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MANAGEMENT PARTICIPATIVE
Comment accroître la participation du personnel aux prises de décisions de l’entreprise ?
par le Dr. Phil Bartle
traduit par Anna Łukasiewicz
révisé par Silke Reichrath
À Gert Lüdeking
Document principal
La gestion d’une entreprise est bien trop importante pour être confiée exclusivement à la direction
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Introduction :
Si vous êtez chargé d’établir une nouvelle organisation, une ONG ou une OBC, un nouveau département, ou un nouveau projet, vous voulez assurer que le procédure de la gestion augmente l’efficacité de la organisation.
Si vous siegez au conseil d’administration, vous voulez fournir des conseils aux directeurs pour faire l’organisation plus forte, équitable et humaine. Si vous êtez un chef du village, vous voulez moderniser son service et conseil. Vous pourriez être un chef du syndicat des ouvriers qui veut améliorer la gestion du syndicat par donner la position d’influence aux ouvriers.
Ces conseils pour faire la gestion plus participative, aide pareils efforts. Qu’est-ce que c’est?
Participation est un mot très usé aujourd’hui; elle signifie beaucoup des choses.
Durant formation, les stagiaires font du bien de la participation en l’activité parce qu’ils apprennent "en faisant". En travaillant pour la communauté, la participation signifie que la communauté entiere, dont ceux qui ne prennent pas part d’habitude, prend part à des décisions qui ont des conséquences sur l’avenir de la communauté. En des joues (par exemple poker) participation signifie que les gens sont autorisé à jouer (se lancer au jeu).
La gestion participative signifie que le personnel, pas seulement le directeur contribue à décisions qui ont des conséquences sur l’organisation. C’est ne pas la même chose que la gestion commune où chaque travailler jue un rôle déterminant dans le procès de prendre des décisions.
Une décision controversée n’est pas arbitré par un consensus ou la majorité des votes.
En la gestion participative, les directeurs (ou directeur) toujours ont (ou a) la résponsabilité définitive à prendre de décision et répondre de ses conséquences, mais le directeur cherche les observations, l’analyse, les suggestions et les recommandations de son personnel.
Vous pouvez utilisé tous ces conseils quand vous vous établissez une organisation ou vous pouvez prendre une décision à appliquer tous ces conseils à une organisation actuelle ou vous pouvez ajouter lentement ces conseils à une organisation où des cadres supérierurs seulement prennent des decisions.
Les bienfaits de la participation :
Si vous suivez ces conseils, vous et votre organisation récolte beaucoup de bienfaits.
L’organisation travaille mieux si le personnel est plus fidèle, s’il est convaincu qu’on a besoin de lui et qu’on le respecte. Si vous êtez proactif à chercher des contributions du personnel, vouz contribuez à toutes ces bienfaits. Les décisions sont mieux s’ils sont basée sur une plus vaste étendue de la connaissance et l’expérience.
Peu importe si le directeur est sage et expérimenté, il n’aura jamais tant d’expérience que son personnel entier. La confiance est un élement très important de diriger. Les approches participatives font le procès de prendre des décisions plus transparent. Ça augmente la confiance du personnel et la direction du directeur est augmenté aussi.
Et la transparence soi-même est un bienfait pour cette approche. Quand on prend des décisions en consultation avec le personnel, il n’y a pas de soupçons d’illégalité et d’immoralité.
Comme la participation de la communauté, la gestion participative rend beaucoup de bienfaits. Cependant, il y a des frais à la gestion participative. Le temps est un des frais, les décisions de la gestion participative sont plus lent que ceux qui sont pris unilatéralement. Si le personnel veut prendre une décision mais les règlements, le budget, le conseil d’administration ou le siège ne l’autorise pas, le personnel sera déçu, certains questionneraient pourqoui ils ont pris part.
Le directeur a besoin de les éxpliquer que, bien qu’ils veuillent cette décision, les circonstances au-dessus la gestion, même la gestion participative, ont empêché cette décision. Si le personnel est divisé sur une question, cela se révèle pendant le procès de prendre des decisions de la gestion.
