Tweet
اللغات المترجم اليها
'العربية / al-ʿarabīyah
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Polszczyzna
Português
Română
Српски / Srpski
Türkçe
صفحات أخرى:
وحدات التّدريب
خريطة الموقع
الكلمات الرّئيسية
إتّصل بنا
ملفات الاستخدام
روابط مفيدة
المحتويات:
المحتويات:
المحتويات:
المحتويات:
المحتويات:
المحتويات:
المحتويات:
الادارة المشتركة
أساليب لزيادة مساهمات الموظفين في صنع القرار التنظيمية
للكاتب فيل بارتيل, حاصل على الدكتوراه
ترجمة:د.داليا مجيد الكعبي
الاهداء الى غيرت لودينغ
الوثيقة الأساسية في هذا النموذج
الادارة مهمة جدا بحيث لا تترك فقط للمدراء
 |
المقدمة:
سواء كنت مسؤولاً عن إعداد منظمة جديدة ,أو منظمة غير حكومية جديدة أو اهلية, أو إدارة جديدة أو مشروع جديد ,انت تريد التأكد من ان عملية الإدارة سوف تعزز من فعالية المنظمة.
إذا كنت على "مجلس إدارة" ,ستحتاج إلى إسداء المشورة إلى المدراء تجعل المنظمة أقوى, ولكن أيضا أكثر عادلة وإنسانية. قد تكون رئيس قرية تبحث لتحديث المجلس والمكتب . قد تكون رئيس منظمة للعمال, تضغط من أجل تحسين إدارة تعطي صوت أكبر للموظفين،و أكثر احترام لهم. تساعدك المبادئ التوجيهية هنا بشأن كيفية جعل الإدارة أكثر مشاركة في المساعي الخاصة بك.
ما هي؟
المشاركة عبارة عن كلمة مستخدمة كثيرا هذه الأيام انها تعني أشياء مختلفة في مختلف السياقات.
في التدريب , المتدربين يستفيدون من المشاركة في نشاط تدربو عليه, "التعلم من خلال الممارسة." انه عمل المجتمع,المشاركة تعني أن المجتمع بأكمله بما في ذلك أولئك الذين لا يتكلمون عادة ، المشاركة في القرارات التي تؤثر على مستقبل المجتمع. في الالعاب (مثل البوكر) المشاركة تعني بأنه يُسمح للشخص بالمشاركة (القيام بالمقامرة).
الادارة المشتركة يعني أن الموظفين ليس فقط المدراء، يكون لهم تأثير على القرارات التي تؤثر على المنظمة. انه ليس مشابه للإدارة المجتمعية او التعاونية, حيث لكل الموظفين نفس الوزن في عملية صنع القرار . أغلبية التصويت, أو الموافقة في الآراء،ليست الحكم النهائي للبت في القرار.
في الادارة القائمة على المشاركة, المدراء (أو مدير) لديه المسؤولية النهائية في اتخاذ القرارات و الإجابة عليها, ولكن الموظفين الذين يتأثرون بالقرارات يقدمون الملاحظات, التحليل, اقتراحات و توصيات في عملية تنفيذ القرارات .
يمكن استخدام هذه المبادئ التوجيهية كلها عندما تقوم بانشاء منظمة جديدة, ممكن جعلها كقرار واع رئيسي لمؤسسة جارية, أو يمكن إضافتها ببطء قطعة قطعة في منظمة احتكارية أكثر حول صنع القرار حيث تتخذ القرارات فقط في الأعلى.
فوائد المشاركة:
إذا قمت بإعداد الامور كما هو موضح أدناه ، سوف تستفيد انت و المنظمة بطرق كثيرة.
مؤسستك الخاصة سوف تعمل أفضل اذا كان الموظفين أكثر ولاء و يشعرون بالحاجة لهم يشعرون بالاحترام, وأن يشعرون أن رايهم مهم. إذا كنت نشط وتلتمس إسهامهم في صنع القرار, فانك سيسهم في كافة هذه الأشياء. تميل القرارات إلى أن تكون أفضل عندما تدعوا الى طائفة أوسع من المعرفة, المعلومات والخبرات. بغض النظر عن خبرة وحكمة الرئيس قد تكون, فان خبرته لا تكون بقدر خبرة مجموع جميع موظفيه ا.
الثقة هي عنصرمهم في القيادة.طرق المشاركة عادة ما تعني أن اتخاذ القرارات أكثر شفافية. ان هذا,بدوره, يزيد ثقة الموظفين, ويزيد قيادة المدير. و الشفافية هي فائدة مضافة لهذه الطريقة.
