Tweet
Μεταφράσεις:
'العربية / al-ʿarabīyah
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Polszczyzna
Português
Română
Српски / Srpski
Türkçe
Άλλες σελίδες:
Ενότητες
Χάρτης Σελίδας
Λέξεις Κλειδιά
Επικοινωνία
Βοηθητικά Έγγραφα
Χρήσιμοι Σύνδεσμοι
Περιεχόμενα:
Περιεχόμενα:
Περιεχόμενα:
Περιεχόμενα:
Περιεχόμενα:
Περιεχόμενα:
ΣΥΜΜΕΤΟΧΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ
Μέθοδοι Αύξησης της Συμμετοχής του Προσωπικού στη Λήψη Οργανωτικών Αποφάσεων
από τον Δρ. Φιλ Μπαρτλ
μετάφραση Όλγα Παπαδοπούλου
Αφιερωμένο στον Γκερτ Λέντεκινγκ
Κύριο Έγγραφο της Ενότητας
Η διαχείριση είναι πολύ σημαντική για να βασιστεί μόνο στους διαχειριστές
 |
Εισαγωγή:
Αν είστε υπεύθυνος για το στήσιμο μιας καινούριας οργάνωσης, ΜΚΟ ή ΟΒΚ, ενός καινούριου τμήματος ή έργου, θέλετε να εξασφαλίσετε ότι η διαδικασία διαχείρισης θα ενισχύσει την αποτελεσματικότητα της οργάνωσης.
Αν είστε σε συμβούλιο Διευθύνοντων, θα θέλετε να συμβουλέυετε τους διαχειριστές που θα κάνουν την οργάνωση δυνατότερη, αλλά και πιο δίκαιη και ανθρώπινη. Ίσως είστε ο αρχηγός χωριού και θέλετε να εκμοντερνίσετε τη κυβέρνηση και το συμβούλιό σας. Ίσως είστε ο ηγέτης μιας εργατικής οργάνωσης, που πιέζει για βελτίωση στη διαχείριση και δίνει φωνή στους υπαλλήλους και περισσότερο σεβασμό και υπόληψη. Οι οδηγίες εδώ για το πώς να κάνετε τη διαχείρηση πιο συμμετοχική θα σας βοηθήσουν στις προσπάθειές σας.
Τι Είναι;
Συμμετοχή είναι μια λέξη που χρησιμοποιείται πολύ αυτές τις μέρες· σε διαφορετικά πλαίσια έχει διαφορετικά νοήματα.
Στην εκπαίδευση, οι εκπαιδευόμενοι επωφελούνται με το να συμμετέχουν στην δραστηριότητα που διδάσκεται, "μαθαίνουν από την πράξη". Στην κοινοτική εργασία, συμμετοχή σημαίνει ότι όλη η κοινότητα, ακόμη και αυτοί που συνήθως δε μιλούν, συμμετέχουν σε αποφάσεις που επηρεάζουν το μέλλον της κοινότητας. Στα παιχνίδια (π.χ. πόκερ), συμμετοχή σημαίνει ότι επιτρέπεται να παίξεις (να συμπεριληφθείς στα στοιχήματα).
Συμμετοχική Διαχείριση σημαίνει ότι οι υπάλληλοι, όχι μόνο οι διαχειριστές, έχουν επιρροή και δίνουν τη γνώμη τους για αποφάσεις που αφορούν την οργάνωση. Δεν είναι το ίδιο με την κοινοτική και συνεργασιακή διαχείριση, όπου κάθε υπάλληλος έχει το ίδιο βάρος στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Η πλειοψηφία, ή μια ομοφωνία, δεν είναι ο τελικός διαιτητής για μια ομόφωνη απόφαση.
Στη συμμετοχική διαχείριση, οι καθορισμένοι διαχειριστές έχουν ακόμη την τελική ευθύνη για τη λήψη αποφάσεων και για τις ίδιες τις αποφάσεις, αλλά οι υπάλληλοι που επηρεάζονται από αυτές καλούνται να δώσουν παρατηρήσεις, αναλύσεις, προτάσεις και συστάσεις κατά τη διαδικασία λήψης των αποφάσεων.
