Tweet
Çeviriler:
'العربية / al-ʿarabīyah
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Polszczyzna
Português
Română
Српски / Srpski
Türkçe
Diğer Sayfalar:
Kısımlar
Site Haritası
Anahtar Kelimeler
Ulaşım
Faydalı Dokümanlar
Yararlı Linkler
İçindekiler:
İçindekiler:
İçindekiler:
İçindekiler:
İçindekiler:
İçindekiler:
KATILIMCI YÖNETİM
Kurumsal Karar Almaya Çalışanların Katkılarının Arttırılmasına Dair Metodlar
yazan: Phil Bartle, PhD
çeviren: Nesrin Yılmaz
Gert Lüdeking'e ithaf edilmiştir
Bu Modülün Çekirdek Belgesi
Yönetim, sadece yöneticilere bırakılmayacak kadar çok önemlidir.
 |
Giriş:
Eğer yeni bir kuruluş, sivil toplum örgütü yada bütçe ofisi, yeni bir bölüm yada bir proje kurmayla ilgili sorumluysanız, yönetim sürecinin organizasyonun etkinliğini genişleteceğinden emin olmak istersiniz.
Yönetim Kurulu üyesi iseniz, yöneticilere organizasyonu daha güçlü, ayrıca en adil ve insancıl yapacak tavsiyelerde bulunursunuz. Belki de ofisini yada konseyini daha modern hale getirmek isteyen bir kırsal kesim amirisinizdir. Yada belki de siz, çalışanların taleplerinin dile getirilmesi, ayrıca onlara daha fazla saygı gösterilmesi ve ilgi sağlanması için yönetimin iyileştirilmesine çabalayan bir işçi örgütünün liderisinizdir. Yönetimin daha fazla katılımcı olabilmesini sağlamakla ilgili bu döküman, çabalarınıza yardımcı olacaktır.
Bu Ne Demektir?
Katılım son dönemlerde sıkça kullanılan bir kelimedir; bu, çeşitli durumlarda farklı anlamlara gelir.
Bir eğitimde, katılımcılar eğitimin konusu olan aktivitelerden yararlanırlar, onlar "uygulayarak öğrenirler." Toplumsal bir çalışmada katılım, genellikle fikrini belirtmeyenler de dahil bütün toplumun, topluluğun geleceğini etkileyecek kararlara katılması demektir. Oyunlarda (örneğin poker) katılım, kişilerin oyunu oynamalarına izinli olması (kumarla ilgilenmek) anlamına gelir.
Katılımcı yönetim , organizasyonu etkileyecek kararlarda, sadece belirlenen yöneticilerin değil, ayrıca personelin katkısının yada etkisinin olması demektir. Bu, herbir üyenin karar almada eşit derecede haklara sahip olduğu toplumsal yönetim yada kooperatif yönetimiyle aynı anlama gelmez. Görüşme sonucu alınan karar için çoğunluğun oyu yada oybirliğinin sağlanması nihai bir yargı değildir.
Katılımcı yönetimde belirlenmiş yöneticiler (yada yönetici) karar almada ve onlar için cevap vermede hala en son sorumlu olan kişilerdir (yada kişidir), ancak alınan kararlardan etkilenecek personel üyelerin yönetimin karar alma sürecine aktif olarak gözlemlerini, analizlerini, öneri ve tavsiyelerini sunmaları beklenir.
Yardımcı kılavuzlar yeni bir organizasyon oluşturduğunuzda tam bir örtü olarak kullanılabilir, varolan bir organizasyon için önemli ve bilinçli bir karar olarak yapılandırılabilir, yada kararların sadece en üstte alındığı tekelci bir organizasyona parçalar halinde yavaşça dahil edilebilir.
Katılımın Yararları:
Eğer aşağıda açıklandığı gibi bir yapı oluşturursanız, siz ve kurumunuz birçok yönden kazanım sağlayacaktır.
