اللغات المترجم اليها:
'العربية / Al-ʿarabīyah
Bahasa Indonesia
বাংলা / Baṅla
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Polszczyzna
Português
Română
Српски / Srpski
Türkçe
صفحات أخرى:
وحدات التّدريب
خريطة الموقع
الكلمات الرّئيسية
إتّصل بنا
ملفات الاستخدام
روابط مفيدة
المحتوي:
المحتوي:
المحتوي:
المحتوي:
المحتوي:
المشاركة في المراجعة السنوية
مشاركة العاملين في المراقبة و المساندة و التخطيط
للكاتب فيل بارتيل, الحاصل على الدكتوراه
ترجم بواسطة مصطفي الفحام
مهداة الي Gert Lüdeking
نشرة التدريب
اجعلها بيئة أامنة للعاملين لتكون صادقا
المقدمة:
المراجعة السنوية يمكن ان تختلف تبعا للسياقات المختلفة و هذه الوثيقة تعرض كيف ان المراجعة السنوية يمكن ان تستخدم كألية الادارة التشاركيةوكوسيلة للحصول على مساهمة الموظفين في تخطيط وإدارة المؤسسة
ان ماهية اي ادارة تكمن في اتخاذ القرار و يسري اتخاذ القرار هذ في سياقات التخطيط و التنفيذ و المراقبة . و تطبيقها بغض النظر عن نوع المؤسسة سواء كانت مشروع مساعد او CBO أو NGOاو مؤسسة خاصة حكومية او متعددة الاقسام او الجهات
أن المراجعة السنوية هي عملية تقع بين المراقبة و التخطيط (1) المراقبة و الرصد لعملية التنفيذ للسنة الماضية (2) التخطيط للتنفيذ في السنة المقبلة
بينما تتضمن المراجعة السنوية العوامل الفاعلة المختلفة سواء من اصحاب المصلحة او مشاريع التنمية فأن تلك المراجعة السنوية ستركز علي مشاركة الموظفين و سبل الحصول علي مساهماتهم في عملية الادارة
صنع القرار :
أن غاية الادارة التشاركية هو اضافة صنع قرار الموظفين الي عملية الادارة ذاتها , ليس بالطبع كل القرارت و لكن مراعاة ان كلا من الموظفين و المديرين لا يملكون التحكم المطلق في بعض القرارات نتيجة للأتي (1) سياسة مجلس الادارة الاعلي (2) قانون الاراضي (3) الميزانية و الاحتياطات أو (4) المكتب الرئيسي و اهدافه
الادارة التشاركية لا تعني ان الموظفين هما اصحاب الكلمة النهائية في صنع القرار و لكن تعني ان حكمتهم و خبرتهم كذلك ابداعهم يتم الاخذ بها في الاعتبار عند اتخاذ اي قرار تنفيذي , ان طاقم الموظفين يكمل و يسهم في عمل المديرين
بإعتبار ما سبق فأن المراجعة السنوية يجب ان تصمم و تنفذ بشكل يضمن اسهام الموظفين في اقصي درجاته و لكن في داخل حدوده و ان يسهم في عملية التخطيط و المراجعة و التنفيذ و المراقبة
التخطيط و الادارة
إذا كنت ترغب في مشاركة الموظفين في الادارة و اتخاذ القرار فأنك تريد مشاركتهم في المراقبة و الرصد و التخطيط و هي عناصر حيوية في عملية الادارة ككل
ان المراجعة السنوية هي الية اشراكهم في الثلاثة كافة , مشاركتهم في المراجعة السنوية هي وسائل الحصول علي ملاحظاتهم و تحليلاتهم عما تم انجازه في السابق كذلك اقتراحاتهم و توصياتهم فيما يمكن فعله مستقبلا
التخطيط هو عنصر حيوي في الادارة و صنع القرار
التركيز علي المراجعة
