Tweet
Tłumaczenia:
'العربية / al-ʿarabīyah
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Polszczyzna
Português
Romãnã
Inne formaty:
Inne strony:
Moduły
Mapa
Słowa Kluczowe
Kontakt
Dokumenty do użycia
Pożyteczne Linki
Spis treści:
Spis treści:
Spis treści:
Spis treści:
Spis treści:
Spis treści:
WSPÓŁUCZESTNICTWO W ZARZĄDZANIU
Metody na zwiększenie wpływu pracowników w podejmowaniu decyzji
przygotowanie Phil Bartle`a
tłumaczenie Anna Łukasiewicz
Korekcja Aneta Chudzińska
Gertowi Gert Ludeking
Dokument asadniczy w Module
Zarządzanie jest po prostu zbyt ważne żeby je zostawić kierownikom
 |
Wstęp:
Czy jesteś odpowiedzialny za założenie nowej organizacji, (pozarządowej albo społecznej), nowego departmentu albo projektu, chcesz zapewnić że sposób zarządzania zwiększy skuteczność organizacji. Jeżeli jesteś jednym z dyrektorów, będziesz chciał dać kierownikom rady które doprowadzą do większej sprawiedliwości w zarządzaniu organizacją.
Jeżeli jesteś sołtysem możesz chcieć zmodernizować swoje biuro i radę.
Możesz być liderem związku robotniczego który chce polepszyć zarząd związku na rzecz pracowników, dając im nie tylko większy głos ale także wzgląd i szacunek. Wskazówki o współuczestnictwie w zarządzaniu znajdujące się tutaj pomogą ci w twoich staraniach.
Co to jest?
Współuczestnictwo jest bardzo używanym słowem w dzisiejszych czasach; znaczenie tego słowa zmienia się zależnie od kontekstu. W treningu, praktykanci odnoszą korzyść z udziału w danej czynnosci, przez “uczenie się poprzez wykonywanie”.
W pracy społecznej, współuczestnictwo znaczy to że całe dane społeczeństwo, łącznie z tymi którzy z natury nie biorą udziału, uczestniczą w robieniu decyzji które mają wpływ na przyszłość tego społeczeństwa. W grach (naprzykład w pokerze), współuczestnictwo może znaczyć to że ludzie są dopuszczeni do gry (biorą udział w hazardzie).
Współuczestnictwo w zarządzaniu znaczy to że pracownicy, a nie tylko kierownicy mają wpływ na decyzje organizacji. Współuczestnictwo to nie jest to samo co wspólny zarząd, gdzie każdy pracownik ma takie same prawa w podejmowaniu decyzji. Sporna decyzja nie jest zadecydowana poprzez większość głosów.
Współuczestnictwo w zarządzaniu polega na tym że kierownicy są ostatecznie odpowiedzialni za podejmowanie decyzji I jej wynik, ale pracownicy których ta decyzja dotyczy, mają sposobność dostarczenia swoich obserwacji, analiz, propozycji i rekomendacji podczas przebiegu podejmowania tej decyzji. Te rady mogą być używane jako całość przy zakładaniu nowej organizacji, albo przy organizacjach już dziajających albo mogą być powoli dodawane do bardziej monopolistycznych organizacji gdzie decyzje są podejmowane tylko na najwyższych szczeblach.
Korzyści Współuczestnictwa:
Jeżeli zastosujesz się do rad podanych tutaj, ty i twoja organizacja odczują wiele korzyści.
Twoja organizacja będzie lepiej działać jeśli pracownicy są bardziej lojalni, czują się potrzebni i szanowani i czują że ich opinie się liczą. Jeżeli naprawdę będziesz się starać o współuczestnictwo w zarządzaniu, przyczynisz się do tych wszystkich korzyści.
Decyzje są na ogół lepsze jeśli są oparte na wiedzy, informacjach i doświadczeniu wielu ludzi. Nawet jak zwieszchnik jest bardzo doświadczony, nie ma tyle doświadczenia co wszyscy pracownicy razem wzięci. Zaufanie jest ważnym elementem dowództwa.
