di progetto, è utile iniziare dai principi della pianificazione di un progetto, piuttosto che limitare la descrizione agli argomenti che verranno trattati. I principi sono racchiusi in quelle quattro domande chiave che si trovano negli altri moduli, formazione alla gestione, tempesta di idee, etc.

Le quattro domande e alcune loro varianti sono approfondite con importanti dettagli in questo documento. Nell'esaminare ogni domanda e dettaglio ad essa associato, le risposte rappresentano ognuno degli elementi del piano del progetto. Non lasciatevi prendere a tal punto dai dettagli da dimenticarvi che le quattro domande sono un'unità, combaciano naturalmente.

La prima serie di domande è posta in termini di desiderio materiale: "Cosa" si vuole. Si tratta di un approccio utile se le priorità della comunità possono essere espresse in termini di costruire, acquistare, effettuare la manutenzione, riparare o possedere qualche "cosa" di valore è utilità.

La prima serie di domande è posta in termini di desiderio materiale: "Cosa" si vuole. Si tratta di un approccio utile se le priorità della comunità possono essere espresse in termini di costruire, acquistare, effettuare la manutenzione, riparare o possedere qualche "cosa" di valore è utilità.

L'esperienza nel lavoro con le comunità ha dimostrato che comunità a basso reddito diverse possono avere priorità, a seconda delle diverse circostanze. Le comunità rurali povere, ad esempio, spesso esprimono i loro obiettivi in termini di impianti per la comunità, una clinica, una scuola, forniture d'acqua, fognature, strade. Chi vive in una periferia degradata potrebbe desiderare le stesse cose (spesso come estensione di impianti urbani già esistenti) ma potrebbe anche desiderare di unirsi come comunità per lottare per i diritti degli inquilini, protezione contro vandalismo e criminalità e altre modifiche a leggi e norme esistenti.

In ogni caso le quattro domande si collegano le une alle altre: (1) il desiderio viene identificato, (2) le attuali risorse vengono identificate, (3) i mezzi per utilizzare le risorse per raggiungere i desideri vengono identificati, e (4) vengono previsti in parte impatto e conseguenze. Qualsiasi sia la metafora, materiale o geografica, le quattro domande (e le relative risposte in termini di piano del progetto) rimangono le stesse e si collegano le une alle altre nello stesso modo. E' necessario che l'unità e il rapporto tra le domande vengano riconosciuti prima di procedere e espandere le quattro domande in quelle necessarie per un piano del progetto.

Le domande chiave ampliate sono:

Un piano del progetto di una comunità è basato sulle stesse quattro domande ma viene chiarito dal loro ampliamento. Non si tratta di sottrarre il fulcro contenuto nelle quattro domande ma nello spiegarle.

Dato che il piano del progetto viene espresso come documento scritto, queste domande (la lista ampliata) servono da capitoli o sezioni del documento di pianificazione.

La domanda sulla gestione di "Cosa vogliamo?" viene spiegata nella nei primi tre elementi della versione ampliata della lista:

• qual'è il problema?
• definire l'obiettivo come la soluzione del problema
• perfezionare l'obiettivo in una serie limitata di fini

I nostri fini specificano quello che vogliamo. Sono la risposta al problema prioritario della comunità.

La domanda chiave sulla gestione "Cosa abbiamo?" si amplia in:

• identificare risorse e limiti

"Cosa abbiamo" può essere diviso in due categorie: (1) cosa abbiamo di utile e di valore (risorse) che ci aiuterà nell'ottenere quello che vogliamo, e (2) cosa abbiamo che ci ostacolerà nell'ottenere quello che vogliamo (limiti). Questi possono essere due capitoli separati o sezioni di un piano del progetto.

La domanda "come utilizziamo quello che abbiamo per ottenere quello che vogliamo" viene ampliata in tre domande:

• generare una serie di strategie per utilizzare le risorse evitando i limiti e raggiungendo i fini
• scegliere la strategia più efficace
• stabilire l'organizzazione (struttura, chi fa cosa, budget, programma)

Si vuole o serve una sola strategia (un percorso che porta al raggiungimento dei fini). Come mostrato nella sessione di tempesta di idee, un modo per aumentare la partecipazione al processo decisionale è creare alcune alternative e poi sceglierne una. Il processo di organizzazione è compito dell'animatore, e dovrebbe essere logicamente basato sui fini e la strategia scelti dalla comunità.

"Come otteniamo quello che vogliamo con quello che abbiamo?" comprende anche un budget. Il budget riga per riga dovrebbe essere posto nell'appendice. Ogni riga del budget dettagliato dovrebbe riportare il totale costi per una categoria di budget. Le righe dovrebbero essere raggruppate per costi simili (ad esempio salari, veicoli, comunicazione, combustibili, trasporti). Se possibile distinguete tra voci non sacrificabili (apparecchiature che possono essere riutilizzate in futuro) e sacrificabili (forniture esauribili).

