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GESTIONE PARTECIPATIVA
Metodi per Aumentare gli Input del Personale nel Processo Decisionale Organizzativo
di Phil Bartle, PhD
traduzione di Donatella I. Ciccimarra
Dedicato a Gert Lüdeking
Documento Base nel Modulo
La gestione è troppo importante per essere lasciata solo ai dirigenti
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Introduzione:
Se si è responsabili della creazione di una nuova organizzazione, una nuova ONG o CBO, un nuovo reparto o un nuovo progetto, si vuole garantire che il processo gestionale migliori l'efficacia dell'organizzazione.
Se si è membri del Consiglio di Amministrazione, si vogliono dare consigli ai gestori che renderanno l'organizzazione più forte, ma anche molto più equa ed umana. Si può essere un capo villaggio in cerca di modernizzare l'ufficio e il Consiglio. Si può essere il leader di un'organizzazione di lavoratori, premendo per un miglioramento nella gestione in cui viene data più voce al personale, insieme a maggiore rispetto e considerazione. Queste linee guida su come rendere la gestione più partecipativa saranno di aiuto in questo genere di sforzi.
Cos'è?
Partecipazione è una parola molto usata ai nostri giorni; vuol dire cose diverse in contesti diversi.
Il vantaggio dei tirocinanti partecipanti all'attività di essere addestrati, nel periodo di formazione, sta nel fatto che "imparano facendo". Nel lavoro della comunità, partecipazione significa che l'intera comunità, compresi quelli che di solito non parlano, partecipano alle decisioni che riguardano il futuro della comunità. Nei giochi (ad esempio, il poker), partecipazione significa che le persone sono autorizzate a giocare (impegnarsi nel gioco d'azzardo).
Gestione partecipativa significa che il personale, non solo i responsabili designati, hanno input e influenza sulle decisioni che riguardano l'organizzazione. E' diversa dalla gestione comune o co-operativa, dove ogni membro del personale ha lo stesso peso nel processo decisionale. La maggioranza eletta, o un consenso, non è l'arbitro ultimo in una decisione controversa.
Nella gestione partecipativa, i dirigenti designati (o manager) hanno ancora la responsabilità finale di prendere le decisioni e di rispondere per loro, ma i membri del personale influenzati da tali decisioni sono tenuti a fornire attivamente osservazioni, analisi, suggerimenti e raccomandazioni durante il processo decisionale esecutivo.
Queste linee guida possono essere utilizzate integralmente per creare una nuova organizzazione, per prendere un'importante decisione in un'organizzazione già in atto, o possono essere lentamente aggiunte, pezzo per pezzo, nei processi decisionali in un'organizzazione monopolista in cui le decisioni sono di tipo verticistico.
Vantaggi della Partecipazione:
Se tutto viene impostato come descritto di seguito, tutti saranno in grado di apportare benefici in vari modi.
La vostra organizzazione funzionerà meglio se il vostro personale è maggiormente leale, se si sente necessario e voluto, se si sente rispettato, e sente che le sue opinioni contano. Per contribuire a quanto suddetto, c'è bisogno di cercare pro-attivamente il contributo del personale nella gestione del processo decisionale. Le decisioni tendono ad essere migliori quando si può contare su una più ampia gamma di conoscenze, informazioni ed esperienze. Non importa quanto un capo sia esperto e saggio, sicuramente non ha più esperienza del totale di tutto il personale messo insieme.
La fiducia è un importante fattore della leadership. Solitamente l'utilizzare approcci partecipativi significa che il processo decisionale è più trasparente. Inoltre, a sua volta, aumenta la fiducia del personale, ed accresce la leadership del manager. E la trasparenza stessa è un ulteriore vantaggio di questo tipo di approccio.
Quando le decisioni vengono prese consultando attivamente il personale, c'è meno sospetto di decisioni illegali e immorali compiute in circostanze subdole. Come con la partecipazione della comunità, il risultato finale è che la gestione partecipativa rende molti benefici.
Tuttavia, ci sono dei costi minimi da sostenere per ottenere l'input partecipativo. Il primo è che ci vuole tempo per ottenerlo, e le decisioni sono quindi più lente rispetto a quando sono prese in maniera unilaterale. Quando il personale sostiene una determinata decisione, ma i regolamenti, il bilancio, il consiglio di amministrazione, o la sede non consentono tale decisione, allora ci resterà male; alcuni possono addirittura chiedere il motivo della loro partecipazione. C'è bisogno che il dirigente mostri che, anche se tutti volessero un percorso particolare da adottare, le circostanze esistenti oltre la gestione - anche oltre la gestione partecipativa - hanno impedito loro di prendere questa strada. Quando il personale è decisamente diviso su una particolare questione, ciò sarà rivelato solo come una decisione di gestione. I disaccordi possono influenzare il lavoro. Il dirigente deve concedere ulteriore tempo e sforzarsi di più per giungere a una decisione - con la partecipazione del personale - in grado di ridurre tale scisma.
