Tweet
Traduccions:
'العربية / al-ʿarabīyah
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Polszczyzna
Português
Română
Altres pàgines:
Mòduls
Mapa de la web
Paraules clau
Contacte
Documents útils
Enllaços útils
Continguts:
Continguts:
Continguts:
Continguts:
Continguts:
Continguts:
GESTIÓ PARTICIPATIVA
Mètodes per incrementar les aportacions del personal en la presa de decisions
pel Doctor Phil Bartle
traduït per Oriol Monroig
Dedicat a Gert Lüdeking
Document fonamental del mòdul
La gestió és massa important per deixar-la només a mans de directius
 |
Introducció:
Tant si sou responsables de la configuració d'una nova organització, una nova ONG o CBO, un nou departament o un nou projecte, us heu d'assegurar que el procés de gestió millori l'efectivitat de l'organització.
Si formeu part del consell de direcció, us interessa aconsellar el o els caps que faran que l'organització sigui més forta però també més justa i humana. Pot ser que sigueu els caps d'un municipi i que intenteu renovar la vostra oficina i ajuntament. Pot ser que sigueu líders d'una organització de treballadors que fa pressió per millorar la gestió que doni més veu al personal i fer que se'l respecti i se'l tingui més en consideració. Les directrius que es donen aquí per fer més participativa la gestió us ajudaran en la vostra tasca.
Què és?
Participació és una paraula que s'usa freqüentment avui en dia. Pot significar diferents coses en contextos diferents.
En formació, els alumnes aprofiten per participar en l'activitat en la qual se'ls està formant, aprenen mentre fan. En treball comunitari, participació significa que tota la comunitat, incloent els que normalment no es pronuncien, participa en les decisions que afecten el futur de la comunitat. En el context dels jocs (per exemple, el pòquer), participar significa que la gent pot jugar (que se'ls deixa entrar al joc).
Gestió participativa significa que el personal, no només els caps escollits, fa aportacions i influencia en les decisions que afectin l'organització. No és el mateix que la gestió comunal o cooperativa, en què els membres del personal tenen el mateix pes a l'hora de prendre decisions. Una majoria de vots o un consens no és l'àrbitre definitiu pel que fa una decisió contenciosa.
En gestió participativa, els caps escollits (o cap) encara tenen la responsabilitat final de prendre decisions i responsabilitzar-se'n, però es convida activament els membres del personal que es vegin afectats per aquestes decisions a fer observacions, aportar anàlisis i recomanacions durant el procés de presa de decisions.
Aquestes recomanacions es poden utilitzar en conjunt en la configuració d'una nova organització, es poden prendre com una decisió conscient per una organització activa o es poden anar introduint mica en mica en una organització que monopolitzi la presa de decisions, en la qual la presa de decisions només recaigui sobre la directiva.
Beneficis de la participació:
Si us organitzeu com es descriu a continuació, vosaltres i la vostra organització en traureu profit de diferents maneres.
La vostra organització funcionarà millor si el vostre personal és més lleial i sent que se'l necessita i que se'l vol, si se sent respectat i veu que les seves opinions compten. Si busqueu les seves aportacions de forma proactiva en la presa de decisions de gestió, estareu contribuint a totes aquestes coses. Les decisions tendeixen a sortir millor quan es recorre a un ventall de coneixement, informació i experiència més gran. No importa com d'intel·ligent o experimentat sigui un cap, mai no podrà reunir tanta experiència com la totalitat del seu personal.
La confiança és un factor important en lideratge. Els enfocaments participatius normalment signifiquen que la presa de decisions és més transparent. Això, a la vegada, incrementa la confiança del personal i el lideratge del cap. I, de fet, la transparència en si mateixa és un benefici afegit a aquest enfocament.
Quan es prenen decisions consultant activament el personal, hi ha menys sospites que s'hagin pres decisions il·legals i immorals en circumstàncies estranyes. Pel que fa la participació comunitària, el resultat final és que la gestió participativa és beneficiosa.
Tanmateix, obtenir aportació participativa implica uns costos. Un cost és que es necessita temps per obtenir aportació participativa i les decisions, per tant, són més lentes que quan es prenen de manera unilateral.