عندما يتم اتخاذ القرارات في مشاورات فعالة مع الموظفين ، فان الاشتباه يقل في الامور الغير شرعية والغير اخلاقيةلاتخاذ القرارات . مع مشاركة المجتمع ، النتيجة النهائية أن الإدارة القائمة على المشاركة تحصد الكثير من المنافع.
إلا أنه توجد بضعة تكاليف للحصول على المشاركة. احدها هو أن يستغرق وقت للحصول عليه, لذا تكون القرارات أبطأ مما لو تم اتخاذها بطريقة فردية عند يتجادل الموظفين بشان قرار معين, لكن الانطمة, الميزانية , المجلس أو المكتب لا تسمح بهذا القرار ,عندها الموظفين سيصابون بخيبة , وقد يسأل البعض لماذا شاركوا. ويجدر على المدير اظهار أنه حتى وإن كان الجميع يريدون مساراً محدداً لااتخاذه, فان ظروف اقوى من الإدارة - تعيقهم من اتخاذ هذا المسار. عندما ينقسم الموظفين بخصوص مسألة معينة ، هذا سوف يكشف عنه عندما يبدو انه قرار الإدارة. الخلافات قد تؤثر على العمل يجب أن يخصص المدير وقت و جهد اضافى للتوصل الى قرار - بمشاركة الموظفين -و الذي سوف يقلل من الخلاف .
هناك قليل من التشنج و فوائد كثيرة تفوق التكاليف في اتخاذ نهج تشاركي للإدارة .
طرق توجيه المشاركة:
إذا اخترت تخطيط وتنفيذ برنامج لزيادة مشاركة الموظفين في صنع القرار والإدارة-نحن نشجعك للقيام بذلك - يمكنك استنباط طرق كثيرة لجعل المؤسسة الخاصة بك مشاركة أكثر.
تتطلب المشاركة في عملية صنع القرار اتصالات جيدة,كلما فتحت قنوات أكثر كلما يمكنك جعل مشاركة الموظفين في إدارة المنظمة اكثر. كل فرصة يمكنك الحصول عليها ، ابحث عن سبل لاجراء محادثات مع الموظفين. دعهم يظهرون لك انجازاتهم و اخفاقاتهم. ان الموظفين سيرون بسرعة إذا ما كنت مخلص ام لا. لا تفعل ذلك بطريقة سطحية . أظهراهتمام حقيقي في ما يفعلون. أظهرلهم الاحترام.
قم بإعداد اجتماعات ادارية روتينية و منتظمة. انظر الاجتماعات. قم بإعداد دورات استثنائية تسمح (وتشجيع) مساهمات الموظفين. استخدم أوصاف العمل بما ان البرنامج الخاص بك في زيادة مشاركة الموظفين, وترتيب جلسات المراجعات السنوية للحصول على مساهمات الموظفين لعمل خطط العمل السنوية .
قد وجدت طريقة واحدة مفيدةهي وضع علامة خلف مكتبي "ان الادارة مهمة جدا بحيث لا تترك فقط للمدراء" . عندما يلاحظها الزوار في مكتبي أو يسالوا عنها ,عندها انتهز الفرصة لشرح قيمةمساهمات الموظفين في عملية صنع القرارات الإدارية.
وضع الأفكار طريقة أخرى فعالة للبحث عن المشاركة في صنع القرار. أنه مختلف عن الأخرين هنا في أنه يهدف إلى اتخاذ القرارات المجتمعية, لا صنع القرار التي إدارتها الإدارة. وله نموذج خاص به; انظر وضع الافكار.
أعطهم تدريب اداري موجه لغير المدراء; على الاقل مقدمة الى الاسئلة الاربعة الرئيسية.
أنظر كيف تدار منظمتك حاليا. اسأل كيف- ما هي الطرق - يشارك الموظفون بالفعل في صنع القرارات الإدارية. إنشئ طرق تعتقد أنه يمكن ان تشجع على المشاركة أكثر. صمم البرنامج الخاص بك ليكون مناسب للظروف التي تواجها, ثم اختر ما سوف تعمله فقط.
الانتباه:
كلنا نريد أن نحترم و ناخذ على محمل الجد. الموظفين لا يختلفون في هذا.
أنت يُمْكِنُ أَنْ تَعْزلَ بسرعة وتُثبّطُ عزيمة الموظّفين إذا تصرفت وكأن هم لَيسوا هناك، تتصرّفُ وكأن هم لا يَحْسبونَ ( لَيسوا مهمَمين)، أَو تتصرّف وكأنهم جزءَ من زينةِ الغرفةَ.