Personeliniz daha güvenilir olduğu sürece, kendilerine ihtiyaç duyulduğunu ve talep edildiğini, kendilerine saygı duyulduğunu ve fikirlerinin dikkate alındığını hissettiği sürece kurumunuz daha iyi işleyecektir. Eğer siz sürekli olarak yönetimin karar alma sürecine onların katkılarını dahil etmek için gayret sarfederseniz, bahsedilenlere katkıda bulunmuş olursunuz. Kararlar daha geniş bir bilgi alanına, habere ve tecrübeye dayandığı sürece daha yararlı olma eğilimindedirler. Yönetici kişi ne kadar çok tecrübeli yada bilgili olabilse de, personelinin bütününün sahip olduğu tecrübeye sahip değildir.
Güven bir parçası olarak liderliğin önemli bir faktörüdür. Katılımcı yaklaşımlar genellikle karar almanın daha şeffaf olduğu anlamına gelir. Bu, karşılık olarak, personelin güvenini ve yöneticinin liderliğini arttırır. Ayrıca şeffaflık kendi başına bu yöntemde bir kazanımdır.
Kararlar çalışanlara aktif olarak danışılarak alındığında, gizli olarak alınıp yasal ve ahlaki olmadığından şüphe edilen kararlar en aza indirilir. Toplumun katılımında olduğu gibi sonuç olarak katılımcı yönetim birçok kazanım sağlar.
Ancak katılımcı girdileri edinmenin bazı bedelleri vardır. Bunlardan biri, bunu edinmenin zaman almasıdır, böylece kararların tek taraflı olarak alınmasına kıyasla daha yavaştır. Çalışanlar belirli bir karar üzerine tartıştığında, ancak yönetmeliğin, bütçenin, yönetim kurulunun, yada merkez ofisin bu karara izin vermediği durumda çalışanlar hayal kırıklığına uğrar; bazıları neden katıldıklarını bile sorgulayabilir. Bu, aslında hepsinin belli bir yolun alınmasını desteklediği halde yönetimin dışında olan bazı durumların – hatta katılımcı yönetimin ötesinde olan – onları bu yönde tavır almaya engellediğini yöneticinin göstermesine ihtiyaç duyar. Bunun bir yönetim kararı olması durumunda, çalışanlar belli bir konu üzerinde keskin biçimde bölünebilir. Fikir ayrılıkları çalışmayı aksatabilir. Yönetici kişi bir karara varmak için daha fazla zaman ve çaba harcamak zorundadır – çalışanların katkısıyla – bu, bölünmeyi azaltacaktır.
Yönetimde katılımcı yaklaşımı benimsemek istenilmeyen bazı durumlara yol açsa da birçok kazanımlar maliyetlere üstün gelir.
Katılımı Yönlendirmenin Yolları:
Yönetimin karar alma sürecine çalışanların katılımını arttırmak amacıyla bir plan seçtiğinizde ve bunu uygulamaya geçirdiğinizde – ve biz bunu yapmanızı özellikle tavsiye ederiz – kurumunuzu daha katılımcı yapmak için birçok yol tasarlayabilirsiniz.
Karar almada katılımcılık iyi bir iletişimi gerektirir; iletişimi daha fazla arttırdığınız sürece kurumu yönetmede daha fazla çalışan katkısı elde edersiniz. Sahip olduğunuz her fırsatta çalışanlarla konuşmanın yollarını arayın. Onlara, sahip oldukları başarılarını ve hoşnutsuzluklarını göstermelerine izin verin. Bunu, yüzeysel yada üstünkörü bir tavırla yapmayın. Yaptıklarıyla ilgili içten bir ilgi gösterin. Saygı gösterin.
Rutin ve düzenli olan katılımcı bir yönetim toplantısı düzenleyin. Ayrıca bak Toplantılar. Çalışanların katkılarına izin veren (ve destekleyen) özel oturumlar düzenleyin. İş tanımlamalarını çalışanların katılımını arttırma planınızda kullanın, ve yıllık çalışma planları yapmak için çalışanların katkılarını elde etmek amacıyla yıllık inceleme oturumları düzenleyin.
