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GESTIRE UN PROGRAMMA DI COORDINAZIONE
Portare avanti un Programma di Coordinazione
di Phil Bartle, PhD
tradotto da Alberto Gualtieri
Dedicato a Gert Lüdeking
Introduzione al Modulo
Cosa è necessario per gestire un programma di Rafforzamento?
Introduzione:
Potreste essere un coordinatore distrettuale con due o più coordinatori sul campo alle vostre dipendenze. Potreste lavorare per una ONG o per il governo. Oppure potreste essere l'unico coordinatore presente sul campo, completamente libro da direttive con un capo che non conosce nulla sul rafforzamento delle comunità. Infine potreste lavorare per un progetto internazionale bilaterale o multilaterale.
La realtà sta nel mezzo in quanto spesso vi verrete a trovare alle dipendenze di supervisori che molto spesso sanno poco sul rafforzamento delle comunità (eccezion fatta per qualche basilare concetto).
Se siete voi i supervisori di un gruppo di lavoro con poca o nulla esperienza probabilmente ognuno dei moduli presenti sul sito vi aiuterà a svolgere il vostro compito.
Questo modulo si prefigge più che altro di approfondire la questione riguardante la gestione di un programma di rafforzamento. Non tratteremo di gestione in quanto questo particolare tema viene trattato in altri moduli (Gestione Partecipatoria, Gestione Formativa).
Dovete coinvolgere il vostro staff nel processo decisionale e questo può essere fatto attraverso la descrizione del lavoro, gli incontri, la revisione annuale ed un approccio partecipativo alla gestione. Dovrete organizzare il vostro gruppo in modo di essere pronti ad agire, e Le Quattro Domande Chiave potranno assistere voi ed il vostro staff in questo compito.
Conoscere la Coordinazione:
Il supervisore dovrebbe essere a conoscenza delle capacità professionali dello staff.
Se non lo avete ancora fatto dovreste prima imparare le basi dei metodi e dei principe della sistema di coordinazione. Pensate come un coordinatore e sarete in grado di gestire perfettamente un programma di coordinazione. Usate questo documento per creare un vostro curriculum.
- scegliere lo sviluppo piuttosto che la carità
- gli sforzi accrescono la forza,
- aumentate gli sforzi e non cedete alla prima occasione,
- capite le prospettive sociali,
- incoraggiate e stimolate piuttosto che controllare,
- fate da esempio e mostrate coraggio, trasparenza, tolleranza, rispetto e altruismo, e
- promuovete la partecipazione (soprattutto nel processo decisionale) a tutti i livelli
Questo modulo vi fornirà le capacità ed una linea guida su come capire una comunità ed il suo processo di rafforzamento. Se ne siete già a conoscenza fate mente locale; se, invece, siete totalmente principiante studiate attentamente quanto segue.
Supportare ed Incoraggiare
Ricordate sempre che un manager ha un solo strumento: le persone.
Uno scrittore dipende dalla sua penna, un autista dal suo mezzo, un minatore dalla sua piccozza, ma un manager dipende completamente dalle persone. Se fate voi il lavoro di quelle persone non siete più un manager. Proprio come uno scrittore deve ricaricare la penna ed un autista fare manutenzione del suo veicolo, anche voi dovrete aiutare e supportare i vostri dipendenti, in quanto senza di essi, non potrete aver successo nel vostro lavoro.
Il problema del "Sovraccarico" è un problema che affligge i coordinatori sociali. Succede quando un coordinatore, solo sul campo, tenta dai fare troppo e la motivazione iniziale viene soppiantata dallo scoraggiamento. Per questo motivo un coordinatore sul campo deve essere costantemente supportato e supervisionato. La supervisione ed il supporto possono prevenire stati di sovraccarico.
Potete supportare i vostri coordinatori in vari modi.
Fate quante più visite possibile al campo di lavoro; più visite farete migliore sarà la vostra prospettiva del lavoro svolto. Molte cose non vi potranno mai essere note se rimarrete sempre dietro la vostra scrivania, ma si riveleranno chiare una volta di fronte ad esse. Usate le visite per supportare ed incoraggiare il vostro staff, dando consigli, guidandoli nel lavoro in base a ciò che ritenete opportuno.