وعلى النقيض من ذلك، إذا استمعت إلى الموظفين,و تطلب آرائهم, تأْخذُهم بجدية ، وتتعامل معهم باحترام, عندها سوف يحترمون انفسهم و المؤسسة و يحترموك اكثرنفسها المنظمة و لك، أكثر. هم سَيَأْخذونَ عملهم بجدية اكثر؛ و سَيَضِعونَ جُهدِ اضافيِ؛ و سَيَكُونونَ أكثر إنتاجاً. كلما يمكنك القيام بذلك اكثر كلما مارست اكثر القيادة.
الإدارة التشاركية,في أدنى حد تعني أن المدير يولي انتباها للموظفين. ضع هذا في كافة الأساليب المذكورة في هذه الوثيقة.
الانتباه.
اجتماعات الادارة:
مستند آخر في هذا النموذج يبحث بمزيد من التفصيل في اجتماعات الادارة. انظر الاجتماعات. والمهم هنا هو أنه يمكنكجعل اجتماعات الإدارة جزءا لا يتجزأ من البرنامج الخاص بك لتطوير الإدارة القائمة على المشاركة في المؤسسة الخاصة بك.
مثل هذه الإجتماعاتِ يَجِبُ أَنْ تعمل بشكل دوري وبإنتظام. إذا كنت تَتغيّبُ مِنْ الإجتماعاتِ، أَو يَلغيهم في أغلب الأحيان، فانك تقلل الإحترامَ والأهميةَ من الاجتماعات. كلاكما انت والموظفين يمكنكم جدولة العمل مرة اخرى بالوقت الذي تحددوه. لا تقم بتحديد وقت ومن المحتمل أن شخص اعلى منك رتبة يستدعيكم لاجتماع مختلف والذي تكون ملزم بحضوره. افضل تكرار هو اسبوعين (أو نصف شهر) بين الاجتماعات. بَعْض المدراءِ يَجتمعونَ إسبوعيَا، آخرون شهرياً اختر ما هو اكثر ملائمة لك. تاكد من ان الاجتماعات تعقد في نفس الاسبوع وفي نفس الوقت من كل اسبوع.
قم بكل المحاولات لجعل هذه الاجتماعات اجتماعات صنع القرار من السّهلِ ان تَضْيع الوقتِ بالشكلياتِ، وإلاستِماع إلى أفرادِ يَحْبُّون سَمْع أنفسهم يَتكلّمونَ، و هدرُ الوقت على سمع معلوماتِ الكُلّ يَعْرفُها، أَو يَجِبُ أَنْ يَعْرفَها لا تَسْمحْ بالتقارير الشفوية التي كان يَجِبُ أنْ تُكْتَبَ وتُوزّعَ قبل الإجتماع وقت الاجتماع ينبغي ان يكون فقط وقت اتخاذ القرار.
راجع وثيقة الاجتماعات, والتي تشرح هذه المبادئ بتفصيل اكثر.
المهمُ هنا بأنّك تُريدُ الموظّفين أَنْ يُساهموا في عملية إتّخاذ القراراتِ الإداريةَ (لاحظ أيضاً أن الاجتماعات يمكن أن تكون عبئا بدلاً من فائدة إذا كانت تجري لا جيدا). لَيسَ كُلّ إقتراحاتِهم سَتَكُونُ مقبولة آلياً، إذا تم نقضها من قبل المجلس (مِنْ لجنة تنسيقيّة بسلطاتِ سياسيةِ)، الدستور او الوثيقة السياسة للمنظمة (إذا لَهُ واحد)، قانون الأرضِ، الميزانية المتوفرة للمنظمةِ، أَو غرضه المنصوص، أهداف، إستراتيجية أَو عوامل منصوصة رسمياة أخرى. الاقتراحات التي لا يمكن اتباعها نتيجة هذه القيود يمكن أن تقدم بواسطة بعض الموظفين. إشكرْ الموظّفَ لمساهمته، وضّحُ لِماذا لا يُمْكن أنْ تقْبَلَ هذه الاقتراحات، واضْمنُ لهم بأنّ الإدارةِ يُمْكِنُ فقط أَنْ تَتّخذُ قراراتَ تنفيذيةَ، ولا تَستطيعُ مُنَاقَضَة السياسةِ
الاجتماعات فرص للسماح للموظفين معرفة كيف, بطرق مختلفة, أنهم ذات قيمة,لديهم أفكاراً مفيدة ،و يتم احترامهم. فقط دعوتهم إلى حضور الاجتماعات غير كافي. قد يشعرون أن لديهم امور افضل للقيام بها، لا سيما إذا كانت اجتماعات غير مجدية لهم و غير مثمرة. ومن الضروري تاكيد ان مشاركتهم مثمرة, وشوهدت أنها منتجة.