Αυτές οι οδηγίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά γράμμα όταν στήνετε μια οργάνωση, μπορούν να είναι μια συνειδητή απόφαση για μια ήδη υπάρχουσα οργάνωση, ή μπορούν να ενσωματωθούν σταδιακά σε μια οργάνωση που είναι πιο μονοπωλιστική στη λήψη αποφάσεων, όπου οι αποφάσεις λαμβάνονται από τα ανώτερα κλιμάκια.
Πλεονεκτήματα της Συμμετοχής:
Αν στήσετε τα πράγματα όπως περιγράφονται παρακάτω, εσείς και η οργάνωση θα επωφεληθείτε με πολλούς τρόπους.
Η οργάνωση θα λειτουργεί καλύτερα αν οι υπάλληλοι είναι πιο πιστοί, νιώθουν αναγκαίοι και επιθυμητοί, νιώθουν σεβαστοί και ότι οι απόψεις τους μετράνε. Αν αναζητάτε ενεργά τις πληροφορίες που έχουν να δώσουν για τη διαχειριστική λήψη αποφάσεων, τότε συνεισφέρετε σε όλα τα παραπάνω. Οι αποφάσεις τείνουν να είναι καλύτερες όταν εμπλέκεται μεγαλύτερο πεδίο γνώσης, πληροφορίας και εμπειρίας. Όσο σοφό και έμπειρο μπορεί να είναι ένα αφεντικό, δε μπορεί να έχει την αθροιστική εμπειρία όλων των υπαλλήλων του.
Η εμπιστοσύνη είναι ένας σημαντικός παράγοντας στην ηγεσία. Συμμετοχικές προσεγγίσεις συνήθως σημαίνει ότι η λήψη αποφάσεων είναι πιο διαφανής. Έτσι, αυξάνεται η εμπιστοσύνη των υπαλλήλων και, κατ' επέκταση η ηγεσία του διευθυντή. Και η διαφάνεια από μόνη της είναι ένα επιπρόσθετο πλεονέκτημα αυτής της προσέγγισης.
Όταν λαμβάνονται αποφάσεις με ενεργή συμβολή των υπαλλήλων, υπάρχει λιγότερη καχυποψία για παράνομες ή ανήθικες αποφάσεις για ανέντιμες καταστάσεις. Όπως με την κοινοτική συμμετοχή, το τελικό αποτέλεσμα είναι ότι η συμμετοχική διαχείριση αποφέρει πολλά οφέλη.
Υπάρχουν κάποια κόστη, βέβαια, για να αποκτήσετε πληροφορίες συμμετοχικά. Ένα είναι ότι χρειάζεται χρόνος, οπότε και οι αποφάσεις λαμβάνονται πιο αργά από όταν λαμβάνονται μονόπλευρα. Όταν οι υπαλληλοι συζητούν για κάποια απόφαση, αλλά οι κανονισμοί, ο προϋπολογισμός, το συμβούλιο ή η διοίκηση δεν επιτρέπουν αυτήν την απόφαση, οι υπάλληλοι θα απογοητευτούν· κάποιοι θα ρωτήσουν ακόμη κα γιατί συμμετείχαν. Χρειάζεται να δείξει ο διαχειριστής ότι παρόλο που όλοι ήθελαν να πάρουν τα πράγματα έναν δρόμο, συνθήκες πέρα από τον έλεγχό τους, τους εμπόδισαν να πάρουν αυτόν το δρόμο. Όταν οι υπάλληλοι διαφωνούν έντονα πάνω σε ένα συγκεκριμένο θέμα, αυτό θα εμφανιστεί όταν παρουσιαστεί ως διαχειριστική απόφαση. Οι διαφωνίες μπορεί να επηρεάσουν τη δουλειά. Ο διαχειριστής πρέπει να αφιερώσει περισσότερο χρόνο και προσπάθεια για να φτάσουν σε συμφωνία - με τη συμμετοχή των υπαλλήλων - που θα μειώσει αυτό το σχίσμα.
Ενώ υπάρχουν κάποιες ενοχλήσεις στην συμμετοχική προσέγγιση της διαχείρισης, τα πολλά πλεονεκτήματα υπερακοντίζουν τα κόστη.