Inoltre, siate noti ai membri della comunità. Ciò renderà chiaro a quelle persone che i discorsi fatti con il coordinatore raggiungo più livelli e questo accresce la fiducia nel coordinatore e nel progetto diventando un'ulteriore via per il loro rafforzamento.
In questa tipologia di lavoro ciò che farete non potrai mai essere fatto "una-volta-per-tutte"; assicuratevi che i coordinatori sul campo ricevano costanti aggiornamenti formativi, supervisione e guida. Organizzate conferenze, seminari e workshop.
Dovreste cercare di fare un'assemblea con tutti i vostri dipendenti una volta al mese o due al mese creando un meeting che duri almeno 2 giorni. Durante questo ritiro si dovrebbero esporre i punti situazionali dei vari progetti in cui i vostri coordinatori sono impiegati; inoltre preparate i rapporti sugli sviluppi dei singoli progetti, proponetene di nuovi e tenete aggiornati i vostri dipendenti con corsi, presentazioni e, se il caso lo necessitasse, con conferenze tenute da esperti.
Difendi il Metodo:
Al di fuori dell'ambiente professionale la metodologia di rafforzamento non è ben accetta e perciò mal interpretata.
Molte persone non comprendono i pericoli che può portare la semplice carità e non vedono l'utilità di un rafforzamento alla radice della comunità piuttosto che la rapida costruzione di una scuola o di un pozzo per l'acqua. Quando i capi della vostra organizzazione oppure i politici o i giornalisti chiedono le motivazioni per le quali una scuola non sia ancora stata costruita deviano il coordinatore dal proprio lavoro; potrebbero infatti essere tentati di sprecare tempo ed energie nel difendere una metodologia che è tuo compito portare avanti.
Cogliete ogni opportunità per spiegare e difendere la metodologia; create incontri e brevi spiegazioni per i VIP che visiteranno il vostro campo, news, piccoli depliant informativi, se avete occasione parlate alla radio e discutete del vostro lavoro con le persone più influenti. Pagate un giornalista locale o nazionale per creare un articolo sul progetto che state svolgendo in cui si spiega che il rafforzamento di una comunità da benefici più a lungo termine che la semplice costruzione di una scuola.
Tenete i vostri supervisori informati. Create un breve resoconto del progetto in cui si spiegano gli obiettivi raggiunti e l'importanza che il metodo ha avuto nel loro raggiungimento.
Fate attenzione ai "turisti." Con essi includiamo anche i VIP, i giornalisti ed i rappresentanti degli sponsor o dei donatori di fondi. Rendeteli a conoscenza dei vostri obiettivi (il rafforzamento della comunità, non la costruzione di una latrina!).
Tenete con forza in mente ciò che vi siete prefissati e non fatevi deviare. Tenete lontani i vostri coordinatori dalle "interferenze" che potrebbero essere basate su ignoranza o false teorie.
Pianificare:
Una buona gestione necessità di una buona pianificazione. Questo può essere vero per la maggior parte delle attività, ma per voi coordinatori ci sono delle specifiche differenze.
Ci sono due punti chiave fondamentali che non necessariamente verranno a coincidere; voi dovrete essere in grado di farli coincidere il più possibile.
Da una parte avete tutti i processi pianificativi di ambito distrettuale, regionale o nazionale. In genere questa parte della pianificazione è stata spesso chiamata "Parte Bassa". In quanto i piani ed i progetti vi arrivano dall'alto, da supervisori o ufficiali distrettuali.
Dall'altra parte avete le necessità e i desideri della comunità." Parte Alta". Questi vengono analizzati dal coordinatore nelle sessioni di riflessione comunitaria e nelle assemblee fatte con la comunità alla ricerca dei problemi reali e della loro risoluzione.
Fortunatamente le differenze tra questi due punti di vista chiave non sono così problematiche come possono sembrare. Recentemente un crescente numero di ufficiali e supervisori governativi come regionali o subregionali hanno dimostrato un chiaro interesse nel conoscere gli input dati dalle comunità. Fintanto che riuscirete a mantenere i piani alti interessati alle idee della comunità come un valido aiuto al processo decisionale non ci saranno problemi.
Inoltre, molto spesso i desideri della comunità coincidono con le priorità nazionali; questo accade principalmente nel caso di costruzioni fisiche (scuole, impianto idrico, cliniche, strade). Al contrario si fanno meno "interessanti" se si parla di dispute civili che portano a conflitti in ambito legale con proprietari terrieri o ricchi imprenditori.