Sebbene si può avere qualche fastidio nell'uso dell'approccio partecipativo alla gestione, i molti benefici superano i costi.
Modi di Incanalare la Partecipazione:
Se si sceglie di pianificare e attuare un programma per accrescere la partecipazione del personale nella gestione del processo decisionale - e si invita a farlo - si possono concepire diversi modi per rendere l'organizzazione più partecipativa.
Partecipare al processo decisionale richiede una buona comunicazione; quanti più canali si possono aprire, tanto più si può avere del personale che partecipa alla gestione dell'organizzazione. In ogni nuova occasione che si presenta, si deve cercare un modo per parlare con il personale. Si devono mostrare i loro successi e le frustrazioni. Il personale potrà capire subito se si è sinceri o meno. L'importante è non farlo in maniera superficiale o frettolosa. Sviluppare un reale interesse in quello che si fa. Mostrare rispetto.
Istituire regolari incontri di routine di gestione partecipativa. Vedi Incontri. Istituire sessioni speciali che consentono (e incoraggiano) l'input del personale. Utilizzare la descrizione del lavoro come programma di riferimento per accrescere la partecipazione del personale, e organizzare sessioni di revisione annuale per ottenere l'input del personale per l'elaborazione di piani di lavoro annuali.
Una cosa utile che ho trovato è stata quella di mettere un cartello dietro la mia postazione in ufficio, "La gestione è troppo importante per essere lasciata solo ai dirigenti". Quando i visitatori l'hanno commentato, o mi hanno chiesto a proposito, ho colto l'occasione per spiegare il valore dell'input del personale nel processo decisionale di gestione.
Un altro metodo di ricerca pro-attiva di partecipazione al processo decisionale è il brainstorming. E' un metodo diverso rispetto agli altri nel senso che mira a rendere comune il processo decisionale, e non moderato dal dirigente. C'è un modulo a parte dedicato a questo metodo; Il brainstorm.
Dare loro la formazione gestionale rivolta ai non-dirigenti; almeno un'introduzione alle quattro questioni fondamentali.
Guardare come funziona l'organizzazione al momento. Chiedere come - in che modo - il personale già partecipa all'attività di gestione del processo decisionale. Generare modi che si pensa possano incoraggiare a partecipare di più. Progettare un programma dettagliato per essere pronti a qualsiasi condizione da affrontare, e scegliere solo ciò che funziona.
Attenzione:
Tutti noi vogliamo essere rispettati ed essere presi sul serio. Il vostro personale non è da meno.
Si può rapidamente alienare e scoraggiare il personale, se ci si comporta come se non ci fosse, se si agisce come se non contasse (ad esempio, se si considera non importante il personale), o come se non faccia parte dell'insieme.
Al contrario, se si ascolta il personale, se si chiedono le proprie opinioni, se lo si rende sul serio, se si usa rispetto, allora si rispetterà maggiormente se stessi, l'organizzazione, e tutti voi. Il lavoro sarà così preso più seriamente, verrà messo uno sforzo supplementare, e ci sarà maggiore produttività. Quanto più si puo far ciò, tanto più si eserciterà leadership.
Gestione partecipativa, al livello più basso, significa che un dirigente presta attenzione al suo personale. Ciò è da inserire in tutti i metodi citati in questo documento.
Attenzione.
Incontri di Gestione:
Un altro documento in questo modulo descrive in maniera dettagliata gli incontri di gestione. Vedi Incontri. Ciò che è importante è considerare le riunioni di gestione una parte integrante del programma al fine di sviluppare la gestione partecipativa all'interno dell'organizzazione.
Tali riunioni dovrebbero tenersi regolarmente. In caso di assenza alle riunioni, o di loro cancellazione, si abbassano il rispetto e l'importanza che si mostra loro. Si può decidere di programmare altre attività prima o dopo gli incontri stabiliti. Si deve cercare di non accavallare gli incontri, soprattutto se si tratta di riunioni obbligatorie. La frequenza ottimale è bimensile (oppure ogni mese e mezzo). Alcuni dirigenti si riuniscono settimanalmente, altri mensilmente. Bisogna scegliere ciò che è più appropriato alla situazione; l'importante è garantire costanza e puntualità ad ogni incontro.
Bisogna fare ogni tentativo per rendere queste riunioni sede del processo decisionale. È così facile perdere tempo con le formalità, chiacchierando inutilmente, ascoltando cose a tutti già note o che potrebbero sapere. Non si deve diffondere alcuna relazione verbale o in forma scritta prima della riunione. La durata della riunione deve essere dedicata esclusivamente a prendere le decisioni.