أحرص علي ان يشارك المشاركون طول الوقت. فمن السهل علي الناس ان يتم تشتيتهم عن المراجعة و المناقشة . كذلك العمل الجاري قد يتداخل مع المناقشات , فالموظفين العاملين مع ( العملاء, الزبائن , اصحاب المصلحة) سيقومون بالاتصال بالمكتب و يتوقعون ان يحصلوا علي الانتباه الملائم ليتم اجابتهم
و لهذا السبب فأن المراجعات تلك يجب و ان تعقد خارج اماكن العمل و يفضل ان تكون خارج المراكز الحضرية حيث لا يتوافر اي تليفونات او فاكسات او اميلات . و أذا طالت مدتها عن يوم واحد ( يومين علي اقصي تقدير) فيجب ان يتم اخبارهم انهم سيقيموا في مكان الاجتماع في مكان مخصص . و أذا كان مكانا ريفيا غير متوفرا او اعلي مما تسمح به الميزانية فيجب الترتيب مع مدرسة او مركز ريفي اخر من اجل الاقامة و الوجبات اثناء انعقاد الاجتماعات . الغاية من جعلها ملائمة علي قدر الامكان هو ان تتيح للمشاركين التركيز كل الوقت و الا تتم تشتيتهم باعمال اخري لانجازها
من السهل ايضا التشتيت من المراجعات بسبب عملية المراجعة نفسها . ففي بعض الاحيان سيكون هناك شكاوي علي سبيل المثال. فلو كانت هذه الشكاوي ستؤدي الي ان قرار اداري سيتم اقراره فهذا مقبول , لكن من السهل ان تتدور المناقشة حول تلك الشكاوي دون الوصول الي اي قرارات
من الضروري ان يتم التأكد ان المشاركين يعرفون ان المراجعة السنوية تهدف الي مراقبة الاجراءات و الاعمال و نتائجها و ان يؤدي ذلك الي تعلم دروس منها الذي بدوره سيكون مفيدا في ادارة خطة عمل السنة المقبلة .و في كلا الحالتين التخطيط و التطبيق للمراجعة فسيكون ضروريا ان يتم وضع الامور في نصابها حتي يكون التركيز علي المراجعة نفسها . و التركيز يكون من المشاركين علي ملاحظة و رصد الاعمال خلال العام المنصرم و نتائجها و وضع تصورات و اقتراحات للتخطيط للعام المقبل
اجعلها أامنة :
بعض الافراد سيترددون عن التحدث او يكونوا صرحاء عن بعض الاحداث التي و قعت بالمنظمة ربما يشعروا , غالبا مع بعض التبرير , بأنهم ستتم معاقبتهم من قبل مشرفينهم او سيصبح عملهم علي المحك . فيجب عليك ايجاد طريقة تستشف بها ملاحظاتهم و التي ستؤدي الي اقتراحات من شأنها تحسين نتائج العام المقبل , مع مراعاة الا يشعروا بأنهم سيعاقبوا في المقابل علي تلك الملاحظات .
طريقة واحدة للتواصل و هي مبدأ اداري مهم و معروف في الشعار " ليس ضروري ان تكون سيئا لتحاول ان تكون احسن " و هذا في وثيقة التدريب التدريب الاداريو يمكنك ان تري ان هذا الشعار يستخدم كطريقة ايجابية من قبل المشرف لعمل اقتراحات لتحسين الاداء للموظفين دون ان يكون سلبيا عن ادائهم السابق .أن اي مدير يمكنه ان يجني الكثير من موظفيه دون النقد السلبي . و في المراجعة السنوية يمكنك ان تعكس الامور فتطلب من الموظفين ان يفصحوا عن اي شكاوي او نقد للمنظمة او اي من انشطتها , يمكنهم التعبير عن ذلك كتوصيات ايجابية للتتغير , بدلا من الخوض في ما جري من اخطاء في الماضي . دع الموظفين يعلموا ان ذلك و هذا افضل لهم من الخوف من انتقاد مشرفيهم . ساندويتش.