Cercate di conciliare il più possibile i desideri della comunità con gli obiettivi del governo; questo farà si che i vostri rapporti con i funzionari regionali o distrettuali siano più pacifici ed il vostro lavoro più semplice.
Molto probabilmente le autorità saranno ben disposte ad ascoltare i bisogni dei membri della comunità e tutto ciò grazie al lavoro dei vostri coordinatori sul campo; per questo motivo è importante che ci sia un comunicazione tra voi ed i vostri coordinatori sul campo e che i rapporti scritti siano sempre redatti e consegnati.
Inoltre dovrete essere sicuri che duranti vostri ritiri (mensili e bimestrali) di mantenere informati i vostri coordinatori sulle decisioni prese e da prendere a livello distrettuale o regionale.
Vedi: Linee Guida per la Preparazione di un Piano di Lavoro
Seguire un Sentiero
Non ho nessuna prova scientifica di questo ma pare che ci sia una difficoltà innata nel coordinatore nello scrivere un resoconto che annoti i passi compiuti nel progetto.
Pare che per i coordinatori ci sia una particolare difficoltà nel redigere un rapporto scritto sugli sviluppi del lavoro all'interno della comunità. Spesso il coordinatore è talmente immerso nel proprio lavoro che non gli resta tempo per scrivere. Nel caso il coordinatore venisse sostituito, un rapporto scritto aiuterebbe il nuovo arrivato a continuare in linea omogenea il lavoro del predecessore, consentendo così un taglio degli sprechi di tempo e forze.
Si deve necessariamente evitare che un nuovo processo di raccolta dati venga creato in quanto esso impiega un notevole sforzo in termine di tempo e fondi. Si deve assolutamente evitare che questo avvenga.
Per questo motivo è importante assicurarsi che un rapporto scritto venga fatto dai tuoi coordinatori. Se utilizzerete il materiale introduttivo messo a vostra disposizione in questo sito, e vi raccomandiamo di farlo, noterete che uno dei fattori che noi riteniamo essenziali e la redazione di un vero e proprio diario giornaliero che aggiorni gli sforzi compiuti dal coordinatore nel conseguimento degli obiettivi del progetto. Inoltre questi giornali redatti aiuteranno poi i manager come voi a creare lezioni, conferenze e a tener sotto controllo gli sviluppi dei progetti che state gestendo. Per questo insistiamo molto su questo fattore.
Abbiamo creato un intero modulo Come scrivere un rapporto, che aiuterà voi ed i vostri coordinatori nella creazione di questo diario giornaliero. E' molto importante inoltre che al termine del progetto questo documento venga lasciato in modo da poter essere consultato dai futuri coordinatori.
Come responsabile di un programma non dovrete essere solo in grado di creare dei rapporti scritti; ma anche di creare un vero e proprio sistema di MIS (MIS = Management Information System). Fate attenzione al modulo Gestione delle Informazioni, in cui si spiega come tutte le informazioni debbano essere archiviate in modo da poterle consultare rapidamente ed efficacemente senza sprechi di tempo.
Conclusioni:
Gli altri moduli vi hanno proposto una guida riguardo al management in generale. (Gestione Formatva, Gestione Partecipatoria). Usate gli altri moduli in relazione a questo in modo da poter portare avanti nel migliore dei modi un programma di coordinazione.
Dovete conoscere i principali metodi di coordinazione e leggendo in questo sito potrete trovare numerose guide a questo, anche se la maggior parte delle cose le imparerete sul campo lavorando fianco a fianco con i vostri coordinatori.
Supportate e incoraggiate i vostri coordinatori in modo che non si perdano d'animo e non vengano deviati dal proprio lavoro.
Difendete il metodo perchè non è ben chiara a tutti la sua forza e, soprattutto, è mal visto da chi preferisce che le cose non cambino.
Pianificate ed usate la vostra posizione di intermediario tra le necessita regionali e nazionali e quelle locali. Cercate un punto di incontro e le cose procederanno nel miglio dei modi.
Fate attenzione che venga creato un sentiero fatto di diari giornalieri e rapporti scritti che vi aiuteranno e aiuteranno i futuri coordinatori nello svolgimento del proprio ruolo.
Ricordate che gestire un programma di coordinazione è troppo importante per essere lasciato sotto le mani di semplici manager.
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