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GESTÃO PARTICIPATIVA
Métodos de aumentar os resultados da equipe na tomada de decisões organizacional
por Phil Bartle, PhD
traduzido por Simone Gomes
Dedicado a Gert Lüdeking
Documento central no módulo
A gestão é muito importante para ser feita apenas pelos gestores
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Introdução
Seja você o responsável por montar uma nova organização, uma nova ONG ou empresa, um novo departamento, ou um novo projeto, você quer ter certeza que o processo de gestão vai aumentar a efetividade da organização.
Se você está no comitê gestor, você desejará conselhos do(s) diretore(s) que farão a organização mais forte, e também mais humana. Você pode ser um gestor buscando modernizar seu escritório. Você pode ser o líder de uma organização de trabalhadores, pressionando por melhoras na gestão que dê mais voz para a equipe, além de mais respeito e consideração. As diretrizes aqui serão de como tornar a gestão mais participativa, esperamos que atenda seus anseios.
O que é?
A participação é muito usada atualmente, mas significa coisas diferentes em contextos diferentes.
No treinamento, as pessoas sendo treinadas ao participar nas atividades, "aprendem fazendo". No trabalho comunitário, a participação significa envolver toda a comunidade, incluindo os que usualmente não falam em decisões que afetem o futuro de toda a comunidade. Nos jogos, como no poker, por exemplo, a participação significa que as pessoas podem jogar (se engajar nas apostas).
Gestão participativa significa que a equipe, e não só os gerentes designados, tem influência sobre as decisões que afetam a organização. Não é a mesma coisa que uma gerência comunitária ou cooperativa, onde todos da equipe tem o mesmo peso no processo de tomada de decisão. Uma maioria por voto, ou um consenso, não é o árbitro final em uma decisão consensual.
Na gestão participativa, os gerentes designados (ou gerente) ainda tem (ou tinha) a responsabilidade final pela tomada de decisões e responder por estas, mas os membros da equipe afetados pelas decisões estão aptos a prover o processo com observações, análises, sugestões e recomendações na tomada de decisões executiva.
Essas diretrizes podem ser usadas quando você estiver montando uma nova organização, podem ser usadas com um consenso para uma organização que já esteja funcionando, ou podem ser lentamente usadas parte a parte em uma organização com um perfil de maior monopólio sobre as tomadas de decisão, onde as decisões são feitas na parte superior da hierarquia.
Benefícios da participação:
Se você organizar as coisas como descrito abaixo, você e a organização serão beneficiados de muitas formas.
Sua organização terá um curso melhor e mais estável caso sua equipe seja leal, e sentida como necessária e querida, respeitados e com as opiniões ouvidas. Caso você procure de forma pro-ativa as opiniões deles na tomada de decisões, você contribuirá com todas essas coisas. As decisões tendem a ser melhores quando foram consultadas diversas experiências, informações e conhecimentos. Não importa o quão esperto e experiente um chefe possa ser, ele/ela não tem a mesma experiência que o total de sua equipe
Confiança é um fator importante da liderança. Abordagens participativas geralmente significam que a tomada de decisão é mais transparente. E ainda, aumenta a confiança da equipe, e a liderança do gestor. E transparência sozinha é um benefício adicionado a essa abordagem.
Quando as decisões são feitas em conjunto com a equipe, existe menos suspeita de decisões feitas de forma ilegal ou imoral em circunstâncias obscuras. Como na participação comunitária, o resultado final é que a gestão participativa agrega muitos benefícios.
Todavia, existem alguns custos na obtenção de opiniões participativas. Um deles é que leva tempo para obtê-lo, logo as decisões levam mais tempo para serem tomadas do que se fossem feitas de forma unilateral. Quando a equipe discute por algum motivo particular, mas as decisões, o orçamento, o comitê, ou o chefe do escritório não permitem essa decisão, a equipe ficará desapontada; alguns até podem perguntar porque participaram. É preciso que o gestor mostre que apesar de todos desejarem seguir por um caminho, circunstâncias além da gestão - para além da gestão participativa - influenciaram para que tomassem um determinado caminho. Disapontamentos podem afetar o trabalho. O gestor precisa empregar um tempo e esforços extra para tomar uma decisão - com a participação da equipe - que reduzirão esse problema.