سيساعد كثيرا ان يظهر المدير كأحد الموظفين العاديين في خلق بيئة أامنة للمراجعة السنوية . و من المستحسن ان يقوم بإيجار منسق محترف يدير العملية و يظهر المديرين و كأنهم مشاركيين عاديين مع باقي الموظفيين . هذ بشكل ما سيعمل كعامل معادل و سيساعد العملية لتبدو اكثر امانا لباقي الموظفين و هناك طريقة اخري للمدير او المديرين بأظهار تواضعهم و انهم مجرد بشر و لا يتظاهروا بأنهم ألهة
إن إذابة الثليج كأفتتاحية مذكورة بالاسفل في جدول الاعمال . المدير او المديرين يجب الا يقفوا موقف المتفرجين علي مرجلة أذابة الثليج لأن ذلك يلغي تماما الغرض منه . يجب عليهم ان يشاركوا فيه و حتي لو كان هذا يعني ان يتحلوا بالشجاعة و ان يتخلوا عن ( او ينحوا جانبا ) كبرياء الشخصية و تعاليها .
يجب علي المشاركين الا يشعروا انهم تحت المراقبة او التقييم من قبل غرباء. يجب ان تجعلها سياستك و ان تلتزم بها بأنه ليس هناك اي مراقبين. و أذا اضطررت لاستضافة زوار كممثلين عن المانحين او موظفيين عموميين او من المكتب الرئيسي او اي جهة اخري فيجب عليك التأكيد عليهم انهم يمكنهم الحضور بصفة مشاركين كاملين . اي يجب ان يشاركوا في كل الجلسات و ذلك يتضمن مشاركتهم في مرحلة اذابة الثلج و الموضحة بالاسفل
من ااهم الطرق لتقليل الخوف و الذي من شأنه اعاقة الموظفين عن تقديم تقييمات صادقة عن الفترة السابقة هو ان يثقوا في أنه لن تكون هناك اي عمليات انتقامية لصراحتهم او قولهم الحقيقة و عندما تفعل
استتخدام منسق:
هناك اسباب لوجوب استخدام منسق للتعاون و ادارة عملية المراجعة السنوية
وضح المدي في موضع المساواة مع باقي الموظفين , كما ذكر من قبل , و هو فقط احد الاسباب ,سيساعد علي احساسهم بالامن في ابداء ملاحظات و اقتراحات صريحة
ال التنسيق في المشاركة في التقييم ذلك لعمل صعب . و يتطلب التركيز و التدريب و الخبرة . يجب ان يلاحظ منسق عملية المراجعة , بغض النظر عن اي شيء اخر , هو انخراظ في الاداء , بمعني ان اذا قام المدير بالتنسيق اثناء عملية المراجعة فأن ذلك سيترك له طاقة اقل لالاستماع , نعم , أنه من الصعب ربط الحذاء مع مضغ العلكة في نفس الوقت
في كل الاوقات و خاصة باوقات المراجعة يكون مهمة المدير الاستماع الي موظفيه و تعيين محترف لتسهيل مشاركة الموظفين في تقييم المنظمة و عملها , يتيح ذلك للمديرين قضاء وقت اطول و بشكل صحيح في الاستماع الي ما يقوله الموظفين
و في حالة عدم اعطاء توجيهاتك , و علي الرغم ان المنسق المحترف عنده خبرة عالية في تطبيقات المشاركة التقيمية فقد تتراجع و تسمح لعملية التقيم الاتكتمل . و لذلك للتأكد ان عملية المناقشة تتركز حول نشاط و نتائج العام المنصرم و علي التوصيات المطلوبة لخطة العمل للعام المقبل , المنسق يجب يكون مركز بشكل تام علي الاهداف او سياسة المنظمة ,و أذا كانت واضحة و مكتوبة و الاهداف محددة و مخرجا المشروع او المنظمة . فعلي المنظم ان يركز علي النقاش حول هذين الموضوعين
تخطيط مذكرة العمل
يجب ان تقضي وقت كافي , ربما نصف يوم , مع المنسق حتي تتأكد من انه يعرف تماما ما هو دوره في تحقيق الاهداف المرادة من وراء المراجعة السنوية
- افتتاح غير رسمي