مقبول أَنْ يَكُونَ هناك إجتماعاتُ مختلفةُ لأصنافِ مختلفةِ مِنْ الموظّفين؛ ومثال على ذلك: - واحد لموظّفي الدعمِ والآخر لموظّفي الانتاج أَو المحترفَين. أحياناً يكون من المفيد ان يرأس مدير موظفي الدعم اجتماع موظفي الدعم الإداري . وإذا كان الأمر كذلك، ينبغي من المدير العام ان يجلس في الاجتماعات لاظهار الاهتمام و تأكد من أن موظفي الدعم يعرفون أن هناك حاجة لهم.
إذا تطلب من السكرتير أو غيره من موظفي الدعم تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات , عندها يضطرون إلى التركيز على التسجيل ولا يشاركون بشكل كامل في عملية اتخاذ القرارات. في مثل هذه الحالات يجب التأكد من قضاء وقت مع ذلك الشخص ، اعتماداً على المواضيع ، وتطالب بآراءه.
ضع في الاعتبار تقديم بعض التدريب - تدريب الادارة لغير المدراء . الاربعة اسئلة الرئيسية, وقضايا ادارية اخرى لغير المدراء متوفرة في نموذج, تدريب الادارة.
دورات خاصة:
عند تنظيم دورات خاصة, لديك فرصة أخرى لتشجيع المساهمات الصادقة من قبل الموظفين.
اهم شي تتذكره هو أن هذه الدورات يمكن بسهولة أن تصبح سطحية, مثلا تكرار الكلام, شعارات فارغة, , او لابهار الشخصيات المهمة. كجزء من البرنامج الخاص بك,لتأكد من أن المساهمات الحقيقية لااتخاذ القرارات التنظيمية هب التي يوفرها الموظفين.
يمكن إعداد دورات خاصة لمناسبات مختلفة، بما في ذلك زيارة الشخصيات الهامة من المكتب الرئيسي أو من الحكومة أو من إحدى وكالات مانحة رئيسية. قد تكون من اجل اعادة هيكلة, او حدث وطني يستدعي دعوة جميع المنظمات في البلاد.
الدورات الرباعية هي كجزء من وكالة تحويل من وكالة استجابة طارئة (خيرية) الى هيئة تنمية مستدامة (تمكين) هي مثال الدورة خاصة. SWOT مختصر "القوة, الضعف, الفرص, التهديد," ومن الممكن استخدامها في العديد من المناسبات ، وكذا في النموذج الذي يهدف الى تحويل أي وكالة أو برنامج.
ظهور أزمة تنظيمية, سواء بسبب العوامل الداخلية أو الخارجية أو كليهما،هيا فرصة جيدة لتنظيم دورة خاصة.
ان وصول خبير استشاري خارجي, مثلا من أجل التدريب الاداري أو الرصد والتقييم ، فان كافة الأحداث المتتالية يمكن أن تتيح فرصاً في إعداد الدورات الخاصةو التي يمكنك تشجيع الموظفين على المشاركة في صنع القراران الادارية .
اوصاف العمل:
الطريقة التي تستخدم بها مواصفات العمل هي ايضا فرصة للمساهمة في الإدارة القائمة على المشاركة.
وفي كثير من اﻷحيان يتم تصميم الوصف الوظيفي عند إعداد منظمة ما. قد يتم كتابته من قبل مخطط أو خبير استشاري خارجي. بعد استعمالها بصورة اولية,يتم ارشفتها (أو فقدانها)و لا ترى مرة أخرى. استخدم هذه الطريقة،يؤدي الى عدم اسهام الوصف الوظيفيفي الإدارة القائمة على المشاركة ولها قيمة صغيرة.
أن المراجعات المنتظمة لوصف العمل بين الموظفين المعنيين و المشرف , في تعديل مضمونها لكي تعكس الظروف المتغيرة و استجابة لتغيير المهام وتغيير المسؤوليات ثم توقيعه من قبل الطرفين يمكن أن تسهم في الادارة المشتركة في العديد من الطرق. ليس توصيفات الوظائف نفسها, ولكن كيف يمكنك استخدامها بحيث يسهم في الإدارة القائمة على المشاركة.
أنظر "أستخدام وصف العمل."
