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UMA VISITA AO BRAINSTORMING
por Phil Bartle, PhD
traducido por Ana Carolina Gonçalves
Notas para o moderador
Como utilizar o brainstorming como uma ferramenta para tomada de decisões em grupo
Resumo:
O brainstorming é uma ferramenta essencial para facilitar o fortalecimento de um grupo. Este manual fala sobre algumas das razões por trás das regras e da organização de uma sessão de brainstorming.
Também explica como se relaciona com o propósito geral do fortalecimento ou do desenvolvimento da capacidade de comunidades carentes.
Introdução:
Manual de duas páginas sobre "A técnica de brainstorming" é um resumo voltado aos participantes que estão aprendendo a como se orientar sessões de brainstorming para o desenvolvimento de capacidades. Não inclui teorias ou explicações sobre os princípios. Este documento é para complementar o manual e levantar algumas questões sobre o por quê destas sessões serem estruturadas da forma que são, e como algumas das regras básicas contribuem a objetivos específicos da sessão e do desenvolvimento de capacidades em geral.
- decisão participativa em grupo
- função do moderador
- regras básicas contra "críticas" e "comentários"
- uso de um quadro ou papel na parede
- conteúdo e ordem dos tópicos
- processo de "priorização"
- chamada para organização e ação
O brainstorm tem o potencial para ser uma ferramenta muito poderosa para alcançar a meta geral: o fortalecimento das comunidades carentes (desenvolvimento sustentável). Ele ajuda a empoderar a comunidade, desenvolver sua capacidade na tomada de decisões vitais sobre seu próprio destino e desempenhar seu papel nos processos democráticos de seu país e do mundo. Como todas as ferramentas, os usuários devem entendê-la e utilizá-la de forma adequada se não quiserem que a mesma provoque mais estragos que benefícios.
Decisão criativa ou participatória em grupo:
O objetivo de uma sessão de brainstorming é criar um ambiente para que um grupo, não um indivíduo, tome decisões como um todo. Assim, reduz-se o domínio de uma pessoa ou pequenos grupos, e aumenta a participação de todos os integrantes, dando estímulo em especial à colaboração daqueles que, normalmente, não participam.
O objetivo imediato da sessão de brainstorming não é a "criatividade". Soluções inovadoras e pouco tradicionais para os problemas são bem-vindas e incentivadas, entretanto a sessão terá sucesso mesmo que não se criem idéias novas. ( Em todo o processo de mobilização se promove tanto o abandono de idéias e crenças que impedem o processo de fortalecimento quanto a introdução de idéias novas para o grupo, caso ele colabore para o empoderamento). Algumas idéias e crenças podem ser uma novidade para o grupo, por exemplo, que tem o direito e o dever de tomar decisões que os envolva, que nada os obriga a permanecer passivos, que não é vontade divina e que não façam nada, que a integração cultural não significa prender-se a práticas tradicionais disfuncionais, que não tem por quê aceitar passivamente a doença, a tirania, a pobreza. Algumas idéias serão novas para o grupo sem a necessidade de serem criativas no sentido de que elas já não existiam.
A participação é mais importante que a criatividade. Durante a sessão de brainstorming, a criatividade do grupo tem vantagem ante a criatividade individual.
A intenção é organizar uma sessão de treinamento que promova a participação por parte de todos os membros do grupo na tomada de decisões . As decisões que tomadas durante a sessão podem ser decisões importantes que envolvam toda a comunidade ou o grupo como um todo. (Este não é apenas um exercício como aqueles dados nas escolas).
As regras básicas quando enfatizadas diversas vezes durante a sessão cria um ambiente que estimula a participação (na tomada de decisões) daqueles normalmente não participam.
Papel do moderador:
O papel do moderador numa seção de brainstorming é essencial. Um grupo desorganizado não vai organizar-se espontaneamente para a tomada de decisões importantes em grupo, nem assegurar que as chegadas a essas decisões venham de todos os seus membros, em especial dos que tendem a não participar.