Yararlı olduğuna inandığım bir yöntem, oturduğum masamın arkasında bulundurduğum bir yazıydı “Yönetim sadece yöneticilere bırakılmayacak kadar çok önemlidir.” Ofisime gelen ziyaretçiler onu işaret ettiğinde, yada onun hakkında soru sorduğunda, bu fırsattan yararlanıp onlara yönetimin karar alma sürecinde çalışanların katkısının ne kadar değerli olduğunu açıkladım.
Beyin fırtınası aktif olarak karar almaya katılımı aramanın diğer bir yöntemidir. Bu yöntem burada diğerlerinden farklıdır, çünkü bu, yönetici tarafından idare edilen karar alma sürecini değil ancak toplumsal karar almayı amaçlar. Bu yöntem kendine ait ayrı bir modüle sahiptir; ayrıca bak Beyin fırtınası.
Onlara yönetici olmayanları hedef alan yönetim eğitimi verin; en azından tanıtım olarak en basit dört soruyu temin edin.
Kurumunuzun varolunan dönemde nasıl işlediğini gözden geçirin. Yönetimin karar alma sürecine çalışanların şimdiden nasıl – hangi yollardan – dahil olduğunu sorgulayın. Onların katılımlarını arttırmayı teşvik edeceğini düşündüğünüz yeni yöntemler geliştirin. Karşılaştığınız koşullara uygun olarak programınızı tasarlayın, ve sadece işe yarayacak olanı seçin.
Dikkat Sarfetmek:
Hepimiz saygı duyulmak ve ciddiye alınmak isteriz. Çalışanlarınız bundan farklı değildir.
Çalışanlarınızı yok sayacak şekilde davranırsanız, onları dikkate almassanız (yani onları önemsiz sayarsanız), yada onları odada bir süs parçası gibi görürseniz, kolaylıkla onları yabancılaştırır ve cesaretlerini kırarsınız.
Buna karşılık çalışanlarınızı dinler, onların fikirlerini sorar, onları ciddiye alır, onlara saygılı davranırsanız kendilerine, kurumunuza ve size saygı duyacaklardır. İşlerini daha çok ciddiye alacaklardır; daha fazla çaba sarfedeceklerdir; daha verimli olacaklardır. Bunu yaptığınız sürece liderliği daha fazla kullanacaksınız.
Katılımcı yönetim, en azından, yöneticinin çalışanlarına dikkat sarfetmesi demektir. Bu yöntem, bu dökümanda dile getirilen bütün diğer yöntemlere dahil edilir.
Dikkat sarfedin.
Yönetim Toplantıları:
Bu modüldeki diğer bir döküman yönetim toplantıları detaylarını daha yakından inceler. Ayrıca bak Toplantılar. Burada önemli olan sizin yönetim toplantılarını, kurumunuzda katılımcı yönetimi geliştirme amaçlı projenizin bir parçası yapabilmenizdir.
Bu tür toplantılar rutin ve belli aralıklarla yapılmalıdır. Eğer siz toplantılara katılmassanız, yada sıklıkla iptal ederseniz, onlara karşı göstermiş olduğunuz saygıyı ve önemi azaltırsınız. Siz ve çalışanlarınız tercih ettiğiniz başka bir zaman etrafında diğer işleri programlayabilir. Zamanı, muhtemelen kontrolünüz dışında birilerinin katılmanızın zorunlu olduğu başka bir toplantıyı bildirebileceği dönem içinde belirlemeyin. Toplantılar arasında en uygun zaman süreci iki haftadır (yada yarım ay). Bazı yöneticiler haftalık olarak, diğerleri aylık olarak toplanır. Size en uygunu hangisi ise onu seçmelisiniz. Her toplantının hafta içinde aynı günde ve saatte yapıldığından emin olmalısınız.