Enquanto há algumas irritações na abordagem participativa da gestão, os muitos benefícios superam os custos.
Formas de participação em canal:
Caso você escolha o planejamento e a implementação de um programa de aumento da participação da equipe na tomada de decisões - e nós encorajamos que você o faça - você pode escolher entre vários caminhos para que sua organização seja mais participativa.
A participação na tomada de decisões requere boa comunicação; quanto mais canais você conseguir abrir - mais você terá a participação da equipe na gestão da organização. Cada chance que você tem, procure maneiras de falar com a equipe. Deixe que dividam suas conquistas e frustrações. A equipe verá rápido se você é sincero ou não. Não mostre isso de forma superficial. Desenvolva um interesse genuíno no que eles fazem, mostre respeito.
Monte uma reunião rotineira de participação na gestão. Veja Reuniões. Monte seções especiais que permitam (e incentivem) opiniões da equipe. Use as descrições de emprego como programa de aumento para aumentar a participação da equipe, e arranje seções anuais para obter opiniões da equipe para que os planos anuais funcionem.
Uma maneira que achei útil foi colocar um poster atrás da minha mesa, "A Gestão é muito importante para ser deixada apenas para os gestores". Quando algum visitante faz algum comentário sobre o poster, eu uso a oportunidade para explicar o valor das opiniões da equipe no processo de tomada de decisões.
A chuva de idéias é outro método pró-ativo de busca de participação na tomada de decisões. É diferente dos outros no que concerne a tomada de decisões, não é uma decisão moderada pelo gestor. E tem seu próprio módulo separado; veja Chuva de idéias.
Dê a eles treinamento de gestão cujo foco seja não gestores; ao menos um introdutório para as quatro questões básicas.
Observe como sua organização está no momento. Pergunte como, de que maneiras, a equipe já participa na tomada de decisões. Crie maneiras que você acha que os dará estímulos para participar mais. Desenhe um programa apropriado para as condições que você enfrenta, e escolha as que você acha que funcionarão.
Preste atenção:
Todos queremos ser respeitados e ser levados a sério. Sua equipe não é diferente.
Você pode acabar alienando e desencorajando sua equipe se você agir como se eles não estivessem ali, ou como se eles não contassem (ex: não importassem), ou como se eles fossem parte da decoração do escritório.
Ao contrário, ouça sua equipe, peça suas opiniões, leve-as a sério, trate-os com respeito, assim eles respeitarão a si mesmos, a organização, e a você, mais. Eles levarão seu trabalho mais a sério; colocarão um esforço extra; serão mais produtivos. Quanto mais você puder fazer isso, mais você exercitará liderança.
Gestão participativa, no mínimo, significa que o gestor presta atenção a sua equipe. Coloque isso em todos os méotodos mencionados nesse documento.
Preste atenção.
Reuniões de gestão:
Outro documento nesse módulo investiga em detalheas as reuniões de gestão. Veja Reuniões. O que é importante aqui é que você pode tornar as reuniões de gestão uma parte integral do seu programa de desenvolvimento de uma gestão participativa na sua organização.
Essas reuniões devem ser estabelecidas rotineiramente e regularmente. Caso você não esteja presente, ou as cancele com muita frequência, você diminui o respeito e a importância que atribui as mesmas. Tanto você quanto sua equipe podem marcar outros horários para a reunião. Não marque um horário quando alguém fora do seu controle possa marcar uma reunião que você tenha que ir. A frequência deve ser de duas a duas semanas entre as reuniões. Alguns gestores se reuniem semanalmente, outros mensalmente. Escolha o mais apropriado. Esteja certo de que todos possam no dia e horário apropriados.