Τρόποι Διοχέτευσης Συμμετοχής:
Αν επιλέξετε να σχεδιάσετε και να υλοποιήσετε ένα πρόγραμμα για την αύξηση της υπαλληλικής συμμετοχής στη διαδικασία λήψης αποφάσεων - και σας ενθαρρύνουμε να το κάνετε - μπορείτε να επινοήσετε πολλούς τρόπους για να κάνετε την οργάνωσή σας πιο συμμετοχική.
Η συμμετοχή στη λήψη αποφάσεων χρειάζεται καλή επικοινωνία· όσα περισσότερα κανάλια μπορείτε να ανοίξετε, τόσο διευκολύνετε τους υπαλλήλους σας να συμμετέχουν στη διαχείριση. Με κάθε ευκαιρία, αναζητάτε τρόπους να μιλάτε με τους υπαλλήλους. Δώστε τους την ευκαιρία να σας δείξουν τα κατορθώματά τους και τα παράπονά τους. Οι υπάλληλοι γρήγορα θα καταλάβουν αν είστε ειλικρινής ή όχι. Μη το κάνετε με επιπόλαιο τρόπο. Αναπτύξτε ένα γνήσιο ενδιαφέρον σε αυτό που κάνουν. Δείξτε σεβασμό.
Οργανώστε μια ρουτίνα και τακτικές συναντήσεις συμμετοχικής διαχείρισης. Βλέπε Συσκέψεις. Οργανώστε ειδικές συνεδρίες που επιτρέπουν (και ενθαρρύνουν) πληροφορίες από υπαλλήλους. Χρησιμοποιήστε περιγραφές εργασιών ως πρόγραμμα αύξησης υπαλληλικής συμμετοχής, και οργανώστε συνεδρίες ετήσιου απολογισμού για να αποκτήσετε πληροφορίες για τη σύνταξη ετήσιου σχεδίου έργου.
Ένας τρόπος που βρήκα χρήσιμο ήταν να στήσω μια πινακίδα πίσω από το γραφείου μου, "Η Διαχείριση είναι πολύ σημαντική για να βασιστεί μόνο στους διαχειριστές". Όταν επισκέπτες στο γραφείο μου το σχολίαζαν, τους εξηγούσα την αξία των υπαλληλικών πληροφοριών για τη διαδικασία λήψης οργανωτικών αποφάσεων.
Η ανταλλαγή ιδεών είναι ακόμη μια μέθοδος ενεργής αναζήτησης συμμετοχής στη λήψη αποφάσεων. Είναι διαφορετική από τις άλλες εδώ στο ότι στοχεύει στην κοινή λήψη αποφάσεων, όχι στη λήψη αποφάσεων που προεδρεύεται από τον διαχεριστή. Έχει τη δική του ξεχωριστή ενότητα· βλέπε Ανταλλαγή ιδεών.
Δωστε τους διαχειριστική εκπαίδευση που στοχεύει σε μη-διαχειριστές· τουλάχιστον μια εισαγωγή στις τέσσερις βασικές ερωτήσεις.
Δείτε πώς λειτουργεί η οργάνωσή σας τώρα. Ρωτήστε πώς - με ποιούς τρόπους - συμμετέχουν οι υπάλληλοι ήδη στη λήψη αποφάσεων. Δημιουργήστε τρόπους που πιστεύετε ότι θα τους ενθαρρύνουν να συμμετέχουν περισσότερο. Σχεδιάστε ένα πρόγραμμα κατάλληλο για τις συνθήκες που αντιμετωπίζετε, και επιλέξτε μόνο ότι θα φέρει αποτέλεσμα.
Δίνοντας Προσοχή:
Όλοι θέλουμε να μας σέβονται και να μας παίρνουν στα σοβαρά. Το ίδιο και οι υπάλληλοί σας.
Γρήγορα θα αποξενώσετε και αποθαρρύνετε υπαλλήλους αν συμπεριφέρεστε σαν να μην είναι εκεί, σαν να μη μετράνε (να μην είναι σημαντικοί), σαν να είναι διακοσμητικοί.
Αντιθέτως, αν ακούτε τους υπαλλήλους, ζητάτε τη γνώμη τους, τους συμπεριφέρεστε με σεβασμό, θα σέβονται οι ίδιοι τους εαυτούς τους, την οργάνωση και εσάς, περισσότερο. Θα πάρουν την εργασία τους πιο στα σοβαρά· θα δώσουν επιπλέον προσπάθεια· θα είναι πιο παραγωγικοί. Όσο περισσότερο το κάνετε αυτό, τόσο εξασκείστε στην ηγεσία.