Współuczestnicze podejście do zarządzania czyni sposób podejmowania decyzji bardziej przejrzysty. A to zwiększa zaufanie pracowników i wpływ kierownika. I przejrzystość sama w sobie dodaje korzyści do tego podejścia.
Decyzje podjęte poprzez naradę z pracownikami, zmniejszają podejrzenia o to że nielegalne albo niemoralne decyzje zostały podjęte w podstępnych okolicznościach. Tak samo jak zaangażowanie społeczeństwa, końcowy resultat jest taki że współuczestnictwo w zarządzaniu przynosi wiele korzyści. Są jednak pewne koszty w uzyskaniu współuczestnictwa.
Jeden koszt to czas, decyzje podejmowane w ten sposób są wolniejsze niż te podejmowane jednostronnie. Jeżeli pracownicy zalecają decyzje która nie jest realna ponieważ budżet albo dyrektorzy na nią nie pozwalają, pracownicy mogą się czuć rozczarowani i nie chcieć dalej współuczestniczyć.
W takiej sytuacji, kierownik musi pokazać że nawet jak wszyscy chcieli podjąć tą decyzje, okoliczności poza zarządem, nawet zarządem opartym na współuczestnictwie, na to nie pozwoliły. Jeżeli zdania pracowników są podzielone na jakiś temat, to może to stać się problemem kiedy będzie trzeba podjąć decyzje na ten temat.
Niezgoda może źle wpłynąć na pracę. Kierownik musi włożyć więcej czasu i wysiłku aby podjąć decyzje poprzez współuczestnictwo, która ograniczy niezgode.
Chociaż używanie współuczestnictwa w zarządzaniu może stworzyć parę irytacji, korzyści przeważają koszty.
Sposoby na Zwiększenie Współuczestnictwa:
Jeżeli zdecydujesz się zaplanować program który zwiększy współuczestnictwo pracowników – co bardzo popieramy – to jest na to dużo sposobów. Współuczestnictwo w podejmowaniu decyzji wymaga dobrej komunikacji, im więcej stworzysz sposobów komunikacji, tym lepiej twoi pracownicy będą mogli uczestniczyć w zarządzaniu organizacją
Wykorzystaj każdą szansę aby porozumieć się ze swoimi pracownikami. Pokaż im że dbasz o ich osiągnięcia i troski. Pracownicy bardzo szybko zauważą czy jesteś szczery czy nie. Nie rób tego w powierzchowy albo niedbały sposób.
Szczerze zainteresuj się tym co oni robią. Okaż im szacunek. Ustal regularne i rutynowe zebrania zarządu. Zobacz: Zebrania. Ustal specjalne sesje które pozwalają na i popierają wkład pracowników do dyskusji.
Używaj opisy pracy jako program na zwiększenie współuczestnictwa pracowników i ustal coroczne przeglądy aby uzyskać wkład pracowników na coroczne plany. Jedna pożyteczna metoda którą ja stosuje to wywieszenie za biurkiem napisu "Zarządzanie jest po prostu zbyt ważne żeby je zostawić kierownikom."
Kiedy goście go widzą i pytają co on oznacza, mam okazję aby im wytłumaczyć jak cenny jest wkład pracowników w podejmowaniu decyzji. Burza Mózgów jest jeszcze jedną z metod uzyskiwania współuczestnictwa w podejmowaniu decyzji.
Jest to metoda inna od wszystkich tu podanych ponieważ służy w pierwszym rzędzie do wspólnego stylu podejmowania decyzji, a nie do takiego który jest mitigowany przez kierownika. Ma ona swój własny moduł, zobacz: Burza Mózgów.