Les désaccords peut avoir des consequences negatives sur le travail. Le directeur doit passer beaucoup de temps à prendre une décision qui réduira des schismes. Bien que il y ait des agacements, les bienfaits de la gestion participative dépassent les frais.
Les méthodes à gérer la participation :
Si vous choissez préparer et exécuter une programme pour augmenter la gestion participative dans le procès de prendre des décisions de la gestion – et nous vous encouragons à le faire – vous povez utiliser beaucoup de méthodes à faire votre organisation plus participative.
Participation dans le procès de prendre des décisions requiert la communication; plus de voies que vous pouvez utiliser, plus de occasions pour le personnel à prendre part dans la gestion de l’organisation.
Utilisez toutes les possibilités à communiquer avec votre personnel. Montrez-les que vous vous intéressez à leur exploits et frustrations. Le personnel verra vitement si vous êtez sincère. Ne le faites pas dans une façon superficielle ou négligente. Prenez vous d’intérêt authentique à ce qu’ils font. Manifestez respect.
Établisez une régulier et routine réunion participative. Voir: Les Réunions. Établisez des séances spéciales qui permettent (et encouragent) les contributions du personnel.
Utilisez les descriptions d’emploi dans votre programme d’augementer la participation du personnel, et organisez les réunions annuelles pour obtenir les contributions du personnel et les insérer dans le prochain plan du travail annuel. J’utilise une méthode très utile, j’accroche un panneau qui dit "La gestion est trop importante à la laisse aux directeurs". Quand mes visiteurs le voient et me questionner, j’utilise l’occasion à les expliquer la valeur des contributions du personnel dans le procès de prendre des décisions de la gestion.
Remue Méninges est une de plus méthodes à obtenir la participation du personnel dans le procès de prendre des décisions. Elle est différente de toutes les méthodes décriré ici parce qu’elle est utilisé surtout dans le procès communal de prendre décisions, et pas dans le procès qui est modéré par le directeur. Elle a sa propre module; voir: Remue méninge.
Offrez votre personnel formation à la gestion élémentaire, tout au moins une introduction à les quatre questions élémentaires. Regardez dans quelle façon votre organisation est dirigé maintenant. Demandez vous dans quelle façon votre personnel déjà prend part dans la gestion. Créez nouvelles méthodes pour encourager votre personnel à la participation.
Utilisez dans votre programme seulement ces élements qui sont appropriés pour votre conditions et choissez seulement ce qui fonctionnera.
Prêtant attention :
Tout le monde veut être traité avec respect et être pris au sérieux. Votre personnel veut ça aussi.
Vous pouvez vous aliénez le personnel en le traitant comme s’il n’est pas là, comme s’il ne compte pas (il n’est pas important) ou en vous comptant s’il est une parte de votre meubles. Par contraste, si vous écoutez votre personnel, sollicitez ses opinions, le prendez au sérieux et le traitez avec respect, le personnel respectera soi-même, l’organisation et vous. Le personnel travaillera plus sérieusement, avec plus d’effort et il sera plus fructeux.
Plus vous dirigez comme ça, plus vous serez un bon dirigeant.
À peine, la gestion participative signifie que le directeur prête attention à son personnel. Utilisez ça avec toutes les méthodes mentionné dans ce document.
Prêtez attention.
Les réunions de la gestion :
Un autre document dans ce module : Réunions.
Vous devez utiliser les réunions de la gestion comme une part integrale de votre programme d’augmenter la gestion participative dans votre organisation. Vous devez tenir telles réunions régulièrement et couramment. Si vous vous absentez régulièrement de ces réunions ou si vous les annulez souvent, vous diminuez leur importance.
Vous et votre personnel pouvez établir l’horaire d’autre travail environ le temps de la réunion. Ne choissez pas un jour où c’est probable que quelqu’un tiendra un autre réunion laquelle vous êtez obligé d’attendre. La fréquence optimale entre les réunions est deux semaines. Certains directeurs tiennent réunions chaque semaine, les autres, chaque mois. Choissez ce qu’est plus approprié.