- و علي الاقلي اذابة الثلج و ارخاء المشاركين و و ضعهم خارج جو و بيئة العمل اليومي
- بعض الدورا تستخدم حيل و حركات من اجل الحصول علي معطيات غبر حيل غير تقليدية
- دورات للحصول علي توصيات و اقتراحا عما جري خلال العام الماضي
- اقتراحات للحصول علي توصيات و اقتراحات عما يجب ادراجه في خطة العمل الخاصة بالعام المقبل و اخيرا
- عينة لغلق الدورة و التي تذكر المشاركين بما جري و ذلك من خلال حديث غير رسمي من شخص ذو منصب
راجع الوثيقة علي تحضير ورشة العمل استخدم في تخطيط خطة العمل مع المنسق
و من الاقضل تجهيز مذكرة العمل مكتوبة و في ورقة واحدة و يتم توزيعها باليد الي المشاركين حال وصولهم . و اذا كان هناك اي زائرين و نقصد هنا اخرين لا هم موظفين و لا هم مديرين فيجب تقديمهم للمشاركين و في نفس الوق التأكيد علي انهم ليسوا هنا للمراقبة و لكنهم هنا للمشاركة . هذه دورة عمل و يجب الا تعامل علي انها مؤمر دولي او معرض . خصوصا اثناء المراجعة السنوية نفسها يجب الا تفتتح بواسطة كلمة يليقها احد الاشخاص المهمة
في مذكرة عملك و في بداية المراجعة يجب ان يتم اذابة الثلج. و تلك جزء المداعبة يهدف الي كسر ما يعرف بالعلاقة الاجتماعية اليومية و خاصة تلك التي تنشاء نتيجة لتوزيع الادوار كالتي بين المشرفين و غيرهم و الادوار داخل المنظمة و التي تسهم في البناء الاجتماعي . راجع الوثيقة أذابة الثلج و من اجل معلومات اكثر عن تلك الدورة . و الرسالة التي ترسلها تلك الدورة هو انها ليست جزء من روتين العمل اليومي في مشروع المنظمة
و كما ذكر مسبقا فأن المراجعة السنوية يجب الا تتضمن مراقبين .و انها استهدفت في المقام الاول الموظفين و المديرين .و ان كان لابد من وجود ضيوف و هذا غير مرحب به , فيجب علي هؤلاء الضيوف ان يشاركوا , و خصوصا في عملية اذابة الثلج .في وثيقة اذابة الثلج ,تم توضيح ان عملية اذابة الثلج واحدة هي عملية تقوم بتوضيح لغة ورشة العمل كلها .توضح ان كل المشاركين عاملين او مديرين هم واحد , و يجب الا يأخذوا انفسهم بشكل متكبر او يعتقدوا انهم افضل من اي من المشاركين الاخرين , و انهم يجب الا يسخروا من انفسهم . و هم انفسهم ينظمون عملية المراجعة الستوية - و هذ سيشجع علي امانة اكثر ومعطيات اكثر تعبيرا من كل المشاركين
عند تخطيط جدول الاعمال يجب التأكد من ان اهداف ورشة العمل قد تم ايضاحها بحرص و ان المشاركين سيعملوا سويا كمجموعة عمل لتقييم ما تم انجازه مسبقا و لتزويدك بالمدخلا لما سيتم لاحقا .و هذا يجب ان يتم تخاطبيا سواء كان مكتوبا او منطوقا . و لا حرج ان يكون ذلك مبالغا فيه قليلا للتأكد ان الرسالة تم ايصالها
و بينما ان خطط مع المنسق , اخبره بأنك تتوقع دورات تشاركية متعددة , و يجب الايكونوا متشابهين , فمن الجيد ان يكون هناك بعض الدورات الخفيفة حيث يقوم المشاركون بالعمل في مجموعات صغيرة تقوم بالقص و الرسم و التصميم مستخدمين اقلام التحديد و المقصات و الاوراق الملونة و بعض الاخبار المطبوعة او اي اشياء اخري مساعدة . و من الجيد ايضا ان نعطي بعض المهام الجسدية البسيطة لتنفيذها بواسطة مجموعات صغيرة عن الطريق التعاون فيما بينهم . و هذا بالطبع سيشجع العمل كفريق و جيد للمراجعة و للمنظمة ككل.