Vedi il documento, Incontri, che spiega questi principi in modo più dettagliato.
Ciò che è importante è volere che i membri del personale contribuiscano alla gestione del processo decisionale. (Si noti inoltre che le riunioni possono diventare un peso piuttosto che un bene, se non sono ben gestite). Non saranno automaticamente accettati tutti i suggerimenti, se si verrà contraddetti dal consiglio (di amministrazione o da un comitato direttivo con poteri esecutivi), dalla costituzione o dallo statuto ufficiale dell'organizzazione (se ne ha uno), dalle leggi del territorio, dal bilancio disponibile, o dai suoi scopi, finalità, obiettivi, strategie o da altri parametri ufficialmente dichiarati. Alcuni suggerimenti che non possono essere attuati a causa di tali limitazioni potrebbero provenire da alcuni membri del personale. Queste persone devono essere ringraziate per il loro contributo, spiegando loro il perché non possono essere accolti i loro suggerimenti, e assicurandole che la gestione non può che rendere esecutive le decisioni, e non può contraddire le politiche.
Ogni riunione rappresenta un'occasione per far sapere al personale, in vari modi, quanto è prezioso, che ha idee utili da offrire e che viene rispettato. Non è sufficiente solamente invitare il personale a partecipare alle riunioni. Esso potrebbe aver di meglio da fare, soprattutto se le riunioni non sono produttive e significative. E' necessario garantire che la sua presenza sia produttiva, e soprattutto che sia considerata produttiva.
E' necessario, inoltre, suddividere le riunioni secondo le diverse categorie di personale, ad esempio una per il personale di sostegno e un'altra a livello professionale. A volte può essere utile per il responsabile del personale di sostegno presiedere agli incontri di gestione partecipativa del proprio livello. Se così fosse, il direttore generale dovrebbe essere presente alle riunioni mostrando interesse e assicurandosi che il personale di sostegno sappia di essere necessario e rispettato.
Se chiedete ad un segretario o ad altro personale di sostegno di prendere appunti durante le riunioni di gestione, potrebbero doversi concentrare sulla registrazione e per questo potrebbero non partecipare pienamente al processo decisionale. In tali casi, bisogna accertarsi di trascorrere del tempo con quella persona, a seconda dei temi, chiedendone pareri.
Valutare l'opportunità della formazione del personale - formazione gestionale per i non dirigenti. Le quattro questioni fondamentali, e altri problemi di gestione per non dirigenti sono incluse nel modulo, Formazione Gestionale.
Sessioni Speciali:
Attraverso l'organizzazione di sessioni speciali, si dispone di un'ulteriore opportunità per incoraggiare una onesta e sincera collaborazione da parte del personale.
E' necessario ricordare che queste sessioni possono facilmente diventare superficiali, ad esempio a causa di scambi e convenevoli amichevoli ma inutili, sprecando tempo con la ripetizione di cliché e slogan vuoti, o impressionando il personale con la visita di VIP. Essendo parte del programma, bisogna garantire che il personale contribuisca con il suo genuino contributo al processo decisionale organizzativo.
Si possono indire sessioni speciali per varie occasioni, compresa la visita di un VIP proveniente dalla sede centrale, dal governo, o da una grande agenzia donatrice. Può essere un importante esercizio di ristrutturazione, o un evento nazionale che richiede riflessione da parte di tutte le organizzazioni del paese.
La sessione SWOT, in quanto parte di un sistema di trasformazione di un programma di emergenza (beneficienza) in uno per lo sviluppo sostenibile (empowerment), è un esempio di sessione speciale. SWOT è un acronimo che sta per: Strengths (punti di forza), Weaknesses (debolezze), Opportunities (opportunità), e Threats (rischi) e può essere usato in varie occasioni come questa in cui si mira a trasformare un organismo o programma.
La comparsa di una crisi organizzativa, che sia causata da fattori interni o esterni, o da entrambi, è anche una buona occasione per organizzare un evento speciale.
L'arrivo di un consulente intermedio esterno che intervenga ad esempio nella formazione gestionale o nella fase di monitoraggio e valutazione, rappresenta uno degli ulteriori eventi in grado di offrire opportunità di indire sessioni speciali in cui è possibile favorire la partecipazione del personale all'interno del processo decisionale.
Descrizione del Lavoro:
Il modo in cui si utilizza la descrizione del lavoro può anche essere un'opportunità per contribuire ad una gestione partecipativa.