Faça tentativas diárias de marcar essas reuniões de tomadas de decisões. É fácil se perder em formalidades, e ouvindo pessoas que gostam de se ouvir falando, perder tempo em ouvir informações que todos já sabem, ou deveriam saber. Não permita relatórios verbais quando esses deveriam ter sido escritos e circulados antes da reunião. Reuniões devem ser somente para tomada de decisões.
Veja o documento, Reuniões, que explica esses princípios em maiores detalhes.
O que é importante aqui é que sua equipe possa contribuir com a gestão em suas decisões. Preste atenção para que as reuniões não sejam um fardo, mas sim um adianto, caso não sejam conduzidas bem. Nem todas as sugestões serão imediatamente aceitas, caso sejam negadas pela diretoria, pela constituição ou política oficial da organização, pelo orçamento disponível, metas, objetivos, estratégias ou outros parâmetros oficiais. Sugestões que não possam ser seguidas podem ser feitas pela equipe. Agradeça-os pela sua contribuição, e explique porque elas não puderam ser aceitas, e assegure-os que a gestão só pode pode tomar decisões executivas, e não pode contradizer a política.
Reuniões são oportunidades para que a equipe saiba como, de diversas maneiras, eles são valiosos, e suas idéias são úteis, e são respeitadas. Só convidá-los para as reuniões não é suficiente. Eles podem sentir que tem coisas melhores para fazer, especialmente se as reuniões não são produtivas e significativas para eles. É necessário assegurar que sua frequência é produtiva, e vista como produtiva.
É ok ter diferentes reuniões para diferentes categorias da equipe, como por exemplo, uma para a equipe de apoio e outra para a equipe profissional. As vezes é útil que o gestor da equipe de suporte possa participar das reuniões de gestão. Caso isso aconteça, o gestor geral deve sentar nas reuniões para mostrar interesse e assegurar-se que a equipe de apoio saiba que são necessários e respeitados.
Caso você pergunte a uma secretária ou outra pessoa da equipe de apoio para que tome notes nas reuniões de gestão, eles podem não participar do processo completamente. Nesses casos, esteja certo de passar um tempo com essa pessoa, dependendo de cada tópico e peça suas opiniões.
Considere um treinamento para a equipe - treinamento de gestão para não gestores. As quatro questões centrais, e outros assuntos de gestão estão incluidas no módulo, Treinamento de Gestão.
Seções Especiais:
Ao organizar seções especiais, você terá uma oportunidade a mais de encorajar contribuições honestas da equipe.
Algo necessário de ser lembrado é que em cada seção, as coisas podem tornar-se superficiais, ex: amigáveis, mas não substanciais trocas de elogios, repetições de clichés muito utilizados e slogans vazios, ou para impressionar os VIPS visitantes. Como parte de seu programa, tenha claro que as contribuições para as decisões organizacionais são oferecidas pela equipe.
Seções especiais podem ser montadas para várias ocasiões, incluindo a visita de um VIP de um escritório chefe, do governo, ou de uma agência financiadora. Pode ser um exercício de reconstrução, ou um evento nacional que chame para a reflexão todas as organizações no país.
A seção FFOA, como parte de uma agência transformada em uma resposta de emergência (caridade) em uma agencia de desenvolvimento sustentável (empoderamento), é um exemplo de uma seção especial. POFA significa: "pontos fortes, oportunidades, fraquezas e ameaças", e pode ser utilizado em várias ocasiões assim como no módulo direcionado em transformar uma agência ou programa.
A aparência de uma crise organizacional, seja por seus fatores internos ou externos, ou por ambos, é uma boa oportunidade para organizar uma seção especial.
A chegada de um consultor externo, ex: para treinamento de gestão ou monitoramento e consultoria, são eventos adicionais que podem servir para marcar seções especiais que contem com a participação da equipe no processo de tomada de decisões.
Descrição de Empregos:
A forma como as descrições de empregos são usadas também podem ser oportunidades para contribuir com a gestão participativa.
É muito frequente que uma descrição de emprego seja designada inicialmente quando uma organização é montada. Pode ter sido escrita de forma planejada ou por um consultor externo. Após seu uso inicial, é enchida ( ou esvaziada) e nunca mais vista. Usada dessa forma, as descrições de empregos não contribuem para a gestão participativa, e tem pouco valor.