Tot i que la proposta participativa aplicada a gestió pot presentar desavantatges, hi ha molts avantatges que compensen.
Maneres de canalitzar la participació:
Si decidiu planificar i implementar un programa per incrementar la participació del personal en la presa de decisions de gestió (i animem que ho feu), podeu idear moltes maneres per que la vostra organització sigui més participativa.
La participació en la presa de decisions requereix bona comunicació. Com més canals obriu, més permetreu que el vostre personal participi en la gestió de l'organització. Aprofiteu cada oportunitat que tingueu per parlar amb el personal. Feu-vos partícips dels seu èxits i fracassos. El personal se n'adonarà ràpid si sou sincers o no, així que no dueu a terme aquesta acció de manera superficial o mecànica. Mostreu un interès genuí pel que fa i, sobretot, mostreu respecte.
Establiu reunions de gestió participativa regularment. Vegeu el capítol sobre Reunions. Establiu sessions especials que permetin i animin el personal a fer aportacions. Empreu les descripcions de llocs de treball com el vostre programa per incrementar la participació del personal i convoqueu sessions de revisió anuals per obtenir aportacions del personal per realitzar els plans de treball anuals.
Una manera que em sembla útil és posar un cartell darrere el meu escriptori que digui: "La gestió és massa important per deixar-la només a mans dels directius". Quan algú ve a l'oficina i se n'adona o em pregunta, aprofito l'oportunitat per explicar el valor de les aportacions del personal al procés de presa de decisions de gestió.
La pluja d'idees és un altre mètode proactiu per buscar participació en la presa de decisions. Es diferencia dels altres mètodes pel fet que està enfocat a la presa de decisions comuna, no a la presa de decisions moderada per un cap. Podeu llegir-ne més informació al mòdul específic sobre Pluja d'idees.
Faciliteu-los formació en gestió no destinada a directius. Com a mínim una introducció a les quatre preguntes bàsiques.
Mireu com funciona la vostra organització actualment. Pregunteu-vos de quina manera i en quins àmbits ja participa el vostre personal en la presa de decisions de gestió. Creeu formes que penseu que poden animar a participar de forma més activa. Dissenyeu el vostre programa en funció de les condicions a les quals us enfronteu i només escolliu les que funcionaran.
Fer atenció:
Tothom vol que se'l respecti i se'l prengui seriosament. El vostre personal no és diferent.
Podeu ràpidament alienar i desanimar el vostre personal si actueu com si no hi fos, com si no comptés o com si fossin només mobles de decoració.
En canvi, si escolteu el vostre personal, si els demaneu l'opinió, si els preneu seriosament, si els tracteu amb respecte, es respectaran més a ells mateixos, a l'organització i a vosaltres. A més, es prendran el treball més seriosament, faran esforços extraordinaris i seran més productius. Com més feu això, més esteu exercitant el vostre lideratge.
Gestió participativa vol dir, com a mínim, que el cap presta atenció al seu personal. Apliqueu això a tots els mètodes que es citen en aquest document.
Feu atenció.
Reunions de gestió:
Hi ha un altre document en aquest mòdul que detalla els aspectes de les reunions de gestió. Vegeu Reunions. El que és important és integrar les reunions de gestió com a part del vostre programa per desenvolupar la gestió participativa en la vostra organització.
Aquestes reunions s'han de dur a terme de forma rutinària i regular. Si us absenteu de les reunions o les cancel·leu tot sovint, esteu perdent el respecte i la importància que els atorgueu. Tant vosaltres com el vostre personal podeu organitzar la resta del treball entorn de l'hora que convingueu. No seleccioneu una hora en la qual és possible que algú que no controleu convoqui una reunió a la qual estigueu obligats a assistir. La freqüència òptima és cada dues setmanes (cada mig mes). Alguns caps es reuneixen setmanalment, altres cada mes. Escolliu el que sigui més adient. Assegureu-vos que les reunions sempre tinguin lloc el mateix dia de la setmana a la mateixa hora.