É necessária uma estrutura, como por exemplo um conjunto de regras básicas e um procedimento ordenado para que o processo se desenvolva como planejado. O papel do moderador é, primeiro, assegurar-se de que existe esta estrutura e que esta seja mantida. Depois, o moderador deve garantir que as decisões vêm de todos os participantes, não só de um ou outro, ou de pequenos grupos. A a estrutura é o que mantém essa ordem, além de ser um produto das ações tomadas pelo moderador para tirar as sugestões dos participantes numa sessão de grupo.
O moderador necessita de muitas habilidades e experiência de liderança. Ter tais habilidades e praticá-las ao mobilizar e organizar grupos comunitários, é importante que não as utilize para conseguir metas pessoais e vantagens políticas. O moderador tem o papel de conduzir um conjunto de participantes não organizados por um processo que os preparará para a tomada de decisões em grupo. Estes atos de organização de uma sessão de brainstorming são apresentados pelo moderador, não pelos participantes. No entanto, estão organizadas de uma forma para orientar o grupo à tomada de decisões como um todo.
Regras básicas contra "críticas" e "comentários":
Em um sistema político democrático, permitem-se as críticas, e também estimula-se, em especial, críticas de pessoas comum aos líderes nos quais confiam, conforme esses líderes se desviam dos desejos delas. Na estrutura e organização do brainstorming, ao contrário, evitam-se críticas abertas.
Incentive aos tímidos. O moderador deve estimular qualquer sugestão, mesmo as mais ingênuas. Alguns participantes podem perceber que você não critica seja qual for a idéia, e passam a oferecer deliberadamente sugestões ridículas. Não há problema. Não há reação, nem julgamento de valores: simplesmente as escreva no quadro.
Durante a priorização (veja abaixo), as sugestões menos úteis vão descendo até o final da lista. Não se prejudica a ninguém, entretanto, os participantes tímidos se animaram a participar. Quando se dão conta que não serão julgados publicamente, e que não se espera que defendam imediatamente suas sugestão, é mais provável que eles participem (o moderador criou um ambiente seguro). Críticas expostas publicamente podem fazer com que uma pessoa se sinta ameaçada. No brainstorming, críticas diretas são deixadas para depois, quando as sugestões pouco úteis estiverem todas caídas para o final da lista. Com este método, a credibilidade de tais sugestões podem despertar dúvidas, porém a credibilidade credibilidade dos participantes nunca será questionada.
Comentários são conversas e discussões entre os participantes. Quando um participante faz uma sugestão, o moderador deve escrevê-la calmamente no quadro, sem qualquer reação, e tampouco deve permití-las por parte de nenhum dos outros participantes. Isto promove o conceito importante de que o moderador não é partidário, e não está tentando impor nenhuma idéia ao grupo, mas apenas criar as opções do grupo como um todo.
Em reuniões comuns (não as de brainstorming) , comentários e discussões são bem-vindos, mas numa em sessão de brainstorming tendem a ser problemáticos. Perde-se muito tempo; se distanciam dos assuntos importantes em questão; desviam a atenção do processo de tomada de decisões e tendem a recompensar os membros mas ativos e menos tímidos do grupo, colocando os calados em segundo plano.
Além da sessão de brainstorming, a mobilização visa estimular uma maior participação de grupos e categorias de pessoas que sistematicamente têm sido excluídas das práticas de tomada de decisões no passado. O mobilizador tem feito uma extensa investigação sobre a comunidade, e a estas alturas deve-se saber bastante sobre suas características.
Grupos e categorias de pessoas excluídas incluem: mulheres, alguns grupos restritos à faixa etária (idosos, jovens), deficientes (físicos e mentais), o pobre e fraco, pessoas reticentes (tímidas e sem autoconfiança), minorias étnicas e lingüísticas, analfabetos e outras pessoas vulneráveis e marginalizadas. Ao se pedir sugestões, o moderador deve chamar pessoalmente essas pessoas que não ofereceram espontaneamente nenhuma sugestão.