Η συμμετοχική διαχείριση σημαίνει τουλάχιστον ότι ο διαχειριστής δίνει προσοχή στους υπαλλήλους του. Συμπληρώστε το αυτό σε όλες τις μεθόδους που αναφέρονται σε αυτό το έγγραφο.
Δώστε προσοχή.
Διοικητικές Συσκέψεις:
Ένα άλλο έγγραφο αυτής της ενότητας εμβαθύνει περισσότερο στις διοικητικές συσκέψεις. Βλέπε Συσκέψεις. Αυτό που είναι σημαντικό εδώ είναι ότι μπορείτε να κάνετε τις διοικητικές συσκέψεις ένα αναπόσπαστο κομμάτι του προγράμματός σας για να αναπτύξετε συμμετοχική διαχείριση στην οργάνωσή σας.
Τέτοιες συσκέψεις θα πρέπει να γίνονται τακτικά. Αν λείπετε από τις συσκέψεις, ή αν τις ακυρώνετε, μειώνετε το σεβασμό και τη σημασία που θα έπρεπε να δείχνετε για αυτές. Και εσείς και οι υπάλληλοι μπορούν να προγραμματίσουν τις δουλειές τους σε άλλες ώρες. Μην επιλέγετε ώρες που υποψιάζεστε ότι κάποιος που είναι πέρα από τον ελεγχό σας θα συγκαλέσει σύσκεψη όπου θα πρέπει να παρευρίσκεστε. Η καλύτερη συχνότητα είναι ανά δύο βδομάδες (ή δυό φορές το μήνα). Κάποιοι διαχειριστές συσκέπτονται κάθε βδομάδα, άλλοι κάθε μήνα. Διαλέξτε αυτό που είναι πιο κατάλληλο. Εξασφαλίστε ότι οι συσκέψεις γίνονται την ίδια ώρα, την ίδια μέρα - κάθε φορά.
Κάντε κάθε προσπάθεια για να λαμβάνονται αποφάσεις σε αυτές οι συσκέψεις. Είναι πολύ εύκολο να χαθεί χρόνος με τυπικότητες, και ακούγοντας άτομα που απλά αρέσκονται στο να ακούγονται, να χάνεται χρόνος με πληροφορίες που ήδη όλοι γνωρίζουν, ή θα έπρεπε να γνωρίζουν. Μην επιτρέπετε προφορικές αναφορές, όταν αυτές οι αναφορές θα έπρεπε να είναι γραπτές και έτοιμες πριν τη σύσκεψη. Η ώρα της σύσκεψης θα πρέπει να είναι μόνο η ώρα για τη λήψη αποφάσεων.
Δείτε το έγγραφο Συσκέψειςπου επεξηγεί αυτές τις αρχές με περισσότερες λεπτομέρειες.
Αυτό που είναι σημαντικό εδώ είναι ότι θέλετε οι υπάλληλοι να συνεισφέρουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. (Προσέξτε επίσης ότι οι συσκέψεις μπορούν να αποτελούν εμπόδιο παρά βοήθημα αν δε γίνονται σωστά). Δε θα γίνονται δεκτές αυτόματα όλες οι προτάσεις, αν υπάρχει αντίδραση από τους διευθύνοντες (με τη δύναμη να θέτουν πολιτικές), το σύνταγμα ή επίσημη τακτική της οργάνωσης (αν υπάρχει), το νόμο της χώρας, ο διαθέσιμος προϋπολογισμός της οργάνωσης, ή τους δηλωμένους σκοπούς της, στόχους, στρατηγικές ή άλλες επίσημα δηλωμένες παραμέτρους. Ίσως υπάρξουν από τους υπαλλήλους προτάσεις που δε μπορούν να υλοποιηθούν εξαιτίας αυτών των περιορισμών. Ευχαριστήστε τους για τη συνεισφορά τους, εξηγήστε γιατί δε μπορεί να γίνει δεκτή η πρόταση, και διαβεβαιώστε τους ότι η διαχείριση μπορεί να παίρνει εκτελεστικές αποφάσεις που δεν αντιτίθενται στην πολιτική.