Feu el possible perquè aquestes reunions siguin reunions de presa de decisions. És molt fàcil malgastar el temps en formalitats, en escoltar gent que li agradar escoltar-se parlar, en sentir informació la qual tothom coneix, o hauria de conèixer. No permeteu que es facin informes verbals quan aquests informes s'han d'escriure i circular abans de la reunió. El moment de la reunió només ha de ser per prendre decisions.
Vegeu el document Reunions, que explica aquests principis en detall.
El que és important és voler que el personal contribueixi al procés de presa de decisions de gestió (tingueu en compte que les reunions poden ser un desavantatge més que un avantatge si no es dirigeixen correctament). No tots els suggeriments que facin s'acceptaran si estan en contradicció amb el que digui el consell (de direcció o comitè executiu), amb la Constitució o algun document oficial sobre polítiques de l'organització (si és que n'hi ha un) , amb la llei territorial, amb el pressupost disponible per l'organització o els propòsits, metes, objectius, estratègies o altres paràmetres oficials establerts. Pot ser que alguns membres del personal facin aquesta mena de suggeriments. Agraïu a la persona que hagi fet la contribució, expliqueu per què no es pot acceptar i assegureu-los que la direcció només pot prendre decisions executives i no pot contradir cap política de l'organització.
Les reunions són l'oportunitat de fer saber al vostre personal, de diverses maneres, que és valuós, que té idees útils per oferir i que se'l respecta. Convidar els membres del personal a assistir a les reunions no és suficient. Poden pensar que hi ha coses més interessants per fer, sobretot si les reunions no són productives i no signifiquen res per ells. És necessari assegurar que la seva assistència serà productiva i s'ha notar.
Està bé convocar diferents reunions per diferents categories de personal. Per exemple, una pel personal auxiliar i l'altra pel professional. A vegades és útil que el cap del personal auxiliar presideixi les reunions de gestió per a personal auxiliar. En aquest cas, el director general ha de ser a les reunions per mostrar interès i assegurar-se que es necessita i es respecta el personal auxiliar.
Si demaneu a una secretària o qualsevol membre del personal auxiliar que prengui nota durant les reunions de gestió, s'hauran de concentrar en la presa de notes i no participaran totalment en el procés de presa de decisions. En aquests casos assegureu-vos que passeu temps amb aquesta persona, en funció dels temes, i que li demaneu l'opinió.
Considereu l'opció de formar el vostre personal en gestió, tot i que per a personal no directiu. Les quatres preguntes i altres qüestions sobre gestió per a personal no directiu estan inclosos al mòdul Formació en gestió.
Sessions especials:
Quan s'organitzen sessions especials, teniu una gran oportunitat d'obtenir contribucions honestes i genuïnes del personal.
El que cal recordar és que aquestes sessions poden tornar-se fàcilment superficials. Alguns exemples que poden causar això són els intercanvis amistosos però insubstancials, repetir tòpics massa vistos i eslògans buits o tractar d'impressionar alguna personalitat que hi assisteixi. Com a part del vostre programa, assegureu-vos que el personal fa contribucions genuïnes a la presa de decisions organitzativa.
Es poden convocar sessions especials coincidint amb diferents ocasions, com la visita d'una personalitat de les oficines centrals, del govern o d'alguna agència donant. Pot ser un exercici de reestructuració general o d'un esdeveniment nacional que recaigui sobre totes les organitzacions del país.
La sessió SWOT, com a part d'una transformació d'una agència de resposta d'urgència (caritat) en una de desenvolupament sostenible (potenciació), és un exemple de sessió especial. SWOT significa "Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats" (Punts forts, punts dèbils, oportunitats, amenaces) i es pot emprar en diferents ocasions com també en aquest mòdul enfocat a la transformació d'una agència o programa.
L'aparició d'una crisi organitzativa, sigui deguda a factors interns o externs, o ambdós, és una bona oportunitat per organitzar una sessió especial.
L'arribada d'un assessor extern, per exemple per formar o per fer un seguiment i una valoració, són esdeveniments que poden oferir bones oportunitats per convocar sessions especials en les quals podeu animar el vostre personal a participar en el procés de presa de decisions de gestió.
Descripcions de llocs de treball:
La manera com s'utilitzen les descripcions de llocs de treball pot ser també una oportunitat per contribuir a la gestió participativa.