Herbir toplantıyı karar verme toplantısı yapmak için çaba sarfetmelisiniz. Formalitelerle zaman kaybetmek, kendilerinin konuşmalarını duymaktan dolayı zevk alan bireyleri dinlemek, herkesin önceden bildiği yada şimdiye kadar öğrenmiş olması gerektiği bilgileri dinleyerek zaman kaybetmek çok kolaydır. Önceden yazılmış ve toplantıdan önce dağıtılmış olması gereken raporların sözlü olarak toplantıda dile getirilmesine izin vermeyin. Toplantı süresi sadece karar almak için kullanılmalıdır.
Ayrıca bakın, Toplantılar, bu döküman ilkeleri daha detaylı olarak açıklar.
Burada asıl önemli olan sizin, çalışan personelin yönetimin karar alma sürecine katkıda bulunmasını istemenizdir. (Dikkat edilmelidir ki bu toplantılar iyi yürütülmediğinde değerli olmak yerine bir yük gibi algılanabilir). Çalışanların önerileri yönetim kuruluyla (yöneticilerden oluşan yada karar alma gücü olan yönetim komitesinden oluşan), anayasa yada (eğer varsa) kurumun yasal önlemler belgesiyle, ülke kanunlarıyla, kurum için uygun bütçeyle, yada kurumun amaçlarıyla, hedefleriyle, önerileriyle, stratejileriyle yada diğer yasal parametrelerle çelişirse kabul edilmeyecektir. Bazı çalışan üyeler tarafından yaratılan sınırlamalardan dolayı öneriler takip edilemeyebilir. Çalışan üyelere katkılarından dolayı teşekkür edin ve neden bunların kabul edilemeyeceğini açıklayın, ayrıca onları yönetimin sadece icrai karar alabileceğine ve yasal belgelerle çelişemeyeceğine ikna edin.
Toplantılar, çalışanlara onların nasıl birçok yönden değerli olduğunu, önerecek yararlı fikirlere sahip olduklarını ve saygı duyulduklarını bildirmek için fırsatlardır. Toplantılara katılmaları için sadece onları davet etmek yeterli değildir. Özellikle toplantıların yaratıcı olmadığı ve onlar için bir anlam ifade etmediği durumda çalışanlar, yapacak daha iyi şeylere sahip olduklarını hissedebilir. Onların katılımlarının üretken olduğundan ve yaratıcı olarak görüldüğünden emin olunması gereklidir.
Farklı kategorideki çalışanlar için farklı toplantılar düzenlemek normaldir; destek elemanları için ayrı, profesyonel yada uzman personel için ayrı toplantılar gibi. Destek elemanları yöneticisinin bazen, destek elemanları katılımcı yönetim toplantılarına katılması yararlıdır. Bu durumda, genel müdür ilgilendiğini göstermek amacıyla toplantılarda yer almalı ve destek elemanlarının, onların gerekli olduklarını ayrıca saygı duyulduklarını bilmelerinden emin olmalıdır.
Sekreterden yada diğer destek elemanlarından yönetim toplantıları süresince not almalarını isterseniz onlar, karar verme sürecine tam katılım yerine kayıt tutmaya konsantre olabilirler. Böylesi durumlarda konulara bağlı olarak o kişiye zaman ayırdığınızdan ve fikrini sorduğunuzdan emin olmalısınız.
Personele eğitim vermeyi göz önünde bulundurun – yönetici olmayanlar için yönetim eğitimi. Dört ana soru, ve yönetici olmayanlar için diğer yönetim konuları Yönetim Eğitimi modülünde yer alır.
Özel Oturumlar:
Özel oturumlar düzenlemek sayesinde siz, çalışanların dürüst ve içten katkılarını teşvik etmek için daha fazla imkana sahip olursunuz.