Οι συσκέψεις είναι ευκαιρίες για να δείχνετε στους υπαλλήλους, με διάφορους τρόπους, ότι είναι σημαντικοί, ότι έχουν χρήσιμες ιδέες να προσφέρουν, και ότι τους σέβεστε. Δεν είναι αρκετό απλώς να τους καλείτε να παρευρίσκονται στις συσκέψεις. Θα νιώθουν ότι έχουν καλύτερα πράγματα να κάνουν, ειδικά αν οι συσκέψεις δεν είναι παραγωγικές και σκόπιμες για αυτούς. Είναι απαραίτητο να διαδφαλίσετε ότι η παρουσία τους ειναι παραγωγική και φαίνεται παραγωγική.
Είναι εντάξει να έχετε διαφορετικές συσκέψεις για διαφορετικές κατηγορίες υπαλλήλων· π.χ. μια για τους βοηθητικούς υπαλλήλους και άλλη για τους εξειδικευμένους υπαλλήλους. Μερικές φορές είναι χρήσιμο στο διαχειριστή των βοηθητικών υπαλλήλων να διευθύνει συσκέψεις συμμετοχικής διαχείρισης βοηθητικών υπαλλήλων. Σε αυτή τη περίπτωση, ο γενικός διαχειριστής θα πρέπει να παρευρίσκεται στις συσκέψεις ώστε να δείξει το ενδιαφέρον του και να διαβεβαιώσει τους βοηθητικούς υπαλλήλους ότι είναι αναγκαίοι και σεβαστοί.
Αν ζητήσετε από ένα γραμματέα ή άλλο βοηθητικό υπάλληλο να κρατήσει σημειώσεις κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, αυτοί θα συγκεντρωθούν στη καταγραφή και δε θα συμμετάσχουν πλήρως στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, σιγουρευτείτε ότι αφιερώνετε χρόνο σε αυτό το άτομο, ανάλογα με τα θέματα, ζητώνας απόψεις.
Σκεφτείτε να δώσετε στους υπαλλήλους κάποια εκπαίδευση - εκπαίδευση διαχείρισης για μη διαχειριστές. Οι τέσσερις βασικές ερωτήσεις, και άλλα διαχειριστικά θέματα για μη διαχειριστές συμπεριλαμβάνονται στην ενότητα Εκπαίδευση Διαχείρισης.
Ειδικές Συνεδρίες:
Οργανώνοντας ειδικές συνεδρίες, έχετε μια παραπάνω ευκαιρία να ενθαρρύνετε ειλικρινείς και δίκαιες συνεισφορές από τους υπαλλήλους.
Το πιο αναγκαίο πράγμα να θυμάστε είναι ότι τέτοιες συνεδρίες μπορούν εύκολα να γίνουν επιπόλαιες, πχ για φιλικές αλλα ανούσιες τυπικότητες, για επαναλήψεις χιλιοειπωμένων κλισέ και κενών συνθημάτων, ή για εντυπωσιασμό των καλεσμένων VIP. Ως μέρος του προγράμματος, εξασφαλίστε ότι οι υπάλληλοι προσφέρουν γνήσια συνεισφορά στη λήψη οργανωτικών αποφάσεων.
Ειδικές συνεδρίες μπορούν να προγραμματιστούν για διάφορες περιστάσεις, όπως η επίσκεψη ενός VIP από τη διεύθυνση, από τη κυβέρνηση ή από κάποια μεγάλη φιλανθρωπική εταιρία. Μπορεί να είναι για κάποια σημαντική αναδομησιακή άσκηση, ή κάποιο εθνικό γεγονός που καλεί εορτασμό από όλες τις οργανώσεις της χώρας.
Οι ΔΑΕΑ συσκέψεις, ως μέρος μεταμόρφωσης μιας εταιρίας από εταιρία άμεσης ανταπόκρισης (φιλανθρωπία) σε εταιρία βιώσιμης ανάπτυξης (ενδυνάμωση), είναι παράδειγμα ειδικής συνεδρίας. ΔΑΕΑ σημαίναι "Δυνάμεις, Αδυναμίες, Ευκαιρίες, Απειλές" και μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε πολλές περιπτώσεις όπως αναφέρεται και σε εκείνη την ενότητα για τη μεταμόρφωση μιας εταιρίας ή ενός προγράμματος.