المراجعات السنوية:
ان إجراء مراجعة سنوية مع كل أصحاب المصلحة في برامج التنمية هي وسيلة هامة وقيمة للحصول على تعليقات بشأن الأنشطة الأخيرة و إدراجها في خطة العمل السنوية القادمة. وبالمثل، فأن إجراء مراجعة سنوية للموظفين داخل المنظمة (إذا تم اجراءه بطريقة صحيحة ) يعتبر طريقة مفيدة لمراجعة السنة الماضية من ناحية النجاحات, أوجه قصور ,والدروس المستفادة، والحصول على الاقتراحات التي يمكن ان توضع في خطة العمل السنوية القادم لتلك المنظمة. وهي أداة جيدة لممارسة الإدارة القائمة على المشاركة.
يجب التأكد عند إجراء مراجعة سنوية من حضور جميع المشاركين وأن لا يتغيب اي مشارك بسبب نداءات العمل اليومية أو قضايا في المنزل أو أي شيء خارج المراجعة نفسها. ولذلك فمن الأفضلا لترتيب لان يعقد الاجتماع فى خارج موقع مكتب المنظمة. مركز المؤتمرات (أو مدرسة أو اي مكان آخرمن الممكن تحويله بشكل مؤقت إلى مركز المؤتمرات) أي بعيدا عن أي موقع حضري, ودون الهواتف افضل. استكمال ذلك الاختيار للمكان بالاعلان عن أن جميع الموظفين ينبغي وقف أعمالهم العادية, عدم السماح بأي مواعيد في ذلك اليوم ، يكون على استعداد للاهتمامبالمراجعة مائة في المائة.
قد تجد أنه مثير للاهتمام ومفيد تعيين ميسِّر خارجي ذو خبرة لتقييم المشاركة (جيش الخلاص الشعبى ، مثلاً) لإجراء المراجعة نيابة عنك.
رتب المراجعة السنوية بحيث ان كافة المشاركين (في صنع القرار) ، سيشعرون بامان وحرية التعبير عن آرائهم. تأكد من أن المنهج النموذجي سيشكر كل مشارك لاي نوع من المشاركات حتى لو كان مجرد اقتراحات شعبية. وكذلك عند إجراء المراجعة السنوية ، يعود لك التأكد من أن الموظفين يستمعون اليك و انه يتم الاستماع إليهم. وبانهم مهمون ؛ إظهر لهم بانك تعرف ذلك. (ان للمدير مورد واحد فقط; الموظفين , و نجاحه أو فشله يعتمد على سلوكهم). تأكد من أن اقتراحاتهم وتوصياتهم موجودة في خطة العمل السنوية, و إنهم يفهمون لماذا بعضها قد لا يكون ممكنا.
أنظر: لمراجعات السنوية.
الاستنتاج:
يمكن أن تحسن الإدارة القائمة على المشاركة من فعالية وقدرة المنظمة . ويكمن بين عنصر 16 من القدرة التنظيمية. انظر: "16". وهي تسهم الى القيادة الجيدة في الإدارة. وهي تسهم في زيادة الشفافية في اتخاذ القرارات التنظيمية.
ومن بين هذه الشعارات التي توجهك إلى الادارة الجيدة, عبارة لا تعمل بجد ؛ احصل على نتائج. وهذا هو استراتيجية المدراء الجيدين. إذا كان شخص ما يعمل بجد ، لا يعني بانه يدير.
الممتلكات القيمة للدير هي فقط الموظفين. اذا كان أولئك الموظفين يعول عليهم اكثر،مخلصين ، مستعدين للعمل وإعطاء جهد إضافي,و إذا كانو يثقون بقادتهم ومعرفة أنهم بايد آمينة, يكون الناتج والكفاءة بالتالي فان قدرة هذه المنظمة ستكون أعلى بكثير. كلما يمكنك تفويض صنع القرار والمسؤولية أكثر,كلما كبر ولاء وثقة الموظفين بك . وكلما كانت المنظمة فعالة اكثر ؛ كلما زاد نجاحك كمدير.
قيم حالتك في المنظمة. قيم ما هي عناصر الإدارة القائمة على المشاركة التي أشارت هنا الى امكانية إضافة إلى ما لديك, أو ما هي العناصر الموجودة و يمكن تحسينها داخل المنظمة. إنشاء استراتيجيات لزيادة الإدارة القائمة على المشاركة.
استخدم هذه المبادئ التوجيهية (لا تقم بنسخها مغمض العينين) لإنشاء برنامجك الخاصة لزيادة الإدارة التشاركية, برنامجاً يراعي الظروف ويقع ضمن المعايير التي تحدد الإفعال.
––»«––
مشاركة العاملين في اتخاذ القرارات:
 |