Hatırlanması gereken en önemli nokta bu tür oturumların, örneğin samimi ancak temeli olmayan muhabbetler ve şakalarla, tekrar eden klişeler ve boş sözlerle, yada ziyaret eden bir VIP’yi etkilemek adına kolaylıkla yüzeysel hale gelebilmesidir. Programınızın bir parçası olarak kurumsal karar almaya çalışanlar tarafından özgün katkıların önerildiğinden emin olun.
Özel oturumlar merkez ofisten, devlet makamlarından, yada bağışta bulunan en önemli kurumdan bir VIP’nin ziyareti de dahil özel durumlar için düzenlenebilir. Bu, büyük bir yeniden yapılandırma çalışması yada ülkedeki bütün organizasyonlar tarafından biraraya gelmek için çağrı niteliği taşıyan ulusal bir olay olabilir.
GZFT oturumu, kuruluş amacını acil yardımdan (hayırseverlik) kalıcı bir gelişime (güçlenme) dönüştüren bir aracı kurumun parçasıdır, bu türden oturumlara bir örnektir. GZFT "Güçlülük, Zayıflıklar, Fırsatlar, Tehlikeler," anlamına gelir ve bir aracı kurumu yada programı dönüştürmeyi amaçlayan o model de dahil birçok durumlarda kullanılabilir.
Kurumsal bir krizin ortaya çıkması, içsel yada dışsal faktörlere veya her ikisine bağlı olarak, özel bir oturum düzenlemek için iyi bir fırsattır.
Dışarıdan müdahaleci bir desteğin ulaşması, örneğin yönetim eğitimi yada gözlem ve değerlendirme, yönetim kararı almaya personelin katılımını teşvik edebilmek amacıyla düzenlenecek özel oturumları önerebilecek diğer durumlardır.
İş Tanımları:
İş tanımlamalarını kullanma biçiminiz katılımcı yönetime katkı için ayrıca fırsatlar yaratabilir.
Genellikle bir iş tanımı öncelikle, bir organizasyon kurulduğunda tasarlanır. Bu, bir planlayıcı yada dışardan bir danışman tarafından yazılabilir. İlk kullanımından sonra bu, dosyalanır (yada kaybedilir) ve bir daha incelenmez. İş tanımının bu şekilde kullanımı katılımcı yönetime herhangi bir katkı sağlamaz, ve değeri azdır.
İş tanımlamalarının ilgili personel yada onların yöneticileri tarafından düzenli olarak gözden geçirilmesi, değişen koşulları yansıtacak biçimde ve ayrıca değişen görevler ve sorumluluklara cevap olarak içeriklerinin değiştirilmesi, bunu takiben bunların personelle birlikte yöneticileri tarafından onaylanması katılımcı yönetime birçok yönden katkı sağlayabilir. Katılımcı yönetime sadece iş tanımlamalarının kendisi değil ancak bunların kullanılma yolları katkı sağlar.
Ayrıca bak"İş Tanımlamalarını Kullanmak."
Yıllık İnceleme:
Bir gelişim programında bütün hisse sahibi kişilerle yıllık bir değerlendirme yapmak, son dönem aktiviteler hakkında bilgi edinmek ve gelecek dönemle ilgili yıllık çalışma planına eklenecekleri sağlamak için önemli ve değerli bir yoldur. Benzer biçimde, bir kurumdaki personelle ilgili yıllık değerlendirme (doğru bir biçimde yapıldığında) bir yıl öncesini, başarıları, başarısızlıkları, çıkarılan dersleri gözden geçirmek ve o kurum için oluşturulacak bir sonraki yıllık çalışma planına konulabilecek tavsiyeleri edinmek için yararlı bir yoldur. Bu, katılımcı yönetimi denemede iyi bir araçtır.