Sovint es dissenya una descripció del lloc de treball quan es configura una organització. Pot ser que l'escrigui un planificador o un assessor extern. Després de l'ús inicial, es manté (o es perd) i no se'n sap mai més res. Si s'usa d'aquesta manera, la descripció del lloc de treball no contribueix de cap manera a la gestió participativa i té poc valor.
Les revisions regulars de les descripcions, pel personal a qui afecti i el seu o la seva cap, que modifiquin el contingut per reflectir els canvis en les condicions, en resposta al canvi de tasques i de responsabilitats, poden contribuir a la gestió participativa de moltes maneres. No es tracta de les descripcions en sí mateixes sinó com les fem servir que contribueix a la gestió participativa.
VegeuUtilitzar les descripcions de llocs de treball.
Revisions anuals:
Portar una revisió anual amb tots els accionistes en un programa de desenvolupament és una manera important i valuosa de rebre retroacció de les activitats recents i de fer aportacions de cara el proper pla de treball anual. De la mateixa manera, una revisió anual del personal en una única organització pot ser (si es fa bé) una manera de revisar l'any anterior; èxits, fracassos, lliçons apreses i suggeriments que es poden implementar al nou pla de treball anual de l'organització. És una bona eina per practicar gestió participativa.
Quan dueu a terme una revisió anual, assegureu-vos que tots els participants hi atenguin i que no es puguin distreure amb assumptes de treball o personal, o amb res que no tingui a veure amb la revisió. Per tant, és millor concertar una reunió lluny de la localització de les oficines de l'organització. Un centre de convencions (o una escola o altre indret que es pugui convertir temporalment en un centre de convencions) que sigui lluny de qualsevol localització urbana i, si pot ser, sense telèfons. Complementeu el lloc triat amb l'anunci al personal que ha de suspendre qualsevol activitat regular, que no pot concertar cites per aquell dia i que estigui preparat per fer atenció al cent per cent a la revisió.
Pot ser interessant contractar un mediador en avaluació participativa experimentat (APR, ARP) per dirigir la revisió.
Estructureu la revisió anual de tal manera que tothom participi (en la presa de decisions) i se senti segur i lliure d'expressar les seves opinions. Assegureu-vos que el moderador o mediador agraeix cada contribució de cada participant, fins i tot els suggeriments menys aclamats. Tant important és convocar una revisió anual com assegurar-se que s'escolta el personal i que el personal sent que se l'escolta. El personal és important; mostreu que en sou conscients. Un cap només disposa d'un recurs: la seva gent, de la qual depèn el seu èxit. Assegureu-vos també que els seus suggeriments i recomanacions es fan palesos en el pla de treball anual o que entenen perquè alguna cosa no és possible.
Vegeu: Revisions anuals.
Conclusió:
La gestió participativa por millorar l'eficàcia i capacitat d'una organització es troba entre els setze elements que formen la capacitat organitzativa. Vegeu: Setze. Contribuïu a un bon lideratge mitjançant la gestió. Això contribueix a incrementar la transparència en la presa de decisions organitzativa.
Entre els eslògans que van enfocats a la bona gestió, la dita "No treballis fort, obtén resultats" és l'estratègia dels bons caps. Si algú treballa de valent, no està gestionant.
L'únic recurs d'un cap és la gent. Si aquesta gent és més dependent, lleial, ho dóna tot al treball i fa un esforç extraordinari, si confia en els seus líders i se sent segura, llavors els resultats i l'eficiència i, per tant, la capacitat de l'organització seran molt més altes. Com més decisions i responsabilitats pugueu delegar, més confiança i lleialtat us demostrarà el vostre personal. Com més eficient sigui l'organització, més bon cap sereu.
Jutgeu la vostra situació en l'organització. Avalueu quins elements de gestió participativa que s'indiquen aquí es poden afegir al que teniu o quins elements existents es poden millorar en l'organització. Genereu estratègies per incrementar la gestió participativa.
Empreu les directrius (no les seguiu a cegues) per crear els vostres programes per incrementar la gestió participativa, un programa que sigui sensible a les condicions i que es trobi dins dels paràmetres que delimiten la vostra acció.
––»«––
La participació del personal en la presa de decisions
 |