Η εμφάνιση μιας οργανωτικής κρίσης, είτε έχει εσωτερικούς ή εξωτερικούς παράγοντες, ή και τα δύο, είναι επίσης μια καλή ευκαιρία να οργανωθεί μια ειδική συνεδρία.
Η άφιξη ενός εξωτερικού μεσολαβητή συμβουλευτή, πχ για εκπαίδευση διαχείρισης ή για παρακολούθηση και αξιολόγηση, είναι επίσης περαιτέρω περιστάσεις που προσφέρουν ευκαιρίες για ειδικές συνεδρίες όπου μπορείτε να ενυθαρρύνετε τη συμμετοχή των υπαλλήλων στη λήψη διαχειριστικών αποφάσεων.
Περιγραφές Εργασιών:
Ο τρόπος που χρησιμοποιείτε τις περιγραφές εργασιών μπορεί επίσης να είναι ευκαρία για συνεισφορά στη συμμτοχική διαχείριση.
Συχνά η περιγραφή εργασίας γίνεται αρχικά όταν στήνεται μια οργάνωση. Γράφεται στα πρακτικά ή σε εξωτερικό σύμβουλο. Μετά την αρχική της χρήση, μπαίνει στα αρχεία (ή χάνεται) και δεν ξαναβλέπεται. Αν χρησιμοποιείται με αυτόν τον τρόπο δε βοηθά καθόλου στη συμμετοχική διαχείριση και έχει μικρή αξία.
Τακτικές αναθεωρήσεις της περιγραφής εργασίας, από τους αφορούμενους υπαλλήλους και τον προϊστάμενο, μεταβάλλοντας το περιεχόμενο για να ανταποκρίνεται στις αλλαγές συνθηκών και ευθυνών, υπογεγραμμένο και απο τους υπαλλήλους και από τον προϊστάμενο, μπορεί να συνεισφέρει στη συμμετοχική διαχείριση με πολλούς τρόπους. Δεν είναι οι ίδιες οι περιγραφές αλλά το πώς τις χρησιμοποιείτε που βοηθούν στην συμμετοχική διαχείριση.
Βλέπε "Χρήση Περιγραφών των Εργασιών".
Ετήσιες Ανασκοπήσεις:
Οι ετήσιες ανασκοπήσεις μαζί με όλους τους μετόχους σε ένα αναπτυξιακό πρόγραμμα είναι ένας σημαντκός τρόπος για να πάρετε πληροφορίες σχετικά με τις πρόσφατες δραστηριότητες, και πληροφορίες για να εισαχθούν σε μελλοντικά ετήσια σχέδια. Παρομοίως, μια ετήσια ανασκόπηση για τους υπαλλήλους σε μια οργάνωση μπορεί να είναι (αν γίνει σωστά) ένας χρήσιμος τρόπος για να ανασκοπήσετε τον τελευταίο χρόνο, τις επιτυχίες, τις αποτυχίες, τα μαθήματα που διδάχθηκαν, και για να αποκτήσετε προτάσεις για το επόμενο ετήσιο σχέδιο της οργάνωσης. Είναι ένα καλό εργαλείο εξάσκησης της συμμετοχικής διαχείρισης.
Βεβαιωθείτε, όταν κάνετε ετήσια ανασκόπηση, όλοι παρευρίσκονται όλοι οι συμμετέχοντες και ότι δεν αποσπάται η προσοχή τους από την καθημερινή εργασία ή από θέματα στο σπίτι, ή από ότιδήποτε εκτός της ανασκόπησης. Έτσι είναι καλύτερα να γίνει η σύσκεψη σε χώρο άλλο του γραφείου της οργάνωσης. Ένα συνεδριακό κέντρο (ή ένα σχολείο ή κάτι άλλο παρόμοιο που μπορεί προσωρινά να μετατραπεί σε συνεδριακό κέντρο) που είναι μακριά από αστικές περιοχές, και χωρίς τηλέφωνα, είναι ο,τι καλύτερο. Φιλοφρονήστε αυτήν την επιλογή ανακοινώνοντας στους υπαλλήλους ότι θα πρέπει να αναβάλλουν κάθε εργασία, να μην κανονίσουν άλλες εκκρεμότητες για εκείνη την ημέρα, ώστε να είναι έτοιμοι στο 100% να δώσουν τη δέουσα προσοχή στην ανασκόπηση.