O moderador deve lembrar aos participantes de que a regra básica contra às críticas e aos comentários é temporária. São só para a sessão de brainstorming, só estando proibidas durante a sua duração, e que tanto críticas quanto comentários são permitidos fora da sessão.
Uso de um quadro ou papel na parede
O processo da tomada de decisão, durante uma sessão de brainstorming, é para ser um processo em grupo. O quadro ajuda o moderador a explicar que a decisão é em grupo e não individual.
Diversas coisas podem ser usadas como um "quadro". Pode-se usar transparências com um retroprojetor ou, o mais popular, quadros brancos de caneta piloto. The most popular, where available, are white boards with dry erase markers. Em escolas locais ou em vilarejos rurais, pode-se ter um quadro-negro (em algumas situações, é difícil de se escrever em madeira compensada pintada de negro) e moderadores usam giz para escrever as sugestões dos participantes. Se nada mais estiver disponível, use um pauzinho para escrever no barro ou na areia do chão.
Quando analfabetos no grupo, desenhos e símbolos são úteis. Os moderadores mais organizados que podem investir em materiais utilizam fotos e desenhos que possam colar no quadro (fotos e quadros revestidos com feltro aderem um ao outro; feltro é um tipo de tecido feito de lã e pêlos). O mobilizador deve estar familiarizado com a cultura da comunidade. As investigações têm demonstrado que um desenho que parece óbvio para as pessoas de uma cultura, podem ser interpretado de forma radicalmente diferente pelas pessoas de outra.
Utilizar um quadro e um marcador é uma parte necessária do processo, pois faz com que as decisões sejam mais objetivas, independentes e menos associadas a indivíduos particulares. O processo não é tão efetivo se tudo for verbal. Quando as sugestões tolas são escritas, porém apagadas ou eliminadas depois, ninguém se sente constrangido. A re-ordenação das sugestões, segundo sua prioridade, é muito transparente e pública, e desvia a atenção das pessoas.
Por estas razões, o marcador e o quadro são elementos essenciais da estrutura e do processo de brainstorming.
Conteúdo e ordem dos tópicos:
Pode-se escolher qualquer conjunto de decisões. As três apresentadas nesta série de módulos estão relacionadas aos projetos comunitários:
- O que queremos?
- O que temos?
- Como usamos o que temos para conseguir o que queremos?
- Qual será o resultado?
- Aonde queremos ir?
- Onde estamos?
- Como chegar de onde estamos para aonde queremos ir?
- Qual será o resultado?
- Qual é o problema?
- Definir o objetivo como a solução do problema
- Refine a meta em um conjunto finito de objetivos (SMART)
- Identificar os recursos e obstáculos
- Criar uma série de estratégias para utilizar os recursos, evitar os obstáculos e alcançar os objetivos
- Escolher a estratégia mais eficaz
- Decidir a organização (estrutura, quem faz o que, finanças, agenda)
- Decidir sobre supervisão, relatórios e avaliação
As duas primeiras versões são as quatro perguntas essenciais do treinamento gerencial. Na verdade, são formas um pouco diferentes de dizer a mesma coisa. Veja As quatro questões essenciais do treinamento gerencial. Já a terceira versão é o mesmo conjunto das quatro questões essenciais modificado para o formato geralmente utilizado tanto no planejamento quando na proposta de projetos. Veja Elaboração de um projeto.
É importante ter um conteúdo, ou conjunto de temas, sobre os quais o grupo deva tomar decisões. Não alcançaríamos nossos objetivos se simplesmente reuníssemos o grupo e o pedíssemos para elaborar uma série de decisões criativas. Eles perguntariam "Decisões sobre o que?"