Zaoferuj im podstawowe szkolenie w zarządzaniu, przynajmniej wstęp do czterech podstawowych pytań. Zobacz jak twoja organizacja teraz działa. Zapytaj się w jaki sposób pracownicy teraz współuczestniczą w podejmowaniu decyzji.
Wymyśl sposoby jak ich zachęcić do większego współuczestnictwa. Użyj w swoim programie tylko to co jest stosowne do twoich warunków i wybierz tylko te metody które będą działać.
Zwracanie uwagi na Pracowników:
Wszyscy chcemi być szanowani i brani na serio. Twoi pracownicy też.
Bardzo szybko możesz zrazić i zniechęcić pracowników jeśli zachowujesz się jakby oni nie instnieli, jakby się nie liczyli (w sensie że nie są istotni), albo jakby byli częścią umeblowania twojego biura. Z drugiej strony, jeżeli słuchasz ich, pytasz o opinie i szanujesz ich, oni bedą bardiej szanować siebie, organizacje i ciebie. Bedą pracować staranniej, chetniej i wydajniej.
Im bardziej tak będziesz postępować, tym więcej będziesz przejawiać cechy dobrego dowódcy. Współuczestnictwo w zarządzaniu przynajmniej znaczy to że kierownik zwraca uwagę na swoich pracowników.
Zastosuj to do wszystich metod w tym dokumencie. Zwracaj uwagę na swoich pracowników.
Zebrania Zarządu:
Ów dokument w tym module szerzej omawia zebrania zarządu.
Ważne jest abyś mógł przeistoczyć zebrania zarządu w niedzowną część twojego programu dążącego do rozwinięcia współuczestnictwa w zarządzaniu w twojej organizacji. Takie zebrania powinny się odbywać rutynowo i regularnie. Jeśli nie będziesz uczęszczał zebrań albo będziesz je często odwoływał, pracownicy nie będą uznawać je za ważne.
I ty i twoi pracownicy możecie planować coś innego około tego czasu wybranego przez ciebie na zebranie. Nie wybieraj czasu kiedy istnieje duże prawdopodobieństwo że ktoś poza twoją kontrolą ogłosi inne zebrania na które musisz iść.
Optymalna częstotliwość między zebraniami to dwa tygodnie (pół miesiąca). Niektórzy kierownicy mają zebrania co tydzień, inni co miesiąc.
Wybierz taką częstotliwość która jest najbardziej stosowna. Upewnij się że zebrania są zawsze w tym samym dniu i o tej samej godzinie.
Postaraj się aby te zebrania służyły tylko do podejmowania decyzji. Bardzo łatwo jest tracić czas na formalności, na słuchaniu ludzi którzy po prostu lubią gadać, albo na słchaniu wiadomości które wszyscy znają lub powinni znać.
Nie pozwalaj na ustne raporty jeżeli mogą one być napisane i przeczytane przed zebraniem. Zobacz dokument, "Zebrania", który szerzej objaśnia te zasady.
Ważne jest to żeby pracownicy przyczynili się do przebiegu podejmowania decyzji. (Zauważ że zebrania mogą stać się cieżarem zamiast pomocą jeśli są nieprawidłowo prowadzone). Nie wszystkie sugestie pracowników będą automatycznie zaakceptowane jeśli nie zgadzają się z radą (albo jakąkolwiek grupą która tworzy reguły), z konstytucją, prawem, dostępnym budżetem albo z celem, intencją, strategią lub oficjalnymi parametrami organizacji.
Sugestie których nie można wykonać z powodu tych limitacji mogą jednak być wypowiedzine przez pracowników. Jeśli to się stanie, podziękuj pracownikowi za sugestie i wytłumacz dlaczego nie można jej zastosować i że kierownicy mogą tylko podejmować wykonawcze decyzje które nie zaprzeczają regułom.
Zebrania to okazje aby pokazać pracownikom, w różne sposoby, że są cenni, że mają pożyteczne pomysły i są szanowani. Nie wystarcza ich zaprosić na zebrania. Mogą uważać je za stratę czasu, szczegulnie jeśli nic z nich nie wychodzi.