Assurez que toutes les réunions sont toujours tenu dans le même jour et à la même heure. Assurez que ces réunions sont utilisé pour prendre des décisions. C’est très facile à perdre le temps avec les formalités, à écouter les individus qui aiment parler et à apprendre d’information que tous doivent déjà connaître. Ne permettez pas les comptes rendus verbales s’ils peuvent être ecrits et fait circulés devant la réunion. Le temps de réunion doit être le temps des décisions.
Ce qu’est important ce que le personnel fait des contributions a le procès de prendre des décisions de la gestion. (Prenez note que les réunions peuvent devenir un fardeau et un obstacle s’ils ne sont bien dirigé). Quelques de suggestion du personnel ne peuvent pas être accepté si le conseil d’administration (ou quelconque comité directeur qui decide la politique), la constitution (s’il y a un), la politique générale, les lois du pays, le budget disponible ou les buts, la stratégie ou des objectifs les contredisent. Votre personnel peut offrir les suggestions qui ne peuvent pas être accepté à cause de ces limitations. Si cette situation se présente, remerciez l’individu pour sa contribution et l’explique pour quoi la suggestion ne peut pas être accepté et explique au personnel que la direction peut seulement prendre des décisions directoriales et ne peut pas contredire la politique.
Les réunionns sont les occasions à laisser votre personnel savoir, par plusieurs méthodes q’il est important et respecté et que ses contributions sont utiles. Ce n’est pas assez à les inviter à attendre les réunions. Ils estimeraient qu’ils aient autres choses à faire, en particulier si les réunions ne sont pas productives ou significatives.
Vous devez assurer que les réunions sont productive et sont tellement estimé. Vous pouvez tenir les différents réunions pour les catégories différents, par example, une réunion pour le personnel administratif et une autre pour le personnel professionnel.
Le directeur adminitratif peut faciliter les réunions de la gestion participative pour le personnel administratif. Dans ce cas, le directeur absolue doit attendre ces réunions pour montrer l’intérêt et montrer le personnel administratif qu’il est estimé. Si vous demandez votre secrétaire ou quelqu’un à prendre notes pendant la réunion, ils concentreront sur cette tâche et ils ne prendraient pas part entierement dans le procès de prendre des décisions de la gestion. Dans ce cas, assurez que vous parlez avec cette personne et sollicitez ses opinions. Considérez la formation pour quelques de votre personnel – la formation pour ceux qui ne sont pas les directeurs.
Les quatre questions élémentaires et autres problèmes de la gestion se trouvent dans le module Formation de la Gestion.
Les séances spéciales :
La séance spéciale est encore de plus occasion pour encourager le personnel à contribuer honnêtement et avec franchise.
C’est très important que ces séances ne devennent pas superficielles, par exemple pour les propos aimables, pour répéter les phrases toute faite et les slogans creux ou pour impressioner les personnalités de marque. Votre programme doit assurer que le personnel offert des contributions authentiques. Vous pouvez organiser les séances spéciales pour beaucoup de raisons, par example la visite d’une personnalités de marque de la service central, d’un gouvernemment ou un donateur. Vous pouvez l’organiser à cause d’un événement national.
La séance de MOFF (SWOT) pourrait être utilisé où une organisation qui répond aux inprévus se transforme en une organisation de développement durable. MOFF signifie l’analyse des Menaces, des Occasions, des Forces et des Faiblesses et pourrait être utilisé pour beaucoup de occasions.
Une crise organisationelle, avec élements intérieurs ou extérieurs ou tous les deux, est une bonne occasion pour organiser une séance spéciale. L’arrivée d’un expert-conseil extérieur, par example, pour formation de la gestion ou pour surveillance et évaluation est une plus de évennements qui offrir des occasions pour les séances spéciales où vous pouvez encourager votre personnel à la gestion participative.
Les descriptions d’emploi :
La méthode d’utiliser les descriptions d’emploi pourrait être une occasion pour la gestion participative.
Souvent, une description d’emploi est conçu où l’organisation s’est établit. Elle est écrit par un planificateur ou un expert-conseil extérieur. Après sa utilisation initielle, elle est classé (ou perdu) et personne ne la voit plus. Utilisé dans cette façon elle ne contribue rien à la gestion participative et donc est sans valeur.