Revisões regulares das descrições de empregos, pela equipe envolvida e por seu supervisor, modificando seus conteúdos para refletir as mudanças e respondendo as dierentes tarefas e responsabilidades, depois assinando por ambos a equipe e o supervisor, podem contribuir para a gestão participativa de muitas formas. Não são as descrições de empregos por si só, mas as formas como são utilizadas, que contribuem para a gestão participativa.
Veja "Usando Descrições de Empregos."
Revisões Anuais:
Conduzir uma revisão anual com todos os acionistas em um programa em desenvolvimento é um modo importante e valioso de obter feedback nas atividades recentes, e opiniões podem ser inseridas na próxima reunião anual de trabalho. De forma similar, uma revisão anual para a equipe com uma única organização pode ser (se feita corretamente) uma maneira útil de revisar o ano que passo, sucessos, fracassos, lições aprendidas, e de forma a obter sugestões para serem colocadas na próxima revisão anual de trabalho para a organização. É uma boa ferramenta para exercer a gestão participativa.
Esteja seguro, ao conduzir uma revisão anual, que todos os participantes estejam lá e que não sejam distraidos por tarefas do dia a dia, ou por tarefas de casa, ou qualquer coisa que não seja a revisão anual ela mesma. Logo, é melhor arranjar para que essa revisão seja feita fora do escritório. Um centro de conferências (ou uma escola ou outro lugar que possa ser temporariamente convertido em um centro de conferências) que seja longe de uma locação urbana, e sem telefones, é melhor. Complemente essas escolhas com o anúncio de que os membros da equipe devem suspender seu trabalho diário, não marquem compromissos para esse dia, e preparem-se para prestar atenção para a revisão 100%.
Você pode achar útil contratar um consultor experiente em participação para conduzir a revisão para você.
Estruture a revisão anual de forma que todos participem (das decisões), todos assim ficarão livres para expressar suas opiniões. Assegure-se que o facilitador ou consultor agradeça a todos os participantes por suas contribuições, mesmo as menos populares. Assim como ser o anfitrião da revisão anual, é importante que você seja ouvido, e que os outros sintam-se ouvidos. Eles são importantes; mostre para eles que você sabe disso. (Um gestor só tem um recurso, sua equipe, ele é bem sucedido ou falha na medida em que reflete no comportamento deles). Esteja seguro que as sugestões e recomendações de todos reflitam no plano anual de revisão, ou que eles entendam porque não foi possível.
Checar: revisões anuais.
Conclusão:
A gestão participativa pode melhorar a efetividade e a capacidade de uma organização. Ela reside entre dezesseis elementos da capacidade organizacional. Veja Dezesseis. Contibui para a boa liderança através da gestão. Contribui para um aumento da transparência no processo de tomada de decisão organizacional.
Entre os slogans que direcionam você para uma boa gestão, a frase: "Não trabalhe duro, tenha resultados". É a melhor estratégia de bons gestores. Se alguém está trabalhando duro, não está gerindo.
O único objetivo de um gestor são as pessoas. Se essas pessoas são mais leais, dispostas a trabalhar e dar um esforço extra, se confiam em seus superiores e sabem que estão seguras, então seus resultados e eficiência, logo, sua capacidade na organização serão muito maiores. O mais você delega a tomada de decisões e responsabilidades, mais confiança e lealdade da sua equipe você obterá. O mais eficiente será a organização, mais sucesso você obterá como gestor.
Use sua situação na organização. Verifique quais elementos de gestão participativa são indicados para o que você já possui, ou quais elementos existentes podem ser acrescentados a sua organização. Gere estratégias para um aumento da gestão participativa.
Use essas diretrizes (sem copiá-las totalmente) para fazer seu próprio programa de aumento da gestão participativa, um programa sensível as condições e que resida dentro dos parâmetros que delimitam sua ação.
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Participação da Equipe na tomada de decisão:
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