Koniecznie trzeba zapewnić że bycie pracowników na zebraniach coś daje organizacji i że wszyscy o tym wiedzą. Można mieć osobne zebrania dla różnych pracowników, np jedno dla administracyjnych pracowników a inne dla fachowców.
Czasami pożyteczne jest aby kierownik administracyjny przewodził zebraniem dla swoich pracowników. W takim razie kierownik ogólny powinien uczestniczyć w zebraniu aby okazać zainteresowanie i pokazać że pracownicy administracyjni są potrzebni i szanowani.
Jeżeli prosisz sekretarkę albo kogoś innego żeby robili notatki na zebraniu, to oni będą się koncentrować na pisaniu i nie będą w całości współuczestniczyć w podejmowaniu decyzji. Jeśli tak jest, to dopatrz żebyś spędził troche czasu z tą osobą i wypytał ją o jej opinie.
Rozważ szkolenie niektórych pracowników – podstawowe szkolenie w zarządzaniu. Cztery podstawowe pytania, i inne kwestie zarządzania, znajdują się w module “Szkolenie w Zarządzaniu”.
Specjalne Sesje:
Organizowanie specjalnych sesji daje ci następną szanse na zachęcenie pracowników do szczerych i otwartych kontrybucji. Najważniejsze jest to aby takie sesje nie stały się pobieżne, na wymiany grzecznych żartobliwości, głoszenie pustych sloganów albo robienie dobrego wrażenia na wizytujących dygnitarzach.
Twój program musi zapewnić że kontrybucje pracowników coś znaczą. Specjalne sesje mogą być organizowane z wielu powodów, np wizyta ważnej osobistości z z organizacji, z rządu albo od dawców funduszy. Może to być z powodu zmian w organizacji albo jakiegoś państwowego wydarzenia.
Sesja SWOT może być użyta kiedy organizacja dobroczynna, działająca tylko podczas nagłych wypadków i kryzysów przekształca się w organizację zajmującą się rozwojem której działalność jest długotrwała. (SWOT). SWOT oznacza Siły, Słabości, Okazje, Zagrożenia i może być używane w róźnych celach. Kryzys organizacyjny, mający wewnętrzne lub zewnętrzne czynniki, jest dobrą okazją na zorganizowanie specjalnej sesji.
Przyjazd zewnętrznego doradcy, np na szkolenie kierowników, jest następną okazją na ogłoszenie specjalnej sesji poprzez którą możesz zachęcać pracowników do współuczestnictwa w podejmowaniu decyzji.
Opisy Pracy:
Sposób w jaki używasz opisy pracy może przyczynić się do współuczestnictwa. Bardzo często, opis pracy jest napisany zaraz po stworzeniu organizacji.
Może być napisany poprzez planiste albo zewnętrznego doradcę. Po początkowym użyciu, zostaje schowany w archiwum (albo zgubiony) i nikt go więcej nie widzi na oczy. Używany w taki sposób, opis pracy nie przyczynia się do współuczestnictwa i jest bezwartościowy.
Aby opis pracy przyczyniał się do współuczestnictwa, powinien być regularnie sprawdzany przez odpowiednich pracowników i ich nadzorującego, w razie czego zmieniony aby odzwierciedlał zmieniające się warunki, zadania i odpowiedzialności i potem podpisany przez odpowiedniego pracownika i jego nadzorującego.
Zobacz: “Używanie Opisów Pracy”. Aby opisy pracy przyczyniły się do współuczestnictwa, ważne jest jak one są używane, a nie to że one istnieją.
Coroczne Przeglądy:
Prowadzenie corocznych przeglądów z udziałem wszystkich zainteresowanych jest bardzo ważną metodą na zdobycie komentarzy o niedawnych działalnościach i sugestie na następny roczny plan pracy. Tak samo, coroczny przegląd dla pracowników organizacji może być (jeśli jest przeprowadzony prawidłowo) pożyteczną metodą na rewizję całego roku, jego sukcesy, niepowodzenia, nauczki i zdobycie sugestii które można wprowadzić do planu pracy w następnym roku.