Les descriptions d’emploi contribuent à la gestion participative s’ils sont reéxaminé régulièrement et sont modifié à réfleter les conditions qui change, et en réponse à les nouvelles tâches et responsabilités. Après chaque examen, le personnel et le directeur doivent signer les descriptions modifié. Voir: "Utilisant les Descriptions d’Emploi".
Pour transformer les descriptions d’emploi en l’outil de la gestion participative, c’est important comment ils sont utilisé et pas le fait qu’ils existent.
Les réunions annuelles :
La réunion annuelle, avec la participation de tous les intéressés, est une méthode importante très utile à obtenir les réactions sur activités récents et les contributions pour l’insertion dans le prochain plan du travail annuel.
De la même façon, un plan du travail annuel pour le personnel d’une organisation pourrait être (s’il est dirigé correctement) une méthode très utile pour examiner l’année dernière, ses réussites, ses échecs, ses leçons, et pour obtenir les suggestions pour le prochain plan du travail. C’est un bon outil de la gestion participative.
Quand vous dirigez votre réunion annuelle, assurez que toutes les participants assister à la r éunion et que personne n’est pas dérangé par le travail quotidiennement ou par les problèms domiciles ou par quelle que soit autre à part le réunion. Donc c’est mieux à tenir la réunion loin du service.
Un centre de conférences (une école ou quelque autre lieu qui pourrait être aménagé au centre de conferences) qui est loin de la ville et sans des téléphones. Annoncez que tout personnel doit suspendre tous son travail quotideimment, ne donner rendez-vous à personne pendant ce jour, et être prêt à prêter toute son attention à la réunion. Vous pourriez embaucher un médiateur extérieur qui est expérimenté en Évaluation Rapide/Rurale Participatoire (ÉRP) pour gérer la réunion. Structurez la réunion annuelle afin que tous le personnel puisse prendre part et toutes personnes puissent exprimer leur opinions. Assurez que le MC (Maître des Cérémonies) ou le médiateur remercie chaque participant pour ses contributions, même ceux qui ne sont pas populaires.
Structurez la réunion annuelle afin que tous le personnel puisse prendre part et toutes personnes puissent exprimer leur opinions. Assurez que le MC (Maître des Cérémonies) ou le médiateur remercie chaque participant pour ses contributions, même ceux qui ne sont pas populaires. Gérant la réunion annuelle n’est pas assez, vous devez assurer que vous écoutez tous votre personnel et qu’ils le savent. Ils sont importants, vous devez les montrer que vous le savez. (Un directeur a seulement un bien; ses gens; il réussit ou échoue sur leur conduite). Assurez que leur suggestions et recommandations sont refleté au prochain plan du travail annuel ou si ce n’est pas possible, les expliquez pourqoui.
Voir: Révisions Annuelles et Plans de Travail
Conclusion :
La gestion participative peut améliorer l’efficacité et la capacité de l’organisation. C’est un de seize elements de la capacité organisationelle. Voir: Seize éléments.
Elle contribue à bonne direction par la gestion. Elle augmente la transparence du procès de prendre des décisions. Un des slogans de la gestion est "Ne travaillez pas beaucoup, arrivez aux résultats". C’est la stratégie des bons directeurs. Si on travaille beaucoup, on ne dirige pas. Le seul bien du directeur est son personnel.
Si ces gens sont plus sûr, loyal, enthousiaste, s’ils ont confiance en leur directeurs et s’ils savent qu’ils sont en sécurite, la production et l’efficacité, donc la capacité de l’organisation s’augmentera. Plus vous déléguez la responsabilité de prendre des décisions, plus de confiance et de loyauté le personnel aura en vous. Si l’organisation est plus efficace, vous réussirez dans votre carrière du directeur.
Estimez votre situation dans l’organisation. Évaluez lesquels des élements de la gestion participative mentionné ici, vous pouvez ajouter à ce que vous déjà faites ou lesquels élements actuels vous pouvez augmenter dans votre organisation. Générez des stratégies à augmenter la gestion participative.
Utilisez ces conseils (ne les copiez aveuglément) à créer votre propre programme pour augmenter la gestion participative, une programme qui est adapté à votre conditions et qui est en votre pouvoir de faire.
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Réunion de gestion :
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