Θα βρείτε ενδιαφέρον και χρήσιμο να προσλάβετε έναν εξωτερικό έμπεριο συμμετοχικό λειτουργό για να διεξάγει την ανασκόπηση για εσάς.
Δομήστε την ετήσια ανασκόπηση έτσι ώστε όλοι να συμμετέχουν (στη λήψη αποφάσεων) και όλοι να νιώθουν ασφαλείς και ελεύθεροι να εκφράσουν απόψεις. Εξασφαλίστε ότι ο λειτουργός ή σύμβουλος θα ευχαριστήσει κάθε συμμετέχοντα για κάθε συνεισφορά, ακόμη και την πιο άσημη πρόταση. Μαζί με την ετήσια ανασκόπηση, είναι στο χέρι σας να διασφαλίσετε ότι οι υπάλληλοι θα ακουστούν και ότι θα νιώσουν ότι έχουν ακουστεί. Είναι σημαντικοί· δείξτε τους ότι το ξέρετε αυτό. (Ένας διαχειριστής έχει ένα μόνο εφόδιο· τους ανθρώπους του· πετυχαίνει ή αποτυγχάνει βάσει τη συμπεριφορά τους). Σιγουρευτείτε ότι οι προτάσεις τους αναφέρονται στο ετήσιο σχέδιο εργασίας, ή ότι καταλαβαίνουν γιατί κάποιες είναι αδύνατο να υλοποιηθούν.
Βλέπε: ετήσιες αναφορές.
Συμπέρασμα:
Η συμμετοχική διαχείριση μπορεί να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα και δυναμικότητα μιας οργάνωσης. Βρίσκεται μεταξύ των δεκαέξι στοιχείων της οργανωτικής δυναμικότητας. Βλέπε: Δεκαέξι. Συνεισφέρει στην καλή ηγεσία από τη διαχείριση. Συνεισφέρει στην αυξημένη διαφάνεια στη λήψη οργανωτικών αποφάσεων.
Μεταξύ των συνθημάτων που σας κατευθύνουν προς την καλή διαχείριση, υπάρχει η φράση "Μη δουλεύετε σκληρά· φέρτε αποτελέσματα". Αυτή είναι η στρατηγική των καλών διαχειριστών. Αν κάποιος δουλεύει σκληρά, δε διαχεριίζει.
Ο μόνος πόρος ενός διαχειριστή είναι οι άνθρωποι. Αν αυτοί οι άνθρωποι είναι πιο αξιόπιστοι, πιστοί, πρόθυμοι να εργαστούν κάνοντας επιπλέον προσπάθεια, αν εμπιστεύονται τους ηγέτες τους και ξέρουν ότι έιναι ασφαλείς, τότε το αποτέλεσμα και η απόδοση, συνεπώς η δυναμικότητα της οργάνωσης θα είναι πιό υψηλά. Όσο περισσότερο μπορείτε να εξουσιοδοτήσετε τη λήψη αποφάσεων και ευθύνες, τόσο περισσότερη εμπιστοσύνη και πίστη θα έχουν οι υπάλληλοι σε εσάς, τόσο πιο αποτελεσματική θα είναι η οργάνωση, και τόσο περισσότερο θα πετύχετε ως διαχειριστές.
Αξιολογήστε την κατάσταση της οργάνωσης. Εκτιμήστε ποια στοιχεία της συμμετοχικής διαχείρισης που αναφέρονται εδώ μπορούν να προστεθούν σε αυτό που έχετε, ή ποια προυπάρχοντα στοιχεία μπορούν να ενισχυθούν εντός της οργάνωσης. Δημιουργήστε στρατηγικές για αυξημένη συμμετοχική διαχείριση.
Χρησιμοποιήστε αυτές τις οδηγίες (μην τις αντιγράφετε τυφλά) για να δημιουργήσετε το δικό σας πρόγραμμα αυξημένης συμμετοχικής διαχείρισης, ένα πρόγραμμα ευαίσθητο στις συνθήκες και παραμέτρους που οριοθετούν τη δράση σας.
––»«––
Συμμετοχή Υπαλλήλων στη Λήψη Αποφάσεων:
 |