Molto spesso la descrizione del lavoro viene progettata inizialmente al momento dell'istituzione dei un'organizzazione. Potrebbe essere scritta da un progettista o da un consulente esterno. Dopo l'uso iniziale, viene archiviata (o addirittura persa) e mai più vista. Se usata in questo modo, non contribuisce in alcun modo alla gestione partecipativa e ha poco valore.
Una costante revisione della descrizione del lavoro, da parte del personale interessato e del supervisore, che ne modifica il contenuto in base alle mutate condizioni e in risposta ai mutevoli compiti e responsabilità, e successivamente sottoscritta da entrambi, può contribuire in vari modi alla gestione partecipativa. Non è la descrizione stessa del lavoro, ma è il suo modo di utilizzo che contribuisce alla gestione partecipativa.
Vedi "Utilizzo Descrizione del Lavoro".
Revisioni Annuali:
La partecipazione alla revisione annuale di tutti gli attori impegnati in un programma di sviluppo rappresenta un modo importante e prezioso per ottenere un feedback sulle attività recenti, e un input da inserire nei prossimi piani di lavoro annuali. Allo stesso modo, una revisione annuale per il personale all'interno di una singola organizzazione può essere (se fatto bene) un modo utile di passare in rassegna l'anno passato, successi, fallimenti, lezioni apprese, e per ottenere suggerimenti da inserire nel successivo programma di lavoro annuale. E 'un ottimo strumento per esercitare la gestione partecipativa.
Assicurarsi che, nel condurre la revisione annuale, tutti i partecipanti frequentino e che nessuno venga distratto da altri lavori, da problemi familiari o da qualsiasi cosa esterna alla revisione stessa.Perciò sarebbe meglio fare in modo che la riunione si tenga lontano dal luogo della sede dell'organizzazione. Un centro congressi (una scuola o qualsiasi altro luogo che può essere temporaneamente convertito in un centro congressi), che sia lontano da qualsiasi sede urbana, e senza telefoni, sarebbe la cosa migliore. E' necessario integrare la scelta del luogo con l'annuncio che tutti i membri del personale dovrebbero sospendere il loro regolare lavoro, non prendere appuntamenti quel giorno, essere pronti a prestare attenzione al processo di revisione al cento per cento.
Può essere interessante e utile assumere un esperto esterno di valutazione partecipativa (PRA, PAR), in grado di condurre per voi la revisione.
La revisione annuale deve essere strutturata in modo tale che tutti partecipino (al processo decisionale), tutti si sentano sicuri e liberi di esprimere le loro opinioni. Garantire che il MC o mediatore ringrazi ciascun partecipante per ogni contributo, anche il meno popolare. Oltre a tenere la revisione annuale, spetta a voi garantire che il personale venga ascoltato, e che si senta ascoltato. E' molto importante; questa consapevolezza deve essere loro mostrata. (Un manager ha una sola risorsa: le persone che lavorano per lui/lei; in base al loro comportamento si fallisce o si ha successo). Assicurarsi che i loro suggerimenti e raccomandazioni vengano inseriti nel piano di lavoro annuale, oppure se non fosse possibile far ciò, bisogna farne capire il perché.
Vedi: Revisioni annuali.
Conclusione:
La gestione partecipativa può migliorare l'efficacia e la capacità di un'organizzazione. Essa fa parte dei sedici elementi di capacità organizzativa. Vedi:" Sedici". Inoltre, essa contribuisce alla buona leadership da parte della direzione. Contribuisce a una maggiore trasparenza nel processo decisionale organizzativo.
Tra gli slogan che si rivolgono alla gestione di Dio, la frase: "Non lavorare sodo, ottieni risultati." Questa è la strategia dei buoni manager. Se qualcuno sta lavorando sodo, non sta gestendo.
L'unico vantaggio del manager è la gente. Più queste persone sono affidabili, leali, disposte a lavorare e a fare straordinari, se si fidano dei loro leader e sanno di essere al sicuro, maggiore sarà la produzione e l'efficienza, quindi anche la capacità di tale organizzazione. Più è possibile delegare il processo decisionale e la responsabilità, la fiducia e la lealtà, più sarete graditi dal vostro personale. Più efficace sarà l'organizzazione, più si avrà successo come manager.
Si deve valutare la situazione dell'organizzazione. Valutare quali elementi di gestione partecipativa qui indicati possono essere aggiunti a quello che già si ha, o quali elementi esistenti possono essere migliorati all'interno dell'organizzazione. Generare strategie per aumentare la gestione partecipativa.
Queste linee guida devono essere utilizzate (non copiate ciecamente) per creare un programma personalizzato per aumentare la gestione partecipativa, un programma sensibile alle diverse condizioni e che si trova entro i parametri che delimitano l'azione.
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Partecipazione del Personale al Processo Decisionale:
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