Em cada uma das três versões acima, cada item é uma sessão de tomada de decisões. O moderador faz a pergunta e pede sugestões aos participantes (mostre as regras básicas quantas vezes for necessário). Conforme os participantes forem fazendo sugestões, não importa se forem o quão tolas ou irrelevantes, o moderador deve escrevê-las no quadro. Isso faz com que as sugestões fiquem "longe" do participante que fez a sugestão, tornando-as mais mais fáceis de se manipular.
Estas versões conduzem à ação, ou pelo menos possibilita que o moderador esteja na posição de organizar o grupo para a ação. É desta forma que este "treinamento gerencial" vai além da transmissão de conhecimentos e inclui organização e mobilização. Veja: Treinamento de mobilizadores.
Processo de "priorização":
Em cada etapa da sessão, depois que todas as sugestões forem feitas e escritas no quadro, deve-se, então, decidir as prioridades.
O moderador pede a todo o grupo que re-ordene as sugestões. As mais similares são agrupadas. Já aquelas que parecem apenas maneiras diferentes de se dizer a mesma coisa, agrupe-as ou apague as repetidas. Então, o moderador, com a ajuda do grupo, decide quais sugestões têm maior prioridade, colocando-as no início da lista . Ter prioridade diminui a noção de que uma idéia seja melhor do que outra; que as idéias de um participante são melhores que as dos outros, ajudando, assim, aqueles que colaboraram com idéias que posteriormente serão descartadas.
É importante notar que, neste ponto, é melhor ter a memória curta. Não se menciona o autor de cada decisão, evitando que as pessoas vejam quaisquer das sugestões como propriedade privada de algum participantes. Quando idéias tolas vão descendo os poucos na lista de prioridades, ninguém se sente envergonhado ou intimidado, pois o foco é a priorização e a escolha da sugestão mais importante.
Todo este processo requer certas habilidades por parte do moderador, as quais se adquire com a experiência. É bom para o moderador lembrar ao grupo que todas as sugestões vieram deles próprios. Quando o grupo, na sessão, concorda com uma dada ordem de prioridade, o moderador deve lembrá-los, outra vez, de que as sugestões foram dadas por eles (não pelo moderador). O moderador tem um poderoso papel de orientação da organização da estrutura e do processo (as regras básicas e como a sessão é conduzida), assim como deixar claro que o conteúdo (do processo da tomada de decisão em grupo) deve vir dos participantes.
Chamada para organização e ação:
O brainstorming, apesar de ser um tipo de sessão de treinamento, não visa ensinar sobre tomadas de decisões em grupo. Pelo contrário, é um processo de tomada de decisões em grupo.
Na terceira questão das duas primeiras versões do quatro de questões essenciais acima, a pergunta é "Como". Uma outra maneira de se fazer essa pergunta está na penúltima questão (decidir a organização) da terceira versão. Como a ação deve ser feita (metas alcançadas) é uma decisão que deve ser feita pelo grupo.
Se fosse numa sala de aula, talvez os participantes simplesmente diriam ou escreveriam seus conselhos sobre como se organizariam que pudessem alcançarem seu objetivo principal. Nesta sessão de gerenciamento para o fortalecimento de uma comunidade ou um grupo comunitário, o propósito é formar e organizar um grupo para que, então, seus membros possam alcançar seus objetivos. Lembre-se de que "Este é um treinamento para ação."
O resultado da sessão será que o grupo não apenas escolheu seus objetivos principais, mas também se organizou de tal forma que será possível alcançá-los.
Conclusão:
O manual de duas páginas que descreve o brainstorming parece bastante simples, e suas regras básicas e procedimentos do moderador são diretas e simples, apesar de serem um pouco ditatoriais. Na verdade, é o oposto de ditatorial. É empoderar um grupo para que este comece a tomar suas próprias decisões coletivas, e as considerações sociológicas que estão atrás de todo o processo estão longe de ser simples. Esperamos que todas as explicações anteriores esclareçam um pouco as estas considerações.
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Uma sessão de brainstorming:
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