Jest to dobre narzędzie do współuczestnictwa w zarządzaniu.
Dopatrz aby wszyscy uczestnicy zjawili się na corocznym przeglądzie i aby żaden nie miał rozproszonej uwagi poprzez sprawy codzienne albo problemy rodzinne albo cokolwiek co nie ma nic wspólnego z przeglądem.
Dlatego lepiej by było aby to zebranie odbyło się z daleka od biura.
Najlepszym miejscem na coroczny przegląd jest sala konferencyjna (szkoła albo jakiś klub który można przerobić na tymczasową sale konferencyjną) z dala od miasta I telefonów. Uzupełnij wybór sali poprzez zawiadomienie pracowników że mają zapszestać codzienną pracę, nie planować żadnych innych spotkań na ten dzień i poświęcić zebraniu sto procent swojej uwagi.
Możesz się zdecydować na wynajęcie zewnętrznego, doświadczonego experta robiącego "oceny poprzez współuczestnictwo". Zorganizuj swój przegląd tak aby każdy pracownik mógł współuczestniczyć (w podejmowaniu decyzji) i czuć że może swobodnie wyrazić swoje opinie.
Dopatrz aby MC (Mistrz Ceremoni) albo prowadzący podziękował każdemu uczestnikowi za jego kontrybucje, nawet jeśli nie są one popularne. owadzic coroczny przegląd – twoim zadaniem jest dopatrzyć aby pracownicy zostali wysłuchani i aby czuli że zostali wysłuchani. Musisz im pokazać że się liczą.
Kierownik ma tylko jeden kapitał; swoich ludzi; i odnosi sukces albo porażkę w zależności od ich zachowania. Dopatrz aby ich sugestie i rekomendacje były wpisane do rocznego planu pracy, albo wytłumacz im dlaczego jest to niemożliwe.
Zobacz: Coroczne Przeglądy i Plany Pracy.
Zakończenie:
Współuczestnictwo w zarządzaniu może uczynić organizację bardziej skuteczną i zdolną do dopięcia swojego celu. Jest to jeden z szesnastu elementów zdolności organizacyjnej. Zobacz: “Szesnaście”.
Przyczynia się do dobrego dowodzenia poprzez kierownictwo. Przyczynia się do większej przejrzystości w zarządzaniu organizacją.
Jednym ze sloganów które mog ą ci pomóc w technice dobrego zarządzania, jest zdanie “Nie pracuj ciężko, zdobywaj resultaty". Jest to strategia dobrych kierowników. Jeśli ktoś pracuje ciężko, to nie zarządza. Jedynym kapitałem kierownika są ludzie.
Jeśli oni są bardziej rzetelni, lojalni i chętni pracować do upadłego, jeśli oni ufają swoim szefom i wiedzą że są bezpieczni, to wydajność i efektywność, a przez to skuteczność organizacji szybko wzrasta. Im więcej podejmowania decyzji i odpowiedzialności możesz oddelegować, tym więcej pracownicy będą ci ufać i być lojalni.
A im efektywniejsza organizacja tym większy osiągniesz sukces jako kierownik. Oszacuj swoją pozycję w organizacji.
Oceń które elementy współuczestnictwa podane tutaj mogą być zastosowane u ciebie i które elementy już u ciebie stosowane mogą być polepszone. Wymyśl strategie na zwiększenie współuczestnictwa w zarządzaniu.
Użyj te wskazówki (ale nie kopiuj ich na ślepo) aby stworzyć swój własny program na zwiększenie współuczestnictwa w zarządzaniu, program który jest przystosowany do twoich warunków i który jest w granicach twoich możliwości.
––»«––
Współuczestniczący Pracownicy:
 |