Yıllık bir değerlendirme düzenlediğinizde bütün katılımcıların hazır bulunduğundan ve hiçbir katılımcının günlük işlere çağrı, ailesel meseleler yada değerlendirmenin dışındaki herhangi bir nedenle dikkatlerinin dağılabilmesinin önlenmesinden emin olun. Bu nedenle toplantının, organizasyonun ofisinin bulunduğu yer dışında bir yerde düzenlenmesi daha uygundur. Şehir yerleşiminden uzakta ve telefon ulaşımının olmadığı bir konferans merkezi (yada bir okul veya geçici olarak bir konferans merkezine dönüştürülebilecek herhangi bir yer) en uygun olanıdır. Yer seçiminine ek olarak, bütün personel üyelerin günlük işlerini askıya alması, o gün için herhangi bir randevuya izin vermemesi, değerlendirmeye yüzde yüz konsantre olmak üzere hazırlanması gerektiği duyurulmalıdır.
Siz, değerlendirmeyi sizin için yönetmek üzere dışardan gelen tecrübeli bir katılımcı değerlendirmeyi (PRA, PAR) harekete geçiriciyi kiralamanın ilginç ve yararlı olabileceğini düşünebilirsiniz.
Yıllık değerlendirmeyi, herkesin (karar vermeye) katılabileceği, güvende hissedeceği ve düşüncelerini özgürce dile getirebileceği şekilde düzenleyin. Toplantıyı yönetenin yada harekete geçiricinin herbir katılımcıya, çok fazla destek bulmasa bile her tür katkısından dolayı teşekkür ettiğinden emin olun. Yıllık değerlendirmeyi sadece yürütmede olduğu gibi, personelin görüşlerinin dinlendiğinden ve dikkate alındıklarını hissettiklerinden emin olmak size bağlıdır. Onlar önemlidir; bunu bildiğinizi onlara gösterin. (Bir yönetici yalnızca bir kaynağa sahiptir; ona bağlı insanlar; yönetici onların davranışlarına bağlı olarak başarılı olur yada kaybeder). Onların tavsiyelerinin ve önerilerinin yıllık değerlendirmede yer bulduğundan, yada bunların bazılarının neden mümkün olamayacağının onlar tarafından anlaşıldığından emin olun.
Ayrıca bak: yıllık değerlendirmeler.
Sonuç:
Katılımcı yönetim bir kurumun etkinliğini ve kapasitesini geliştirebilir. Bu, kurumsal kapasitenin onaltı unsuru arasında yer alır. Ayrıca bak: Onaltı." Bu, yönetimin iyi bir liderliğine katkı sağlar. Ayrıca kurumsal karar almada şeffalığı arttırmaya katkıda bulunur.
İyi bir yönetime teşvik için olan sloganlardan biri şöyledir, "Çok fazla çalışmayın; sonuç alın." Bu, iyi yöneticiler için bir stratejidir. Eğer bir kişi çok fazla çalışıyorsa iyi yönetemiyor demektir.
Bir yöneticinin sahip olduğu tek şey insanlardır. Eğer o insanlar daha fazla güvenilir, sadık, bütün çabaları hatta fazlasıyla çalışmaya istekli olduğu sürece, liderlerine güvendiği ve güvende olduklarını bildikleri sürece kurumun üretkenliği, etkinliği ve buna bağlı olarak kapasitesi daha yüksek olacaktır. Karar verme gücünü ve sorumluluklarını arttırabildiğiniz sürece personeliniz size daha fazla güvenecek ve sadık olacaktır. Kurumunuz daha etkin olduğu sürece bir yönetici olarak siz, daha başarılı olacaksınız.
Kurumunuz içindeki durumunuzu değerlendirin. Sahip olduklarınıza burada belirtilen katılımcı yönetimin hangi unsurlarının katılabileceğini, yada varolan hangi unsurların kurum içinde geliştirilebileceğini gözden geçirin. Katılımcı yönetimi arttırmak amacıyla stratejiler geliştirin.
Koşullara karşı duyarlı olan ve sizin davranışlarınızın sınırlarını belirleyen karakteristikler içinde yeralan, size ait katılımcı yönetimi arttırma planınızı oluşturmak amacıyla yardımcı kılavuzları kullanın (onları körü körüne kopyalamayın).
––»«––
Personelin Karar Almaya Katılımı:
 |