Il budget dovrebbe essere una stima realistica di tutti i costi coinvolti nella realizzazione e nella messa in atto del progetto. Se possibile, dimostrate il potenziale per un eventuale supporto autonomo o supporto da risorse diverse da quelle che state richiedendo. Le stime dei costi dovrebbero essere suddivise in categorie logiche (righe) come: salari, forniture e materiali, attrezzature, viaggi, affitto, telefono. I contributi volontari apportati al progetto da voi e dei membri della vostra organizzazione dovranno essere elencati e stimati in termini economici nel modo più verosimile possibile. Specificate le strutture fisiche che sono disponibili o verranno rese disponibili per il progetto. Specificate le attrezzature e le forniture esistenti nella vostra organizzazione che verranno utilizzate per questo progetto. Aggiungete ogni altro fattore fornito da governi o organizzazioni che verrà utilizzato per questo progetto.

La quarta domanda "Cosa succederà quando lo faremo?" si amplia in molte domande importanti nel piano del progetto. Sono riassunte in:

• decidere sulla supervisione, la rapportistica e la valutazione

Questi tre aspetti sono differenti ma sono collegati tra loro. Sono inoltre fondamentali anche se si tratta di aspetti spesso trascurati da animatori e leader di comunità meno esperti.

Supervisione significa osservare il processo in corso del progetto (essere "implementato"). Bisogna monitorare non solo le azioni intraprese ma anche i risultati delle azioni. Tutto ciò è necessario per mantenere il progetto in linea. Rapportistica significa mantenere informati tutti gli interessati informati (in modo scritto e orale) sul monitoraggio del progetto. Valutazione significa valutare quello che sta succedendo (e "l'Impatto" o i risultati dell'azione) per modificare se necessario piani, fini, obiettivi o strategie.

Il monitoraggio dovrebbe essere fatto da:

• la comunità;
• dal comitato esecutivo dell’organizzazione basata sulla comunità
• da altri donatori.

Il piano del progetto dovrebbe spiegare come verranno misurati e verificarti i risultati.

La preparazione e il ricevimento dei rapporti deve essere deciso e descritto nel piano del progetto. Deve essere enfatizzata la parte di rapporto sui risultati, o la resa, come ad esempio gli effetti del progetto in confronto ai fini definiti e pianificati nella proposta di progetto, il rapporto non dovrà trattare soltanto delle attività del progetto (che sono fattori).

Oltre l'Essenziale

Mentre le quattro domande chiave sulla gestione e la loro espansione in una dozzina circa di capitoli del piano del progetto formano insieme il piano del progetto essenziale della comunità, ci sono alcuni altri elementi che potreste unire al piano. La maggior parte di questi elementi extra sono elencati e descritto in un altro modulo, la Proposta di progetto. Questo succede perché c'è una fusione di attività tra pianificare un progetto e ottenere fondi esterni per realizzarlo. Aggiungendoli al piano del progetto si aumenterà la comprensione del progetto proposto e si chiariranno le domande che potrebbero sorgere dai membri della comunità.

Inoltre, a volte trascuriamo il fatto che in un progetto basato sulla comunità le donazioni più importanti giungono dagli stessi membri della comunità. Tempo, energia, saggezza e riflessioni donati dal comitato esecutivo li fa salire ai primi posti nella lista dei donatori. Quando un progetto della comunità viene pianificato, dovrebbe essere in risposta a un desiderio espresso della comunità (come sa avesse origine da una sessione di tempesta di idee). Quando il piano è completo e il documento del progetto è scritto e pronto, dovrà essere inviato nuovamente alla comunità per avere il loro riscontro e per consentire un esame pubblico, in modo da poter confermare che in esso siano riflesse in modo genuino le priorità della comunità intera.

Per una spiegazione dettagliata di questi elementi aggiuntivi, vedere Proposta di progetto dove si può trovare la loro descrizione e le motivazioni per aggiungerli.

Conclusioni:

Quando la comunità intera ha deciso quale attività svolgere questa può essere espressa come un progetto. Un progetto deve essere pianificato. Gli elementi centrali di un progetto devono essere il progetto di una sessione di tempesta di idee guidata dall'animatore, dettagli elaborati dal comitato esecutivo e scelti dalla comunità.

Le linee guida riportate hanno dimostrato come gli elementi essenziali del piano sono generati dalle quattro domande chiave sulla gestione. Vengono elencati altri elementi oltre a questi essenziali (che aiuteranno a chiarire la natura del progetto alla comunità e ai donatori).

Appendice: Profilo del modello di un Piano del Progetto

Pianificare un progetto:

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Ultimo aggiornamento: 14.10.2011