و يمكن للمنسق ان يقوم بتلخيص المراجعة السنوية مع قائمة من التوصيات و الاقتراحات التي عرضت و تم تسجيلها
و كما مع الافتتاح يجب الا يكون هناك كلمة ختامية رسمية من احد الاشخاص المهمين
تعيين المقرر
و كما انه من المهم الا يكون هناك اي مراقب يجب ان يكون مقرر للمراجعة
و من الافضل ان يكون شخص معروف للموظفين ككل . و يفضل ان يكون شخص مساند للموظفين كالسكرتارية او شخص موهوب في تدوين ملاحظات الاجتماعات.و من ثم ينصح بانك تقوم بتزويده بشيء من التشريف , قد يكون عبارة عن مائة دولار . من اجل عدم المشاركة كمشارك عادي و ان يقوم بتدوين ملاحظات دقيقة و تسجيل تقرير عن كل دورة
و كما مع اجتماعات ادارة المشاركة ينبغي ان يتتضمن التقرير قرارا فقط , مع استثناء ما دار بالمراجعة فيجب ان يتم كتابته علي شكل قائمة تكون علي هذا المنوال (أ) ملاحظات عن السنة الماضية . (ب) توصيات خاصة بالسنة المقبلة . و يجب ان تكون جازهة كمسودة اولي في نهاية اليوم الذي تعقد فيه المراجعة . و يجب ايضا ان يتم تحريرها بواسطة مدير و ان يتم وزيعها لكل المشاركين في نهاية اليوم اللاحق لانتهاء المراجعة . جدول الاعملا يجب ان يلحق بهذا النموذج ليظهر اي الدورات تم نفيذها . و مناقشة من قال ماذا ليست بالاهمية لتذكر في تقرير المراجعة
و بوقت طي المراجعة , التقرير , المسودة يمكن ان تقرأ للمشاركين . و هذا يمكن تنفيذه بواسطة المنسق او المقرر . التقرير المكتوب , بعد بعض التدقيق و الفحص يمكن تعميمه بعد بعض الوقت و لكن ليس وقتا طويلا
خطة العمل السنوي
خطة العمل السنوي (AWP) للسنة المقبلة يجب ان تقدم بعد المراجعة السنوية بوقت قصير
يجب ان تدرج الاهداف الرئيسية للمنظمة او المشروع . و يحتمل ايضا ان تدرج بعض الاهداف القريبة و الاغراض مع التأكيد علي انها ستكون الابرز في السنة المقبلة . و يمكن ايضا ان تركز علي بعض الاستراتيجيات المطلوبة في سبيل تحقيقهم
راجع الوثيقة خطة عمل .
وينبغي أن تنعكس التوصيات والاقتراحات التي تم تسجيلها في الاستعراض السنوي في خطة العمل السنوية.يجب أن يرفق تقرير المراجعة السنوية كملحق لخطة العمل السنوية.و اية اقتراحات من المراجعة السنوية و التي لاي يمكن ممارسها بسبب سياسة المكتب الرئيسي , او قانون الاراضي او اشتراطات الميزانية او لا اسباب اخري يجب ان يتم الاشارة اليها و توضيحلا في تقرير خطة العمل السنوية
أن خطة عمل بتلك البنود يمكن ان تستخدم لحشد التأييد من اجل احداث تغييرات في القضايا المعطلة الشائكة
الاستنتاج
المراجعة السنوية هي آلية ممتازة لتوجيه ومشاركة الموظفين في عملية ادارة و اتخاذ القرار .فأنه يأخ ملاحاظاتهم و تحليلاتهم كمعطياتت للرصد و التقييم. و يأخذ اقتراحاتهم و توصياتهم كمعطيات للتخطيط.و التطبيق خلال العام اللاحق يجب ان يتبع خطة العمل السنوي و التي في المقابل يجب ان تعكس المعطيات من الموظفين و التي تم توليدها من خلال المراجعة السنوية
––»«––
اجتماع
 |